Введення хвилин: частина i

Фотографія Лівінгсти

Вступ

Ця стаття написана для допомоги кандидатам, які здобувають кваліфікацію у галузі бізнесу та адміністрування. Це не означає, що це не буде корисним / корисним для інших. Ця стаття піде на користь кожному, хто працює у бізнесі чи організації та займає хвилини для виготовлення точних записів обговорень та рішень, прийнятих під час нарад та реєстрації дій, як частину своєї ролі роботи.

Щоб мати можливість вести протокол на зустрічі, слід володіти хорошими комунікативними навичками, навичками оцінювання, навичками міжособистісного спілкування, навичками організації та планування. Запис протоколу - це не просто сідання на зустріч та написання нотаток. Це передбачає велику підготовку до і після зустрічі, а також багато навичок, щоб скласти найкращий протокол протоколу.

Перш ніж зустріч відбудеться, потрібно підготуватися до зустрічі з точки зору місця проведення, учасників, порядку денного, закусок, вимог доступу та необхідних документів. До будь-яких презентацій потрібно бути готовим до всього обладнання, такого як ноутбук, проектори, матеріали та документи, необхідні для презентації ідей.

Перед початком засідання занотуйте будь-які зміни до порядку денного в останню хвилину. Завжди зберігайте копію питань, що виникли на минулому засіданні, та пункти дій. Займаючи хвилини, найкраще мати шаблон, який відповідає вимогам, стилю та стандартам організації.

По закінченні цього підрозділу кандидат буде добре знати роль зборів, чому проводяться збори, законодавчі та організаційні вимоги, які можуть застосовуватися до ведення протоколів, чому складається протокол та їх переваги, причини, чому протоколи повинні бути точні та різні документи, що використовуються на засіданнях як частина процесу ведення протоколу, попереднього та післяучасного засідання.

Кандидати також матимуть знання про різні типи протоколів та стилі написання хвилин, про те, як структурувати протоколи та писати їх з правильним мовою мови, а також про те, як зберігати та мету їх безпечного та надійного зберігання. Вони обговорюються в третій частині цієї серії.

Перш ніж розпочати цю одиницю, потрібно знати визначення або значення хвилин.

Протоколи є офіційними документами, і вони є підсумком протоколів зборів. Вони точні та містять інформацію про те, що обговорювалось на зустрічі, які були рекомендації, рішення обговорень та моменти їх дії.

Добре написані протоколи будуть короткими, точними та інформативними, і вони будуть логічно представлені з чіткими дискусіями, рекомендаціями, рішеннями та пунктами дій.

Роль зустрічей

Словник визначає зустріч як “ Офіційно організований збір ” або “ Соціальний акт зібрання з якоюсь спільною метою ”.

Зустріч - це зустріч двох або більше людей для обговорення, обміну інформацією та досягнення домовленостей. Зустрічі можуть проводитися різними способами, такими як очні, конференц-дзвінки, відеоконференції тощо. Зустріч не повинна бути марною тратою часу та ефективною. Ефективні зустрічі відбуваються за належного планування і повинні мати мету та результат.

Ролі зустрічей:

• Для координації дій для спільного узгодженого рішення.
• Приймати рішення швидше, ніж за допомогою телефонних дзвінків та електронної пошти. Наприклад, це може неприємно дзвонити людям і залишати голосові повідомлення або надсилати їм електронні листи і довго чекати відповіді.
• Наприклад, щоб заощадити час, щось, на що у вас пішло більше 15 хвилин, щоб написати електронний лист, який все ще може бути незрозумілим для одержувача, можна поговорити за дві хвилини, якщо ви зустрінетеся віч-на-віч.
• Обмінюватися інформацією, отримувати або шукати ідеї та інформацію та з’ясовувати речі.
• Для вирішення проблем або будь-яких проблем та планування робочих стратегій.
• Детально обговорювати організаційні чи відомчі питання, коли це може бути важко через електронний зв’язок.
• Щоб уникнути плутанини, конфліктів та розбіжностей.
• Обговорити проекти чи щось спільне з роботою та способи її проведення.
• Для з’ясування та вирішення конфліктів та врегулювання суперечок.
• Приймати рішення з обговорюваних питань та допомагати відстежувати дії проти будь-яких рішень, прийнятих у минулому.
• Допомогти швидше приймати рішення, оскільки всі в одному місці доступні для обговорення та прийняття рішень.
• Вести переговори щодо контрактів та угод залежно від організації чи питань, що стосуються.
• Дати кожному можливість висловитись та озвучити свої думки та ідеї.
• Для прийняття екстрених рішень та дій у разі потреби - антикризове управління.
• На допомогу у побудові команди та мотивації.
• Допомогти встановити цілі та завдання.

