Реальні витрати на відкладене обслуговування

Вступ

Коли справа стосується права власності на нерухоме майно і навіть особисте майно, бюджети та фінанси завжди затьмарюють все, що ми робимо. У мене ніколи не було проекту з необмеженим бюджетом, і я ніколи не сподіваюся на нього. Провівши більшу частину своєї кар’єри, розглядаючи речі з точки зору архітектора, останні майже сім років я провів, розглядаючи ці самі проблеми з точки зору власника. Коли доводиться контролювати значно більше 143 мільйонів квадратних футів, навіть десятки мільйонів доларів (що звучить як багато грошей) насправді є незначними щодо потреб і вимог. Рішення повинні прийматися з обмеженими наявними коштами щодо того, як розподілити ці кошти найбільш ефективно. Як ви отримуєте найбільшу віддачу за витрачені кошти?

У цьому середовищі справжнє питання полягає в тому, як ви максимізуєте вартість цих обмежених фондів? Щоб дійти такого висновку, необхідно зважити багато факторів. Ця стаття спробує викласти деякі з цих складних взаємопов’язаних факторів та перевірити ці проблеми, намагаючись розробити методологію, яка може дозволити особам, що приймають рішення, створити інструменти, що дозволяють більш ефективно визначати пріоритети витрат на утримання основних фондів. Це насправді витрати, але якщо їх використовувати стратегічно, вони насправді стають більше схожими на інвестиції, з рентабельністю інвестицій (ROI) та іншими вигодами.

Фонд - TNSTAFL

В одному з моїх перших занять з економіки 101 мій викладач розпочав заняття, написавши на дошці TNSTAFL. Він запитав нас, чи хтось знає, що означають ці листи. Після того, як ніхто не зрозумів це правильно, він тоді сказав: "Немає такого, як безкоштовний обід". Він запитав, скільки людей вважають, що це твердження відповідає дійсності. Багато хто сказав, що це неправильно, оскільки існує таке поняття, як безкоштовний обід. Якщо хтось інший платить за це, тоді це був безкоштовний обід. Багато в класі погодилися з цим твердженням. Наш інструктор продовжував не погоджуватися з нами, кажучи, що це коштує, навіть якщо ви не платите за обід; це ваш час, який є витраченою ціною. Ви вирішили провести час за тим обідом, за який платив хтось інший, тож обід все одно коштував вашого часу. Наступна дискусія стала досить просвітницькою.Говорити про чисто економічний погляд на витрати, це, безсумнівно, було, і це, безумовно, було правильно, просто не той процес мислення, який більшість із нас мав до цього обговорення.

Ця концепція мала величезний вплив протягом решти семестру, особливо коли ми обговорювали альтернативні витрати. Ця дискусія заклала основу для мого вивчення економіки, яка змусила мене усвідомити, що все коштує; питання завжди полягає в тому, чи я готовий заплатити цю вартість за отриману вигоду? Коли ми починаємо розглядати реальне та особисте майно з точки зору власника, це стає першочерговим поняттям. Не має значення, приймаєте ви ці рішення як особистість або як частина групи. Нічого не змінюється; основа цих рішень однакова.

Обов'язки власності

Після прийняття рішення про придбання реального чи особистого майна відповідальність є неминучим побічним продуктом цього придбання. Наприклад, коли ви купуєте автомобіль, передбачається ваша відповідальність за придбання палива. Якщо ви не придбали це паливо, машина не продовжує рухатися. Зовнішні сили можуть вимагати додаткових обов'язків. Як і в попередньому прикладі автомобіля, держава може вимагати від вас перевезення та обслуговування страховки на цьому автомобілі для того, щоб керувати автомобілем. Це також мається на увазі, оскільки передбачається, що ви будете дотримуватись законодавства штату, щоб керувати цим автомобілем.

