Управління проектами: моніторинг та управління людьми

Зображення Герда Альтмана з Pixabay

Відстеження та контроль

Метою реалізації або виконання плану проекту є досягнення очікуваних результатів.

Як менеджер проекту, вам доводиться стикатися з будь-якою проблемою на етапі реалізації в той момент, коли ви про неї дізнаєтесь. Найкращий спосіб підійти до вирішення проблем - це з нетерпінням чекати того, що можна зробити, а не з огляду на те, що можна було зробити, щоб зірвати це. Ви повинні визначити та зрозуміти проблему, якщо хочете знайти найкраще рішення.

Управління людьми та контроль - це дві найважливіші частини управління проектом на етапі реалізації. Вони взаємопов’язані; проблема в одному з них може створити або призвести до проблеми в іншому.

Ви керуєте виконанням проекту шляхом моніторингу, перегляду та перепланування. Ви також повинні керувати людьми та процедурами.

Моніторинг

Моніторинг означає нагляд за діяльністю, яка триває, щоб переконатись, що вони йдуть по курсу та за графіком для досягнення загальної цільової діяльності. Цілі визначають, чого слід досягти, а також коли і як це буде зроблено.

Ви стежите за виконанням плану проекту, використовуючи інструменти для регулярного збору інформації про прогрес.

Ви встановлюєте методи управління змінними бажаним способом. Ці методи називаються механізмами моніторингу. Щоб це сталося, ви повинні описати:

• Необхідна інформація.
• Кількість та деталізація необхідної інформації.
• Формальний та неформальний метод отримання інформації, такий як спостереження, розмова з експертами з питань, зустрічі та звіти.
• Доставка інформації, незалежно від того, буде вона усною або письмовою, очною, телефонною, поштою, електронною поштою або на віртуальній зустрічі.

Перегляд

Ви вимірюєте прогрес, порівнюючи інформацію про прогрес із планом щодо трьох обмежень якості, графіка та вартості:

• Якість виконаної роботи.
• Дата завершення.
• Вартість роботи.

Як тільки у вас є якісні системи моніторингу, і ви отримуєте регулярну інформацію, ви можете виміряти хід проекту за часом, витратами та якістю роботи, яку потрібно виконати.

Більшість програмних пакетів дозволяють вимірювати прогрес, запам'ятовуючи "базову" інформацію, тобто інформацію в початковій точці. Після введення нових даних комп’ютер відобразить їх у порівнянні з базовим планом, щоб ви могли порівнювати та аналізувати прогрес.

Перепланування - плануйте знову або по-іншому

Вам доведеться перепланувати, коли процес розгляду показує невідповідність між запланованим та фактичним виконанням у будь-який час, або коли цілі проекту змінюються.

Ви вивчаєте будь-яку проблему на етапі виконання з людської та технічної сторін, оскільки вони впливають одна на одну. Корисно швидко вирішити проблему, оскільки навіть проста проблема може погіршитися і скомпрометувати успішне завершення всього проекту.

Ви хочете уникнути прийняття вирішення проблеми з високим ризиком, якщо йому бракує резервної копії, якщо щось піде не так, оскільки це загрожує виконанню проекту.

Під час перепланування ви могли б змінити головну мету проекту лише як останній варіант. Коли ми змінюємо головну мету, ми можемо призвести до чогось, що називається `` повзанням обсягу '', що вважається шкодою.

Обсяг проекту - це спільне розуміння зацікавленими сторонами щодо того, що входить у проект та що визначає його успіх. Сфера застосування - це чітко визначені характеристики та функції товару, або робота, необхідна для завершення проекту.

Повзання обсягу передбачає постійні або шалені зміни основної мети в будь-який час після початку проекту. Це може статися, коли сфера застосування не визначена, не задокументована або не контролюється належним чином.

Ви повинні направити будь-яку зміну обсягу спонсору проекту, який повинен схвалити його першим.

Процес моніторингу, перегляду та перепланування триватиме протягом проекту.

Перепланування потрібно, коли проект явно не досягає своїх цілей або якщо цілі змінилися. Це ситуація, коли вам доводиться використовувати сценарії "Що, якщо" (див. Мої Принципи управління проектами, стаття 2 з 3) щодо завдань та заходів, які ще потрібно виконати.

Управління людьми

Ви як керівник проекту відповідаєте за проект. Ви берете на себе відповідальність за повсякденне ведення проекту, а також за керування своєю командою та вирішення розбіжностей.

Якщо виникає проблема, уникайте спокуси шукати козла відпущення, оскільки це може затримати пошук рішення. Як правило, краще вести переговори, ніж конфронтувати, коли ти маєш справу з проблемою.

Ви ефективно керуєте командою, коли з’ясовуєте роль та обов’язки кожного члена команди, з’ясовуєте рівень повноважень та відповідальності, встановлюєте реалістичні очікування, надаєте підтримку членам команди та приймаєте реальні рішення.

Ви ефективно мотивуєте членів своєї команди, коли залучаєте їх до прийняття рішень, делегуєте їх без мікрокерування, встановлюєте реалістичні особисті цілі для команди та для кожного члена команди та винагороджуєте внески.

Ви ведете переговори, запитуючи знайти природу конкуруючих вимог, знаючи, що ці вимоги є дійсними, обговорюючи рішення з командою, представляючи переваги та слабкі сторони альтернативних рішень, пояснюючи, чому і як було прийнято процедуру вирішення ситуації, та розуміючи безпомилково глобальна мета проекту.

Ви підключаєтесь, створюючи системи комунікацій та моніторингу, керуючи потоком інформації в команді, обмінюючись інформацією з командою, спонсором проекту та всіма зацікавленими сторонами, просячи про зворотний зв’язок щодо всього спілкування та залучаючи команду до прийняття рішень щодо підвищення їх мотивації до володіти своєю роботою.

Персональний план дій

Управління проектами не повинно бути великим. Це не обмежується великими проектами, такими як будівництво нового залізничного вокзалу або вдосконалення існуючого.

Ви можете використати частину інформації, представленої в моїх трьох статтях «Принципи управління проектами», для розробки особистого плану дій. Наприклад, ви можете визначитися з трьома сферами у своєму житті, які, на вашу думку, виграють від певного вдосконалення.

Запишіть свої цілі зрозумілим для вас способом, встановіть собі реалістичні графіки та прості, але ефективні процедури для моніторингу та перегляньте свій прогрес.

Я хотів би почути від вас про особистий проект, який ви збираєтеся здійснити, і до якого ви можете застосувати частину інформації, наведеної в моїх трьох статтях.

Управління проектами: визначення цілей

• Управління проектами: визначення цілей

  Практика управління проектами є добре усталеною. Він має розширений асортимент у різних галузях промисловості. Зараз подають заявки кілька підприємств та організацій у таких сферах, як маркетинг, фінанси, розробка продуктів, побутові послуги та уряд

Управління проектами: Планування

• Управління проектами: Планування

  Планування важливо, щоб знайти найкращий напрямок дій, пояснити, що потрібно зробити, перевірити те, що не входить до сфери нашої компетенції, а також знати, як делегувати та виконувати роботи для інших.

Як я став дипломованим юристом з управління проектами

• Як я став дипломованим юристом з управління проектами,

  виділіть себе навчанням протягом усього життя