Написання ділового листа для розголошення поганих новин (із прикладами)

Кейтлін Бейкер через Unsplash.com

Іноді у бізнесі ви просто не можете уникнути написання листа з поганими новинами. Однак ви можете спробувати написати лист таким чином, щоб підтримувати добрі стосунки з одержувачем, а також найлегшим чином повідомляти погані новини. Ви не хочете спалювати мости у бізнесі, тому вам справді на користь написати ефективний лист з поганими новинами.

Цілі, на які вам слід зосередитися під час написання листа

1. Мінімізація збитків у стосунках: погані новини не повинні визначати стосунки.
2. Покажіть, що рішення справедливе та обґрунтоване: уявіть себе на місці читача та спробуйте запропонувати найкраще пояснення.
3. Чітко та твердо заявляючи про погані новини:

• Відкриття повинно мати буфер, щоб мінімізувати будь-які збитки у стосунках. Використовуйте позитивний або нейтральний отвір для підтримки доброї волі.
• Тіло повинно містити причини, щоб допомогти читачеві побачити це з вашої точки зору. Ви хочете показати, що ви одночасно справедливі та розумні. Будьте чіткі та чіткі щодо поганих новин, а також коротко, позитивно та стримано щодо них.
• Закриття має містити відповідний жест доброї волі та, можливо, потенційне вирішення проблеми читача.

Приклад бізнес-листів поганих новин №1

Лист був прямолінійним і ввічливим. Письменник дав чудову причину для відмови в цій посаді, але також залишив двері відкритими для майбутніх стосунків. Наприкінці письменник також запропонував можливе рішення.

Погані новини Приклад бізнес-листа №2

Ця погана розсилка висвітлює той факт, що замовлений вок, який пані Ходжес замовила, недоступний, оновивши його на кращий, більший вок. Крім того, це настільки позитивний тон, що читач може не усвідомлювати, що весь комплект, який вона замовила, не надійшов вчасно, оскільки два його фрагменти прибудуть пізніше. Ця погана розсилка взагалі не зосереджувалась на негативі, а передавала своє повідомлення позитивно. Гаррі Фігбі також розширив можливість для майбутніх стосунків, повідомивши пані Ходжес про майбутні розпродажі та події.