Заміна масла також стає частиною цих обов'язків. Якщо ви не заміните масло, ви скоротите життя цього автомобіля. Не на сьогоднішній день, але ті, хто трохи постарів, можуть пам’ятати рекламний ролик масляного фільтра Fram: «Ви можете заплатити мені зараз, а можете і пізніше». Принцип все ще існує і залишається незмінним. Коли я був набагато молодшим, у мене хтось із знайомих взяв машину в оренду на п’ять років. Коли наближався п’ятий рік, його машина зламалася, і я відвіз його до механіка після того, як там відбуксирували машину. Механік запитав, коли востаннє міняв масло, і відповів, що ніколи. Тоді жодного із синтетичних масел на ринку не було, тому заміна масла становила близько 20 доларів кожні три місяці. Заміна масла в його машині за ці п’ять років склала близько 400 доларів, тоді як новий двигун коштував йому близько 5000 доларів на встановлення.Це суттєве збільшення витрат на відкладене (або відсутність) технічного обслуговування.

Кмітливий власник нерухомого чи особистого майна зможе це визнати і знайти спосіб врівноважити посилений тиск на зменшення бюджетів, одночасно збалансувавши продовження життя основних фондів. У цій статті буде зроблено спробу дати вказівки щодо того, як збалансувати багато з цих взаємозалежних факторів та максимально збільшити термін використання капіталу, що інтенсивно інвестується.

Різні модифікації технічного обслуговування

Почнемо це обговорення з визначення того, що саме є відстроченим технічним обслуговуванням. Найбільша помилка, допущена, коли люди чи групи використовують цю ідею відкладеного обслуговування, - це повне неправильне застосування цього принципу. Намагаючись уникнути розповсюдження цього неправильного застосування, ми повинні спочатку зрозуміти деякі основні концепції того, що насправді є відкладеним обслуговуванням. Повертаючись до раніше заявленого, з усім пов’язані витрати, відкладене технічне обслуговування не є винятком. Для того, щоб з’ясувати, якою є реальна вартість відстроченого обслуговування, спочатку слід встановити, як виглядає вартість обслуговування. Я буду використовувати цифри, щоб проілюструвати цей принцип, але ці числа не слід тлумачити як відношення до чогось конкретного.

Щодо будь-яких капітальних вкладень, скажімо, щорічна вартість підтримки цих інвестицій у належному експлуатаційному стані становить 1000 доларів на рік. Ця кількість повинна насправді збільшуватися у міру старіння капітальних активів, але ми не будемо використовувати цей фактор у цьому прикладі, оскільки це ускладнить ілюстрацію, яка не зрозуміла багатьом читачам. Отже, доходи поточного року зменшуються, не потрібно витратити 1000 доларів на це необхідне обслуговування цього капітального активу; необхідне рішення щодо того, що робити з коротким падінням бюджету. Доступно багато варіантів, кожен зі своїми витратами, пов’язаними з кожним конкретним рішенням, що робить кожен унікальним рішенням ситуації для бюджету короткої осені.

Найпоширенішим рішенням сьогодні є просто ігнорувати його, не платити 1000 доларів і мати справу з цим пізніше, коли доходи стануть кращими. Це абсолютно неправильний підхід. Зазвичай я не використовую слів з такою необмеженою цінністю, говорячи про рішення, але це один із небагатьох випадків, коли таке потужне слово застосовне у сфері рішень, що буде продемонстровано під час продовження цього обговорення. Кожна людина чи група, що приймає рішення, залучена до таких типів рішень, є довіреними особами в тій чи іншій формі. Це означає, що вони зобов’язані якнайкраще використовувати наявні кошти. Отже, ми продовжуватимемо з цим конкретним параметром до кінця цього обговорення; всі особи, що приймають рішення, є фідуціарами. Ця ідеологія повинна передбачати, що найбільш стійким становищем є мета будь-якого рішення щодо управління капітальними активами.

