Бульбашки та силоси у процесі компанії

Вибух міхура

Наступного разу, коли ви будете на роботі, огляньтесь навколо. Наскільки добре працюють окремі відділи?

Ви б сказали, що добре розумієте, як працює кожен відділ? Або як їх ролі відповідають вашій?

Всім подобається думати, що їх власна роль є найважливішою, що бізнес не міг би функціонувати без їхнього відділу.

Неправильно!

Одне, що ми часто бачимо при внутрішньому аудиті, - це те, що кожен відділ працює в рамках силосу, залишаючись у своєму маленькому робочому міхурі, не звертаючи уваги на те, що ще відбувається навколо них у бізнесі.

Хоча зосереджуватися на деталях, чим би ви не займалися, це добре, але це не повинно відбуватися за рахунок загальної картини.

Незалежно від галузі, жоден бізнес не може працювати лише з одним відділом. Навіть невеликі компанії, що займаються одним оператором, вимагають, щоб ви носили кілька головних уборів, коли ви виконуєте різні ролі у вашому бізнесі.

Багатопрофільний процес компанії

Давайте подивимось на простий приклад етапів виготовлення існуючого товару та його продажу нашим клієнтам. Перш ніж ви навіть задумаєтеся заробити більше, вам слід визначити:

• скільки товару у вас зараз на складі
• чи має термін придатності
• чи є це сезонним продуктом, який потрібен лише у певний час року
• чи існує поточна потреба в додатковому зробіть
• чи є у бізнесу ресурси, щоб заробити більше в цей момент

Вищезазначені запитання зазвичай розглядає хтось із відділу планування. Вони також визначатимуть, яку частину продукту потрібно виготовити та кількість сировини, яку потрібно буде придбати.

Потім інформація зазвичай передається керівництву для затвердження виробництва, закупівлі сировини та кількості часу та персоналу, необхідних для завершення виготовлення продукту. В цей час зазвичай проводяться обговорення з фінансовим відділом, щоб переконатися, що у підприємства є доступні кошти для виконання всіх завдань.

Після завершення процесу планування та затвердження деталі потреб у сировині передаються до відділу закупівель. Тут вони матимуть перелік затверджених постачальників, які вони використовують для складання замовлень на придбання необхідної сировини. Знову ж таки, їх потрібно затвердити, як правило, керівництвом, перед тим, як відправити постачальникам.

Після замовлення сировини фінансовий відділ повинен звільнити платіж, щоб переконатися, що товари доставлені вчасно. Фінансові записи потрібно оновити, щоб відобразити, скільки грошей бізнес витратив і на що. Пізніше їм також потрібно буде узгодити цей платіж з рахунками-фактурами, отриманими в рамках процесу звірки.

Отже, ми замовили нашу сировину; решта повинна бути легкою, так?

Постачальники почали доставляти нашу сировину, тому зараз хтось повинен перевірити їх, щоб переконатися, що замовлення правильні, а товари в придатному для використання стані. Найкращий спосіб зробити це - порівняти замовлення на придбання та рахунки-фактури з отриманими товарами.

Залежно від розміру бізнесу та типу отриманих матеріалів, це може бути хто завгодно - від портьє до персоналу складу або майстра майданчика. У великих компаніях, і знову ж таки, залежно від виду товару, у вас може бути одна особа, яка підписується, щоб підтвердити, що товари були отримані на місці, а інша перевіряє якість сировини.

Будь-які паперові документи, що стосуються сировини, потрібно буде зберігати, а копії, можливо, доведеться надсилати до різних департаментів, щоб переконатися, що їхні записи є точними. Коли пов'язані документи, це може призвести до хаосу, якщо бракує спілкування або якщо ви не розумієте, навіщо вони потрібні іншим відділам та в які часові рамки вони потрібні.

Ви не можете оплатити рахунок, якщо не знаєте, що платите. Ви також не повинні приймати товари на місці, якщо ви не знаєте, які товари та кількості мають бути там.

Тепер, коли у нас є свої матеріали, ми можемо робити нашу продукцію.

Знову ж таки, залежно від розміру та структури бізнесу, спосіб зберігання, реєстрації та розподілу сировини для використання може бути різним. Один момент, який повинен залишатися незмінним, - це те, що його слід записувати, коли кожен матеріал використовується, ким і скільки. Без цієї інформації ви не будете знати, що вам потрібно, коли ви почнете процес планування наступного разу, коли ви захочете виготовити продукт.

Ми починаємо виготовляти наш продукт, використовуючи робочі інструкції, розроблені до того, як спочатку почали виготовляти цей продукт. Робочі інструкції використовуються, щоб переконатися, що кожен виріб виготовляється точно так само і має стабільну якість.

