Як користуватися програмним забезпеченням для обробки текстів (диплом nvq у галузі бізнесу та адміністрування та він)

У цій частині, тобто розділі 1, ми розглянемо, як правильно вводити та поєднувати текст та іншу інформацію в текстових документах.

Точно вводьте та комбінуйте текст та іншу інформацію в текстових документах

Примітка: Протягом усього модулю, у всі три розділи, я додав якомога більше скріншотів. Ви не будете представляти скріншоти, якщо будете записувати відповіді на цей пристрій, але вам буде запропоновано виконати кілька завдань, щоб перевірити свої знання та розуміння використання текстового процесора, і скріншоти можуть стати в нагоді!

1.1 Визначте, які типи інформації потрібні в документах

Документ - це запис, де події або будь-яка інформація фіксується і записується як доказ, щоб інформація не була втрачена.

Зразок документа

syncfusion.com

Це може бути письмовий або електронний документ, і він служить офіційним записом. Формат, структура та зміст документів різняться залежно від записаної інформації та мети, з якою вона була записана. Деякі приклади документів - це рахунки-фактури, газети, замовлення на придбання, специфікації продукції, листи, журнали, аркуші, ліцензії тощо.

Кожен документ матиме інший формат і прийнятні стандарти, яких він повинен дотримуватися, і ці стандартні документи можна створювати на основі шаблону, або якщо ви будете створювати певний документ знову і знову, ви можете зберегти цей формат як шаблон для подальшого використання.

Документи, що зберігаються в електронному форматі, зберігаються в комп'ютері, і існує безліч програм для створення документа. Найпоширенішим додатком, що використовується у більшості організацій, є програмне забезпечення для обробки текстів під назвою Microsoft Word, яке постачається як частина пакета офісних програм Microsoft. Для того, щоб створити документ, потрібно визначити типи інформації, необхідні для створення документа. Знову ж таки, різні типи інформації різняться залежно від типу документа. Спочатку потрібно чітко уявляти, який документ вони створюватимуть і з якою метою його створюватимуть. Потім їм потрібно визначити типи інформації, необхідні для цього конкретного документа.

Усі документи мають певний обсяг тексту та переважно деякі номери. Для того, щоб зрозуміти розуміння, можна додати в документ картинки, зображення, графіки, діаграми, таблиці тощо. Електронні документи можуть також мати анімацію та невеликі відео- та аудіокліпи. Нарешті, щоб покращити вигляд документа, можна додати до документа рядки, межі, фони тощо.

Зразок рахунка-фактури

JRW78130 (власна робота) через Вікімедіа

Наприклад, давайте врахуємо, що ви створюєте рахунок-фактуру. На рахунку-фактурі буде текст, цифри, логотип компанії ( це буде зображення), адреса компанії, адреса одержувача, номер факсу та телефону, номер реєстрації з ПДВ, номер рахунку-фактури, дата рахунку-фактури, довідка клієнта, опис товарів та послуг, вартість послуги, способи оплати, консультація щодо переказу коштів, деталі способу оплати і т. д. Отже, всю цю інформацію потрібно збирати та складати у стандартному форматі, який відповідає стандартам та рекомендаціям організацій. Зібрана інформація, структура та формат подання інформації залежать від типу документа, що створюється. Інформацію можна зібрати з наявних даних в організації, або якщо дані відсутні, їх потрібно зібрати з Інтернету або зв’язавшись із відповідними людьми чи організаціями / департаментами.

Використовуючи зображення та інші дані з Інтернету та інших джерел, потрібно переконатися, що їх можна використовувати, перевіривши інформацію про ліцензію та авторські права. Потрібно мати вміння та навички ідентифікувати інформацію, відмінну від наданої групи інформації або списку інформації, щоб вони могли вибрати потрібну інформацію, необхідну для створення документа.