Наступним моментом, який слід визнати, є той факт, що в будь-який час у майбутньому (безпосередньому чи віддаленому) найнижча вартість будь-якого капітального поліпшення / оновлення будівель є нинішнім часом. У будь-який момент у майбутньому, навіть за тиждень, витрати потенційно можуть бути збільшені, і чим далі в майбутньому, тим більше зростатиме збільшення витрат. Це збільшення буде спричинене незліченною кількістю потенційних причин, витратами на сировину, інфляцією, попитом та пропозицією, нестачею тощо. Отже, будь-який відстрочений вплив на технічне обслуговування повинен виражатися в термінах цих збільшення. Ці прогнозовані витрати завжди саме такі, прогнозовані, тому вони будуть різнитися. Сподіваємося, що відхилення буде лише невеликим. Якщо вони відрізняються більше, ніж це; тоді проекція з якихось причин була вимкнена, яку потрібно визначити, щоб надалі прогнози були точнішими.

Завдяки цьому взаємозв'язку збільшені витрати майбутніх видатків можуть бути компенсовані фактичним відкладанням деяких коштів сьогодні на рахунок, коли закінчуватимуться відстрочені роботи. Цей рахунок довіри / ескроу повинен використовуватися для компенсації збільшених витрат за рахунок додаткових відкладених витрат на утримання, інакше загальний вплив цих додаткових витрат доведеться покрити в майбутньому, створюючи тим самим додатковий тиск на ці майбутні доходи. Фокус цього методу полягає в тому, що прогноз повинен бути дуже точним, інакше заплановані витрати можуть несподівано злетіти. Тоді існує гібридна система, яка є щось середнє між обома підходами, яка відкладає більше ніж нічого, але менше, ніж повна вартість відкладеного обслуговування. Якщо повна вартість обслуговування відкладена,тоді виникає питання, навіщо відкладати обслуговування? Отож саме тому, як правило, це буде щось менше, ніж повна вартість обслуговування.

Зрозумівши, що насправді коштує відкладене обслуговування

Отже, для зручності ілюстрацій повернемось до тієї вартості в 1000 доларів, яку потрібно відкласти. Якби рішення було відкласти утримання на один рік, то збільшені витрати, як мінімум, були б інфляційними. Якби ці інфляційні витрати були лише двома відсотками, тоді збільшення до цих 1000 доларів становило б 20 доларів. Якщо того ж року витрати на сировину зросли, скажімо, на один відсоток, тоді додаткові витрати становитимуть 10 доларів, які доведеться включити до відкладених витрат на технічне обслуговування, загалом 30 доларів, що призведе до витрат на відкладене технічне обслуговування до 1030 доларів. Зараз це не схоже на багато, але що це було б, якби початкові витрати на це обслуговування були в 10 000 разів більше або в 100 000 разів або більше? Ви впевнені, що ці цифри дуже швидко зростають.

А тепер скажемо, що особи, які приймають рішення, відкладають заплановане збільшення, скажімо, 30 доларів. Зараз у бюджетному циклі наступного року все, що було б потрібно для виконання необхідного технічного обслуговування, - це початкові витрати в 1000 доларів. Це мало б чистий нульовий вплив на тиск на бюджет наступного року, оскільки початкові 1000 доларів все ще є єдиним обов’язковим зобов’язанням задовольнити потреби, але вимагало б, щоб 30 доларів зберігалися в якомусь депозитному або довірчому рахунку з бюджету цього року. Однак, якби в бюджеті цього року було передбачено 515 доларів, вартість утримання в бюджеті наступного року склала б лише 515 доларів, зменшуючи тиск на бюджет наступного року. Зараз це могло б мати дуже позитивний вплив на бюджети обох років, заощадити витрати в кожному бюджетному циклі і при цьому виконувати необхідне відстрочене обслуговування. Тепер, незважаючи на те, що витрати зросли,було менше впливу на бюджет кожного року. Ця збільшена вартість має значно менший вплив кожного року. Знову ж, уявіть, якби ці величини збільшили у 10 000 або 100 000 разів. Це планування наперед, або, як було сказано в моїй програмі MBA, стратегічне мислення. Це справді дуже прості речі.

