Запитання, які повинен задавати керівник проекту, починаючи новий проект

Існує ключова інформація, яку критично важливо зібрати протягом перших кількох тижнів роботи над новим проектом, який задасть тон і стимулює решту проекту. Важливими елементами для з’єднання є:

Чому бізнес рухається вперед із цим проектом
Хто головна людина для всього проекту
Чи є цільовий термін - жорсткою лінією на піску
Які критерії успішності проекту

Ця стаття дає огляд усіх ключових елементів, які вам потрібно буде зібрати, щоб допомогти вам забезпечити, щоб ваш проект вийшов на правильну ногу.

Чи розуміє бізнес цінність?

Це, мабуть, найважливіше запитання, яке ви можете задати. Рішення про те, чи перетворюється запропонована робота на офіційний проект, має в основному ґрунтуватися на комерційній ситуації, яка повинна містити ціннісні пропозиції, пов'язані з цією роботою. Як менеджер проекту, якщо ви не можете знайти бізнес-кейс, працюйте по доступних вам каналах і подивіться, чи зможете ви знайти такий, щоб переглянути цю інформацію. Якщо відсутня комерційна справа, це червоний прапор, що бізнес може готуватися до участі в роботі, яка не була чітко продумана, і існує ризик того, що бізнес може витратити багато грошей, але не отримати нічого натомість.

Перш ніж продовжувати реалізацію проекту, ваша робота - підняти червоний прапор до необхідних сторін і створити бізнес-аргументи та відповідні пропозиції щодо вартості, якщо таких ще немає. Ви хочете, щоб усі чітко зрозуміли, в чому справа, перш ніж рухатись далі в рамках проекту.

Однак, якщо проект ведеться з набагато вищого рівня, ви можете отримати тиск, щоб відмовитись від створення бізнес-кейсу та продовжувати рухатися вперед із проектом. Це ділове рішення, і поки у вас є документальне підтвердження того, що ви намагалися створити бізнес-кейс, ви повинні охопити свої бази, якщо проект перетвориться на грошову яму і C-suite почне запитувати, чому бізнес навіть запуск цього проекту в першу чергу.

Чітке розуміння пропозиції вартості допомагає гарантувати, що бізнес не рухатиметься вперед із проектами, які не повернуть жодної цінності.

Вихід з бджолиного блогу

Чи є виконавчий спонсор проекту?

Критично важливою є впевненість, що перед початком проекту ви знаєте, від кого походить проект на високому рівні. Якщо ви працюєте над проектом, де залучено багато людей похилого віку, будь-хто з них може почати поводитися так, ніби він веде шоу, коли це насправді не так. Завжди повинен бути виконавчий спонсор, який здійснює керівництво та керівництво на вищому рівні, і саме звідси повинні йти похідні накази. Ця людина буде мати вирішальне значення у визначенні вимог проекту, а також буде тим, на кого керівник проекту може спертися, щоб повернути інших вищих керівників назад у чергу і зруйнувати бар'єри, щоб допомогти рухатись.

Чи здійснював бізнес подібний проект?

Вам потрібно розпитати і подивитися, чи не запустив бізнес проект, подібний до проекту, над яким ви будете працювати раніше. Якщо у компанії працює подібний проект, можливо, ви зможете скопати всі документи та артефакти, пов’язані з цим проектом, і використати цю інформацію для свого проекту. Наприклад, якщо є документ, що відображає отримані уроки, ви можете попрацювати, щоб уникнути деяких помилок, які переслідували цей проект. Крім того, ви можете переглянути деякі ризики, задокументовані командою проекту протягом всього проекту, і перевірити, чи є це законними загрозами для вашого проекту. Крім того, ви можете подивитися на членів команди проекту, щоб побачити, чи є люди, які все ще працюють у компанії, яку ви можете вивчити, залучаючи свій проект. Навіть якщо ви не можете залучити цих людей до свого проекту,ви повинні мати можливість зв’язатися та поспілкуватися з ними щодо подібного проекту, над яким вони працювали.

Як отримати вимоги до проекту від зацікавлених сторін

Чи існує дата, до якої проект повинен бути виконаний?

Іноді кінцевий термін, який висувається для проекту на самому початку, є м’якою датою, і це не робить реального впливу, якщо ця дата ковзає. Однак, якщо цільова дата, яка була висунута для вашого проекту, є жорсткою - дата негнучка, і місця для пробуксування немає, - ви повинні це знати. Знання того, що дата негнучка, повинно спонукати вас до повного аналізу роботи, яку потрібно виконати, і бути дуже реалістичним та чесним у графіку, який ви будуєте. Крім того, якщо після складання чесного графіка ви відчуваєте, що існує ризик того, що проект не завершиться на цю дату, ви можете провести бесіду з власником бізнесу на початку проекту, а не далі, про зменшення обсяг проекту.

Наявність чітких визначень успіху дозволяє діловому колу повернутися через певний проміжок часу і підтвердити, що воно набуває тієї вартості, яку воно передбачало, коли вирішило рухатись далі за проектом.

Університет Штраєра

Що визначатиме успіх проекту?

Визначення успіху проекту - це ще одне обов’язкове рішення нового проекту. Ця інформація - це те, що ви могли б отримати, переглянувши пропозицію вартості у бізнес-справі. Наприклад, якщо ви працюєте менеджером проекту в кабельній компанії, і пропозиція щодо вартості, пов’язана з цим проектом, полягає в тому, що протягом року ви побачите 10% збільшення кількості передплатників, тоді вам слід подумати про визначення успіху як про бачення 10% збільшення кількості абонентів через рік після завершення проекту. Добре мати принаймні дві-три метрики, за допомогою яких можна виміряти успіх проекту.

Які навички знадобляться команді проекту?

Ніколи не рано починати думати про те, кого ви хочете включити до команди проекту. Подекуди ресурсів дуже мало, і кожен хоче найкращих людей у своїй команді. Як результат, важливо почати складати список наборів навичок, які ви хотіли б бачити у членів своєї команди, щоб ви могли почати виявляти людей, яких ви хочете залучити до проекту, перевіряти їх наявність і потенційно заявляти їм протягом часу, коли ви відчуваєте, що вони вам знадобляться у вашому проекті.