Методи оцінки часу та витрат на управління проектами: огляд

Рисунок №1: Оцінка часу та витрат стосовно планування проекту

Початкове планування дозволяє проводити ранню оцінку, тоді як більш детальне планування дозволяє проводити більш точні оцінки.

Сід Кемп

Необхідність оцінки часу та витрат проекту

У бізнесі метою більшості проектів є заробіток. Для цього потрібно, щоб проект або заробив більше, або заощадив більше, ніж це коштує зробити проект. Проект коштує грошей, поки він не буде виконаний, і починає вдосконалювати суть компанії лише після його завершення. Крім того, щороку бізнес має лише стільки грошей, які він може витратити на проекти. Отже, ще до початку проекту керівники хочуть відповісти на чотири запитання:

Скільки коштуватиме проект?
Ми впевнені, що не перевитратимо бюджет?
Скільки часу триватиме проект і коли це буде зроблено?
Ми впевнені, що не запізнимось?

Це дуже розумні запитання. Ми просимо про те саме, коли беремо машину на ремонт або ремонтуємо кондиціонер. Проте значно більше половини всіх проектів - навіть добре керованих - запізнюються або перевищують бюджет. Тож відповісти на ці запитання оцінками, на які ми можемо покластися та до яких зобов’язані, є великим викликом.

У світі управління проектами ми називаємо керівників, які докладають гроші та організаційні зусилля до проекту, спонсорами проекту, і їх відданість є вирішальним для нашого успіху як менеджерів проектів. Якщо вони не вступлять у проект, залишаться відданими до кінця, доставлять необхідні ресурси та знімають перешкоди, наш проект зазнає невдачі. І їх запит на оцінку часу та витрат є, з їх точки зору, цілком обґрунтованим.

Це також дуже важко, часом неможливо, забезпечити. За визначенням, проект - це «унікальна спроба, спрямована на створення унікального продукту чи послуги» (PMI Lexicon). Якщо кожен проект унікальний, і цього раніше ніколи не робилося, то як ми дізнаємось, скільки коштуватиме його виконання? Звідки ми знаємо, скільки часу це займе? Як скласти оцінку вартості невідомого? І як ми можемо бути впевнені, що маємо рацію? Якщо ми не маємо рації, ми будемо виглядати погано, коли закінчимо бюджет або запізнимося, або і те, і інше.

Це справжні запитання, і вони мають реальні відповіді. Я навчив понад 3500 керівників проектів, як планувати проекти, оцінювати витрати та час, а також виконувати завдання вчасно та в межах бюджету. Я написав три різні книги з управління проектами з методами оцінки часу та витрат. І, від своїх клієнтів та студентів, я бачив усе: від чудових оцінок до долара, які можуть виграти конкурентні пропозиції, до систем управління, які роблять неможливим хорошу оцінку. Але можливі хороші оцінки. І ми отримуємо багато авторитету, який полегшує нам роботу, коли ми, як менеджери проектів, добре оцінюємо свої проекти.

У цій статті ви дізнаєтесь, як ми, як менеджери проектів, можемо створювати точні та надійні оцінки. Ви дізнаєтесь: що нам потрібно мати, щоб скласти кошторис; які типи оцінок можливі; та основні процедури підготовки кожного типу кошторису. Детальні вказівки щодо методів оцінки занадто великі, щоб вмістити їх у цій статті. Але ви будете знати назву правильної методики оцінки та як її використовувати. І у вас буде приклад для наслідування. Звідти ви, мабуть, можете зробити це самостійно. Якщо ні, ви можете легко знайти докладні інструкції в підручнику з управління проектами або в PMBOK, Посібнику Інституту управління проектами до Основи знань з управління проектами.

Ця стаття показує, як скласти найкращі оцінки часу та витрат, як на початку проекту, так і пізніше, коли планування майже завершено, як показано на малюнку №1.

