Погодити бюджет: оцінки, пріоритети та фінансові ресурси, а також мету та переваги бюджетування

Ця стаття написана на основі підрозділу NVQ " Погодити бюджет ". Це одиниця рівня 3 із кредитною вартістю 4.

У цій одиниці є дві частини; перша частина оцінюється на основі знань та розуміння, особистих заяв, опитування, дискусій та інших доказів. Друга частина оцінюється на основі доказів за допомогою різних процедур.

Що означає узгодження бюджету

Якщо у вас є якісь кількісно визначені цілі, яких вам потрібно досягти, або ви знаєте, що вам потрібно впоратися з критичними ситуаціями, які можуть виникнути в будь-який час, вам знадобиться план. Вам потрібно буде спланувати свої заощадження, доходи та витрати, і це стосується як особистих цілей, так і бізнес-цілей. Коротше кажучи, вам потрібно буде “узгодити бюджет”.

Що таке бюджет?

Бюджет - це фінансовий документ, який планує майбутні заощадження, витрати, доходи та витрати. Бюджет може плануватися як приватними особами, так і підприємствами чи організаціями, щоб вони могли прогнозувати, чи зможуть вони працювати з запланованими доходами та витратами. Бюджет також дасть уявлення про ефективність бізнесу протягом наступного фінансового року.

Багато видів бюджетів

Існує багато різних типів бюджетів залежно від ситуації чи частини бізнесу, про який йде мова, а також наявних фінансових показників.

• Якщо фінансових показників недостатньо, бюджет готується на основі оцінок попереднього року, і це називається прогнозним бюджетом.
• Бюджет, який базується на кількості витрачених готівкових коштів у наступному фінансовому році, називається Касовим бюджетом.
• Якщо витрати розраховуються на відкриття нового бізнесу, включаючи витрати на всі активи, необхідні для початку бізнесу, то це називається Бюджетом започаткування бізнесу.
• Є також бюджети ефективності, які базуються на послугах або проектах, де бюджети створюються шляхом оцінки кожного окремого пункту.
• Оцінка майбутніх продажів компанії називається Бюджетом продажів.

Існує набагато більше видів бюджетів, все залежно від мети, цілей та інших факторів.

Чому важливо створити бюджет?

Планування з бюджетом дасть вам чітке уявлення про те, скільки грошей надійде і скільки ви витратите. Отже, перед тим, як фактично витратити на щось, ви можете вирішити, чи вплине це на фінанси цього року. Ви можете визначити пріоритети, досягти цілей, зменшити небажані витрати та ефективно розпоряджатися грошима. Створення бюджету позбавить вас від стресу та сумнівів, адже ви вже знаєте, що маєте і на що чекати.

Навички та процеси, необхідні для розробки бюджету

Існують різні процеси, які потрібно знати і розуміти перед розробкою та узгодженням бюджету. Деякі з них розглядаються нижче:

• Як використовувати оцінки при розробці проекту бюджету (розділ 1.1)
• Як визначити пріоритети та фінансові ресурси, необхідні при складанні бюджету (розділ 1.2)
• Мета та переваги визначення пріоритетів при складанні бюджету (розділ 1.3)
• Мета та переваги оцінки та обґрунтування передбачуваних витрат та доходу (розділ 1.4)

Зрозумійте, як розробляти бюджети

Розробка бюджету має різні етапи, і також слід враховувати різні фактори. Створюється проект бюджету, який містить пропозиції щодо видатків та інвестицій на згаданий бюджетний період.

Поясніть, як використовувати кошториси при розробці проекту бюджету (розділ 1.1)

При розробці проекту бюджету враховується бюджет попередніх фінансових років, звіти про доходи та рух грошових коштів для бізнесу. Проектуючи доходи та витрати, будьте дуже обережні та консервативні та завжди використовуйте правильні та чіткі фактичні цифри, якщо вони у вас є в руках. Також будьте готові керувати варіаціями розрахункових значень бюджету.

Примітка: Якщо у вас немає фактичних показників, підрахувавши витрати, підрахуйте якнайвищий можливий, наприклад найвищий рахунок за комунальні послуги; під час оцінки доходу відгадайте низьку вартість, наприклад, візьміть величину, яка принесла найменший дохід за послугу.

Використовуючи кошториси для розробки проекту бюджету, підготуйте перелік усіх ресурсів, які вам знадобляться для розробки бюджету. Зберіть усі ресурси, а потім нарешті об’єднайте їх, щоб розробити бюджет. Вам потрібно буде підготувати це до початку фінансового (фінансового) року.

