5 способів, якими власник бізнесу може зменшити витрати

П’ять порад та підказок щодо зменшення витрат (для власників бізнесу)

Мартен Бьорк через Unsplash.com

В цій економіці керівники прагнуть досягти двох речей: збільшити дохід і зменшити витрати. Успішне управління цими двома напрямами, доходами та витратами, призводить до збільшення прибутку. Керування лише одним і ігнорування іншого часто означає головний біль і стрес, а в деяких випадках і закриття дверей.

Директорам та власникам бізнесу легко зосередитись на збільшенні доходу. Збільшення доходу означає роботу над критично важливими завданнями, або іншими словами, роботу над завданнями, які “є бізнесом”: тобто створення кращого віджету, продаж великих рахунків та пошук або збільшення цього конкурентного переваги.

Для багатьох контроль і зменшення витрат - це задум, іноді відволікання. Витрати, безпосередньо пов'язані з доходом, як правило, контролюються дуже пильно. Сюди входять витрати на матеріали, збут та робочу силу. Однак деякі витрати, пов'язані з "веденням бізнесу", такі як функції бухгалтерського обліку (наприклад, оплата праці, A / P, A / R), управління людськими ресурсами та управління документами, можна легко ігнорувати.

Відсутність контролю та моніторингу цих непрямих витрат, як правило, призводить до появи сніжних ком, таких як збільшення відходів, ризик шахрайства, завищені витрати на робочу силу та вищі альтернативні витрати. Ось п’ять способів, як генеральний директор або власник бізнесу можуть краще керувати та зменшувати свої непрямі витрати.

1. Застосуйте “Метод” до божевілля

Одним із перших речей, які потрібно зробити, щоб отримати контроль над діяльністю, яку ви або ваш бізнес виконуєте, є застосування методології або системи до цієї діяльності. Наприклад, замість того, щоб просто перебирати випадковий, неорганізований стос паперів кожного разу, коли ви шукаєте щось конкретне, ви можете сортувати документи за алфавітом за темами. Це дозволяє швидше знаходити те, що ви шукаєте, кожного разу, коли ви отримуєте доступ до цієї стопки паперів.

Застосування системи алфавітного письма означає, що ви можете знайти речі за лічені секунди, а не за хвилини. Помножте ці заощадження на кожен раз, коли ви щось шукаєте, а потім обчисліть вартість свого часу, і ви починаєте бачити, що щось таке просте, як папери з алфавітом, може заощадити ваші гроші.

Робота в алфавітному порядку - це лише приклад, до якого може звернутися кожен, який ілюструє неефективність нападу на роботу без наявного процесу, який допомагає полегшити роботу.

Застосування стандартного методу до ділової діяльності називається «управління бізнес-процесами» або BPM. Використовуючи наведений вище приклад, папери не мають магічного алфавіту, тому потрібно запровадити процес, щоб переконатися, що папери зберігаються в алфавітному стані.

2. Автоматизація

Автоматизація процесу може бути одним із найшвидших способів зменшення витрат. Правильно, витрати. Якщо все зробити правильно, автоматизація може зменшити не лише витрати на оплату праці. Автоматизація також може зменшити витрати на усунення дефектів, вилучаючи з процесу людські помилки (та інші змінні). Автоматизація також допоможе викрити відходи та ефективніше використовувати ресурси.

Щоб пояснити питання щодо зменшення витрат на робочу силу - автоматизація не обов'язково означає, що ви зможете взяти участь у масштабному скороченні сили. Це означає, що ваші співробітники зможуть точніше зосередити свої зусилля та виконати більше роботи за менший час.

Автоматизація не означає впровадження роботів або витрачання величезного капіталу на великі складні комп’ютерні системи. Впровадження автоматизованого процесу може бути настільки простим, як побудова макросу в електронній таблиці Excel, а може бути настільки складним, як впровадження абсолютно нової платформи зображень документів. У будь-якому випадку, подібно до застосування методу божевілля, ви повинні мати можливість визначити, де економиться час та / або матеріали, і перекласти це в долари.

