Зміст:
- Важливість електронної пошти для бізнесу
- Опитування
- 9 Ефективних стратегій використання електронної пошти на роботі
- Юридичні наслідки та міркування щодо політики
- Основні компоненти політики електронної пошти для бізнесу
- Опитування
Надсилання та отримання електронної пошти є поширеним явищем у бізнесі майже в усіх громадах.
Лорі Трузі
Важливість електронної пошти для бізнесу
За деякими підрахунками, кількість щоденних ділових листувань в Інтернеті становить майже 130 млрд у всьому світі. Електронна пошта є ефективним інструментом для бізнесу, але з електронними повідомленнями слід обробляти гранично професійно. Незважаючи на значення електронної пошти у діловій взаємодії, навчання з використання електронної пошти рідко проводиться більшістю роботодавців. За збігом обставин, працівники повинні зрозуміти різницю між особистим та комерційним листуванням при використанні ділових ресурсів.
Справді, ділова взаємодія з електронною поштою може бути шкідливою, якщо не вестись належним чином. Як консультант з реабілітації, я працював із клієнтами над вдосконаленням письмових та усних навичок для ділового середовища. Крім того, я допомагав роботодавцям у впровадженні стратегій для ефективного спілкування з електронною поштою. Нижче наведено методи, які виявились корисними, та ідеї щодо створення корисної політики.
Опитування
Взаємодія з електронною поштою відбувається протягом робочого дня.
Лорі Трузі
9 Ефективних стратегій використання електронної пошти на роботі
1. Уникайте недоречних жартів. Використання певних слів і фраз для приниження особи може бути підставою для негайного звільнення. Багато організацій проводять політику проти використання явної мови, тобто школи. До типів образливих коментарів у електронних листах та інших повідомленнях належать: расові наклепи, фанатичні заяви про національне походження, необ’єктивні коментарі щодо інвалідності людини та образи, що стосуються сексуальної орієнтації. Отже, дослідження показали, що бізнес отримує прибуток від поважної репутації щодо співробітників та широкої громадськості. Обмежте своє особисте бачення комедії у ділових комунікаціях, включаючи електронні листи.
2. Враховуйте час доби. Час доби може впливати на реакцію на електронний лист. Врешті-решт людина може надіслати електронне листування короткою мовою, яка може не відображати те, що ви знаєте про працівника, замовника чи підрядника. Крім того, подумайте, чи доцільно надсилати електронне повідомлення в неробочий час. Наприклад, надсилання повідомлень керівнику ввечері, коли він / вона перебуває з родиною, може бути не найкращою ідеєю. (Наскільки терміново вам потрібна відповідь? Чи краще вирішити цю проблему протягом наступного робочого дня?)
3. Намагайтеся не писати електронну пошту під час перерв та обіду. Люди використовують перерви та час обіду, щоб підзарядитися стресом на роботі. У ці періоди вони також можуть мати справу з особистими проблемами. З цих причин контакт з іншою особою електронною поштою може спричинити поспішно складені відповіді з погано висловленими ідеями під час обіду чи перерви. Техніка, яку часто використовують професіонали, полягає у виділенні часу протягом робочого дня для відповіді та написання електронних листів, щоб зберегти ясність та зосередженість.
4. Визначте, коли електронна пошта може бути не найкращим варіантом. Теми, що стосуються тривалих розмов, можуть бути найкраще подані за допомогою особистої взаємодії чи телефонного дзвінка. Більше того, конфіденційних питань або делікатних тем слід уникати під час обміну електронною поштою на робочому місці, за винятком випадків, коли це стосується відповідного персоналу або менеджера. Ці питання можуть включати: потенційну дискримінацію, розбіжності в оплаті праці та проблеми зі здоров’ям. Так само мозковий штурм вимагає часу та зусиль, роблячи таку діяльність більш придатною для іншої форми спілкування. По суті, обговорення, для вирішення яких потрібно більше кількох хвилин, можуть бути неприйнятними для електронної пошти.
5. Не відповідайте в гніві. Отримання деякої електронної пошти може поставити вас у захисне мислення. Однак заспокойтесь перед тим, як надіслати свою відповідь. У сучасному робочому середовищі прояв тактовності є високо цінуваним атрибутом співробітників. Крім того, утримайтеся від використання нецензурної лексики. Врахуйте цей факт: розлючений електронний лист, який ви пишете, може стати частиною циклу новин наступного дня або розміщений у соціальних мережах. Коротше кажучи, можливо, ви захочете зберегти свою роботу, будуючи продуктивні стосунки всередині та поза організацією. Іншими словами, демонстрація здатності до емоційної стриманості може принести користь вашому загальному кар’єрному шляху.