А тепер давайте подивимось на відкладене технічне обслуговування через п’ять років. Інфляція буде складною, тому ті самі два відсотки річної інфляції підвищують інфляційні витрати приблизно до 104 доларів. Якщо витрати на сировину зростатимуть із тим самим відсотком, складеним на рік, як раніше було обговорено, витрати на матеріал збільшуються приблизно до $ 51, що робить всю вартість відстроченого обслуговування $ 1155. Знову ж таки, ви можете собі уявити вплив цих витрат, якби їх збільшити у 10 000 або 100 000 разів. Не забувайте, що ці розрахунки не передбачають збільшення витрат внаслідок попиту та пропозиції, таких як дефіцит або збільшення витрат внаслідок старіння системи (систем), що буде продовжувати збільшувати ці відстрочені витрати на обслуговування.

Потрібно пам’ятати завжди про те, що, коли хтось грає на відстрочене технічне обслуговування, існує відповідна вартість. Ніхто насправді не може бачити майбутнє, тому прогнозування майбутніх ринкових умов та витрат завжди несе ризик неправильного прогнозування. Складання цих проекцій - це як стільки вид мистецтва, скільки наука, і неточностей може надзвичайно швидко збільшитись.

Зараз це не єдина школа думок щодо відкладеного обслуговування. Інший підхід, з яким я зіткнувся, був ще більш інтригуючим, і, маючи обмежені дані, які я маю в нашому Агентстві, знайдіть концепцію, принаймні, на рівні. Ця концепція називається «Правилом зворотного квадрата для відкладеного обслуговування», розробленим Девідом Гісліном з групи Geaslin. Коли мене вперше познайомили з цією концепцією, я, чесно кажучи, мою думку було “пекло ні”, це жодним чином не може бути поруч із майданчиком. Цифри зростали занадто швидко, щоб бути точними. Тепер я визнаю, що мені, як одному з тих, що перебувають на утриманні, дуже сподобався той факт, що ці цифри швидко зростали, оскільки це допомогло б мені створити надійну справу для наших потреб відновлення будівель,але, як аналітик, я не міг розмістити там дані для загального споживання, які не могли б бути підтримані або могли б бути суттєво оскарженими. Навіть заступник директора з фінансів мого Агентства дотримувався тих самих настроїв та занепокоєнь. Потім я взяв кілька проектів, які нещодавно завершило наше Агентство, щоб „здійснити зворотне проектування” витрат, щоб перевірити, чи це навіть близько, і, на моє подив, це фактично виявилось. Зараз я буду першим, хто визнає, що це не математична еквівалентність, оскільки це не вийшло точно із вартістю, але близькість була надзвичайно дивною. Це майже вражало від його тіні. Отже, я б подав цю концепцію не як математичну аксіому або закон, а скоріше загальну концепцію чи принцип.Потім я взяв кілька проектів, які нещодавно завершило наше Агентство, щоб „здійснити зворотне проектування” витрат, щоб перевірити, чи це навіть близько, і, на моє подив, це фактично виявилось. Зараз я буду першим, хто визнає, що це не математична еквівалентність, оскільки це не вийшло точно із вартістю, але близькість була надзвичайно дивною. Це майже вражало від його тіні. Отже, я б подав цю концепцію не як математичну аксіому або закон, а скоріше загальну концепцію чи принцип.Потім я взяв кілька проектів, які нещодавно завершило наше Агентство, щоб „здійснити зворотне проектування” витрат, щоб перевірити, чи це навіть близько, і, на моє подив, це фактично виявилось. Зараз я буду першим, хто визнає, що це не математична еквівалентність, оскільки це не вийшло точно із вартістю, але близькість була надзвичайно дивною. Це майже вражало від його тіні. Отже, я б подав цю концепцію не як математичну аксіому або закон, а скоріше загальну концепцію чи принцип.Це майже вражало від його тіні. Отже, я б подав цю концепцію не як математичну аксіому або закон, а скоріше загальну концепцію чи принцип.Це майже вражало від його тіні. Отже, я б подав цю концепцію не як математичну аксіому або закон, а скоріше загальну концепцію чи принцип.

