Відповідаючи на запит пропозиції (RFP) для аудитора ландшафтного зрошення

Якщо ви є власником ландшафтної компанії і зацікавлені в розширенні, щоб включити інший вид послуг, ви можете розглянути можливість проведення аудиту зрошення ландшафтів (аудит води на відкритому повітрі) для комунальних підприємств та державних установ.

Якщо ваші працівники виконують наступні завдання як звичайну частину вашого бізнесу, є велика ймовірність, що ви отримаєте кваліфікацію, якщо ваші навички високі, а ваші клієнти високо оцінюють вас.

• Складіть графік роботи контролерів відповідно до типів насаджень та місцевих погодних умов.
• Адаптуйте типи форсунок до типів рослин, що поливаються.
• Налаштуйте різні станції для різних потреб поливу.
• Садити рідну як можна частіше.
• Слідкуйте за витоками та зламаними спринклерами, ремонтуючи та замінюючи, коли це необхідно.
• Випробовуйте всю зрошувальну систему принаймні щомісяця - контролери, станції та форсунки.
• Зрошуйте зрошувальну систему щорічно.

Проведення іригаційного аудиту включає перевірку кожного спринклера, щоб переконатися, що воно правильно розпорошується, а також записування того, що потрібно виправити.

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Що таке іригаційний аудит?

Різниця між тим, що ви робите звичайно, і тим, що ви робили б під час офіційного аудиту зрошення, залежить від досконалості ваших навичок, типу звіту, який ви робите, і способу оплати ваших послуг.

Аудит є виключно діагностичним - ви виявляєте проблеми та необхідні модифікації зрошувальної системи майна, призначеного вам наймачем чи комунальним підприємством, але не робите нічого для їх виправлення (якщо це не є частиною контракту). Ви ходите з менеджером нерухомості, вказуючи на спостереження під час тестування кожного компонента системи. Ви записуєте все у контрольний список, тож згодом ви зможете скласти свої висновки у звіті до агентства, а не до менеджера майна, хоча з часом вони отримають копію.

Через агентство ви отримуєте рахунки за воду для цього майна, щоб порівняти його з фактичною водою, використаною за минулий рік. Порівняння води, що використовується з тим, що ви бачите на землі, допомагає вам діагностувати сезонні проблеми, виявити потенційне існування прихованих витоків, а також передбачити, скільки води можна заощадити із змінами, які ви будете рекомендувати.

Покажіть клієнтам, скільки води вони можуть заощадити порівняно з тим, скільки вони зараз використовують.

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0 (автор)

За допомогою цього прогнозу ви можете розрахувати потенційну економію в доларах для кожного основного типу змін, який ви рекомендуєте, наприклад, гроші, які можна було б заощадити, модернізувавши існуючі контролери до погодних контролерів зрошення (WBIC) або змінивши форсунки для крапельного зрошення. Це дає агентству та власнику нерухомості уявлення про те, що вони можуть модернізувати першими.

Невід’ємною складовою проведення зрошувального аудиту є перевірка програмування контролера. На скільки встановлена ​​кожна станція? Які типи спринклерів є на цій станції і як часто вони працюють?

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Що таке запит на пропозицію (RFP)?

Скажімо, ви вже робите все з маркованого списку, і ви знаєте, що можете зробити все інше, тому ви раді вивчити цю можливість. Що таке RFP, де його знайти і як подати заявку на контракт?

Кожна державна установа та комунальне підприємство, яке залежить від державного фінансування, зобов’язане надіслати Запит пропозицій, коли проект досягає певної доларової суми. Для менших проектів вони можуть вибрати підрядника і просто дати їм замовлення на купівлю, а для великих проектів їм потрібно отримати конкуренцію. RFP - це те, що породжує конкуренцію. Це документ, який розповідає, які послуги вони шукають, параметри цих служб, як написати свою пропозицію, як вони оцінять її, а також як і коли подати її.

Титульна сторінка RFP

Суспільне надбання через Мережу

Пошук RFP

Багато державних установ використовують системи онлайн-торгів. Майже всі постачальники води в Південній Каліфорнії пов'язані в систему під назвою "Мережа". Вам потрібно буде зареєструватися, вказавши назву вашої компанії, розмір, місце розташування, типи послуг, які ви надаєте, та іншу інформацію. Тоді ви зможете переглянути лише ті заявки, які стосуються ваших послуг або всі запропоновані пропозиції, просто щоб побачити, що там є. Система автоматично надсилатиме вам повідомлення щоразу, коли агентство розміщує RFP, який відповідає одному з вибраних вами кодів NIGP (коди, що ідентифікують ваші послуги).

