Візьміть хвилини - ocr nvq диплом 3 рівня з бізнесу та адміністрування

В будь-якій справі відводити хвилини життєво важливо.

Девід Тревіс, CC0, через Unsplash

Вступ:

Цей підрозділ є необов’язковим підрозділом групи В на рівні 2 з 4 кредитами. Цей підрозділ допомагає кандидатові добре знати та розуміти завдання під час ведення протоколів, ролі голови та протоколів на засіданнях, процедури ведення протоколів, підготовки до ведення протоколів та дотримання організаційних процедур, політики та вказівок під час ведення хвилин

Будь ласка, знайдіть особисту заяву, яка стосується цього пристрою!

PS: На ласкавій записці, будь ласка, не копіюйте нічого поданого тут і не показуйте їх у своєму файлі. Це було опубліковано тут, суто для того, щоб допомогти вам отримати уявлення / розуміння того, що вони очікують від вас і як ви повинні писати. Вам доведеться мати відношення до вашої власної робочої області та організації та дотримуватися її під час підготовки файлів. Дякую за співпрацю.

1.1 Яка мета зустрічей?

Основна мета зустрічей - обмін ідеями та висловлення різних думок. Наради використовуються майже в кожній організації як спосіб передачі інформації іншим людям, де їх основними функціями є інформування, пошук ідей, пошук роз'яснень, вирішення проблем, обговорення пропозицій / способів роботи, прийняття рішень та врегулювання суперечок.

1.2 Які організаційно-правові вимоги можуть застосовуватися до ведення протоколу?

Протоколи повинні точно відображати порядок денний зборів. Структура протоколу відповідає переліку пунктів порядку денного. Щоб ефективно зайняти хвилини, вам слід підготувати шаблон на основі пунктів порядку денного. Залиште достатньо місця для запису нотаток під час засідання. Це допоможе вам не заплутатися і плавно переходити між предметами, коли триватиме зустріч.

Протоколи є юридичними документами, які служать доказом для подальших посилань щодо будь-яких обговорень, проведених на засіданні. Протокол повинен містити заголовок, час, дату, місце зустрічі, імена учасників, вибачення, відвідувачів, предмети, необхідні дії та дату наступної зустрічі.

Обов’язково запишіть дії щодо кожного пункту порядку денного та ким. Хвилини повинні бути точними, тому що люди будуть посилатися на них у майбутньому, і вони повинні мати можливість зрозуміти, що саме сталося на зустрічі.

1.3 Чому протокол повинен бути точним записом обговорень та рішень?

Протоколи повинні бути написані точно і стисло, щоб будь-яка особа, незалежно від того, брала вона участь у зборах чи ні, могла знати, що відбулося.

Протоколи служать офіційним записом дій, що відбулися на засіданні, і складають історичний запис для команди або відділу. Навіть якщо люди забувають згадати, що сталося на зустрічі або що було обговорено та вирішено, протоколи допоможуть їм повернутися назад і отримати цю інформацію. У протоколі також фіксуються вжиті дії та дії, які потрібно зробити. Тож він діє як нагадування із зазначенням термінів, які мають бути дотримані. Протоколи також дають інформацію людям, які не були присутніми на засіданні.

1.4 Яка мета документів та термінів, які зазвичай використовуються на засіданнях?

Документи наради створюються, коли бізнес збирається для обговорення питань, що стосуються поточної діяльності та майбутньої діяльності бізнесу.

Три загальні документи наради:

Повідомлення про зустріч (деталі, такі як дата, час, тип зустрічі, місце проведення, мета зустрічі)
Порядок денний (детальний перелік порядку денного засідання)
Протоколи (Запис / доказ зустрічі з такими деталями, як місце та час зустрічі, мета зустрічі, учасники, голова засідання, вибачення, порядок денний, огляд протоколів попередньої наради, дата, час та місце наступної наради та час закриття засідання.)

2.1 Яка роль голови та інших офіційних обов’язків на засіданнях?