Загалом, роль наради полягає у проведенні певних важливих обговорень та ухваленні рішень, об’єднавши всіх залучених членів в одному місці. Це дозволить уникнути великої кількості телефонних дзвінків, електронних листів та плутанини, що допоможе прийняти чіткі рішення та доручити дії відповідній особі чи людям чи відділу.

Законодавчі та організаційні вимоги, які можуть застосовуватися до ведення протоколу

З багатьох причин протоколи засідань повинні відповідати юридичним та організаційним вимогам організації.

Мінімальні вимоги, які очікуються від протоколу, - це деталі

• Де відбулася зустріч?
• Коли відбулася зустріч, включаючи дату та час?
• Хто був присутній на засіданні та їхні різні ролі на засіданні?
• Хто був відсутній?
• Як відбулася зустріч?
• Що сталося на зустрічі?
• Що обговорювалося на зустрічі?
• Що було вирішено та офіційні пункти обговорень та рішень?

Протоколи слугують юридично обов’язковими документами у багатьох ситуаціях та в багатьох організаціях і можуть бути представлені як доказ певних обговорень та рішень, коли в майбутньому виникнуть юридичні проблеми.

У протоколі потрібно вказати дату наступної зустрічі в кінці, а також, де це можливо, час та місце проведення. Протокол повинен підтверджувати наявність кворуму, оскільки для прийняття рішення більшості дійсних рішень потрібна мінімальна кількість людей. Наприклад, у моїй організації, коли рішення приймає на засіданні команди керівник операцій, вони очікують, що керівник команди буде присутній, щоб рішення було дійсним як частина законодавчих та організаційних вимог нашої організації.

Переваги протоколів як точний запис обговорень та рішень

Протоколи ведуться як на офіційних, так і на неформальних засіданнях, і засідання може бути коротким засіданням, засіданням комітету / ради, груповим обговоренням тощо. Стиль протоколу залежить від мети.

Протоколи являють собою запис про подію чи зустріч і, отже, записуються, щоб мати офіційне підтвердження того, що сталося, або того, що обговорювалось і було вирішено на зустрічі. Це допомагає людям, які не змогли бути присутніми на зборах, а також допомагає організації чи компанії щодо подальших довідок. З цієї причини хвилини повинні бути точними.

Метою та перевагами протоколу як точного запису обговорень та рішень є:

• Багато компаній матимуть не лише протокол, записаний для власної довідки та запису, але також їм доведеться ділитися цією інформацією зі своїми компаніями-партнерами та власниками акцій. У цих випадках протоколи надають докази проведення зборів, а також відображають якість та стандарти організації.
• Вони забезпечують запис обговорень та рішень, а отже служать пам'яттю та історією організації.
• Коли справа стосується державних органів управління, потрібно буде ділитися протоколами з громадськістю. Отже, записи зустрічі будуть доступні для громадськості, оскільки люди захочуть знати результати зустрічей та обговорень та те, як вони були прийняті.
• Протоколи можуть використовуватися для відстеження рішень та дій, згаданих у разі виникнення конфлікту в майбутньому.
• За лічені хвилини з’являться пункти дій, які мають допомогти у змінах та вдосконаленнях для організації, а отже, протоколи будуть нагадуванням про ці дії, особу, яка повинна їх виконати, та протягом якого періоду для цього потрібно діяти..
• Обмін хвилинами із зацікавленими людьми, які не змогли взяти участь, буде інформувати їх про будь-які зміни, обговорення та рішення.
• Загалом, ці хвилини допомагають організації розвиватися, а також допомагають будувати відділи та членів команди.

Зразок шаблону для порядку денного наради

Livingsta - Створено в MS Word

Документи, що часто використовуються на засіданнях: порядку денного, протоколи, питання, що виникають, аркуші дій

Щоб будь-яка зустріч відбулася процедурним способом, існує кілька важливих і необхідних документів, без яких зустріч не пройде гладко.

Необхідними документами для зустрічі є:

Порядок денний - Порядок денний - це документ, який створюється секретарем, адміністратором або будь-ким, хто займає подібну посаду чи посаду. Потім він затверджується головою та передається іншим членам, які будуть брати участь у засіданні. Він може розповсюджуватися в електронному вигляді або у друкованому вигляді. Завжди найкраще мати кілька запасних примірників.

Порядок денний містить деталі назви наради, дати засідання, часу засідання та місця засідання вгорі. Потім слідують учасники, вибачення та відвідувачі / спікери. Далі слідують пункти порядку денного, де нагальні та важливі питання перераховані зверху списку. Обов’язковими пунктами списку порядку денного є попередні протоколи або підтвердження попереднього протоколу, питання, що виникають, та будь-які інші справи. Решта - це предмети, зібрані від відповідних членів, що беруть участь у засіданні.