Якщо ви бачите RFP для великого аудитора ландшафтів, геодезиста, компанії для проведення аудиту зрошення на відкритому повітрі (вони однакові), продовжуйте і завантажуйте його. Агентство, яке просить подати заявку, як правило, бажає проведення аудиту для своїх клієнтів, якщо вони постачальник комунальних послуг, або для резиденцій та / або підприємств у цьому районі, якщо вони місто чи округ. RFP може попросити про кількість (наприклад, загалом 75 аудитів) або проміжок часу (наприклад, два роки для виклику на аудит).

Деякі агентства мають власну систему торгів, тому важливо перевірити веб-сайт будь-якого агентства, в якому ви хочете працювати. Шукайте розділ закупівель або щось подібне. Якщо вони підключені до мережі, їх веб-сайт повідомить вас про це і, швидше за все, дасть вам посилання.

Конференція перед початком торгів

Важливо, коли ви завантажуєте RFP, спочатку подивитися на їх часову шкалу для термінів виконання. У цьому документі може бути зазначено, що участь у "попередній тендерній конференції" є обов'язковою, і будь-який постачальник, який не бере участь, буде автоматично дискваліфікований. Попередня заявка - це зустріч з підрядним агентством для всіх потенційних учасників торгів, щоб вони могли зустрітися один з одним і задати будь-які запитання, де кожен може почути відповіді. Якщо це складний контракт, який вимагає не лише перевірки зрошення, ви можете зв’язатися з іншими постачальниками послуг, які можуть претендувати на ті частини контракту, яких ви не робите. Тоді один з вас стає головним підрядником, а інший - субпідрядником.

Це рідко, але деякі конференції, що проходять попередню торгівлю, проводяться на місці, тому учасники можуть бачити обсяг контракту, на який вони подають заявки. Відвідування одного - це хороший спосіб отримати відповіді на запитання, розширити конкуренцію, а також знайти потенційних партнерів.

Місто Портленд АБО, Суспільне надбання, через веб-сайт міста

Не всі конкурсні пропозиції вимагають участі у попередній заявці, і багато хто робить це необов’язковим. У будь-якому випадку, продавець може задати питання по телефону або електронною поштою. Рекомендую зателефонувати їм. Завжди гарною ідеєю є зв’язок особисто, щоб вони знали, ким ви є, коли надсилаєте свою пропозицію.

Коли термін запитань та відповідей закінчиться (зазвичай це два тижні), агентство надішле кожному продавцю відповіді на всі запитання. За бажанням, вони можуть опублікувати відповіді у тендерній мережі (у якої ви придбали RFP) для завантаження.

Наступною датою закінчення терміну, з якою ви, швидше за все, зіткнетеся, будуть дата та час, коли ваша пропозиція має надійти, разом із прийнятними способами доставки. Тоді вони зазвичай повідомляють вам, коли вони розраховують на співбесіду з найкращими кандидатами, коли вони розраховують на присудження контракту та / або коли вони сподіваються розпочати роботу над контрактом. Це допоможе вам спланувати час.

Написання пропозицій з чесністю

Після того, як ви зазначили терміни, починайте писати свою пропозицію, дивлячись на ЗП, щоб побачити, як вони хочуть, щоб це було організовано. Більшість пропозицій надсилають вам точний порядок, у якому вони хочуть написати заявку. Це робиться для того, щоб усі статті мали однаковий формат, що полегшує агентству порівняння їх під час процесу оцінювання.

Налаштуйте конспект своєї пропозиції відповідно до заголовків та субтитрів та додаткових сторінок, таких як Зміст спереду та Додаток ззаду. Визначте загальний вигляд, будь-які кольори, які ви хочете нанести у верхній та нижній колонтитули на кожній сторінці, і те, як ви хочете, щоб виглядала титульна сторінка (загалом). Після налаштування основи перенесіть RFP у тихе місце, взявши з собою планшет, ручку та підсвітку, і починайте робити нотатки.

Спочатку не пишіть, просто прочитайте, засвойте та запишіть кілька речей, які хочете запам’ятати. Виділіть сфери, де, на вашу думку, ваша компанія буде перевершуватись (нагадування, щоб наголосити на них у пропозиції), і уявіть, як ваша компанія фактично виконує проект. Цей візуальний матеріал повинен допомогти вам коротко написати пропозицію. Ви хочете, щоб вони побачили, хто ви насправді, і як здорово було б їм працювати з вами.

Ви також хочете зобразити свою компанію з якомога більшою цілісністю, оскільки це відкриває шлях до довіри. Без довіри ви ніколи не можете мати справді хороших, постійних стосунків (маючи на увазі ті, які приємні, безперебійні та ведуть до інших контрактів).

Зробіть свою пропозицію привабливою та інформативною.

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Визначення найкращих кваліфікацій

Коли ви закінчите цей етап, кваліфікація, яку ви хочете виділити, повинна бути очевидною. Ваші слабкі ділянки також будуть очевидні. Візьміть до відома ті слабкі райони, і приблизно через місяць, щоб у вас вийшло написати пропозицію, подивіться, що ви можете зробити, щоб надати своїм людям більше досвіду в цих сферах - наприклад, безкоштовно проводити аудит для існуючих ландшафтних клієнтів.

