Наради персоналу: засіб для ефективного спілкування на робочому місці

Наради співробітників - це корисне місце, де працівники всіх рівнів можуть спілкуватися, оновлювати один одного та задавати питання.

Автор

Чому регулярні зустрічі персоналу вигідні?

Проведення регулярних запланованих зустрічей персоналу з працівниками на робочому місці значно посилить комунікативні зусилля, які складають основу будь-якої робочої групи. Працівники, які можуть розраховувати на постійні зустрічі з колегами по роботі та менеджерами, відчуватимуть більшу відповідальність за роботу, яку вони виконують, через часту можливість спілкуватися між собою на цих зустрічах.

Крім того, ці співробітники будуть відчувати довіру до свого керівництва, оскільки вони включаються в планування та інші процеси, які роблять робоче місце кращим місцем для всіх. Оскільки працівники проводять велику частину свого життя на роботі, важливо дати їм відчути, що вони є частиною успіху організації, оскільки вона відповідає своїм стратегічним цілям.

Ефективне спілкування для керівників та службовців

Наради персоналу дозволяють працівникам бути частиною процесу прийняття рішень в організації, повідомляючи свої думки, ідеї тощо на структурованому, але загальноприйнятому форумі. Хоча остаточні повноваження та прийняття рішень належать керівництву організації, керівники часто звертаються до своїх працівників за цінним внеском.

Менеджери, які використовують ці зустрічі як засоби спілкування, відкривають чудову можливість співробітникам обмінюватися досвідом робочого дня між собою. Нижче наведено деякі загальні характеристики ефективної наради персоналу.

Характеристика успішних зустрічей команд

• Регулярний графік: Щоб справді стати ефективним засобом для передачі інформації та збору вхідних даних від працівників, наради персоналу слід планувати заздалегідь, щоб співробітники могли їх передбачити та відповідно планувати з рештою свого графіку / календаря. Співробітники, які можуть розраховувати на те, що ці зустрічі відбуватимуться регулярно, розглядатимуть їх як можливість постійного обміну інформацією з іншими.
• Своєчасний старт: якщо керівники хочуть, щоб їх співробітники вчасно з’явилися на зустріч, їм також слід подати приклад, щоб прибути на зустріч вчасно. Крім того, початок засідання має бути запланованим, щоб запізнілі учасники знали, що вони повинні докласти зусиль, щоб не спізнюватися на наступне засідання. Як менеджер, який веде зустріч, своєчасність і початок зустрічі вчасно продемонструє, наскільки важливим менеджер вважає зустріч.
• Підготовлений порядок денний: Оскільки працівники, ймовірно, матимуть інформацію для обміну, корисно підготувати порядок денний, щоб зберегти певну структуру та порядок проведення зборів. Легко вийти з колії, коли працівники пропонують інформацію, яка може дещо не пов’язана з підготовленим порядком денним. Порядок денний також служить зручним записом, до якого керівник може повернутися назад і переглянути, щоб визначити, чи були висвітлені певні теми.
• Обов’язкова участь: регулярно заплановані збори персоналу, які проводяться для обміну та збору важливої ​​інформації на робочому місці, як правило, повинні мати обов’язкову вимогу щодо відвідування персоналу. Співробітники повинні бути частиною цього комунікаційного "аналітичного центру", оскільки він ефективний лише в тому випадку, якщо всі там прислухаються до дискусії та пропонують своє унікальне розуміння обговорюваних тем. Дозвіл пропустити засідання персоналу для чергового трудового зобов’язання має бути скоріше винятком, ніж звичайним явищем.
• Професіоналізм: Оскільки на зустрічах співробітників будуть ділитися особистими думками та думками, дуже важливо, щоб керівник контролював засідання, коли інші говорять, щоб усі обговорення залишались професійними та поважними. Співробітники часто зберігають певні теми для відкритого обговорення на засіданні персоналу. Ці люди можуть почуватися дуже пристрасно щодо своєї думки і зашкодити їх почуттям або стати захисними, коли інші поділяють іншу думку. Для керівництва за столом дуже важливо тримати всіх професіоналами, нагадуючи їм, що кожен має свою думку, і ми повинні поважати їх можливість поспілкуватися зі своїми колегами на такому форумі. Якщо на зборах персоналу з цього приводу не буде контролю, сильніші особистості випередить інших, і це може призвести до того, що деякі співробітники відчують небажання брати активну участь у майбутньому.
• Потреба скасувати збори співробітників: керівники можуть мати нагоду скасувати зустріч через власні неминучі проблеми із складанням графіку або відсутність реальних проблем, що вимагають участі персоналу на той момент. Оскільки не ефективно проводити збори лише заради проведення зустрічі, скасувати зустріч є розумним, оскільки працівники оцінять звільнення часу за своїм графіком для виконання іншої роботи. Доцільно розіслати електронний лист, щоб повідомити працівників про те, що вони можуть поговорити з менеджером один на один, якщо у них виникнуть невирішені питання, які їм потрібно обговорити. Дозвіл поговорити з менеджером або просування «Політики відкритих дверей» після несподіваного скасування зборів персоналу дасть працівникові зрозуміти, що їм не потрібно чекати наступної зустрічі, щоб обговорити щось важливе для них.

Наради персоналу, що втілюють ці характеристики, дадуть ефективні результати, які принесуть користь організації та всім, хто наполегливо працює, щоб зробити її успішною.

Авраам Лінкольн виголосив свою промову "Розділений дім" у Капітолії штату Іллінойс (Капітолій старого штату) в Спрінгфілді, штат Іллінойс, 16 червня 1858 р. Організації не виживуть, якщо співробітники не отримають можливість відкрито спілкуватися.

Автор

Використовуйте зустрічі для обговорення поточних питань

Регулярне засідання персоналу створює форум для послідовного обговорення будь-яких постійних або нових розбіжностей чи міжособистісних питань, які можуть виникнути між особами, які регулярно взаємодіють між собою. Якщо врахувати, скільки їхнього дня, а отже, і життя, проводиться на роботі, то не дивно, що міжособистісні ситуації можуть виникнути через відмінності між поколіннями, цінності та загальний життєвий досвід.

Справа в тому, що кожен приходить на роботу зі своїм власним "багажем", який складається тим, ким вони є насправді. Регулярно запланована зустріч із колегами дає можливість запланованої і, отже, надійної можливості вирішити проблеми до того, як вони стануть кризовими ситуаціями.

Робочі відносини схожі на будь-які інші особисті відносини - їм потрібна достатня можливість для вирішення проблем, які можуть перешкодити виконанню роботи та досягненню цілей організацією. Коли відносини «розділяються» і продовжують нагріватися без втручання керівництва, можуть статися значні перебої на робочому місці, коли різні команди або сторони кидають виклик один одному за домінування над певною точкою зору.

Спілкування є ключовим

Скористатися усіма можливостями спілкування один з одним на робочому місці є запорукою професійного успіху співробітників та їх керівництва. Коли наради персоналу проводяться регулярно, професійно та таким чином, що спонукає всіх присутніх до активної участі, організація може скористатися перевагами наявності міцного робочого колективу, де довіру заслуговує продуктивна взаємодія. Обмін інформацією між людьми, які змушують організацію відповідати її цілям і завданням, створює більш гармонійне середовище для всіх.