Комп’ютер, який працює весь час

Один із моїх клієнтів надавав комп’ютерні системи державним установам. До того, як я працював з ними, агентство попросило комп'ютер для їх електронної пошти, який "працював би весь час". Менеджер проекту працював із цим і придбав комп’ютер у 1 мільйон доларів, який працював цілодобово, 7 днів на тиждень, з подвійним автоматичним резервним копіюванням всього. Коли він сказав клієнту, вони були шоковані. "Але ми працюємо лише 16 годин на добу. Нам не потрібно це працювати всю ніч. І ми, звичайно, не збираємося за це платити!"

Компанія застрягла в комп’ютері, який клієнт не хотів, вартістю 1 мільйон доларів. А реальне рішення коштувало набагато менше половини того, що було потрібно керівнику проекту.

Урок: Не робіть припущень і не думайте, що ви розумієте, що означає ваш клієнт, коли він використовує певну мову. Перевірте кожну деталь чітко, визначено.

Передумови: Що потрібно мати перед створенням кошторису часу та витрат

Уявіть, друг прийшов до вас і сказав: "Скільки мені обійдеться придбання нового автомобіля?" Неможливо відповісти на це питання, не запитуючи: "Яку машину ти хочеш?" А що, якщо він відповість: "О, я нічого не знаю про машини. Просто дайте мені машину, яка буде працювати на мене. Скільки це буде коштувати?"

У такій ситуації ми не можемо оцінити вартість автомобіля. Нам доводиться працювати з нашим другом, задаючи питання типу "Наскільки велика ваша сім'я?" "Ви їдете на роботу?" і "Що ти любиш робити на канікулах?" Якщо наш друг працює з нами через усе це, і ми знаємо машини, ми, напевно, можемо вибрати для нього хорошу машину, а потім повідомити йому вартість. Але якщо наш друг каже: "У мене немає часу відповісти на всі ваші запитання! Просто скажіть, скільки коштує машина!" тоді ми повертаємось у нікуди. Або, ми говоримо щось на кшталт, від 12500 доларів, якщо ви хочете Hyundai, і 85000 доларів, якщо ви хочете Cadillac. Це правдива відповідь, але не дуже корисна.

Як менеджери проектів, ми постійно потрапляємо в цю ситуацію. Наприклад, клієнт може захотіти новий веб-сайт. Але він насправді не знає, що таке хороший веб-сайт для його бізнесу. Він просто знає, що його нинішній не працює. Ми знаємо, що веб-сайт може коштувати від 1200 до 15000 доларів і тривати від двох тижнів до чотирьох місяців, залежно від того, які функції потрібні для конкретного бізнесу. Але поки ми не дізнаємося про його справу, ми не можемо скласти оцінку часу чи витрат.

Суть полягає в наступному: Перш ніж ми зможемо підготувати точний кошторис часу або витрат, ми повинні співпрацювати з клієнтом, щоб визначити обсяг проекту. Якщо термін "сфера дії" незнайомий, це означає "те, що ми робимо". Повне визначення сфери - це чіткий виклад того, що ми робимо, виконуючи цей проект. Щоб дізнатись більше про це, див. Статтю Як скласти план управління проектами.

На додаток до чіткого твердження про область, нам потрібні ще три речі:

Нам потрібно усунути невисловлені припущення. Наприклад, наш друг попросив «новий» автомобіль. Він мав на увазі зовсім нову, цьогорічну модель, чи він мав на увазі "нову для мене", і придбання вживаного автомобіля було б цілком чудовим. Ми не знаємо, поки не запитаємо. Дивіться бічну панель про "Комп’ютер, який постійно працює", щоб дізнатись про реальний випадок з оцінкою вартості проекту, подібний до цього.
Нам потрібно вирішити, як буде реалізовуватися проект, і отримати домовленість щодо основного підходу від клієнта. Нам не потрібно знати всіх деталей. Але нам потрібно знати загальний підхід. Наприклад, якщо наш проект полягає у створенні складального заводу, ми хочемо знати, чи сподівається споживач перерости його найближчим часом. Якщо це так, то, мабуть, найкраща ідея здавати майно в оренду, а не купувати його або укладати в довгострокову оренду. І вартість проекту, що включає оренду нерухомості, повністю відрізняється від вартості проекту, що передбачає купівлю або оренду будівлі.
Ми повинні знати поточну ситуацію. Якщо клієнт хоче новий веб-сайт, то ми повинні знати все про його старий веб-сайт, і що працює, а що ні. Ми також повинні знати про їх друковані маркетингові матеріали, описи товарів та зображення їхньої продукції. Створення веб-сайту з поточного каталогу коштує набагато менше, ніж створення веб-сайту з нуля, де ми повинні організувати отримання фотографій та описів для десятків проектів.

