Вживання хвилин: стиль, структура та мова

Фотографія Лівінгсти

Ця стаття входить до групи з трьох осіб, які ведуть протоколи (інші дві стосуються мети засідань і протоколів, а також ролі головуючого на зборах і учасника протоколу. Ця стаття пояснює різні типи протоколів та різні використовувані стилі письма. що займає хвилини, сортує, відбирає та структурує інформацію для отримання хвилин та правильного звучання та використання професійної мови при написанні хвилин.

Різні типи хвилин

Існують різні типи протоколів, і тип протоколу, який ви пишете, буде залежати від мети або використання протоколу. Зазвичай на зустрічах команд використовується простий неформальний протокол, тоді як детальний формальний протокол пишеться, якщо протокол призначений для зовнішньої аудиторії. Тож тип хвилин залежить від типу аудиторії та мети.

В основному існує три типи хвилин:

• Дослівні протоколи
• Дискурсивні хвилини
• Примітки до дії

Дослівні хвилини:Дослівне переклад означає «точно такими самими словами, якими користується письменник чи оратор», або «слово в слово». Ці протоколи використовуються особливо тоді, коли виникає певна суперечка, і кожне слово доповідачів доведеться записати. Він використовується на офіційних засіданнях правління або загальних щорічних зборах або в юридичних ситуаціях, коли людина записує обговорення слово в слово. Усі аргументи та зауваження зафіксовані. Зазвичай це буде ситуація, коли дискусія зосереджена на конкретній людині. Оскільки це може бути виснажливим процесом, залежно від делікатного характеру обговорюваних питань, особі, яка записує, доведеться скористатися аудіореєстратором або скористатися стенограмою, а потім набрати нотатки пізніше. Під час аудіозапису потрібно бути обережним, щоб записаний твір не потрапив до рук не тих людей.Прикладами ситуацій, коли ведуться дослівні протоколи, є апеляції, громадські слухання, засідання ради, дисциплінарні комісії, процедури подання скарг тощо.

Дискурсивні протоколи: Такі типи протоколів використовуються, коли відбуваються більш офіційні засідання, такі як засідання комітетів або правління. Вони мають основний зміст дискусії та моменти дій. Такі зустрічі, ймовірно, матимуть зовнішню аудиторію, яка поширюватиме інформацію, обговорену на зустрічі. Отже, протоколи будуть у формі абзаців, акуратно за розділами та за порядком обговорень.

Дуже рідко можна побачити людей, до яких звертаються з їх іменами, у таких видах протоколів, оскільки дії та обговорення будуть здійснюватися радою чи комітетом, а отже, будуть згадуватися як рада чи комітет у протоколі. Протокол веде секретар або особа, яка має подібну роль, яка не братиме участі в обговоренні, а отже, матиме змогу точно записувати протокол. У цьому випадку секретар відповідає за підготовку порядку денного, організацію зустрічі, як-от місце проведення, прохолодні напої, спостереження за пунктами дій, інструктаж голови та розповсюдження інших відповідних документів.

Моменти дії: Це найпоширеніші типи протоколів, які зазвичай записуються як короткі примітки з деталями рішень та примітками до дій. Обговорення не фіксуються детально, а лише згадуються. Ці протоколи ведуться на засіданнях команд, обговореннях у малих групах, внутрішніх засіданнях, обговореннях проектів тощо. Як випливає з назви, у цих протоколах просто є список рішень або короткі примітки із пунктами дій. Вони орієнтовані на результат та майбутні дії. Він має неформальний стиль і може бути записаний як куля, оскільки вони розповсюджуються лише внутрішньо. Часто протоколник також бере участь у зустрічі в обговореннях. Ці хвилини прості, їх можна записати швидше і точніше. Ці засідання також мають порядок денний, підготовлений адміністраторами або будь-ким, хто відповідає за засідання.Бувають випадки, коли хтось із учасників просто записує нотатки під час зустрічі.

Все вищесказане - це типи хвилин, і головне - правильно і ефективно використовувати кожен стиль.

Різні стилі письма, які використовуються протягом кількох хвилин

Стиль написання протоколу - найважливіше завдання у процесі ведення хвилин. Запис протоколу означає, що замітки, зроблені під час засідання, або під час вашої зустрічі. Вам потрібно записати так, щоб ви зрозуміли це згодом під час складання протоколу. Немає особливого правила, якого потрібно дотримуватися, оскільки кожен має свій стиль запису протоколів.

