Що робити, коли ваш проект стає некрасивим

Немає гіршого почуття як керівника проекту, ніж того моменту, коли ви усвідомлюєте, що ваш проект рясніє проблемами, а невдачі не уникнути. Це відчуття погіршується лише тоді, коли доводиться пояснювати ці проблеми зацікавленим сторонам та потенційно керівникам вищого рівня.

Незалежно від того, чи проблем, з якими ви стикаєтесь, можна було уникнути чи ні, важливо зберігати спокій і пам’ятати, що всі проекти стикаються з проблемами. Найважливіша дія, яку ви можете зробити на той момент, - це глибоке розуміння проблеми, формулювання рішення, залучення ключових зацікавлених сторін та спонукання всіх до рішення. Ця стаття детально досліджує кожен із цих кроків, щоб допомогти вам впоратися з невдалим проектом.

Існує нескінченна кількість причин, через які проект може почати спускатися по трубах.

Фрілансер

Зрозумійте проблему

Щохвилини, коли ви усвідомлюєте, що проект прямує до аварійного курсу, першим кроком є переконання, що ви розумієте не лише всі проблеми, які мучать ваш проект, але й джерела цих проблем. Як менеджер проекту, ви повинні добре розуміти проблеми, які збивають ваш проект. Однак уважніше подивіться на ключові показники ефективності, які ви використовуєте для моніторингу прогресу вашого проекту, щоб переконатися, що дані говорять вам про іншу історію.

Залучіть команду розробників до обговорення проблемних моментів, які вони відчували, щоб перевірити, чи звертають вони вашу увагу на одну чи дві конкретні роботи, які зайняли значно більше часу, ніж було спочатку оцінено. Крім того, об’єднайте всю команду проекту та проробіть схему риб’ячої кістки, щоб допомогти розкрити всі проблеми.

Створення рішень

Після того, як ви відчуєте, що глибоко розумієте проблему, опрацюйте кілька рекомендацій щодо її вирішення. Будьте настільки креативні, наскільки вам потрібно, але ніколи не слід йти до зацікавлених сторін з порожніми руками. Навіть якщо ідеї, які ви збираєте, здаються вам дивовижними, вони будуть вдячні вам, що ви їх спробували, і, швидше за все, вони більше допоможуть вам у вирішенні проблеми. І ви ніколи не знаєте, вони можуть вирішити балотуватися з вашою ідеєю, яка зробить вас схожим на героя.

Як варіант, якщо ви просто ставите перед ключовими зацікавленими сторонами проблему, у якій немає жодних думок щодо рішення, вони можуть розчаруватися у вас або відчути, що ви ледачі, що може зробити проблему ще складнішою.

Запитання, які повинен задати керівник проекту, починаючи проект

Залучіть зацікавлені сторони

Як тільки у вас буде вирішення проблем, які загрожують вашому проекту, важливо якнайшвидше залучити ключові зацікавлені сторони до резюме проблем та рішень, які ви зібрали. Не намагайтеся звинуватити когось у конкретних особах чи командах. Це лише погіршить ситуацію, і якщо хтось справді винен, команда зацікавлених сторін, швидше за все, отримає таке враження від даних та інформації, яку ви передаєте.

Не дивуйтесь і не засмучуйтесь, якщо вони засмучуються, якщо вперше чують про проблему. Хороші керівники поважатимуть, що ви швидко їх усвідомлюєте про проблеми, і у вас є рішення. Однак деякі лідери будуть розчаровані, і вони можуть розчарувати вас, незалежно від того, чи це ваша вина. У будь-якому випадку, зосередьтеся на використанні своїх рекомендацій як основи для остаточного рішення. Також запитайте їх, чи є ще хтось, кого вони хочуть, щоб ви привели до столу. Швидше за все, хтось у вашій компанії зіткнувся з тими ж проблемами, що і у вас під час проекту, і може допомогти вам їх вирішити.

Іноді найскладнішою частиною роботи над проблемами проекту може бути отримання ключовими зацікавленими сторонами згоди на рішення.

Індустрія електронного навчання

Погодьтеся із рішенням

Це може зайняти більше кількох групових зустрічей, індивідуальних зустрічей та телефонних дзвінків, і, можливо, вам доведеться співпрацювати з командою, яка звітує, щоб згенерувати більше даних, але вам потрібно тримати всіх зосереджених на роботі, щоб знайти рішення проблем так що проект може повернутися до потрібного напрямку.

Буде сильна спокуса вирізати кути; не робіть цього і не дозволяйте комусь іншому спрямовувати групу на це, оскільки це майже завжди закінчується катастрофою. Завжди працюйте над тим, щоб поінформувати групу про ризики, витрати та наслідки для часової шкали, пов’язаної з будь-яким із досліджуваних рішень. Якщо всі члени команди проекту мають таку інформацію, то рішення, з яким команда погоджується, швидше за все, буде в найкращих інтересах бізнесу.

Виправте та рухайтеся вперед

Після того, як усі погоджуються щодо рішень, які потрібно впровадити, наступним кроком є включення роботи, пов’язаної з цими рішеннями, до плану проекту та повторного базового проекту. Повторне базове підключення проекту дозволяє вносити необхідні корективи в терміни, бюджет та обсяг проекту, а також скидати очікування ключових зацікавлених сторін. Зробивши це, важливо не зупинятися на проблемі, а краще тримати команду в напрямку до фінішу.