Зміст:
- Зберігайте свого спеціаліста з письмових комунікацій
- Правило 1: Будьте в курсі своїх реакцій (інакше, "Без випуску")
- Правило 2: Перевірте, кому надходить ваша електронна пошта
- Правило 3: Тримайте особисте окремо від професіонала
- Правило 4: Будьте уважні до своєї аудиторії
- ПРАВИЛО 5: Слідкуйте за своєю мовою
Зберігайте свого спеціаліста з письмових комунікацій
Ви, напевно, чули таке: "Як ви пишете, так само важливо, як і те, що ви пишете". У наші дні чийсь «особистий бренд» - це все - і в Інтернеті, і в професійному світі ». Підтримання професійної електронної пошти значно допоможе підтримати ваш особистий бренд.
Багато в чому програми електронної пошти та миттєвих повідомлень дозволяють візуально еквівалентно підслуховувати телефонну розмову. Існують блоги, які дають поради щодо написання електронного листа, "як колись його прочитають у судовому засіданні". У цих блогах є багато порад щодо того, чого не робити, але дуже мало щодо того, що людина повинна робити, або чому це важливо.
Ось мої п’ятірки правил «чого не робити» та пропозиції щодо того, що робити натомість:
Правило 1: Будьте в курсі своїх реакцій (інакше, "Без випуску")
Це може бути найважче дотримуватися. Ось найпоширеніша ситуація, яку я спостерігав:
Ви чуєте щось на віртуальній зустрічі, і ваша реакція полягає в тому, щоб негайно надіслати миттєве повідомлення, смайли (якщо ваш чат має таку можливість) або електронний лист комусь, хто також присутній на зустрічі.
Який ризик?
Якщо особа, якій ви надсилаєте коментар, ділиться своїм екраном із більшою аудиторією, але вона забула вимкнути сповіщення електронною поштою та / або тримати екран чату закритим… ваші коментарі тепер є загальнодоступними.
Не думайте ні хвилини, що цього ніхто не помітив - повірте, ВСІ БАЧИЛИ.
Що робити?
- Якщо ваш коментар стосується теми зустрічі: виступайте на зустрічі.
- Якщо ваш коментар є просто кишковою реакцією: затримайте його на хвилину і послухайте трохи ближче до розмови. Можливо, заява, на яку ви відреагували, була лише частиною історії.
- Зачекайте до закінчення наради: якщо це справді було так добре чи погано, збережіть це для приватного обговорення після закінчення наради.
Правило 2: Перевірте, кому надходить ваша електронна пошта
Через швидкі темпи бізнесу ми всі постійно в стані підвищеної готовності, і все має відбутися вчора.
Ось імовірний сценарій:
Хтось надсилає електронний лист. Потім через п’ять хвилин або менше ця особа з’являється за вашим столом, дзвонить або надсилає повідомлення “Чи отримали ви електронну пошту?”
Врешті-решт ви навчитесь зупиняти все, що робите, щоб читати кожен електронний лист, що надходить негайно. Як результат, ви також мотивовані відповісти негайно.
Тоді ви дізнаєтесь, що ваша відповідь надійшла не тій особі (особам) у компанії.
Як це сталося?
Можливо, ви натискаєте "відповісти всім" за звичкою, замість того, щоб переслати електронне повідомлення як початок побічної розмови. Можливо, відправник ввів неправильне ім’я, або ви маєте те саме ім’я, що й хтось інший у компанії.
Що робити?
- Перш ніж натиснути надіслати: знайдіть додаткову хвилину, щоб вичитати все: список одержувачів, електронну пошту загалом (можливо, ваше повідомлення не зрозуміле, ви пропустили слова тощо);
- Спробуйте скасувати повідомлення, як тільки зрозумієте помилку. Якщо функція "Викликати це повідомлення" не працює:
Правило 3: Тримайте особисте окремо від професіонала
Якщо ви цього ще не робили самі, ви чули подібні історії:
Дуже особистий електронний лист було надіслано не лише призначеній особі, а й ВСІЙ КОМПАНІЇ.
ТАК !!! Фактор збентеження виходить за рамки… як для відправника, так і для одержувача.
Що робити?