Щоразу, коли хтось виявляє спосіб покращити виробничий процес, робочі інструкції та інші документи для процесу потрібно оновлювати, щоб вони залишалися в курсі. Ваш відділ внутрішнього аудиту також може переглянути процес, щоб переконатись, що фактично виконуються робочі інструкції.

Якщо ви використовуєте будь-яке обладнання для виготовлення своєї продукції, вам потрібно переконатися, що обладнання справне. Відділу технічного обслуговування потрібен графік випробувань, ремонту та заміни обладнання за необхідності. Обговорення з персоналом з управління ризиками та / або внутрішнього аудиту може допомогти при складанні цих графіків.

Також будь-який інцидент, який стався під час виробничого процесу, такий як поломка обладнання, незавершений виробничий процес або травма персоналу, повинен бути зафіксований, розслідуваний та вирішений.

Перед продажем товару його потрібно перевірити на якість; ви не хочете продавати товар, що поступається або дефектний.

Зараз у нас є готовий продукт, який сидить у нашому магазині і чекає на продаж, але кому ми його продаємо і за скільки?

І це продовжується

"Скільки" раніше було б розроблено керівництвом, знову ж залучився б фінансовий відділ, щоб підтвердити, скільки вам коштувало виготовлення продукту та скільки прибутку ви хотіли отримати.

Дослідження ринку, проведене кимось, хто займався дослідженнями та розробками, спочатку було б потрібно для того, щоб дізнатись, за що продаються інші подібні товари і що люди готові платити.

Що стосується того, кому продавати, ваші дослідження ринку вже вивчали це спочатку, щоб ви вже знали, хто ваші клієнти. Відділ маркетингу організує кампанію, спрямовану на орієнтацію на потрібних клієнтів, залишаючи за відділом продажів, щоб доставити товар замовнику.

Це вже досить задіяний процес, але ми ще не закінчили спокій.

Подібно до замовлення та купівлі сировини, ми тепер маємо змінити цей процес, щоб доставити продукцію з нашого складу та замовнику.

Нашому відділу упаковки потрібно буде упакувати потрібну кількість кожного товару для клієнтів. Нам потрібно буде створити рахунки-фактури, які клієнт повинен буде сплатити. На складі потрібно було б підтвердити, що правильна продукція надійшла до потрібного клієнта. І наш фінансовий відділ повинен був би переконатися, що клієнт здійснив оплату, а також щоб платежі були правильно записані та узгоджені.

Крім того, оскільки у нас був персонал, який займався виготовленням продуктів, наш відділ з оплати праці повинен був би знати, хто працює і в який час вони працюють, щоб їм могли платити за свій час.

Поки все вищесказане відбувається, все ще деякі відділи працюють у фоновому режимі. Два основні з них, які слід врахувати, - це відділ ІТ, який забезпечує, щоб персонал мав доступ до необхідних систем та інформації.

Інший - наші прибиральники. Незалежно від того, якщо ви вирішили використовувати внутрішній персонал або зовнішню клінінгову компанію, хтось повинен підтримувати робочий простір в чистоті, порядку та вільному від потенційних небезпек.

То хто був залучений?

Дивлячись на наведений вище приклад, наш простий процес виробництва та реалізації задіяв такі відділи:

• Управління
• Планування
• Купівля
• Фінанси
• Склад
• Контроль якості
• Управління документами
• Виробництво
• Технічне обслуговування
• Маркетинг
• ІТ
• Упаковка
• Продажі
• НДДКР
• Управління ризиками
• Внутрішня ревізія
• Розслідування інцидентів
• Нарахування заробітної плати
• Прибирання

Як бачите, задіяний кожен відділ. Якби ви взяли лише один із цих відділів із суміші, речі дуже швидко заплутались! Контрольні перевірки можуть бути пропущені, можливо, у вас немає ресурсів, необхідних для закінчення виробництва або оплати праці персоналу, можливо, ви втрачаєте можливості продажу або, що більш важливо, ви можете продавати товар, який не придатний для використання і може бути небезпечним.

Як ми виймаємо силоси?

Досить часто під час внутрішнього аудиту, якщо я бачу, що комунікація порушується, або якщо співробітники не впевнені в ролях різних сфер, я рекомендую співробітникам одного департаменту їхати і ненадовго тінити співробітників інших відділів. Я змушую їх піти і сісти, щоб подивитися, що насправді роблять інші співробітники. Вони отримують можливість задавати питання та краще розуміти, як відділи працюють разом.

По суті, вони починають сприймати бізнес як лобзик з усіма частинами, що поєднуються, щоб складати ціле, а не колекцію окремих силосів.

© 2017 Катріна Маккензі