10 Золотих правил управління проектами

Дотримуйтесь цих правил, щоб будь-який проект працював на повну потужність.

Canva.com

Я беру участь в управлінні проектами та портфелями проектів понад 30 років, і я отримав кілька золотих правил, які я дізнався з усіх цих проектів, які є стандартними для будь-якого типу проектів. У цій статті я хочу поділитися з вами деякими з них.

Якщо ви застосуєте ці правила до будь-якого проекту, за який ви беретесь, то у вас, швидше за все, буде успішний проект без стресів!

Правила управління проектами

1. Зрозумійте сферу застосування
2. Зрозумійте цілі зацікавлених сторін
3. План
4. Непередбачені обставини
5. Спілкуйтеся з командою
6. Тест на початку / прототип
7. Монітор
8. Звітуйтеся перед клієнтом і керуйте очікуваннями
9. Доставити
10. Проведіть підсумовування / зустріч із вивченням уроків

1. Зрозумійте сферу застосування

Можливо, здається, я заявляю очевидне, але життєво важливо, щоб ви знали, про що йдеться в проекті. Що ви намагаєтеся побудувати чи досягти? Чи є письмова специфікація проекту, якої ви повинні дотримуватися? Які бізнес-цілі рухають проект?

Поговоріть з людьми, які беруть участь у прийнятті рішення про подальший розвиток проекту. Це може бути продавець у вашій організації (якщо ви робите проект як постачальник іншої компанії), або вища керівна особа у вашій організації, якщо це внутрішній проект.

Дізнайтеся, які очікування має ваш клієнт (будь то внутрішній або зовнішній клієнт). Чи робили вони щось подібне раніше, і як вони вважають, що цей проект пройшов - що було добре, а що можна було зробити краще?

Переконайтеся, що ви розумієте будь-які технічні вимоги до проекту - якщо потрібно, поговоріть з технічною особою у вашій команді або вашим ІТ-менеджером / відділом.

2. Зрозуміти цілі зацікавлених сторін

Перш ніж розпочати проект, спробуйте з’ясувати, хто всі зацікавлені сторони. Наприклад, якщо ви розробляєте проект для зовнішнього клієнта, у вас можуть бути такі зацікавлені сторони:

• Бізнес-спонсор - це людина, яка засовує руку в кишеню і витрачає гроші на вас або вашу організацію. Вони хочуть своєчасну якісну доставку без додаткових витрат домовленим.
• Клієнтський менеджер проекту - це особа у вашій клієнтській організації, з якою ви будете найбільше спілкуватися під час проекту. Вони захочуть стрес і безпроблемний проект. Вони захочуть добре виглядати в очах свого начальника, і ви можете виявити, що їх винагорода або премія будуть пов’язані з успіхом проекту.
• Клієнт- експерт - можливо, вам доведеться співпрацювати з експертом-клієнтом у певний момент проекту. Вони хочуть мати вступ і говорити в дизайні, і вони хочуть відчути, що їхні знання почуті та прислухаються. Зазвичай їм також бракує часу (враховуючи те, що вони є експертом у своїй галузі)
• Інші постачальники - іноді ви виявите, що або ви будете залежати від вкладу іншого постачальника вашого клієнта, або вони будуть чекати на вхід від вас. Вам доведеться співпрацювати (як правило, через менеджера проектів вашого клієнта) з цим постачальником і підтримувати їх щасливими.
• Ваш власний начальник - ваш начальник хоче отримати звіти про те, як відбувається ваш проект (щоб переконатися, що ви підтримуєте цього клієнта і отримуєте прибуток для своєї організації).

Обов’язково зрозумійте від кожного зі спонсорів проекту, що зробить цей проект успішним з їх точки зору.

3. План

Зараз я не можу наголосити на цьому досить - план, план, план. Перелічіть завдання, що беруть участь у проекті, та необхідні ресурси (люди та речі). Подивіться на взаємозалежність завдань - те, що не може розпочатися до того, як щось інше розпочнеться чи завершиться тощо.

Використовуйте такі інструменти, як MS Project, або навіть просту електронну таблицю Excel, щоб допомогти вам у плануванні. Організуйте людей та речі, які вам знадобляться, заздалегідь, і плануйте провести раннє прототипування та контроль якості для виправлення ранніх проблем.

4. Непередбачені обставини

Яким би хорошим не був ваш план, все піде не так, як очікувалося. Життя втрутиться. Не забудьте додати до свого плану деякі непередбачені обставини. Це можуть бути додаткові ресурси або додатковий час у вашому графіку, але це призведе до різниці між спокійною доставкою та шаленою 2-ю пізно ввечері, щоб довести її до остаточної для доставки.