Різні стилі письма, які використовуються під час хвилини:

• Добре мати схему відповідно до порядку денного, тому це полегшує вам робити нотатки під кожним пунктом під час обговорення
• Підготуйте список учасників і поставте галочку біля входу в кімнату, і це дасть вам список відсутніх людей. Це допоможе, оскільки вам не доведеться записувати імена всіх учасників, оскільки це може зайняти багато часу і заплутати, коли є велика група.
• Запишіть назву зустрічі, дату, час та місце зустрічі, включіть елементи, які з якихось причин залишились без обговорення, оскільки в майбутньому їх потрібно буде повернути назад. Також не забудьте вказати дату та час наступної зустрічі наприкінці.
• Не намагайтеся захопити все, якщо це не дослівні хвилини. Уважно слухайте та фіксуйте важливі деталі. Не пишіть довгих речень, просто запишіть точки (маркери) прямою мовою. Також уникайте повторень і будьте конкретні.
• Якщо записування стає занадто складним внаслідок забагато обговорень, перехресних посилань тощо, ви завжди можете отримати дозвіл, щоб перевірити, чи можна записати зустріч на аудіозапис. Переконайтесь, що учасники цього знають. Це дуже допомагає з’ясувати речі, складаючи протокол.
• Якщо мова йде про дослівні протоколи, запишіть все слово за словом під відповідними заголовками, оскільки це буде корисно, коли ви складаєте протокол. Для цього потрібно бути швидким письменником, і найкраще знати стенографію. Записувати стільки, скільки ви можете, важливо, і все, що не потрібно, можна залишити пізніше, тому що якщо ви пропустите певну інформацію, можливо, ви не зможете запам'ятати їх пізніше, коли будете писати протоколи.
• Для дискурсивних хвилин запишіть важливі моменти для кожної дискусії, щоб вам нагадали про те, що обговорювалось під час складання протоколу. Знову ж таки, найкраще писати під відповідними заголовками, щоб уникнути плутанини, створюючи хвилини.
• Для нотаток до дії використовуйте маркери, щоб записати важливі моменти. Ви можете використовувати шаблон зі стовпцями для обговорюваної теми, рішення та дій
• Добре використовувати скорочення під час написання, навіть для імен членів, оскільки це сприятиме швидшому написанню. Обов’язково використовуйте скорочення, яких ви дотримуєтесь, оскільки інші абревіатури не матимуть сенсу при перегляді приміток пізніше під час складання протоколу. Деякі приклади: Хвилини (хвилини), Орган управління (GB), Підготовка (підготовка), Важлива інформація (імп) тощо
• Завжди записуйте обговорення в тому порядку, в якому вони обговорювались, але ви все одно можете мати номер пункту відповідно до порядку денного. Наприклад, якщо пункт 7 порядку денного обговорювався третім на засіданні, запишіть його як третє обговорення, але поруч із ним можна поставити цифру 7 для зручності посилання на порядок денний.

Усі хвилини повинні бути короткими та точними, і для цього нотатки повинні бути написані точно у правильному порядку та стилі. Зробіть написання нотаток якомога простішим, виконавши деякі попередні підготовчі роботи до наради, і якщо написання нотаток пройде добре, це спростить завдання складання протоколів. Протоколи також повинні допомогти кожному, хто не зміг бути присутнім на засіданні, чітко зрозуміти, що відбулося на засіданні, без необхідності проведення іншого засідання для роз’яснень щодо тих самих обговорень.

Як сортувати, відбирати та структурувати інформацію для отримання хвилин

Складання хвилин - це наступне завдання у процесі ведення хвилин. Найкраще скласти протокол якомога швидше після зустрічі, оскільки ви краще запам’ятаєте речі. Під час складання протоколу не потрібно включати все те, що було записано в процесі конспектування. Інформації повинно бути достатньо, щоб люди, які не брали участі у зборах, мали змогу стежити за захопленням вмісту, не плутаючи і не потребуючи подальшої інформації. Тож запишіть основні / важливі моменти.

Перший момент, про який слід пам’ятати, - це нумерація хвилин. Кожен пункт, який обговорювався на засіданні, або кожен обговорюваний пункт порядку денного має короткий запис, який називається хвилиною. Протокол - це збірка коротких приміток. Тож для зручності читання та подальшого читання, а також для посилань найкраще давати число кожній хвилині.

Кожен пункт порядку денного або кожна дискусія повинна мати пояснення (якщо це дискурсивні протоколи) або коротку нотатку (якщо нотатки дій) того, що було обговорено, з основними пунктами дискусії, будь-якими незгодами, рішеннями та діями. Хорошою практикою є наявність стандартного шаблону для протоколів, якщо зустріч періодично повторюється, оскільки це полегшить завдання з написання хвилин. Будь-які пункти порядку денного, які є стандартними, можна додати до протоколу.

Стандартними пунктами на всі хвилини є:

• Назва / назва засідання / ради / комітету
• Дата зустрічі
• Час зустрічі
• Місце проведення / місцезнаходження
• Список учасників - це люди, яких запросили на зустріч
• Список вибачень - люди, від яких були отримані вибачення
• Список відсутніх - людей, яких запросили, але ні присутні, ні надіслали вибачення
• Підтвердження попереднього протоколу разом із датою попереднього засідання
• Поправки, що випливають із попередніх протоколів
• Питання, що виникають
• Короткий зміст дискусій, рішень та дій
• Питання, що перебувають на розгляді або перенесені або завершені
• Будь-який інший бізнес
• Дата наступної зустрічі

Для решти елементів додайте / створіть заголовки у своєму шаблоні. Тепер у вас є макет із заголовками для всіх питань, обговорених на зустрічі. Тепер перегляньте свої примітки та додайте відповідну інформацію, як-от обговорення, рішення та моменти дій, у кожному заголовку або під ним, відкидаючи неактуальну інформацію.