ЗАВЖДИ тримайте свою роботу та особисті електронні листи окремо, а також уникайте входу в онлайнову версію облікових записів Gmail, MSN, Yahoo або Hotmail зі свого ноутбука (або настільного комп’ютера).
Простіше поєднати особисті та ділові електронні листи в одному місці, щоб ви могли стежити за обома. Однак зараз, коли наші стільникові телефони такі ж розумні та потужні, як наші ноутбуки (планшети тощо), поєднувати адресні книги електронної пошти більше не потрібно.
Правило 4: Будьте уважні до своєї аудиторії
Навіть якщо ваша електронна пошта призначена для конкретної аудиторії, вона може бути переадресована будь-кому, в будь-якій точці компанії чи за її межами.
У корпоративному світі ви ніколи не пишете лише своєму другові чи колезі. Завжди слід припускати, що електронну пошту читатиме хтось вище в компанії. Найкращий варіант - підійти до кожного електронного листа так, ніби ви пишете своєму менеджеру, начальнику вашого менеджера або клієнту.
У той же час уникайте використання галузевих жаргонів, скорочень чи слів, які може використовувати тільки ваш професор літератури. Ці речі не роблять вас розумнішими… це просто дратує читача (читачів) і ускладнює розуміння вашого повідомлення.
ПРАВИЛО 5: Слідкуйте за своєю мовою
Це означає не просто "заборона лайки" (або залиште її "PG", як рейтинг фільму) - це повинно бути очевидно. Якщо це не так, сподівайтесь на розмову з відділом кадрів.
"Слідкуй за мовою" означає також тримати його "ПК" (політично коректно).
ПАМ’ЯТАЙТЕ: Ваш електронний лист може прочитати кожен, хто знаходиться в компанії або за її межами. Оскільки неможливо дізнатись, ким може бути кінцевий читач, тримайте свою мову та тон нейтральними.
Що робити, якщо ви не впевнені?
- Нехай довірений співрозмовник прочитає електронний лист і дасть відгук або пропозиції щодо того, як повідомлення може бути кращим.
- Напишіть електронне повідомлення (без одержувачів), а потім на деякий час збережіть його у папці "чернетка". Наступного дня (або пізніше цього дня, якщо у вас є кінцевий термін), перегляньте його.
- Чи все ще сказано, що ви думали, що пишете?
- Електронна пошта показує вас як професіонала, яким ви є? Якщо ні, виправте це або попросіть про допомогу.
БУДЬТЕ ДУЖЕ ОБЕРЕЖНІ при розміщенні публікацій у соціальних мережах.
Якщо ви власник малого бізнесу, незалежний підрядник тощо - у вас повинні бути окремі сторінки в соціальних мережах для вашого бізнесу. Переконайтеся, що ваші коментарі та публікації мають бути безпосередньо пов’язані з продуктом або послугою, яку ви пропонуєте.
Якщо у вас був поганий день, не транслюйте його на Facebook або Twitter і не розбивайте компанію, в якій ви працюєте. Ваші колеги чи керівники друзі на Facebook (колишні та теперішні) можуть не зрозуміти. Крім того, зараз у багатьох компаніях є програми, які контролюють, як і коли використовується їхнє корпоративне найменування та ким (перевірте довідник вашої компанії).
Не забувайте - майбутні роботодавці намагатимуться потрапити на вашу сторінку (сторінки), щоб вирішити, чи підходить вам ця робота. Не потрібно багато, щоб поставити свою репутацію (особистий бренд) під сумнів і програти на співбесіді чи пропозиції роботи.
Ваш найкращий план: візьміть телефон (так, це штука з номерами) і зателефонуйте комусь, кому ви довіряєте, щоб випустити свої розчарування.
Коли ви працюєте в корпоративному середовищі, важливо пам’ятати, що жодне з ваших спілкувань не є приватним. Кожен електронний лист (як внутрішній, так і зовнішній) може прочитати кожен, хто цікавиться темою. Скажіть неправильну річ, дайте відповідь або надішліть її не тій людині, і ви можете поставити під загрозу свою професійну репутацію (особистий бренд), свою роботу та компанію.
Зрештою, найкраща порада - просто використовувати свій здоровий глузд і тримати особисте якнайкраще окремо від бізнесу. Як нагадує фільм "Хрещений батько " 1972 року : "Це не особисте, це бізнес".