Програмне забезпечення для обробки текстів: диплом nvq з бізнесу та адміністрування та його: частина ii

Створювати та модифікувати макет та структури для текстових документів

Документ не може бути просто написаний з деяким текстом і зображеннями, розкиданими туди-сюди. Усі документи потребують акуратної презентації зі стандартною структурою та макетом. Для цього потрібно знати, як структурувати документ, які методи та інструменти для цього необхідні та де їх знайти.

2.1 Визначте вимоги до документа до структури та стилю

Будь-який створений документ повинен дотримуватись певних стандартів для зручності читання та збереження професіоналізму. Якщо ми загалом розглянемо стандартну структуру будь-якого документа, він матиме титульний аркуш, зміст, вступ, основний текст документа тощо.

Зразок титульної сторінки документа

nsf.gov

Кожна частина документа має свій стиль і структуру.

Наприклад, титульна сторінка документа матиме заголовок звіту, дату, стан документа тощо, у змісті - усі розділи та підрозділи документа, з відповідними номерами сторінок тощо..

Залежно від типу документа потрібно налаштувати стандартний макет сторінки для сторінок у текстовому процесорі. Деякі з основних налаштувань включають розмір паперу, тип паперу, орієнтацію паперу, базовий шрифт, мову, налаштування дати, вирівнювання вмісту документа, поля, інтервал між рядками, стовпці, колонтитули, колонтитули, номери сторінок, заголовки абзаців, таблиці, та багато інших залежно від мети.

Окрім цього, нам потрібно розглянути графічну частину документа. Графіка, яку ви використовуєте в документі, також повинна відповідати певним стандартам. Вони повинні бути простими та відповідати змісту документа (бути значущими) , підписувати їх відповідно, підписувати, якщо необхідно, легендами, якщо такі є.

Наступним важливим аспектом, який слід враховувати в документі, є граматика, читабельність та стиль документа. Перевірка орфографії та перевірка наявності помилок у граматиці. Деякі основні стандарти полягають у тому, щоб уникати підкреслення тексту, використовуючи одинарні лапки замість подвійних лапок, залишаючи простір між реченнями та абзацами, перевіряючи розділові знаки тощо. Крім того, під час написання документа краще використовувати активний голос, а не пасивний голос.

Після того, як всі стилі та структура документа подбані, налаштовану сторінку потрібно відкоригувати, щоб документ виглядав акуратно та презентабельно для друку та читання.

2.2 Визначте, які шаблони та стилі доступні та коли їх використовувати

Колекція специфікацій, такі як розмір сторінки, орієнтація сторінки, на поля, шрифти, інтервал між рядками і т.д., називається шаблоном. Кожен окремий документ, створений у програмі Word, базується на шаблоні.

Наприклад, коли ви відкриваєте новий документ у програмі Word, Word використовує шаблон за замовчуванням із деякими нормальними або типовими налаштуваннями, і це називається звичайним шаблоном.

Шаблон також постачається зі стилями для документа.

Наприклад, для звичайного шаблону типовим стилем є звичайний стиль. Він матиме шрифт за замовчуванням, розмір шрифту, інтервал між рядками, поля тощо. У самому слові доступні різні інші стилі ( Формат -> Стилі та форматування ), серед яких ви можете вибрати один, або ви можете змінити існуючий стиль або створити свій власний стиль.

Залежно від кожної організації та підрозділу, де ви працюєте, ви вже можете мати різні шаблони, які раніше були розроблені для конкретних цілей з урахуванням потреб та вимог організації та її стандартів. Шаблони можуть мати різні формати сторінки, різні стилі та деякий стандартний текст, все залежно від потреб та стандартів організації.

Наприклад, фірмовий бланк, який має кожна організація, є прикладом шаблону. У ньому може бути основна інформація та контактна інформація про компанію. Ці шаблони можна змінити або створити шаблони та зберегти їх у легкодоступному місці на жорсткому диску. Зовнішній вигляд документа визначається стилями та специфікаціями документа.

Шаблони можуть бути звичайними шаблонами за замовчуванням або шаблонами з макросами. Якщо вам потрібно створити шаблон для документів, які ви будете створювати досить часто, тоді вам потрібно: Створити шаблон із необхідним стилем та специфікаціями та додати текст, який з’являтиметься кожного разу при створенні нового документа, потім збережіть шаблон із значущим іменем. Якщо ви хочете змінити вже існуючий шаблон відповідно до ваших потреб, відкрийте вже існуючий шаблон, внесіть необхідні зміни та збережіть його з іншим ім'ям.

Підручник з Word 2003 із використанням шаблонів

Існує два типи шаблонів: вбудовані шаблони та власні шаблони.

Вбудовані шаблони мають попередньо встановлену структуру, розроблену для різних типів документів.

Наприклад, факс, нагадування, листи, резюме, звіти тощо.

Спеціальні шаблони - це шаблони, створені користувачем, коли вбудований шаблон за їх призначенням та вимогами недоступний або наявний не задовільний. Користувач створює шаблон за допомогою власного форматування та стилів та зберігає його разом з іншими шаблонами, щоб вони були доступні для подальшого використання.

Файл - Шаблони - Установіть прапорець "Автоматично оновлювати стилі документа"

michaelgoerz.net

У випадках, коли ви хочете переформатувати стилі існуючого документа до стилів, створених у новому шаблоні, ви можете досягти цього, приєднавши до документа, який вимагає переформатування, новостворений шаблон.