Ця концепція є дуже базовою. Якщо ви берете на себе вартість первинного технічного обслуговування і дозволяєте необхідному технічному обслуговуванню переходити до наступного рівня несправності перед тим, як діяти, ви виявите, що витрати на проведення цього ремонту при підвищеному рівні несправності будуть коштувати реальними близькими до квадрат початкової вартості незадоволеного обслуговування. Наприклад, витік даху коштує 500 доларів на ремонт, і визначається, що ремонт затягнеться, оскільки в бюджеті цього року немає місця. Наступного року, оскільки про це не повідомлялося, проблема затрималася ще на рік тощо. Нарешті під час дощових штормів доводиться підкладати відра під витоки. Тепер слід замінити ізоляцію, гарантія на покрівельне покриття втрачає чинність, оскільки витоки не були усунені або повідомлені. Тепер частина палуби на даху може потребувати заміни,частина стелі повинна бути замінена, вода потрапила в світильники, які потрібно замінити, можливо, стіни пошкоджені і вимагають заміни та перефарбовки гіпсокартону, можливо, частину підлоги потрібно зняти та замінити, може утворюватися органічний матеріал (цвіль); ви можете бачити, як вторинний збиток від відсутності початкових дій зараз зріс до величезних розмірів. Зараз весь ремонт буде коштувати 10 000 доларів. Не забудьте збільшити вартість переїзду користувачів цього простору під час ремонту. На скільки більше зростають загальні витрати? Це починає виглядати дуже великим, дуже швидким.може утворюватися органічний матеріал (цвіль); ви можете бачити, як вторинний збиток від відсутності початкових дій зараз виріс до величезних розмірів. Зараз весь ремонт буде коштувати 10 000 доларів. Не забудьте збільшити вартість переїзду користувачів цього простору під час ремонту. На скільки більше зростають загальні витрати? Це починає виглядати дуже великим, дуже швидким.може утворюватися органічний матеріал (цвіль); ви можете бачити, як вторинний збиток від відсутності початкових дій зараз зріс до величезних розмірів. Зараз весь ремонт буде коштувати 10 000 доларів. Не забудьте збільшити вартість переїзду користувачів цього простору під час ремонту. На скільки більше зростають загальні витрати? Це починає виглядати дуже великим, дуже швидким.

Тепер я хочу повернутися назад ще до того, як було визначено ремонт у 500 доларів. Цей вид ремонту майже ніколи не зустрічається, доки не буде складено звіт і не буде видано наказ на технічне обслуговування, а це означає, що деякі мешканці зробили повідомлення про видиму проблему. На той час це вже пізно; вторинні пошкодження вже мають місце. Якби дах ПМ робився щонайменше двічі на рік, як слід, ця проблема, швидше за все, була б виявлена задовго до того, як витоки води пробилися в окупований простір. Навіть якщо ви платили людині 25 доларів на годину за прогулянку цим дахом двічі на рік, а на огляд даху знадобилася, скажімо, година, а це навіть не повинно зайняти стільки часу для досвідченого інспектора даху, можливо, ви виявили, що потенційний витік ремонт не коштував би майже нічого. До речі, що таке $ 25 у квадраті? Відповідь $ 625,не так далеко від ремонту 500 доларів це? Можливо, є фундамент цього правила зворотного квадрата? Ви будете суддею.

Поновлення будівлі - найкраща хедж проти витрат на заміну

Продовжуючи цю дискусію, я хочу нагадати всім про приклад заміни масла, про який вже йшлося раніше. Коли особи, що приймають рішення, не можуть утримувати капітальні активи в належному стані, вони передчасно зношуються, що негативно вплине на майбутні бюджети, і, знаючи Закон Мерфі, це ніколи не буде в належний час. При інвестуванні в капітальні інвестиції, такі як будівля, мільйони доларів піддаються потенційному ризику. Якщо будівля передчасно зношується, тоді ресурси розтрачуються; навпаки, коли вони виходять за межі тривалості життя, формується справедливість. Це має бути дуже просте рівняння.

