Зразок особистої заяви nvq про те, щоб зайняти хвилини

Займаючи хвилини.

Що таке хвилини?

Протоколи - це короткі примітки, які я роблю під час наради чи обговорення. Я записую їх так, щоб ми не пропустили нічого, що було обговорено чи домовлено на зустрічі. Протоколи офіційно затверджуються кафедрою та ведуться як протокол, що належить організації. Вони можуть допомогти у будь-яких розслідуваннях, які відбудуться в майбутньому. Вони також надають запис про те, які рішення були прийняті на засіданні та хто збирається на них діяти.

Протоколи завжди короткі та зрозумілі, написані простою мовою, тому що вони повинні розповсюджуватися або отримувати до них доступ людям з різним рівнем стандартів на цій мові, в моєму випадку англійською. Той, хто не зміг бути присутнім на зборах і хто повинен знати, що сталося на зборах, отримає користь від просто написаних протоколів.

Як я готуюсь до зустрічі

Я організовую та готуюсь до наради, збираючи інформацію до порядку денного, узгоджуючи пункти, які повинні бути включені до порядку денного, зі своїм головуючим, розповсюджуючи порядок денний із допоміжними документами, бронюючи кімнату для засідань, інформуючи присутніх про дату, час, місце проведення та мети та шляхом організації закусок. У мене також є дані про відвідувачів та будь-які вибачення, необхідні для зустрічі.

У мене є порядок денний і всі необхідні блокноти та ручки готові до протоколу. Я уважно слухаю дискусію і записую важливі моменти.

Що я роблю під час зустрічі

Я постійно спілкуюся зі своїм головою, коли триває засідання, переконуючись, що порядок денний дотримується відповідно до обговорення та затвердження. Рідко, через деякі неминучі обставини, порядок денний доводиться змінювати або дотримуватися послідовно, але учасникам повідомляють про зміну та причину, щоб уникнути плутанини. Я також переконуюсь, що голова узагальнює важливі моменти, а всі прийняті рішення узгоджуються учасниками, беручи до уваги будь-які конфлікти ідей. Я також переконуюсь, що за кожним пунктом порядку денного вживаються дії.

Я зосереджуюсь на записі того, що було вирішено, і хто це буде робити. Я даю кожному пункту окремий заголовок і намагаюся написати свої грубі примітки незабаром після наради. Я переконуюсь, що протоколи є точними, методичними, граматично правильними та стислими, а також написані простою, зрозумілою мовою. Я переконуюсь, що вони узгоджуються за своєю формою та змістом та концентруються на прийнятих рішеннях. Протоколи також складаються у погодженому форматі відповідно до пунктів порядку денного з чіткими заголовками, де це необхідно.

Перегляд і розповсюдження протоколу

Записуючи протоколи, я витрачаю час на їх перегляд і проходження їх головою для затвердження та для внесення необхідних змін, перш ніж розподіляти їх необхідним членам. Протоколи розповсюджуються як захищений документ електронною поштою серед необхідних працівників. Я переконуюсь, що будь-які дії, які потребують подальших дій, виконуються протягом необхідного часу.

Хвилини зберігаються на жорсткому диску для подальшого використання. Вони служать записом для будь-якої особи, яка займе будь-які посади в майбутньому для довідкових цілей.

Будь ласка, використовуйте це лише для довідки

Будь ласка, не копіюйте що-небудь подане тут і відображайте у своєму файлі. Це було опубліковано тут, лише для того, щоб допомогти вам зрозуміти уявлення про те, що вони очікують від вас і як вам писати. Коли ви готуєте власні файли, вам доведеться співвідноситися зі своєю робочою сферою та організацією та дотримуватися їх. Дякую за співпрацю.