Існує історія, яка ілюструє цей останній момент. Одного разу існував проект осушення болота. Керівник округу запитав: "Скільки коштуватиме осушення цього болота?" Керівник проекту відповів: "Це залежить від того, скільки там алігаторів". "Ну, звідки ми знаємо, скільки там алігаторів?" "Ми осушуємо болото, і бачимо, скільки їх закінчилося".

Це велика проблема з оцінкою часу та витрат. Ми повинні спланувати достатньо, щоб знати, чого насправді хоче замовник, і провести достатньо роботи над проектом, щоб з’ясувати, що насправді відбувається, перш ніж ми зможемо скласти точну оцінку витрат. Але часто керівники хочуть отримати точну оцінку витрат ще до початку проекту.

Вам потрібна ще одна річ, і я написав про це статтю: Розуміння ключових факторів належної оцінки часу, витрат чи чогось іншого.

Тепер, коли ми розкрили проблему, давайте розглянемо деякі рішення.

Наше дослідження: Простий кошторис веб-сайту

Обсяг роботи, необхідний для складання хорошої оцінки витрат, залежить від масштабу проекту, який ви виконуєте, а також від того, наскільки ви та команда знайомі з роботою над проектом. Описані тут методи оцінки можуть дати вам хорошу оцінку вартості проекту за кілька годин для проекту вартістю менше 10 000 доларів. За допомогою тих самих методів, що застосовуються через пару тижнів, можна оцінити проекти, які коштують близько 100 000 доларів. І ті самі методи, які обережно застосовуються під час великих досліджень, можуть бути використані для оцінки проектів, які будуть коштувати мільйони доларів. Але це займе місяці роботи, і багато іншого корисного планування проекту піде на оцінку витрат та часу.

Оскільки ми зосереджуємося на техніках, ми будемо працювати з дуже простим, невеликим проектом: Першим веб-сайтом для нової стартап-компанії, що включає 40 сторінок тексту та графіки, та кошиком з приблизно 200 продуктами. Каталог друку з усіма зображеннями та описами товарів уже зроблено. Але компанії не подобається макет каталогу, і їй потрібні нові ілюстрації та дизайн концепції веб-сайту, які вона також використовуватиме для подальшого маркетингу друку.

Таблиця №1: Ранні оцінки



Складова проекту	Низький	Середній	Високий
Хостинг (перший рік)	300 доларів	360 доларів	396 доларів
Графіка	2500 доларів	3500 доларів	5000 доларів
Веб-сторінки	1824 дол	2280 доларів	3420 дол
Елементи каталогу	$ 1920	2400 доларів	3600 доларів
Йти жити	300 доларів	500 доларів	600 доларів
Разом	6844 дол	9040 доларів	$ 13 016

Методи раннього оцінювання витрат і часу

Як ми вже говорили, найраніша оцінка витрат повинна відбутися після чіткого визначення обсягу проекту, узгодження підходу до проекту та уточнення припущень. Коли це буде зроблено, але у нас ще немає покрокового плану виконання всієї роботи, ми можемо скласти ранню оцінку витрат. Інститут управління проектами називає ранню оцінку витрат на порядок оцінку витрат . Створюючи його, ми надаємо діапазон, у якому ми майже впевнені, що вартість проекту впаде. Але це досить великий діапазон. Низький рівень - 50% від нашої оцінки, а високий - удвічі більший за наш прогноз. Отже, якщо ми вважаємо, що проект коштуватиме 100 000 доларів, ми можемо з упевненістю сказати, що проект коштуватиме від 50 000 до 100 000 доларів.