Це продовження життя до основного капіталу досягається за допомогою двох відмінних процесів - оновлення будівлі та профілактичного обслуговування. Обидва вони, по суті, однакові, заміна систем, призначених для зношування як засіб для збільшення життя основних фондів. Більшість усіх систем розроблені таким чином, що вони в основному зношуються; чи йдеться про гальма, ремені, свічки запалювання тощо в машині; або покрівля, HVAC, пожежна сигналізація тощо у будівлі вони всі мають життєвий цикл. Основна мета - продовжити життя будівлі. Основною відмінністю між профілактичним обслуговуванням (ПМ) та оновленням будівель є цикл, у якому є ці системи. Загальний підхід академічної / навчальної літератури, якому я піддавався, полягає в тому, що якщо цикл заміщення менше року, це ПМ,довше року він відновлює будівлю. За винятком циклів ПМ та оновлення будівель є практично однаковими. Коли проводиться технічне обслуговування, або під час оновлення ПМ, або будівлі, життя додається або продовжується до основного капіталу. Зараз це піднімає наступне питання, яку відповідну кількість ресурсів слід виділити для цього оновлення ПМ / будівлі?

Для початку ця кількість завжди виражається через вартість нового будівництва. Це також іноді називають витратами на заміну. Причиною того, що ці витрати на оновлення ПМ / будівлі виражаються через витрати на нове будівництво, є те, що кінцеві витрати на оновлення системи знаходяться в кінці життєвого циклу, коли система повинна бути повністю замінена. У цьому випадку остаточна заміна - це заміна всієї будівельної системи як кінцева вартість життя. Ось чому це виражається в термінах витрат на нове будівництво. Ця вартість виражається як один - два відсотки витрат на нове будівництво на рік, виходячи з академічної / навчальної літератури, яку я прочитав.

Отже, щоб перенести цю концепцію вперед, якщо вартість заміни конкретного типу будинку та розміщення становить 225 доларів за квадратний фут, сума, витрачена на цю будівлю на оновлення ПМ / будівлі, повинна становити від 2,25 до 4,50 доларів за квадратний фут на рік. Якби будівля становила 100 000 квадратних футів, це може сягати десь від 225 000 до 450 000 доларів на рік для цієї будівлі. Ви бачите, як це дуже швидко складається. Однак це технічне обслуговування може додати років до життя будівлі. Якщо ви додасте до життя будівлі, створюється власний капітал. Тут витрати на утримання можуть почати діяти більше як інвестиції.

Зараз, якщо портфоліо квадратних метрів становить мільйони квадратних футів, ви можете бачити, як швидко можуть зростати витрати на оновлення ПМ / будівлі, що, можливо, створює потребу в ефективній програмі відкладеного обслуговування.

Закриваючі думки

Найбільша інвестиція, яку ми робимо як приватні особи, так і організації, - це наші капітальні активи. Забезпечення цих активів найтривалішою тривалістю життя є першорядним для стабільного виживання будь-якої людини чи організації. Коли ми перетворюємо витрати на інвестиції, ми будуємо власний капітал, тим самим приносячи додану вартість як власники. Це основна (і єдина) відповідальність довіреної особи. Відстрочене обслуговування, як і все, що регулюється бюджетом, повинно відбуватися час від часу, коли доходи не такі, як очікувалося, але якщо їх застосовувати належним чином, це не буде коштувати окремій особі чи організації величезних ресурсів передчасно або в майбутніх бюджетних циклах.

Навіть у нашому суспільстві, що «викидає», більшість будівель має тривати не менше 50 років, але якщо ми перепризначимо (не збільшимо, обов’язково) наші початкові витрати на будівництво, ми можемо продовжити це життя до 70 років. Коли ми використовуємо ПМ та оновлення будівель належним чином, ми можемо мати можливість продовжити це життя в будівлі ще довше. Як тільки будівля виживає за межі початкової тривалості життя, тепер вона створює власний капітал, який можна використовувати для відновлення, коли життя будівлі буде перевищено. Ось де аналіз технічного обслуговування справді приносить прибуток на інвестиції, але це довготривала гра очікування, а не те, чим володіє кожен, хто приймає рішення.