Важливими фактами, яких слід дотримуватися при виконанні вищезазначеного процесу, є:

• Вам потрібно створити перелік усіх витрат. Класифікуйте витрати окремо та складіть список. Наприклад, канцелярські товари, обладнання, зарплати та страховка. Підготуйте приблизний перелік витрат і використовуйте витрати попереднього року для довідки.
• Зверніть увагу на будь-які обмеження, такі як максимальна чи мінімальна сума витрат або період часу, відведений для певних завдань та проектів, і враховуйте їх.
• Наступним кроком є ​​створення списку всіх доходів. Класифікуйте, як зазначено вище, та підготуйте перелік усіх джерел, за допомогою яких ви будете мати дохід, та розрахункову суму для кожного. Наприклад, дохід від наданих послуг, поставленої продукції, зовнішнього фінансування, податків, продажів або будь-яких заходів зі збору коштів.
• Створіть зв’язок між доходами та витратами. У вас є перелік як доходів, так і витрат. З’ясуйте джерело доходу, яке допоможе з витратами, та створіть інтерактивний контур.

• Під час підготовки бюджету найкраще користуватися порадами досвідчених та кваліфікованих людей, оскільки не всі вміють самостійно розробляти бюджет, особливо у великих організаціях чи компаніях.
• Поки у вас є перелік витрат, складіть пріоритетний список з урахуванням того, які витрати сприяють розвитку організації або досягненню певної мети. Запишіть розрахункові витрати на кожне пріоритетне завдання (враховуйте всі витрати, такі як персонал, зарплата, транспорт, ресурси, оплата комунальних послуг та будь-які інші супутні витрати).
• Не припускайте, що між доходами та витратами буде чітка відповідність. Несподівані витрати можуть виникнути в будь-який час, і тому доцільно виділяти гроші на інші витрати.

• Складіть список речей, які ви хотіли б здійснити вперше у новому фінансовому році; наприклад, підвищення заробітної плати, або розширення чи ремонт офісних приміщень. Створіть перелік передбачуваних витрат на ці речі.
• Найкращий спосіб перерахувати всі вищезазначені дані - використовувати електронну таблицю з переліком доходів та витрат разом із джерелами. Якщо прогнозовані величини доходів і витрат приблизно рівні, тоді бюджет називається збалансованим бюджетом. Якщо ваші витрати нижчі за доходи, то у вас є надлишок, і ви можете подивитися, чи можна з цим щось зробити для поліпшення бізнесу чи організації. Якщо витрати вищі за доходи, буде дефіцит, і організації доведеться шукати шляхи скорочення витрат; наприклад, скорочення рахунків за комунальні послуги та канцелярські товари, або пошук заходів збору коштів або пожертв.

Примітка. У міру накопичення досвіду розробки бюджетів складання проектів бюджетів на найближчі роки стане простішим. Ви будете знати, де шукати інформацію та ресурси та як визначити пріоритети.

Поясніть, як визначити пріоритети та фінансові ресурси, необхідні при складанні бюджету (Розділ 1.2)

Для постійного ведення бізнесу слід правильно визначити пріоритети (складання бюджету на основі пріоритетів), а також добре спланувати та управляти фінансами.

Логіка бюджетування, орієнтованого на пріоритет, полягає в тому, що фінансові ресурси повинні розподілятися за статтями бюджету - наприклад, послугами чи проектами - на основі ефективності цієї статті бюджету у досягненні цілей та завдань, які мають велике значення для організації. Тож статті бюджету класифікуються на основі вищезазначених фактів, і фінансування розподіляється відповідно.

Тепер нам потрібно розглянути шляхи визначення пріоритетів та фінансових ресурсів.

Як хтось може визначити пріоритети?

Вам потрібні навички, досвід, логічне мислення та хороші знання про те, як працює або працює організація. Якщо ви склали проект бюджету попереднього року, тоді ви матимете уявлення про те, як ви визначили ці фактори, і це полегшить вам завдання. Пріоритетні позиції - це послуги, що пропонують найвищу цінність для організації чи компанії.

Деякі способи визначити властивості при розробці бюджету

• Якщо ви складали проекти бюджетів у попередніх роках, використовуйте ці переліки прогнозованих доходів та витрат як основу. Використовуйте останні фінансові звіти компанії або організації для показників продажів та прибутку. Можуть бути незначні зміни або коливання певних показників, і пріоритети теж змінилися б. Візьміть до відома всі ці зміни та враховуйте всі перераховані вище фактори під час складання проекту бюджету.

• Розміщуючи пріоритети у бюджеті, уважно вивчіть кожну статтю та її значення для організації. Дослідіть області, на які цей пункт вплине, та перелічіть відділи, що залежать від цього; наприклад, вдосконалення ІТ-послуг, вдосконалених технологій, скорочення витрат, продуктивності на робочому місці тощо. Попросіть інформацію та ідеї у потрібних людей - наприклад, у вищого персоналу або менеджерів, залежно від організації, - і прийміть рішення про те, щоб виріб став пріоритетом.
• Шукайте фундаментальних цілей, заради яких працює організація, наприклад, добробуту громади, підтримки здорового способу життя, надання якісних послуг для людей похилого віку або надання якісних товарів для дому за розумними цінами. Створіть стратегічний план для визначення пріоритетів.
• Ви можете проводити опитування, наради або фокус-групи, в тому числі з громадськістю, для прийняття рішень щодо надання послуги пріоритету.