Представлення оцінок порядку величини

Коли ми даємо оцінку з таким великим діапазоном, спонсори проекту, ймовірно, будуть балістичними. Більшість спонсорів проекту хочуть і потребують набагато точніших оцінок набагато раніше, ніж це можливо. Потрібна освіта вгору, тобто навчити наших начальників реалістично, щоб допомогти їм зрозуміти, що оцінка на порядок - це найкраще, що можуть зробити навіть найкращі менеджери проектів у світі, на початку проекту, ще до того, як план майже закінчиться повна. На цьому етапі просто занадто багато невідомих, щоб зробити більш реалістичні гарантії.

Є кілька хороших новин для нас та наших спонсорів щодо ранньої оцінки проекту:

Якщо ми робимо тип проекту, який знайомий команді, то ми можемо бути впевненішими, що витрати не будуть набагато вищими за центральну точку нашої оцінки.
Якщо ми можемо контролювати обсяг, ми можемо обмежити проект наявним бюджетом, надаючи деякі, але не всі функції.

Наприклад, скажімо, ми створили кошторис від 50 000 до 200 000 доларів, а спонсор каже: "Я дійсно можу сплатити лише 120 000 доларів, і, якщо це закінчиться, можливо, я зможу вичавити загальну суму 150 000 доларів. Ми можемо відповісти, 100 000 доларів. цілком ймовірно, і є дуже великий шанс, що ми зайдемо до $ 120 000. Якщо ви хочете отримати гарантію на $ 150 000, то погодьтеся, що, якщо нам так доведеться, ми можемо скоротити два з п'яти пунктів у списку, і ми зробимо проект за 150 000 доларів США або менше. Ви, мабуть, отримаєте все, що забажаєте. Якщо ні, ви отримаєте три-чотири найважливіші речі, і ми можемо зробити останню одну-дві за бюджетом наступного року "

Розбиття нашого зразкового проекту на кілька великих частин

Більшість проектів можна розбити на кілька великих частин, і оцінки, складені по частинах, завжди кращі, ніж оцінки, створені з проекту в цілому. Тож давайте розглянемо фрагменти проекту веб-сайту в нашому прикладі. Ми включимо:

Хостинг: Налаштуйте хостинг та каркас для сайту електронної комерції з кошиком для покупок
Графіка: Розробіть новий графічний дизайн: кольори, зображення сайту, логотип, ключові зображення для кожної з 7 лінійок продуктів
Веб-сторінки: Створіть 40 сторінок тексту та графіки
Каталог товарів: Створіть кошик із 200 предметів каталогу з існуючих назв товарів, описів товарів та зображень
Опублікувати: Перевірте весь сайт, виправте проблеми та перейдіть до мережі

Отримання високих і низьких оцінок для кожного шматка

Наш перший крок - з’ясувати найкращий спосіб отримати кошторис витрат для кожної з п’яти частин проекту, перерахованих вище. Для пунктів один, два та п’ять нашим найкращим рішенням є створення кошторису на основі фактичної вартості виконання однакових дій для подібних сайтів для минулих клієнтів. Для товару №1 ми можемо навіть зафіксувати фіксовану ціну. Щодо пункту 2, ми розмовляємо з графіком. Він може сказати: "Ну, це залежить. Якщо вони знають загальний стиль бізнесу, і їм подобаються мої перші ідеї, це одне. Але якщо вони не знають, чого хочуть, і у них є комітет, який приймає рішення, і тоді вони починають змінювати назви своїх товарних ліній, поки я займаюся графікою, це може коштувати набагато дорожче ". Якщо ми маємо хороші комунікації з клієнтом, ми можемо спробувати отримати відповіді на ці запитання. Але, скажімо, ми цього не робимо.Тоді ми просимо графіків оцінити вартість для найкращого та найгіршого сценаріїв, і це наші низькі та високі оцінки.

