5 способів боротьби з повзанням розмаху

Не дозволяйте повзучості повзати вашому бізнесу. Читайте далі, щоб дізнатися, як подолати цю проблему.

Canva.com

Повзання обсягу, яке також називають золотим покриттям, виникає тоді, коли вимоги, які раніше не враховувались на етапі планування, починають вбудовуватися в проект після того, як розробка вже почалася. Оскільки ці додаткові вимоги накопичуються, проекти та команди проектів почнуть розвалюватися під вагою додаткової роботи. Хоча існують законні вимоги, які можуть бути враховані в проектному плані під час розробки, відповідальність лежить на плечах керівника проекту керувати розмовами та реалізовувати процеси, які не дозволять розширити обсяг роботи за межі передбачуваного критичний після того, як початковий обсяг вже погоджений. У наступній статті представлено п’ять інструментів, які менеджери проектів можуть використовувати для контролю повзучості обсягу.

5 способів боротьби з повзучістю

Зберіть чіткі вимоги.
Попросіть усіх зацікавлених сторін підписати вимоги.
Змініть процес управління.
Переговори
Сплануйте майбутні етапи.

1. Зберіть чіткі вимоги

Перша частина збору належних вимог - це переконатися, що всі ключові гравці підключені до проекту з самого початку. Після того, як ви впевнені, що у вас задіяні всі ключові гравці, хорошим способом розпочати збір вимог є початкова бесіда з виконавчим спонсором проекту, щоб висловити свої думки щодо вимог, і нехай вона проведе вас навколо кого поговорити з наступним. Під час цих розмов задокументуйте функціональні та нефункціональні вимоги, а також які вимоги потрібні проти яких вимог було б непогано мати. Після того, як ви досягнете точки, коли вам буде зручно, ви надійно почнете формувати вимоги, заплануйте сеанси з більшою командою, щоб переглянути вимоги та переконатися, що все враховано. Крім того,щоб переконатися, що все враховано на самому початку проекту, можливо, спробуйте провести сеанс мозкового штурму або скласти карту процесу на високому рівні, щоб переконатися, що все враховано. Продовжуйте спілкуватись із вимогами, поки не переконаєтесь, що вони були допрацьовані належним чином, надаючи обсягу вашого проекту надійну основу.

Залізний трикутник в управлінні проектами ілюструє, як якщо будь-який із обсягу, розкладу або витратних елементів проекту змінюється, то змінюються і інші два елементи.

2. Підписання зацікавлених сторін

Після того, як ви повністю уточнили вимоги проекту, ще одним хорошим способом запобігти повзунню обсягу є дозвіл усіх зацікавлених сторін проекту на виконання цих вимог. Якщо у вас ніколи раніше не було цього робити зацікавлені сторони, ви можете бути здивовані кількістю вимог, які додаються або змінюються, коли ви починаєте просити їх поставити на них свій підпис і підтверджувати, що вони відчувають, що все захоплено. Це може додати значний час проекту на початку, але це заощадить вам багато болю далі, оскільки більш чіткі вимоги зменшать ризик повзучості. Додатковою перевагою того, що зацікавлені сторони підписують вимоги, є те, що якщо вони приходять до вас, поки проект знаходиться на стадії розробки, і намагаються розширити обсяг проекту, додавши вимоги,Ви можете нагадати їм про документ, який вони раніше підписали, і нагадати, що вони не можуть змінити обсяг проекту, не впливаючи на терміни та вартість проекту.

3. Процес контролю змін

Хороший процес контролю змін покладає відповідальність на команду, яка керує проектом, затвердити всі зміни до початкового обсягу проекту як група. Однією з переваг процесу контролю змін є те, що він служить контролем та рівновагою того, що керівник проекту не працює у вакуумі. Ще однією перевагою процесу контролю змін є те, що відповідальність за прийняття рішень розподілена, оскільки всі запити про відхилення від початкової сфери проекту мають подати детальний запит, який перевіряє вищий керівник проекту. В рамках перевірки керівництву проекту слід не лише переглянути основне питання, а й ризики, витрати та ресурси, пов’язані з виконанням цієї роботи.

Як виконати інтегрований контроль змін у проекті

4. Переговори

Не бійтеся вести переговори із зацікавленими сторонами, які хочуть внести зміни до узгодженого обсягу проекту. Для цього знадобиться певна креативність з вашого боку. Хорошою тактикою можна сказати, що ви із задоволенням включите цю вимогу до обсягу проекту, але лише в тому випадку, якщо інші елементи існуючого обсягу будуть оброблені, щоб звільнити ресурси, гроші та час на зміну. В іншому випадку, якщо запитувач відчуває сильне ставлення до певної вимоги, він може написати запит на контроль змін і подати його комітету. Крім того, іншим варіантом є вивчення альтернативних способів вбудувати те, що шукає запитувач, таким чином, що не матиме значного впливу на існуючий обсяг.

5. Майбутні фази

Інша тактика - це робота з людиною, яка прагне розширити сферу проекту та перевірити, чи є можливість виконати цю роботу як частина майбутнього етапу. Це особливо легко продати, якщо запитувач має багато роботи, яку він хотів би бачити виконаною. Мабуть, найбільша перевага цього підходу полягає в тому, що він дає вам більше часу для відповідного аналізу запитів та розробки найкращого плану для виконання при додаванні цієї функціональності.