Шість секретів для більш продуктивних зустрічей

Наради, на яких я був

Усі хочуть мати кращі зустрічі

Гаразд, ми всі були там… ми просто сиділи на нараді, здавалося б, надзвичайно багато часу, і це здавалося колосальним розтратою. Всі багато говорили, дещо з цього було зовсім не по темі, і не видно, що насправді було досягнуто. Звучить взагалі знайоме?

На щастя, існують способи проведення нарад, які роблять їх більш продуктивними. Продуктивні зустрічі завжди мають мету, вони ефективні в тому, як вони проводяться, і призначені для правильної кількості часу.

Наступні шість порад можуть допомогти змінити вашу наступну зустріч:

1. Чудові зустрічі не проводяться самі.
2. Планування починається з урахуванням кінця.
3. Завжди існує офіційний порядок денний.
4. Основні правила чітко виражені та узгоджені.
5. Існує ключове призначення ролей, щоб тримати зустріч на правильному шляху.
6. Існує план дій для подальших дій.

Давайте витратимо трохи часу, щоб дослідити їх дещо глибше.

1. Великі зустрічі не проводять самі

Комусь потрібно диригувати оркестром, щоб усі зіграли злагоджено, стежили за призом, вели спереду… хм, зрозуміли? Коли всі учасники засідання зосереджені на своїй особливій ролі, одна людина повинна бути призначена координатором, щоб зменшити масштаб, щоб побачити загальну картину в міру розвитку дискусій та керувати процесом для ефективного спілкування.

Хороше сприяння допомагає учасникам плавно рухатися по маршруту та згладжувати проблеми, де вони виникають. Ведучий повинен бути хорошим комунікатором і може бути головою наради, одним з учасників або зовнішньою особою, яка не бере участі в обговореннях на засіданні.

2. Планування починається з кінця в розумі

Задайте собі такі запитання:

1. Що ми намагаємось досягти, проводячи зустріч? Які бажані результати?
2. Чи найкращий варіант зустрічі, чи можна досягти деяких або всіх цілей за допомогою електронної пошти чи інших засобів зв'язку?
3. Кому потрібно бути присутнім? Як ми можемо визначити правильних учасників та потрібну кількість учасників?
4. Який рівень підготовки необхідний для найкращого досягнення кінцевого результату?
5. Які процеси нам потрібно включити у зустріч? Наприклад, чи потрібно нам розглядати можливість включення сеансу мозкового штурму для генерування нових ідей або окремих презентацій для більш обґрунтованої співпраці?

Починаючи з результатів, яких потрібно досягти, ви можете краще визначити присутніх та обробити кількість часу та попередньої роботи, які можуть знадобитися для ефективної зустрічі.

3. Завжди є формальна програма

Найефективніші засідання мають порядок денний, тобто перелік питань, які необхідно обговорити на засіданні. Хоча ми звикли до порядку денного, в якому просто викладаються пункти, що підлягають обговоренню, кращий спосіб - включити намір (мету) та бажаний результат кожного пункту порядку денного, щоб усі учасники зустрічі знаходились на одній сторінці.

Коли порядок денний створюється таким чином, стає більш очевидним, коли дискусія йде поза межі, завершується або коли може настати час рухатися далі. Формальні цілі покажуть учасникам, як найкраще зробити свій внесок, а результати забезпечують міру ефективності дискусії. Це також чудовий інструмент для ведучого або голови, щоб направити зустріч на успішне завершення.

Приклад порядку денного, що показує графік, результати та цілі

4. Основні правила чітко виражені та узгоджені

Впровадження правильних основних правил може спричинити зустрічі з більшою плинністю та меншим тертям. Зазвичай, коли ви чуєте термін "основні правила", ви можете подумати про "телефони з вібросигналом", "встигнути", "застосувати золоте правило" тощо. Це можуть бути найчастіше застосовувані стандарти, але основні правила плідних зустрічей також повинні бути зосереджені на посилення спілкування для більшого залучення групи.

Хороший зразок основних правил, що ілюструють це, походить від Роджера Шварца (Schwarz, 2016). Він перераховує вісім правил ефективних зустрічей: "Погляди держави та задайте справжні питання; поділіться усією відповідною інформацією; використовуйте конкретні приклади та узгоджуйте, що означають важливі слова; пояснюйте міркування та наміри; зосередьтеся на інтересах, а не на позиціях; перевіряйте припущення та умовиводи; спільно розробити наступні кроки; обговорити несуперечливі питання ".