Структурування протоколу не є дуже складним завданням, оскільки існує узгоджений стандарт або стиль чи шаблон, який використовується для запису протоколу. Структура протоколу також залежить від порядку денного, оскільки протоколи складаються в тому порядку, в якому обговорювались пункти порядку денного.

У випадках, коли будь-які звіти, політики чи процедури були затверджені на засіданні, вони повинні додаватися до протоколу. Коли до протоколів додаються додатки, анотація Att з’являється на полях протоколу. Також на першій сторінці вкладення робиться посилання із зазначенням назви засідання чи комітету чи ради, дати засідання та пункту у протоколі, до якого належить додаток. Цей додаток повинен бути поданий разом із протоколом після затвердження.

Після того, як ви складете протокол, його можна надіслати голові для отримання роз’яснень, а потім затвердження. Після схвалення від кафедри вони можуть бути роздані відповідним людям, тобто людям, які брали участь, та людям, яким потрібно виконати рішення. Це може бути корисно, якщо разом із протоколами додається перелік дій разом із датами закінчення, щоб відповідним людям було простіше здійснити їх.

Якщо після розподілу люди просять внести виправлення, їх можна записати та відвезти на наступне засідання, щоб голова міг перевірити та пояснити їх разом з іншими членами, присутніми на засіданні. Тільки після внесення всіх змін протокол узгоджується та підписується як точний.

Правильний тон і використання професійної мови за лічені хвилини

Під час письма дуже важливий тон письменника, оскільки він передає повідомлення та демонструє ставлення чи емоції до предмета від письменника та впливає на читача. Відповідні використовувані тони залежать від того, хто є аудиторія, а також від написаної інформації.

Протоколи - це професійні документи, які не лише переглядають внутрішні люди, але їх може переглянути хтось за межами організації, навіть якщо це були внутрішні збори в часи, коли йдеться про юридичні питання. Тому важливо записати їх професійно, використовуючи правильний професійний / офіційний тон та мову. Також переконайтеся, що в документі є короткі та чіткі речення, які чітко дотримуються суті, і використовуйте прості слова, які легко зрозуміти.

Протоколи слід писати в минулому часі, оскільки йдеться про зустріч чи обговорення, що відбулися в минулому. Використовуйте пасивний голос, де ви можете, записуючи хвилини, оскільки це виключить використання імені будь-якої особи, але використання лише пасивного голосу не матиме сенсу і ускладнить розуміння. Тому завжди під час записування протоколів використовуйте поєднання активних та пасивних голосових речень.

У протоколі містяться подробиці того, що група учасників обговорювала і вирішувала на засіданні, і тому найкраще писати протокол як третя особа. Таким чином ви дистанціюєтесь від свого письма і записуєте речі нейтрально. Використовуйте такі фрази, як «голова заявив, що це», «це було зазначено», «комітет вирішив це», «це було вирішено» тощо. У випадках, коли пункти ставив конкретна особа або коли угода була укладена Важливо вказати цю особу та те, що вони сказали, оскільки це допоможе для подальших довідок.

Вимовлені слова на засіданні не слід писати точно у протоколі, але їх слід перетворити на іншу мову, прийнятну для професійних документів. Якщо учасниками на засіданні були сленги, не включайте їх до протоколу, а замінюйте відповідними словами. Якщо вони не мають відношення до рішення або не важливі, просто опустіть їх. Подібним чином, коли на зустрічах трапляються суперечки чи розбіжності, не записуйте їх як аргументи, натомість використовуйте альтернативні фрази, такі як «висловлювались різні думки» або «висловлювались різні думки». Це не вказує на особу, яка мала незгоду, але повідомляє читачеві, що дискусія відбулася через незгоду.

Використовуйте фрази або слова на кшталт: "були стурбовані", "директор виділив", "рада пояснила", "керівник просив", "висловив занепокоєння щодо", "запропонував наради", "порушив питання", тощо. Наступним пунктом, на який слід звернути увагу, є перевірка правопису, граматики та пунктуації. Не покладайтесь виключно на перевірку орфографії та граматики у вашому редакторі документів. Найкраще прочитати протоколи вручну після того, як ви їх склали, а також попросити іншу особу прочитати та відгуки.

Сподіваюся, це тобі допомогло. Дякую за читання. Будь ласка, не соромтеся зв’язуватися зі мною щодо будь-яких запитань або будь-яких відгуків щодо цього центру. Якщо ви вважаєте, що це не стосується відповідних тем, будь ласка, надішліть відгук!

Дякую.

Лівінгста