Дуже важливо не брехати. Якщо вам доведеться, мінімізуйте або не згадуйте свої слабкі сторони в пропозиції, але принаймні налаштуйте її, щоб ваші співробітники мали досвід до того часу, коли ви подасте заявку на іншу пропозицію в майбутньому.

Тепер подивіться на навички чи методи роботи, про які не вимагається, і які, на вашу думку, можуть надати додаткові переваги агентству. Якщо ваш персонал вільно говорить іспанською мовою, поставте цей факт на чільне місце в пропозиції, оскільки багато працівників ландшафтних робіт на сайтах, які ви, ймовірно, перевіряєте, є іспаномовними. Якщо ваш персонал кваліфіковано працює з місцевими рослинами, це дасть вам інший перевагу, тому включіть цей факт у свою пропозицію. Якщо у вас є фотографії, на яких вони виконують будь-яку з цих заходів, розмістіть їх біля місця, де ви заявляєте про цю кваліфікацію, щоб привернути увагу.

Спеціальна кваліфікація: Значна більшість озеленювачів та робітників у цій місцевості є латиноамериканцями. Оскільки більшість співробітників нашої компанії вільно розмовляють іспанською, ми маємо можливість спілкуватися на місцях краще, ніж більшість наших конкурентів.

Тут ми проводимо тест на улов, який визначає, наскільки рівномірно розпорошують дощувачі. Це стандартна процедура проведення одного, але не всіх. Якщо ваші люди це роблять, обов’язково згадайте про це.

Завершення та подання пропозиції

Агентство захоче знати вашу історію, досвід і, якщо у вас є, отримає відгуки… так збирайте їх. Якщо у вас вже немає рекомендацій, надішліть листи клієнтам, які вас особливо люблять, розкажіть, про що йдеться у контракті, дайте їм свій термін і попросіть написати речення-два про те, наскільки вони задоволені Ваші послуги. Включіть ці відгуки до пропозиції спеціальними кольоровими блоками, як цитати.

Закінчивши писати текст пропозиції, перевірте наявність графічних зображень (діаграм, графіків, часових шкал) та додаткових фотографій, які можна додати. Не забувайте використовувати їх головним чином для висвітлення інформації, на яку ви хочете звернути увагу агентства, для надання трохи додаткових даних, а також для полегшення тексту, що виглядає втомливо інакше. Поки ви робите це, також шукайте репрезентативну фотографію, яку ви можете додати на обкладинку. Титульна сторінка повинна бути оформлена у привабливому вигляді, бути акуратною та впорядкованою, оскільки це буде перше, що побачить оцінювач.

Потім перегляньте контрольний список RFP, щоб переконатися, що ви включили все, про що агентство просило. Подивіться також на їх бальну систему, щоб переконатися, що у вас є повна інформація в тих розділах, які вони важитимуть важче. Потім відредагуйте. Потім дайте пропозицію комусь іншому, щоб редагувати свіжим поглядом. Це має вирішальне значення, оскільки до цього часу ваше око буде змучене, а розум, швидше за все, виснажений.

Переконайтеся, що ви склали пропозицію разом із типовими прив’язками, про які вимагає RFP, або надішліть їх електронною поштою, якщо це дозволено. Також переконайтеся, що ви надсилаєте його особі, зазначеній у ЗП. Якщо ви наближаєтесь до кінцевого терміну подання, заплатіть зайві гроші, щоб доставити їх на ніч - немає сенсу виконувати всю цю роботу і затримувати її пізно. Більшість агентств дійсно суворо ставляться до термінів подання заявок.

Наслідування подання пропозиції

Оскільки у вас все ще є RFP, ви можете помістити наступні кроки в календар, щоб пізніше їх можна було пізніше відпочити. Можливо, агентство заявило, що перед вибором вони відберуть кількох найкращих кандидатів, які потраплять у «шорт-лист» для співбесід, або, можливо, вони просто дали термін підписання контракту. У будь-якому випадку, це хороший протокол - надіслати їм лист після того, як з’ясуєте, хто виграв контракт, або подякувати їм за контракт, або за можливість подати заявку на нього. У будь-якому випадку це налаштує вас на позитивні взаємодії в майбутньому. Якщо вам вручили контракт, радійте! Ви на шляху до того, щоб допомогти людям заощадити гроші на рахунках за воду.

Ось ресурс, який може допомогти вам краще зрозуміти процес торгів і кваліфікацію:

• Автори пропозицій, Федеральні джерела пропозицій, RFPs

  Ресурси для написання пропозицій для федеральних авторів пропозицій. Напишіть виграшну федеральну пропозицію, дайте відповідь на пропозицію, використовуючи шаблони пропозицій, текст моделі пропозиції.