Розуміння процесів зберігання та отримання інформації

Вільям Бут, через Unsplash

Інформаційні системи та їх особливості

Інформаційні системи доглядають, створюють, обробляють, розподіляють та переглядають дані, щоб допомогти підвищити ефективність та результативність організації. Деякі приклади інформаційних систем включають:

• Система обробки транзакцій (TPS): відповідає за обробку ділових операцій. Типи транзакцій різняться в різних організаціях, але деякими прикладами можуть бути розміщення замовлень, виставлення рахунків, чекові депозити, системи нарахування заробітної плати, системи бронювання та контроль запасів. Вони допомагають зберігати, складати, змінювати та видаляти дані.
• Інформаційна система управління: допомагає виконувати завдання, необхідні для вирішення проблем та прийняття рішень. Вони допомагають управлінню, контролюючи ефективність, ефективність, облік та дані про транзакції. Деякі приклади включають системи управління продажами, бюджетування, персонал та контроль запасів. Ця інформація повинна бути точною та відповідною.
• Системи підтримки прийняття рішень: допомагає менеджерам у прийнятті рішень. Він використовує внутрішні та зовнішні ресурси для аналізу наявної інформації та проектування наслідків. Вони допомагають узагальнити звіти, прогнози та графіки. Деякі приклади включають логістичні системи та інформаційні таблиці.
• Системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM): Власники підприємств використовують системи взаємовідносин із клієнтами для накопичення та відстеження діяльності клієнтів, включаючи покупки, дефекти товару та запити клієнтів.
• Системи бізнес-аналітики (BIS): Забезпечте аналіз, який передбачає майбутні моделі продажів, узагальнює поточні витрати та прогнозує доходи від продажу.

Правові та організаційні вимоги до інформації

Важливо мати правила щодо безпеки та конфіденційності інформації, оскільки вона може містити конфіденційні дані, такі як:

• Особисті записи
• Записи заробітної плати
• Кадрові записи
• Фінансові дані

В чужих руках ця інформація може становити загрозу для бізнесу та його клієнтів або бути використана для здійснення шахрайства, дискримінації та інших порушень.

Існують такі закони, як Закон про захист даних 1998 року, які, якщо їх не дотримуватись, можуть призвести до судових розглядів.

Вибір якої інформації зберігати

Організації не можуть зберігати всю отриману інформацію. Зберігання неправильної або недоречної інформації не приносить користі і займає цінний простір, ускладнюючи отримання інформації.

Приймаючи рішення щодо того, яка інформація повинна зберігатися, рішення буде залежати в першу чергу від законодавчих вимог, що стосуються кожного конкретного виду інформації. Наприклад, законодавчі вимоги передбачають, що:

• Кадри людських ресурсів повинні зберігатися в організації протягом шести років після закінчення роботи працівника
• Звіти про охорону праці повинні зберігатися постійно
• Записи бухгалтерського обліку повинні зберігатися від трьох до шести років, залежно від типу організації

Інформація, така як персональні дані, що стосуються колишніх клієнтів, повинна бути утилізована після того, як вона більше не використовується. Дотримуючись цих посібників, ви можете забезпечити збереження лише відповідної інформації, що полегшує пошук за потреби.

Маркус Шпіске, через Unsplash

Забезпечення точності інформації

Закон про захист даних 1998 року накладає на підприємства обов'язки забезпечувати точність персональних даних, якими вони володіють. Інформація завжди повинна оновлюватися, де це необхідно. Деякі способи зробити це включають:

• Використання регулярно оновлюваних баз даних та електронних таблиць
• Встановлення попереджень щодо інформації про клієнтів та працівників, щоб переконатися, що з ними зв’язуються під час оновлення систем
• Використання зовнішнього та внутрішнього аудиту
• Перегляд та перегляд методів збору даних

Форматування та надання інформації вчасно

Інформацію, яка не подається у правильному форматі, потрібно буде переформатувати перед використанням, що спричиняє затримку та створює ризик випадкової зміни інформації. Інформація, яка не надається протягом узгоджених часових рамок, може не принести користі, оскільки може бути недостатньо часу для інтерпретації даних.

Вибір, яку інформацію видалити

Організації встановлюють власні вказівки щодо того, коли та яку інформацію можна видалити. Ці вказівки залежать від типу та розміру організації, місця, доступного в поточній або поточній системі подання заявок, та типу інформації.

Інформація, яка не має значення, застаріла або неточна, може бути видалена.

Інформація з архівованих файлів може бути видалена лише тоді, коли термін їх зберігання закінчився. Персональні дані зберігаються не довше, ніж це необхідно. Утилізація персональних даних, коли вони більше не потрібні, зменшує ризик того, що вони стануть неточними, застарілими або неактуальними.

Вирішення проблем з інформаційними системами

Проблеми, які можуть виникнути в інформаційних системах та способи їх вирішення, включають:

• Інформація зберігається неправильно. Наприклад: у неправильному порядку; зберігаються непотрібні файли; зберігаються дублікати; та відсутні файли. Шлях подолання цієї проблеми полягає в тому, щоб організація встановила вказівки щодо того, як зберігати інформацію, роблячи швидшим та простішим отримання інформації за потреби. Менеджерів потрібно повідомляти про відсутність інформації, оскільки це може порушити законодавство про захист даних. Інший спосіб тримати в курсі інформації - це мати систему, яка регулярно перевіряє та розпоряджається непотрібною інформацією.
• Проблеми з комп’ютерними системами, такими як віруси. Про них потрібно повідомити ІТ-менеджера або ІТ-техніків.
• Всередині організацій можуть траплятися збої в спілкуванні, в результаті яких інформація не передається належним чином. Вони повинні бути вирішені між командою або повідомлені менеджеру, якщо їх неможливо вирішити негайно.
• Більшість організацій використовують системи обробки транзакцій для збору, зберігання, обробки та виведення функцій основних операцій бізнесу. Інформаційні системи TPS збирають дані з введених користувачем даних, а потім генерують результати на основі зібраних даних. Ці системи використовуються для обробки сотень транзакцій і вимагають, щоб багато користувачів працювали над тим самим набором даних одночасно. Іноді це призводить до аварійного завершення роботи системи. У випадку аварії життєво важливо, щоб організація резервувала свою систему, щоб інформація не втрачалася. Важливо, щоб правила були встановлені і дотримувались покроково, щоб транзакція вважалася успішною.

Мета зберігання інформації полягає в тому, щоб вона зберігалася в безпечному та надійному середовищі, дотримуючись законів про захист даних. Це також законодавча вимога до організацій зберігати певну інформацію.