5 простих кроків до ведення складних розмов на робочому місці

Якщо ви працюєте на будь-якій посаді керівника, починаючи від керівника групи і закінчуючи генеральним директором, траплятимуться випадки, коли вам доведеться вести незручну бесіду з іншими членами персоналу. Це частина будь-якої ролі керівництва, і її не слід уникати. Щоб бути сильнішим керівником, вам доведеться мати справу як з хорошими, так і з поганими аспектами своєї ролі.

Однак існують способи вирішення таких ситуацій, які можуть допомогти вашій команді, підрозділу або компанії зростати та зміцніти, а також способи, які можуть завдати шкоди вашій команді, підрозділу чи компанії. Усі хороші керівники хочуть мінімізувати будь-який збиток і замість цього використовують це як можливість зміцнити свою команду та свої позиції лідера.

Коли проблема з’являється, це може стосуватися результатів роботи, лікарняного, сварок на робочому місці або будь-якої теми, яка може спричинити незручність у вас або іншого співробітника, вам потрібно буде зрозуміти, як найкраще керувати очікуваннями персоналу, щоб мінімізувати будь-який конфлікт і негайно та справедливо вирішити проблему..

У цій статті буде обговорено п’ять ключових кроків, яких слід дотримуватися, щоб успішно вести бесіди на складні теми на своєму робочому місці.

Коли вам доведеться важко поспілкуватися

Час від часу, якщо ви працюєте в наглядовій ролі, будь то керівник групи, керівник або керівництво, вам доведеться стикатися зі складною ситуацією з тими, хто працює під вашим керівництвом.

Складні бесіди можуть охоплювати багато тем, але найчастіше це пов’язано з поганими показниками чи поведінкою, особистими проблемами працівника, які можуть вплинути на їх роботу, або розслідування скарг та скарг.

Запам’ятайте; хоч як би ви не хотіли вести такі типи розмов, завжди краще мати їх, ніж ні, і чим раніше ви зможете їх вести, тим краще. Чим раніше питання буде розглянуто та вирішено, тим легше буде його розібратися.

Крок перший: Чи ви правильна людина для роботи?

Перш ніж займатися чим-небудь ще, переконайтеся, що ви правильна людина для ведення цієї розмови. Якщо ви не впевнені, зверніться до свого менеджера або у відділ кадрів. Якщо ви - правильна людина для роботи, завжди найкраще переконатися, що HR та / або ваш менеджер точно знає, що ви плануєте робити. Це також допоможе вам почуватись більш підтриманими.

Після того, як ви встановили, ви - правильна людина для роботи; тоді пора брати тріщини!

Крок другий: Що робити перед зустріччю / розмовою

Переконайтесь, що ви знаєте факти, що сталося, коли і чому. Ви повинні на 100% знати, що відбувається. Як би ви могли розраховувати на корисну дискусію, маючи у своєму розпорядженні лише половину фактів?

Подумайте про те, що ви знаєте про людину, з якою вам потрібно поговорити, чи є причина, з якою вам потрібно поговорити з нею, щось, що ви очікували б від них? Або це зовсім не в характері? Візьміть це до уваги перед тим, як поговорити з ними, могло статися непорозуміння, і ви хочете вступити в цю дискусію з якомога відкритішим розумом.

Перевірте політику вашої компанії; можливо, вам доведеться порадити курс дій, щоб ви могли знати, що таке політика компанії, щоб мати сильну позицію для надання консультацій.

Крок третій: Сплануйте зустріч

Плануючи зустріч, майте на увазі наступне:

Розмова віч-на-віч ефективніша, ніж телефонний дзвінок.
Сидіти навпроти когось - це дуже офіційний спосіб говорити, сидячи поруч з ними менш загрозливо.
Залиште час; ви не хочете поспішати із збором, працівник може захотіти довго поговорити про ситуацію, тому обов’язково надайте зустрічі достатньо часу.
Ви також повинні розглянути можливе рішення, це може бути важко, оскільки ви ще не обговорювали проблему з працівником, але ви вже повинні знати про це і мати кілька ідей щодо можливих результатів.

Крок четвертий: Запуск зборів

При проведенні зборів пам’ятайте про таке:

Визначте з самого початку, як буде проходити засідання та питання для обговорення, будьте чіткими та стислими.
Завжди залишайтесь об’єктивними та не засуджуючими.
Прийміть спокійну та професійну манеру.
Будьте максимально конкретні, за можливості використовуйте приклади.
Використовуйте підтримуючу / заохочувальну мову та жести.
Робіть нотатки.

Задавайте питання, але не перебивайте кожні кілька хвилин. По можливості намагайтеся зберігати свої запитання, поки працівник не закінчить виступ.

Завжди пам’ятайте, що ви відповідаєте за зустріч. Від вас залежить, чи слідкувати за зустріччю, вам потрібно буде зупинити розмову, не рухаючись не пов’язаними шляхами.

Отже, у двох словах, ваша зустріч повинна виглядати приблизно так:

Відкрити зустріч; пояснити, чому відбувається зустріч і що буде обговорюватися.
Перегляньте питання, будьте чіткими та стислими.
Попросіть пояснень.
Прислухайтеся до того, що повинен сказати працівник, слухайте, зберігайте відкритість.
Досліджуйте проблеми разом.
Погодьтесь на шлях вперед

Успіх на зустрічі

Крок п’ятий: шлях уперед

Після вашої зустрічі ви зможете визначити шлях подальшого руху. Дійсно, якщо це було можливо, це мало бути зроблено під час наради.

Потрібно чітко продумати, який найкращий спосіб вирішити ситуацію, щоб зупинити її повторення. Пам’ятайте, що це не просто найкраще рішення для вас та компанії, але найкраще рішення для працівника.

За необхідності ви можете обговорити питання з іншими, більш досвідченими менеджерами або з HR.

Висновок

На закінчення вам потрібно вирішити, чи є ви правильною особою, яка веде цю дискусію, якщо так, то вам потрібно ретельно дослідити це питання. Після ретельного розслідування вам потрібно витратити час на ретельне планування вашої зустрічі, а не просто дуло в неї. Одного разу запланованого, ваша зустріч насправді має відбутися. До кінця зустрічі, в ідеальній ситуації ви зможете домовитись про подальший шлях зі своїм працівником. Якщо ні, то вам потрібно прийняти рішення якомога швидше.