Роль Голови полягає в тому, щоб забезпечити точний протокол засідання. Голова зборів несе відповідальність перед

Допоможіть учаснику протоколу узгодити пункти порядку денного.
Дотримуйтесь пунктів порядку денного послідовно.
Повідомлення протоколиста про будь-які пункти, які слід виключити з узгодженого порядку денного.
Підсумуйте конкретні пункти, рішення чи дії, узгоджені щодо кожного пункту порядку денного, перш ніж переходити до наступного пункту.
Погодьтеся та надайте короткий зміст для тривалих дискусій.
Перегляньте протоколи, коли вони написані як чернетки.

2.2 Як ви працюєте у співпраці зі стільцем, займаючи хвилини?

Я обговорюю зі головою перед тим, як засідання почне затверджувати пункти порядку денного, а також щодо відвідувачів, які беруть участь у зборах. Я отримую поради щодо часу та місця проведення зустрічей, якщо звичайна кімната, де проводяться збори, відсутня. Якщо виникають сумніви, я запитую, чи потрібно до протоколу додати певну дискусію. Я також уточнюю будь-які технічні терміни, обговорені на засіданні, щоб уникнути запису неправильної інформації. Після засідання я складаю протокол якомога раніше і домагаюся їх затвердження моїм менеджером перед тим, як розподілити їх серед членів.

3.1 / 2 Чому ви повинні активно слухати, займаючи хвилини, і як це зробити?

Я повинен активно слухати, беручи протоколи, оскільки вони служать записом рішення та деталями усього, що обговорюється та узгоджується на зустрічі.

Нижче наведено кілька способів, як я це роблю:

Мені потрібно слухати аналітично, шукаючи основні ідеї та деталі.
Я уточнюю незрозумілі речі або прошу голову повторити факти, які я не розумію.
Я беру до уваги почуття доповідачів та присутніх.
Я ініціативний і готовий відповісти.
Я усуваю відволікаючі фактори (шум, перебої тощо) і концентруюся на динаміку, щоб не пропустити важливі моменти та дії, які потрібно записати.

3.3. Як ви робите нотатки під час обговорень на засіданнях?

Я приходжу на засідання рано, переконуюсь, що знаю, хто є головою, сідаю поруч із Головою і перевіряю, чи є у всіх всі папери (порядок денний), і беру запасні. Я задовго до засідання прочитав усі газети і запитав імена тих присутніх. Уважно слухайте, запишіть ключові слова та запишіть рішення. Я прошу пояснень і перевіряю свої записки у стільця.

3.4 / 5 Чому ви повинні отримати пояснення та як це зробити?

Будь-які сумніви, що виникають під час складання протоколу, повинні бути роз'яснені, оскільки вони є рішеннями, прийнятими групою, і вони допомагають надавати подальші посилання.

Я уточнюю речі, просячи голову або групу повторювати або говорити трохи повільно, якщо я сумніваюсь у будь-яких дискусіях. Я даю собі час послухати і усунути відволікання.

3.6 Як ви сортуєте, відбираєте та структуруєте інформацію для отримання хвилин?

Я використовую послідовний шаблон для створення хвилин. Мета засідання різниться залежно від типу засідання, отже, і форма протоколу може бути різною.

Використовуваний шаблон також полегшить пошук важливої інформації, і він повинен бути послідовним під час низки зустрічей.

Я структурую протокол наступним чином:

Назва наради.
Дата та час зустрічі.
Список усіх присутніх під заголовком «Присутні».
Список усіх, хто не присутні, але хто приніс свої вибачення, цей список повинен містити назву "Вибачення".
Підтвердження того, що протокол попереднього засідання погоджено. Слід вказати дату попередньої зустрічі.
Будь-які зміни або дії, що випливають із протоколу попереднього засідання, повинні бути записані.
Будь-які питання, що випливають з попереднього протоколу, повинні бути включені до заголовків, які будуть обговорюватися.
Протоколи повинні завжди дотримуватися того самого порядку, який дотримувався на засіданні.
Дата наступного засідання.

3.7 Що означає використання правильного тону та професійної мови за лічені хвилини?

Протоколи - це запис того, що саме сталося на засіданні. Тож він повинен мати запис обговорень та дій. Він повинен зосередитись на предметах, які обговорювались, і мати чітку інформацію про те, що було вирішено щодо кожного пункту. Протоколи повинні бути написані повними реченнями та достатньо детально. Це допоможе будь-якому читачеві, який не присутній на засіданні, зрозуміти, про що насправді йшлося.