6. Подумайте, перш ніж надсилати електронне повідомлення. По-перше, подумки продумайте свій вибір слова для листування. Потім напишіть проект електронного листа. Нарешті, перегляньте його та внесіть необхідні зміни. Якщо дозволяє час, дозвольте іншій людині залишити вам відгук. Переконайтеся, що тема є центральною точкою взаємодії.
7. Використовуйте шаблони, коли це можливо. Наявність системи зменшує деякі проблеми, пов’язані з електронною поштою. Багато компаній та організацій розробляють та підтримують відформатовані електронні листи для різних ситуацій, які є звичними для бізнесу. Відмова або схвалення послуг, повернення продуктів, а також планування зустрічей - це лише деякі сфери, які підходять для шаблонів. Коли організація робить такий крок, якість послуг може бути підвищена, зменшуючи при цьому помилки в письмових обмінах. Шаблони також є чудовими інструментами для економії часу.
8. Ваше повідомлення має бути стислим та ввічливим. Складіть своє повідомлення з розумінням, яке ви пишете іншій людині. Використовуйте ввічливе привітання та закриття. Залишайтеся зосередженими на меті електронного листа, уникаючи сленгу та називання імен. Перейдіть до справи дипломатично. Не піднімайте непов’язаних проблем.
9. Ваш тон має значення. Не знущайтеся над колегами, працівниками, підрядниками чи споживачами в письмовій формі чи будь-якій іншій формі спілкування. Мова, що загрожує, може призвести до тяжких наслідків. Зберігайте тон електронного листа позитивним. Продемонструйте вперед мислення, включивши речення, які демонструють готовність вирішувати проблеми. Прикладом може бути: "Я впевнений, що ми можемо знайти рішення проблеми".
Дія занадто швидко на електронний лист може мати наслідки
Лорі Трузі
Юридичні наслідки та міркування щодо політики
Можуть бути юридичні наслідки, пов’язані з електронною поштою, надісланою поспіхом. Дійсно, суди визнали листування в Інтернеті письмовим записом. Тому розумійте електронну пошту як ділові меморандуми, електронну документацію чи заяви, які можна перевірити, якщо виникне необхідність. Навчаючи нових співробітників, компанії було б корисно дозволити працівникам вправлятися в різних сценаріях, щоб покращити свої навички роботи з електронною поштою. По суті, розробка політики та участь у навчанні з питань взаємодії електронною поштою допомагає організації уникати судових процесів. Нижче наведено кілька важливих складових ефективної політики щодо використання електронної пошти. Однак власники бізнесу можуть побажати проконсультуватися з адвокатом перед тим, як застосовувати політику на робочому місці.
Основні компоненти політики електронної пошти для бізнесу
- Вкажіть, як швидко співробітники повинні реагувати на законні повідомлення в Інтернеті.
- Вкажіть, що кожен працівник повинен навчитися правильному використанню шаблонів.
- Інформування працівників електронної кореспонденції з використанням ресурсів компанії підлягає перегляду на розсуд роботодавця або у разі необхідності органами влади.
- Визначте, коли працівники можуть зв’язуватися з іншим персоналом, замовниками чи підрядниками електронною поштою. (Чи повинні телефони бути вимкненими під час зустрічей? Чи слід вирішувати особисті проблеми електронною поштою у робочий час? Коли це винятки?)
- Розкажіть про те, що робити в незвичних обставинах. (У випадку особливо тривожного електронного повідомлення, з ким слід зв’язатися? Чи слід повідомляти про це органи влади?)
- Як буде реалізовано невідповідь на електронну пошту? Крім того, чи слід ігнорувати електронний лист або пересилати його керівнику?
- Детально визначте, якою мовою не може міститись електронний лист. Наприклад: «Наші організації абсолютно не терплять расових або гендерних нецензурних переказів в усній або письмовій кореспонденції, включаючи електронну пошту.
- Вкажіть наслідки порушення політики. Наприклад, «Якщо виявиться, що співробітник займається залякуванням у нашій системі електронної пошти, він / вона підлягатиме перегляду HR-службою з розглядом питання про припинення роботи.
Зупиніться і подумайте, перш ніж натиснути кнопку надсилання
Лорі Трузі