Зразок шаблону для аркуша відвідуваності

Livingsta - Створено в MS Word

Аркуш відвідувачів - Цей документ являє собою список усіх учасників наради. Щоб мати точні дані, додано кілька стовпців, наприклад, Ім'я, Посада, Контактний номер, Електронна адреса. Це допоможе протоколителю записати імена за лічені хвилини, а також допоможе легко зв’язатися з ними, коли це необхідно, особливо коли на зборах присутні зовнішні члени. Будь ласка, перегляньте формат праворуч, який я використовую у своїй організації для відвідування.

Зазвичай це не використовується для внутрішніх зустрічей, але використовується для зустрічей, де беруть участь зовнішні клієнти або партнерські організації. Але завжди добре мати такий, де так багато членів або різних підрозділів відвідує збори, і можуть бути люди, яких ви не впізнаєте. Це також скорочує ваш час на записування списку учасників, особливо коли є велика кількість учасників.

Глосарій термінів та скорочень - Якщо на зустрічі буде обговорюватися бізнес, де будуть використовуватися технічні терміни та скорочення, і якщо є учасники, які не знайомі з цими термінами та абревіатурами, найкраще навести їх список із короткий опис або значення. Це допоможе їм легко відстежувати зустріч і зупинити занадто багато зайвих перебоїв.

Зразок шаблону для обробки

Livingsta - Створено в MS Word

Етичний кодекс / кодекси поведінки - він використовується не на всіх засіданнях, але може використовуватися на засіданнях правління та на засіданнях, де бере участь громадськість тощо. Це набір принципів та очікувань, які викладаються перед членами, за якими вони повинні дотримуватися, беручи участь у зборах. Це передбачено для плавного та успішного функціонування зустрічі. На деяких зустрічах це використовується для збереження свободи слова.

Попередні протоколи - це протоколи попереднього засідання, які вносяться на засідання для ознайомлення та підтвердження. Також перевіряються пункти дій з попереднього засідання, щоб перевірити, чи діяли вони, чи в якому стані знаходяться дії, якщо не діяли, причини цього збираються та зазначаються у протоколі разом із необхідними діями чи рішеннями.

Робіть нотатки (протоколи) - Конспектування - це крок до підготовки протоколу. Це головний документ на засіданні, оскільки фіксується все, що відбувається, обговорюється чи вирішується. Нотатки беруться секретарями або адміністраторами або подібними офісними особами, і вони записуються у узгодженому стилі відповідно до політики та процедур організацій. Шаблон можна використовувати для зручності ведення записок.

Зразок шаблону для нотаток до дії

Livingsta - Створено в MS Word

Додатки до протоколів - Іноді на засіданнях, політику чи процедуру або звіт, можливо, доведеться зачитати та узгодити. У цьому випадку цей документ буде внесений на засідання, зачитаний учасникам, і його потрібно буде долучити до протоколу. Детально про те, як це робиться, буде обговорено в іншому розділі цього підрозділу.

Презентаційні роботи - Деякі зустрічі матимуть презентаційні роботи. Хоча презентації проводяться на великому екрані за допомогою проекторів, завжди добре дати всім учасникам копію, щоб вони мали запис про те, що було представлено, а також це допоможе їм відзначити важливі моменти, які будуть корисні корисно для них для подальшого використання в процесі презентації.

Аркуші дій - Цей аркуш не є обов’язковим, але для ясності та належної організації, що ви можете зробити, це зібрати всі пункти дій з попередньої зустрічі та згадати статус на кожному з них, щоб було простіше пройти їх під час зустрічі. Також на цьому аркуші можна записати будь-які пункти дій на поточній зустрічі, тоді як деякі дії можуть мати зв'язки з попередніми діями. В кінці засідання також буде простіше узагальнити всі пункти дій з цього аркуша. Однак це не є обов'язковим. Різні люди по-різному функціонують, тому ви можете використовувати будь-які зручні методи, які зроблять процеси простішими та простішими для вас.

Окрім цього, залежно від наради та її мети, різні документи, такі як повідомлення про засідання, фінансові звіти, звіти про дослідження, звіти про проекти, листування, звіт голови тощо, можуть бути документами, що використовуються на засіданні.

Будь ласка, перейдіть за посиланням нижче, щоб перейти до наступної частини цього підрозділу, де роль голови наради та їх обов'язки, як працює протоколер разом із головою під час наради, як ефективно слухати та робити нотатки та мету з'ясування будь-яких сумнівів під час зустрічі обговорюються.

Запис протоколу - Частина II

Сподіваюся, це тобі допомогло. Дякую за читання. Будь ласка, не соромтеся зв’язуватися зі мною щодо будь-яких запитань або будь-яких відгуків щодо цієї статті. Якщо ви вважаєте, що це не стосується відповідних тем, будь ласка, відгук!

Дякую.

Лівінгста