Якщо ваш проект призначений для зовнішнього клієнта, спонукайте його на самому початку вкласти в бюджет певні непередбачені обставини (можливо, 10%). Це дасть їм деякий простір для переміщення в межах сфери дії, а це означатиме, що буде простіше довести проект до кінця, не повертаючись до закупівель для кожної незначної зміни.

5. Спілкуйтеся з командою

Швидше за все, ви не будете виконувати цей проект самостійно. Не забувайте, що ваша команда не вміє читати думки, і вам доведеться спілкуватися з ними, щоб залучити їх на борт, вимагати ідей, мозкового штурму та повідомляти, які терміни. Будьте чесними і слухайте їх думки про те, як зробити все швидше чи краще.

Якщо ваш проект охоплює кілька тижнів чи місяців (або навіть років), встановіть регулярний час зустрічі з командою. Якщо ваша команда розпорошена по всьому світу, ви можете провести цю зустріч у зручний для всіх час за допомогою конференц-дзвінка або сеансу, наприклад сеансу масштабування або Webex.

Переконайтеся, що кожен член команди розуміє загальну картину і що всі вони розуміють, який ефект вони, роблячи хорошу (або погану) роботу, матимуть на інших членів команди.

Напишіть бриф проекту, щоб допомогти новим членам швидко увійти на борт і набрати швидкість.

6. Тест рано / прототип

Незалежно від того, що ви будуєте, не заходьте занадто далеко у виробництво, не перевіривши, як у вас справи. Якщо можливо, створіть ранній прототип і повідомте його тим, хто приймає рішення, за їхні внески. Чим раніше ви отримаєте це введення, тим менше переробки вам потрібно буде зробити пізніше.

При ранньому випробуванні або прототипах слід спробувати перевірити всі аспекти продукту. Залучіть ІТ, кінцевих користувачів, зацікавлені сторони та інших осіб до цього раннього тестування.

7. Монітор

Отримавши підписку на ранній прототип та тестування, ви можете перейти до повномасштабної розробки. Ось де буде витрачена основна частина зусиль.

Життєво важливо стежити за своїм проектом протягом усього етапу. Встановіть проміжні цілі та терміни і не пропустіть їх - розгляньте кожну із них як термін для клієнта.

Продовжуйте перевіряти з командою та клієнтом / зацікавленими сторонами, щоб переконатися, що очікування залишаються незмінними і що ви націлені на їх досягнення.

8. Звітуйте перед клієнтом та керуйте очікуваннями

Клієнти люблять знати, що відбувається. Вони не люблять залишати їх у темряві без звітів про те, як ідуть справи. І вони не люблять сюрпризів.

Обов’язково регулярно звітуйте перед своїм клієнтом і повідомте їм, як ідуть справи з їхнім проектом - це все-таки їх гроші!

Якщо вони не затримують свою сторону угоди (надаючи зворотній зв'язок, надаючи що-небудь!), Не забудьте повідомити їх про це та повідомити, як їх затримка вплине на графік чи бюджет.

9. Доставити

День D настав. Скажіть клієнтові перед доставкою, коли слід очікувати доставки - чи слід їм сподіватися на це в першу чергу вранці за їхнім часом, останнє в ту ніч, опівдні тощо? Клієнт може знервуватися, якщо думав, що доставка буде з ними першою вранці, а ви насправді мали намір доставити його десь до півночі!

Коли ви доставите, обов’язково повідомте клієнту, що доставка була здійснена, і повідомте їм, які наступні кроки. Вони повинні підписатись, надати відгук, повідомити інших рецензентів тощо?

Якщо ваша доставка є програмною, і ви доставляєте її в електронному вигляді, переконайтеся, що те, що ви завантажили (наприклад, на FTP-сайт), насправді можна успішно завантажити, розпакувати та запустити.

Будьте обережні з технічною командою, яка припускає, що лише тому, що вони завантажили її, вона повинна бути там повністю і цілою!

10. Проведіть підсумок / зустріч із вивченням уроків

Як тільки все буде підписано та проект закрито, плануйте провести оглядову нараду. Ця зустріч дасть вам можливість запросити хороший відгук (припускаючи, що ви добре виконали свою роботу!), Відзначити, де можна зробити вдосконалення в майбутніх проектах, і дати відгук клієнту про роль, яку вони зіграли.

Проведіть внутрішню зустріч зі своєю командою перед будь-якою зустріччю з клієнтом щодо перегляду проекту.

Будьте чесними, але дипломатичними. Похваліть там, де це похвала, і дайте конструктивний відгук там, де, на вашу думку, це покращить процес наступного разу.

Документуйте висновки.

© 2009 Кердон