Елементи 3 і 4 найкраще оцінювати за допомогою методу Bucket. Але метод, описаний для пунктів 1, 2 та 5, також спрацює.

Пункт 5 схожий на пункт 2. Наприклад, якщо всі продажі здійснюються в континентальній частині США, тоді тестування кошика є стандартним. Якщо вам потрібна міжнародна доставка, поряд із міжнародними податками та тарифами, буде потрібно набагато більше тестування. У цьому випадку ми звернулися до клієнта, і вони сказали: "О, ми в США і зараз продаємо лише в США. Отже, ми отримали досить вузький діапазон низьких і високих показників за нашими оцінками для виходу в ефір, як ви бачите в таблиці №1.

Цей метод складає хорошу ранню оцінку часу та витрат. Оцінка витрат проілюстрована в таблиці №1. Кошторис часу створюється подібним чином, просячи кожного працівника або керівника бригади низький, ймовірний і високий кошторис, скільки часу триватиме робота, а оцінки складаються разом.

Ключовою перевагою цього підходу є те, що, навіть якщо одну частину оцінюють занадто низькою, іншу частину, ймовірно, оцінюють високою. Отже, загальна оцінка має більше шансів бути правильною, ніж будь-яка частина. Це є основною причиною розбиття проекту на частини та оцінки кожної окремо, замість того, щоб намагатися оцінити весь проект відразу.

Точність залежить від галузі

Наскільки точна наша оцінка? Це дуже різниться залежно від галузі, а також від інших факторів проекту та команди. У будівельній галузі, коли компанії збирають конкурентні заявки на будівництво доріг для проектів, що фінансуються державою, яка, як правило, обирає найнижчу ціну, я бачив проект на 25 мільйонів доларів, який оцінюється до останнього долара. Занадто висока ставка не отримає контракту, а занадто низька ставка буде означати фінансові втрати для компанії.

Будівельні проекти можна оцінити так точно, оскільки методи, матеріали та витрати є дуже стандартними.

З іншого боку, проекти інформаційних технологій (ІТ), як відомо, погано оцінюються. Найгірший випадок, який я знаю, - це ІТ-проект, який оцінюється в 2000 доларів, і який в кінцевому підсумку коштує понад 170 000 доларів - але це був крайній випадок. Але фактичні результати, що закінчуються подвійною чи потрійною оцінкою часу чи витрат, є надто поширеними. Однією з причин цього є те, що інструменти, техніки та середовища швидко змінюються в ІТ-світі. Буває навіть так, що програма пишеться, скажімо, для однієї версії Windows, а потім її доводиться переробляти для іншої версії Windows перед її випуском.

Як ми можемо зробити найкращі оцінки, які ми можемо зробити у власній галузі? Послідовне, повне планування та відстеження управління проектами та вивчення уроків для вдосконалення наших методів наприкінці кожного проекту є ключовими. І, виконуючи кожну оцінку, запитайте: "Наскільки моя команда знайома з таким видом робіт? Чи працювали ми коли-небудь раніше? Що нового та іншого в цьому проекті?" Чим частіше ваша конкретна команда раніше виконувала такий тип роботи, тим точнішою може бути ваша оцінка. І в той же час, коли ви оцінюєте роботу за допомогою нових інструментів і методів, розробляєте експериментальні прототипи або працюєте з новими клієнтами, враховуйте це та надайте більше можливостей для неочікуваного.

