Підготовка як запорука успіху

Піксабай

Підготовка може здатися нудною та трудомісткою, коли все, що ви дійсно хочете зробити, це зануритися у проект і почати відчувати, ніби щось зробили. Особливо, коли терміни стислі. Але унція профілактики може пом'якшити фунт втручання. Витративши деякий час на початок проекту, організувавшись та склавши план, ви зможете заощадити масу витраченого часу пізніше за повторну роботу або за допомогою помічників, які крутять великі пальці, тому що ви не знаєте, яку роботу їм надавати далі. Крім того, якщо витратити час на дотримання належних процедур, це може запобігти виникненню проблем, які втрачають час, погано презентувати компанію клієнтам і створювати непотрібний стрес і занепокоєння колегам.

Здійснення стрибка від працівника до менеджера

По мірі просування по службовій драбині відповідальності ми можемо виявити, що переходимо від ролі бджоли-робітниці до ролі керівництва, навіть якщо в назві вашої посади немає цього слова. Робота робочої бджоли полягає в тому, щоб виконувати накази та ставити галочки у прислівницькому списку "Робити" якомога швидше. Але коли ви переходите до управлінської ролі, глибоко вкорінена ідея "треба це зробити" може насправді перешкодити вашій здатності керувати.

Менеджерам потрібно зробити крок назад від суєти і навчитися витрачати час на підготовку, делегування та спілкування. З точки зору мислення робочої бджоли, ці речі здаються дуже нематеріальними і можуть викликати у вас відчуття, ніби ви нічого не «зробили». Але ігнорування цих вимог до ролі може означати, що ті, ким ви керуєте, насправді нічого не роблять, тому що ви не знайшли часу, щоб сказати їм, що потрібно робити, або ви не витратили достатньо часу, щоб переконатися, що вони зрозуміли, про що ви просите. для. Також керівникам важливо враховувати потреби кожного окремого працівника та пристосовувати свій стиль спілкування та навчання до потреб цього працівника, щоб максимізувати свій потенціал.

Знання це сила

Одним з найкращих методів підготовки до майбутніх подій є документування поточних. Знання це сила. Витрата часу на те, щоб поетапно задокументувати те, що ви щойно зробили, щоб вирішити проблему або налаштувати функцію, означає, що наступного разу, коли потрібно зробити те саме, ви можете делегувати це завдання комусь іншому, тому що всі ви потрібно зробити, це вказати їм на статтю, яка покроково розказує, що їм потрібно робити. Зайнявши годину, щоб задокументувати процес, який буде повторений, ви економите дві години за 3 місяці і знову за 6 місяців і знову і знову і знову, кожен раз, коли вам не потрібно з’ясовувати процес знову, а потім робити це або навчити когось іншого. Не вигадуйте колесо заново, задокументуйте винахід, а потім дозвольте комусь іншому зробити його

Планування проекту, щоб бути зосередженим

Перегляд масштабів цілого проекту може бути страшним, навіть переважним. Коли проект розбито на дрібні частини та конкретні завдання, стає легко зосередитись на кожному невеликому завданні та ефективно переходити від одного до іншого. Планування проекту та визначення завдань та термінів є ключовим етапом підготовки до майбутньої роботи. Цьому процесу можна навчитися. Ви можете навчитися організовувати себе та свою роботу, і, роблячи це, ви отримаєте більше роботи за менший час із меншим напругою. Зіткнувшись з новим проектом, перше, що слід визначити - це кінцевий термін. Далі розбийте проект на ключові тематичні шматки роботи. Це будуть ваші віхи. Розрахуйте кінцеві терміни для кожного етапу, щоб ви дотримали кінцевий термін. Якщо ви використовуєте Planner, організатор стилю канбан,ці віхи стануть вашими стовпцями або сегментами. Потім візьміть кожен етап та розбийте його далі на завдання, необхідні для досягнення цієї віхи. Організовуйте ці завдання послідовно, і, вуаля, у вас є план проекту, який тримає вас у точці.

Щоденна та щотижнева підготовка

Можливо, ваша робота не заснована на проектах або охоплює кілька проектів. Тоді щоденна та тижнева підготовка стає ключовою для збереження уваги та досягнення цілей. На початку кожного дня не просто переходьте до першого побаченого електронного листа та починайте відповідати. Почніть кожен день з підготовки.

• Ведіть список завдань, включаючи календар
• Перегляньте існуючі завдання
• Перегляньте всі нові повідомлення та додайте елементи до списку завдань. Якщо вони визначають дату, наприклад, зустріч, додайте посилання на ці завдання до календаря.
• Розставте пріоритети у списку завдань
• За допомогою календаря та списку завдань визначте завдання, які ви плануєте виконати до кінця дня
• Тепер починайте працювати.

Щопонеділка переглядайте список завдань і календар, щоб отримати уявлення про те, як виглядатиме ваш тиждень. Блокуйте всі необхідні великі відрізки часу для зустрічей або великих завдань.

Ключові моменти

• Підготовка є важливою, а не необов’язковою
• Підготовка збільшує ефективність, економить час і гроші
• Непідготовленість загрожує задоволенню клієнтів
• Відсутність підготовки збільшує стрес, занепокоєння, прогули та вигорання.
• Підготуйтеся через управління списками завдань та документування процесів.