Як тільки логічне рішення буде прийнято у списку пріоритетів, нам потрібно розподілити ресурси для цих речей. Для цього нам потрібно визначити фінансові ресурси.

Шляхи визначення фінансових ресурсів, необхідних при складанні бюджету

Ресурси будуть потрібні для поточних видатків, короткострокових витрат та одноразових витрат.

• Перегляньте список пріоритетів ваших витрат. Ви можете посилатися на схему розподілу ресурсів за попередній рік і слідувати цьому, або вносити зміни, якщо є більш практична та вигідна альтернатива. Один пункт може вимагати більше фінансування над іншим, лише тому, що він має вищий рівень пріоритетності. Деякі служби можуть мати спільне фінансування.
• Подивіться на кожну витрату та намалюйте схему всього, що залежить від конкретних витрат; наприклад, відділи, зони обслуговування та зони експлуатації. Дослідіть вплив бюджету на ці сфери діяльності та, використовуючи цю інформацію, складіть пріоритетний список. Зверніться до попередньої фінансової звітності. З’ясуйте переваги витрат на ці напрямки, вважаючи їх пріоритетними.
• Перевірте, чи достатньо ресурсів для всіх предметів, які є визначеним пріоритетом, і якщо бракує, ви можете шукати спонсорів, влаштовувати заходи для збору грошей або співпрацювати з партнерськими організаціями для зменшення або розподілу витрат.

Примітка: Залежно від організації чи компанії, в якій ви працюєте, її розміру та способу її роботи, вам може знадобитися один загальний бюджет або багато індивідуальних бюджетів для різних операцій.

Поясніть мету та переваги визначення пріоритетів при складанні бюджету (Розділ 1.3)

Знання того, як визначити пріоритети для розробки бюджету, також має багато переваг.

Метою та перевагами визначення пріоритетів при складанні бюджету є:

• Бюджет допомагає дуже ефективно розпоряджатися наявними грошима.
• Визначення пріоритетів та наявних ресурсів допоможе розподілити відповідні ресурси для відповідних або пріоритетних проектів.
• Отримавши чітко спланований бюджет, ви зможете ефективно контролювати результати діяльності організації, щоб перевірити, чи досягнуті цілі та завдання. Будь-яка помилка, яка сталася при прийнятті бюджетних рішень, або будь-яка слабка / низька ефективність у бізнесі через неефективне складання бюджету, може бути використана для вдосконалення процесу прийняття рішень у майбутньому.

• Ви вмієте планувати майбутні цілі, завдання та результати діяльності організації.
• Ефективне визначення пріоритетів допоможе вам більш точно встановити майбутні бюджети.
• Ви матимете чітке уявлення про те, коли вживати необхідні дії, якщо щось виходить з плану.
• Ви зможете виявити проблеми ще до їх виникнення, оскільки будете контролювати бюджет: наприклад, надзвичайні фінансові потреби або проблеми з грошовим потоком.
• Правильне складання бюджету відповідно до пріоритетів сприятиме нормальному функціонуванню організації та підвищить мотивацію персоналу.

Поясніть мету та переваги оцінки та обґрунтування передбачуваних витрат та доходів (розділ 1.4)

Визначивши пріоритети та ресурси для статей бюджету, вам потрібно виділити витрати на кожну статтю бюджету. Для того, щоб зробити це ефективно, вам слід дослідити та оцінити суму, яка необхідна для кожної статті бюджету. У цьому процесі проводиться аналіз витрат та вигод.

• Ви можете оцінити, чи відповідає якась стаття бюджету принципам, що регулюють діяльність організації.
• Ви можете зрозуміти, чи вигода від дії перевищує витрати, чи продуктивність зросте внаслідок бюджету.
• Ви зможете визначити, чи є потреба у позабюджетних коштах, якщо причина є відповідною чи вони є законними.
• Ви можете уникнути змін в останню хвилину або переглянути майбутні бюджетні плани та бути готовими до їх реалізації.
• Ви можете визначити сфери, які можуть вимагати додаткових витрат, наприклад, проекти, на які можуть виникнути додаткові витрати, і бути готовими
• Ви можете бути впевнені, що оцінки реалістичні та точні, і виконуйте їх, не турбуючись.
• Ви можете скоротити витрати або уникнути витрат під час оцінки, якщо виявите, що витрати не є вимогою чи потребою.
• Ви зможете легко вирішити, чи контракти (передача проекту підрядним агентствам) будуть більш економічно вигідними, ніж організація, яка безпосередньо працює над проектом.

Ось супутня стаття про узгодження замінених бюджетів та навички, необхідні для узгодження бюджету.

Сподіваюся, вам буде корисна інформація тут. Будь ласка, не соромтеся залишати свої пропозиції, досвід та ідеї в розділі коментарів нижче.

Дякуємо, що завітали.

Всього найкращого!

Лівінгста