Шість порад щодо більш організованої та підготовленої роботи

Моніка з шоу ДРУЗІ

Мої колеги та друзі кажуть, що я є найбільш організованою та структурованою людиною, яку вони знають. Я не завжди жив таким життям. Насправді, головна причина, по якій я сьогодні організований та структурований, полягає в тому, наскільки я можу бути забудькувим.

Мені завжди на думці багато чого, і я думаю, що це одна з головних причин, чому я так швидко забуваю речі. Коли я вперше почав жити самостійно далеко від батьків, я вирішив припинити виправдання і змінити ситуацію. Ця зміна у моєму житті не тільки зробила мене менш забудькуватим, але й допомогла мені досягти успіху в сьогоднішній кар’єрі.

1. Використовуйте Календар або Планувальник

Я живу за рахунок свого iCalendar. Це функція для Macbook та iPhone; однак ви можете використовувати Google Calendar, якщо у вас немає цих пристроїв. Я люблю свій календар, тому що він не лише синхронізується з моїм ноутбуком, а й зі смартфоном. Я можу ввести час початку події, і на моєму смартфоні з’явиться сповіщення за кілька днів до початку. Я також можу дати опис того, що мені потрібно взяти з собою на цю подію, і де це місце. Моя улюблена частина мого цифрового календаря - це те, що я можу організовувати свої заходи, маючи різні кольори для певних подій.

Майте на увазі, що якщо ви використовуєте книгу планувальника, ви повинні входити в рутину перевірки її щодня. Я знав, що не буду цього робити, саме тому я обрав цифровий спосіб планування. Наявність цифрового способу планування дозволяє мені збільшити свою доступність у будь-який час і в будь-якому місці.

2. Встановіть будильник

Встановлення будильника на телефоні може бути простим і корисним для дрібниць. Іноді у мене може бути коротка зустріч, щоб піти рано вранці на роботу. Як тільки засідання буде оголошено заздалегідь, я знаю, що забуду про це, якщо у мене немає способу запам’ятати. Я негайно встановлю будильник на своєму телефоні за 5 хвилин до початку зустрічі на той конкретний день, і я позначу це як "зустріч".

Я вважаю, що це дуже корисно, оскільки інколи повідомлення недостатньо. Це особливо актуально, якщо у вас напружена робота, де у вас немає часу перевіряти телефон протягом дня. Мені подобається, як моя сигналізація продовжуватиме спрацьовувати в моїй сумочці, поки я її не відключу. Це змушує мене зупинити роботу, яку я роблю, побачити нагадування та встигнути на свою зустріч вчасно.

3. Створюйте віртуальні липкі нотатки за допомогою Google Keep

Наклеюючи на роботі липку записку у верхній частині екрана мого комп’ютера, я ще раз нагадую собі про майбутні події. Маючи роботу, де я постійно зайнятий і ходжу, я не завжди маю час писати на липкій записці, коли мені це потрібно. Я використовую цифрові липкі нотатки, відомі як Google Keep, коли маю довгий список справ. Ви можете відмітити їх і встановити на них нагадування. Ви можете ділитися цифровими липкими нотатками з ким завгодно, щоб вони могли редагувати та перекреслювати речі з вами. Це чудово, коли ви працюєте над командним проектом зі своїм колегою. Це чудове джерело спілкування.

Ви можете отримати доступ не тільки до свого комп’ютера, але й до програми на своєму смартфоні. Найкраща особливість - це функція розташування. Ви можете розмістити нагадування на липкій записці в Google Keep та встановити місце для робочої адреси. Як тільки з’явиться адреса, на вашому смартфоні з’явиться нагадування.

4. Створіть Google Drive

Це система подання документів, яку я люблю для цифрових копій. Google Drive дозволяє отримати доступ до ваших файлів у будь-якому місці на будь-якому комп’ютері. Ви навіть можете отримати доступ до своїх файлів зі свого смартфона за допомогою програми Google Drive. Зручність цього інструменту надзвичайно допомогла мені, особливо коли я перебуваю в дорозі і не маю свого комп’ютера.

5. Використовуйте папки та ярлики

Впорядкування паперів у папки - ще один чудовий спосіб зберегти організацію. Залежно від типу вашої роботи, для вашої роботи може знадобитися багато паперів або копій, на яких вам потрібно повіситись. Якщо покласти їх усіх в одну купу в одному місці, вони легко загубляться. Візьміть кілька стандартних папок, папок manilla або обох, і позначте їх таким чином, що допоможе вам відстежувати ваші документи. Наявність конкретних паперів та копій у певних місцях спричинить для вас менший головний біль у довгостроковій перспективі.

6. Використовуйте підшивку з декількома вкладками підшивки

Це ще один спосіб упорядкувати всі наші документи, якщо ви не хочете папок скрізь. Однак, можливо, вам не вдасться покласти туди важливі документи, оскільки вам доведеться їх пробивати. Я рекомендую отримати вкладки для кожної категорії, до якої підпадають ваші статті. Якщо ви не хочете виходити та купувати вкладки, ви завжди можете створити власні. Я зробив це сам, але це займає багато часу, і вони були дуже хитрими, оскільки це було зроблено з будівельного паперу.

Внесіть зміни

Не дозволяйте своїй забудькуватості та безладу знижувати ефективність роботи. Якщо ви вважаєте це проблемою, це залежить від вас, щоб внести ці зміни. Ставте перед собою цілі та повільно включайте організацію у своє робоче життя, поки вона не стане другою натурою. Люди помітять, і ви досягнете успіху у своїй кар’єрі.