3. Технологія

Технологія є засобом автоматизації, але її не слід плутати з автоматизацією. Як зазначено вище, автоматизація може бути такою ж простою, як використання Excel для розрахунку використання матеріалів або бази даних Access для реалізації простої системи відстеження робочих процесів. Технологія дозволяє збирати інформацію в масштабі, який неможливо досягти в ручному процесі.

Використання правильної технології для правильної роботи повинно покращити якість, збільшити швидкість та зменшити витрати. Технологія не повинна обмежуватися, оскільки лише двигун, що керує роботою, виконує етапи вдосконалення процесу, він також може використовуватися для впровадження роботи в систему (наприклад, сканування паперового документа або отримання електронного листа) та виходу з роботи із системи (наприклад,, виконання друку або взаємодія вихідних даних).

Правильна технологія повинна полегшити життя вашим працівникам і почати збирати цінну інформацію про те, наскільки добре ваша компанія виконує як основні, так і адміністративні процеси.

4. Моніторинг

Інформація є ключовою для вдосконалення процесу. Не має значення, чи ця інформація збирається в автоматизованому процесі, чи ця інформація збирається за допомогою технологій. Важливо те, що у вас є інформація під рукою, щоб ви могли визначити ключові закономірності та тенденції для визначення траєкторії витрат для ваших процесів. Як генеральний директор, ви вже знайомі з проведенням цього типу моніторингу за фінансовими даними, ринковими даними та під час читання ключових показників ефективності вашого основного бізнесу.

Інформація про всі процеси у вашому бізнесі повинна бути доступна всім зацікавленим сторонам вашої організації. Це дозволяє цим зацікавленим сторонам (тобто керівникам офісів, менеджерам із закупівель, менеджерам складських приміщень тощо) провести той самий аналіз, який ви зробили б для свого бізнесу в цілому, але на рівні, який відповідає їхній сфері відповідальності. Тепер ваші зацікавлені сторони мають право приймати обґрунтовані рішення щодо значущих змін у процесі. Вони можуть побачити переваги (або їх відсутність) від цих змін, починаючи процес витіснення дефектів і вартості процесу.

5. Право власності

Тепер, коли ваші зацікавлені сторони мають інформацію для моніторингу їхніх процесів, вони почнуть відчувати більше відповідальності та відповідальності, а не просто керувати існуючим станом. Зацікавлені сторони у процесі, які відчувають, що вони сприяють добробуту компанії, витрачають більше часу на стратегічне розмірковування про те, як можна заощадити час, гроші та інші ресурси організації; а не реактивне управління кризами та перевитратами.

Іноді керівнику може бути важко відмовитись від контролю над певними процесами. Скільки разів ви говорили: «Усі витрати, що перевищують 1000 доларів, повинні мати моє схвалення», або «Я повинен затвердити всі нові заявки на найм»? Це уповільнює спритність вашої компанії; дозволяючи вашим менеджерам робити свою роботу, ви можете робити свою. Передати право власності своїм менеджерам набагато простіше, коли існують метод, технологія та моніторинг.

Висновок

Завжди змінюється спосіб ведення вашого бізнесу (тобто впровадження змін у процесі). Будь-яка зміна процесу повинна принаймні заслуговувати швидкого аналізу витрат / вигод. Чим більша зміна, тим глибший аналіз. Аналіз змін процесу може бути складною справою. Кількісно визначити економію витрат у таких сферах, як відходи та якість, може бути складніше, ніж ті, що знаходяться за часом та ресурсами.

Впровадження методу, автоматизації, технології, моніторингу та власності наближає вас до можливості визначити справжню вартість вдосконалення, надавши вам інформацію, необхідну для прийняття таких рішень. На вдосконалення процесу зазвичай потрібен час, а в деяких випадках витрати на вдосконалення процесу передбачаються в проекті. Не втрачайте з виду довготермінові цілі і занадто рано відмовляйтеся від проекту вдосконалення процесу.

Ці способи управління витратами перевірені часом. На ринку існує багато методологій, які ви можете впровадити, а також програмні / апаратні рішення, які нададуть вам інформацію, необхідну для більш ефективного ведення вашого бізнесу. Як генеральний директор, ви самі повинні ініціювати процес змін.