Ці правила були розроблені для керівництва поведінкою індивідуальних та групових дискусій для більш широкого діалогу, але є лише прикладом деяких протоколів, які можуть стимулювати позитивну участь. Створення або адаптація власного набору процедурних та поведінкових норм може регулювати та спрямовувати зустріч до більш багатих результатів.

Повне розуміння кожного основного правила на початку кожної зустрічі буде важливим для учасників, щоб домовитись та спробувати відповідати бажаним стандартам.

5. Існують ключові рольові завдання, щоб тримати зустріч у відстеженні

Найуспішніші засідання мають кілька важливих ролей, які можуть бути призначені учасникам як подвійні ролі або зовнішнім особам. Розподілені ролі залежали від тривалості наради, кількості учасників та мети наради.

Хронометр

Попросіть волонтера стежити за часом, виходячи з порядку денного. Це може бути включено в обов'язки голови наради або фасилітатора, однак якщо зустріч тривала або передбачається, що вона має складний характер, найкраще попросити окремого волонтера.

Роль хронометриста полягає в тому, щоб попередити учасників, коли час закінчується для певного пункту порядку денного, щоб група могла прийняти рішення про додатковий час, якщо результат не був досягнутий, або домовитись рухатися далі.

Записник фліпчартів / дошок

Коли хтось зазначає хід зустрічі на мольберті або дошці, це дає широке уявлення про те, як просувається зустріч.

Внесок у діаграмування може стимулювати нові ідеї або створити зв'язок між концепціями, які, можливо, не були зроблені інакше. Це може також заохочувати людей, які можуть вагатись брати участь, особливо в групі вокальних учасників, які мають тенденцію до самоствердження над іншими. І навпаки, це може також модерувати цих людей, особливо якщо їх схильність випливає з відчуття, що ніхто не слухає або не сприймає їх ідеї серйозно. Після того, як ідеї потрапили, на них можна посилатись, якщо є повторення.

Нотатки фліпчарту повинні бути розбірливими та точно фіксувати ключові внески. Вони можуть бути представлені або супроводжуватися візуальними символами або абревіатурами для зручності та спритності. В кінці засідання вони можуть бути переписані та додані до офіційних приміток, або збережені та використані як посилання на наступних засіданнях.

Примітка / Хвилина

Ніколи не є гарантією того, що ви та інші учасники зборів згодом поділитесь однаковим розумінням того, що було обговорено чи узгоджено, хоч би якою короткою чи простою була зустріч. Протоколи або протоколи засідань повинні містити записи важливих рішень, домовленостей, обговорень та питань дій.

Оскільки можуть існувати різні тлумачення того, що означає "протокол засідання" або "примітки про засідання", бажано надати шаблон або домовитись про формат заздалегідь.

Особою, відповідальною за збір записок, може бути учасник зборів або зовнішня особа, єдиною метою якої є створення точного запису про зустріч.

6. Існує план дій для подальших дій

Останній секрет успішних зустрічей полягає у забезпеченні того, щоб ця зустріч була не просто "переговорним магазином". Якщо є пункт, за яким потрібно доглянути, тоді він повинен мати призначений графік та відповідальну особу або осіб. Перелік питань, терміни та відповідальні особи повинні бути створені та узгоджені в рамках підсумкового звіту в кінці засідання. Це не повинно бути поховано в тілі протоколів / приміток засідання, але має містити окремий розділ, де на них можна чітко вказати.

Застосовуючи ці поради

Отже, у вас є, шість простих порад для більш цінних зустрічей. Ви можете бути впевнені в більш продуктивній зустрічі, де застосовуються всі або деякі з цих порад.

Якщо ви плануєте додати будь-яку з цих пропозицій до вашої наступної зустрічі, можливо, ви захочете реалізовувати їх поетапно, щоб це не було переважною зміною для вас чи інших осіб, які беруть участь у зустрічі.

Список літератури:

Шварц, Р. (2016). 8 основних правил великих зустрічей. Процитовано 23 липня 2019.

© 2019 Одра Стівенсон