Методи оцінки пізньої вартості

Пізніше в процесі планування проекту ми можемо створити набагато точнішу оцінку. І це набагато простіше зробити. PMI вимагає оцінки пізнього часу та витрат знизу вгору, оскільки ми оцінюємо кожну детальну діяльність і складаємо їх, щоб отримати загальну суму. PMI каже, що фактичні витрати становитимуть від -10% до + 15% від оціночної вартості, використовуючи оцінку знизу вгору. І розбіжності в графіку однакові. Це означає, що, якщо оцінка становить 100 000 доларів, фактична вартість проекту, як очікується, знизиться між 90 000 і 115 000 доларів. Якщо передбачається, що проект буде виконуватися протягом 100 днів від початку до кінця, то він, швидше за все, буде працювати від 90 до 115 днів. З цим меншим асортиментом набагато простіше працювати спонсорам проекту.

Пізня оцінка часу та витрат вимагає детального плану проекту, що включає:

Структура розподілу робіт (WBS) - детальний перелік усіх компонентів проекту
Список видів діяльності - список усіх робіт, які будуть виконані, і хто буде їх виконувати.
Детальна інформація про вартість, наприклад, погодинні ставки заробітної плати, робота за контрактом та інші предмети, такі як офісні приміщення чи обладнання
План закупівель, включаючи приблизні або, коли це можливо, підтверджує витрати на кожен товар, який потрібно придбати.
План ризику

В ідеалі детальний кошторис витрат буде частиною повного плану проекту, в якому розглядаються всі дев'ять областей знань з управління проектами, як описано в статті, перерахованій вище, Як скласти план проекту.

Завдяки всій цій доступній інформації створити детальний кошторис витрат досить просто - насправді це простіше, ніж створення раннього кошторису. Ми просто підсумовуємо витрати (час та матеріали) на кожну діяльність проекту та отримуємо загальну суму. В рамках цього процесу ми можемо використовувати оцінку PERT. PERT розшифровується як Техніка оцінки та перегляду проектів, і це спосіб отримання єдиної оцінки витрат із використанням середнього центру оптимістичних, ймовірних та песимістичних оцінок для кожної позиції. Ви можете вивчити PERT, прочитавши «Як використовувати діаграму PERT для управління проектами».

Найкраща практика для оцінки витрат включає факторинг у рівняння. Частина управління ризиками полягає у включенні планів на випадок непередбачених ситуацій, тобто планів роботи, які ми можемо виконати у разі виникнення ризикової події. Скажімо, ми будуємо нову будівлю у Флориді. Ми знаємо про ризик необхідності зупинити будівельний майданчик на строк до двох тижнів у разі урагану. Ми плануємо графік, який дозволяє завершити будівництво, навіть якщо ураган пройшов, використовуючи надурочні роботи у вихідні дні після урагану. Це, звичайно, збільшує вартість. Ми можемо представити фактори ризику як резервні фонди. Наприклад, ми можемо сказати: "Орієнтовна вартість будівництва цієї будівлі становить 1 мільйон доларів. Однак, якщо відбудеться сильний ураган, нам знадобиться додаткові 50 000 доларів резервних коштів, щоб вчасно закінчити проект".

Відстеження роботи над проектом та коригування вашого кошторису

Коли ваш проектний план, графік та кошторис приймаються, тоді робота з планування вашого проекту завершена, і ви можете починати виконувати роботу. Формально це називається виконанням та контролем проекту. Виконання означає виконання роботи. Контроль означає відстеження роботи та переконання, що вона встигає вчасно та в межах бюджету. Процес відстеження завершеної роботи (кінцевих результатів) за часом та витратами називається Аналізом заробленої вартості (EVA). Оскільки ми робимо EVA, ми працюємо над тим, щоб забезпечити виконання в межах бюджету. Ми також дізнаємось, чи добре зробили ми, роблячи свою оцінку.

Відстеження фактичного часу та витрат під час роботи дуже важливо з двох причин. Перш за все, ці дані є корисними вхідними даними для майбутніх оцінок. По-друге, наприкінці проекту ми порівнюємо наші орієнтовні витрати з фактичними витратами, рядок за рядком, і наш запланований графік з нашим фактичним графіком, день у день; і створити документ із вивченням уроків. Отримані уроки включають кращі методи оцінки витрат для нашого наступного проекту.