Щоб додати шаблон до документа, Файл -> Шаблони -> Установіть прапорець «Автоматично оновлювати стилі документа» -> Клацніть Ok

Word перезапише стилі, що мають відповідні імена у старому документі, а новий шаблон і нові стилі додаються до списку стилів. У цьому процесі змінюються лише стилі та інші специфікації, такі як поля, колонтитули тощо, не змінюються, оскільки вони є параметрами рівня документа. Налаштування рівня документа завжди витісняють налаштування рівня шаблону.

Щоб переглянути форматування та доступні стилі, натисніть Формат - Стилі та форматування

Вставка таблиці

Таблиці використовуються в різних видах документів різного призначення, і існують різні типи таблиць. Ми розглянемо різні налаштування та функції, доступні для модифікації таблиці та упорядкування інформації в ній.

Створіть або вставте таблицю - Таблиця -> Вставити -> Таблиця -> Встановіть кількість рядків і стовпців -> Ви можете скористатися функцією автозастосування до вмісту, який буде коригувати таблицю відповідно до вмісту або вибрати автоматичне припасування до вікна, яке розтягне таблицю аж до полів сторінки.

Додавання та внесення змін до структури таблиці - Ви завжди можете клацнути правою кнопкою миші на таблиці та перейти до властивостей таблиці та внести стільки змін до властивостей таблиці. Ви також можете додавати та видаляти рядки та стовпці, змінювати ширину, межі, затінення та багато інших властивостей для таблиці.

Щоб перетворити текст у таблицю, спочатку введіть дані, розділені табуляцією або комою, тут я розділив дані вкладками

Щоб об’єднати комірки в таблиці, виберіть комірки, які ви хочете об’єднати - клацніть правою кнопкою миші на виділених комірках - виберіть «об’єднати комірки»

Об’єднання та розділення комірок у таблиці - для об’єднання комірок виберіть клітинки, які потрібно об’єднати -> клацніть правою кнопкою миші на них -> клацніть на об’єднанні комірки.

Щоб розділити комірки -> клацніть правою кнопкою миші клітинку, яку потрібно розділити -> клацніть розділити комірки -> встановіть кількість рядків або стовпців, на які потрібно розділити комірку

Вирівняти текст по горизонталі або вертикалі в таблиці - Виділіть клітинки, в яких потрібно вирівняти текст. Клацніть на них правою кнопкою миші -> клацніть «Напрямок тексту» -> потім виберіть потрібне вирівнювання

Поле комірки, Межі та затінення в таблиці - Клацніть правою кнопкою миші на таблиці -> клацніть на Межі та затінення -> змініть налаштування полів, меж та затінення

Як створити форму?

Ми також розглянемо, як створити та змінити форму. Форми - це текстові документи, які мають поля форми, які ви заповнюєте за потреби. Ці форми можна використовувати на комп’ютері або роздрукувати та заповнити. Подібно до інших документів, форми також можна зберігати як шаблон. Щоб створити форму, MS Word -> Новий -> Пустий документ -> Ви можете ввести необхідний заголовок та інші деталі, якщо потрібно. Ви також можете використовувати таблицю, щоб надати формі професійний макет.

Перегляд - Панелі інструментів - Форми, покаже панель інструментів форм

Щоб додати маркери та стилі списку - Формат - Маркери та нумерація

Вбудовані стилі полегшують роботу під час оформлення заголовків, абзаців та змісту. Наприклад, коли ви вручну вибираєте заголовок, змінюєте шрифт, розмір шрифту, колір шрифту, ви робите дії у три етапи для досягнення результату, і вам доведеться повторити це для кожного заголовка. Але коли ви змінюєте стилі за допомогою вбудованого або вже створеного стилю, ви закінчуєте роботу одним клацанням миші.

Пов’язані стилі змінюють стилі як символу, так і абзацу, і в кінці вони позначаються символом „ ¶a“. Ці стилі поводяться або як абзац, або стиль символу, і їх можна застосувати, клацнувши в будь-якому місці всередині абзацу, щоб застосувати цілий абзац, або ви можете вибрати конкретний розділ абзацу та застосувати стиль, якщо вам потрібен стиль, застосований до лише частини абзацу.

Стилі списків використовуються для зміни вигляду списків. Він має рівні ієрархії зі стилями відступу та нумерації.

Стилі таблиць використовуються для зміни зовнішнього вигляду таблиць. Вони мають різний вигляд кордонів, затінення, вирівнювання та шрифти в таблицях.

Будь ласка, відгук:

Сподіваюся, ви всі знаєте про

• Вивчення необхідної структури та макета, необхідних для документа
• Доступні стилі та шаблони
• Використання таблиць та іншої інформації, необхідної для документа
• Застосування вищезазначених прийомів до документа

Я з усіх сил намагався прикріпити знімки екрана до більшості описаних тут дій. Деякі скріншоти зроблені з Microsoft Word 2010, і я якомога швидше заміню їх на Word 2003.

Сподіваюся, ця інформація вам знадобилася. Будь ласка, не соромтеся робити відгуки та задавати будь-які питання, якщо у вас є. Перший розділ цього пристрою можна знайти за посиланням нижче

Розділ 1 - Точно вводити та поєднувати текст та іншу інформацію в текстових документах (програмне забезпечення для обробки текстів, запитання 1.1 - 1.7)

Наступний розділ цього підрозділу знаходиться за посиланням нижче

Розділ 3 - Використовуйте програмні засоби обробки текстів для форматування та подання документів ефективно для задоволення вимог (Програмне забезпечення для обробки текстів, запитання 3.1 - 3.6)