1.2 Використовуйте відповідні прийоми для точного та ефективного введення тексту та іншої інформації

Коли вся інформація, необхідна для створення документа, є доступною або зібраною, потрібно використовувати найкращі методи та прийоми для введення цієї інформації до документа, переконавшись, що вони введені точно і ефективно.

Введення / видалення тексту, збереження файлів - Word 2003

Для того, щоб вводити текст у документ, потрібно добре володіти клавіатурою. Навички роботи з клавіатурою означають не просто набір алфавітів та цифр, а ефективне використання всіх клавіш та функцій клавіатури. Добре вивчити найпоширеніші та найчастіше використовувані комбінації клавіш на клавіатурі для легкого та швидкого введення та форматування інформації в документі. Якщо ви будете вводити велику кількість тексту та цифр, швидкість друку буде важлива разом з точністю та ефективністю.

Окрім навичок клавіатури, можуть знадобитися й інші навички, залежно від пристрою, який ви використовуєте для створення та форматування документів. Нещодавнє використання пристроїв із сенсорним екраном та систем розпізнавання мови вимагатиме знання всіх технік, необхідних для роботи, введення даних та форматування даних на пристроях, які вони використовують.

Під час набору документів для того, щоб точно та ефективно набирати текст або створювати документ, вам потрібно використовувати обидві руки під час набору тексту, використовуючи відповідні клавіші на клавіатурі. Ваша постава повинна бути гарною, пряма спина і обидві руки біля клавіатури.

Багато разів я бачив людей, які використовують Caps Lock для набору великих літер, що є досить втомливою справою, тому що вам потрібно перемикатися між блокуванням Caps " увімкнення та вимкнення ", до і після введення великої літери. Найкращий і простий спосіб набору великої літери - це використання клавіші Shift. Клавіша Shift + будь-який алфавіт дозволять вам ввести велику літеру цього алфавіту.

Примітка: Практикуйте це, Shift + алфавіт, повірте, це легко, і ви відчуєте різницю!

Деякі з часто використовуваних ярликів - це Ctrl + S для збереження, Ctrl + C для копіювання, Ctrl + V для вставки, Ctrl + X для вирізу, Ctrl + Z для скасування, Ctrl + A для виділення всіх тощо. клавіші видалення зазвичай використовуються під час форматування та набору тексту. Пробіл використовується для створення простору між словами.

Окрім навичок клавіатури, потрібно також використовувати різні варіанти форматування, доступні в самому програмному забезпеченні для обробки текстів. Існують різні варіанти, такі як орієнтація сторінок, таблиці, маркери та нумерація, багатостолбці, вставка символів, зображення, текстове поле тощо, і потрібно найкраще використовувати наявні меню, щоб створити привабливе та легке для слідування / розуміння документа. Ви також можете використовувати різні шрифти та інтервали, щоб інформація виглядала акуратно та чітко.

Після успішного створення найважливішою частиною документа є граматика та перевірка орфографії. Текстові процесори не завжди знаходять і виправляють усі помилки в документі. Наприклад, якщо ви вводите "капелюх" замість "той", текстовий процесор не завжди позначить цю помилку для вас. Тому завжди найкраще вичитувати документ вручну двічі чи тричі, і, якщо це можливо, ви можете попросити третю особу прочитати його для вас, оскільки це забезпечить точність та ефективність.

1.3 Виберіть та використовуйте відповідні шаблони для різних цілей

Шаблони - це заздалегідь розроблені документи, у яких зберігається зразок, і вони легко доступні для використання. Вони вже мають деякі деталі, які можна адаптувати або відредагувати відповідно до потреб. Ви також можете розробити та зберегти власний шаблон залежно від ваших потреб та потреб документів, які ви будете створювати. Це допоможе вам зосередитись на змісті документа в майбутньому, а не витрачати час на розробку документа.

Створіть новий документ на основі шаблону Microsoft Word 2003

Щоб зібрати всю інформацію разом, використовуючи навички, якими він володіє, потрібно вибрати відповідний шаблон для документа, який ви будете створювати.

Наприклад, текстовий процесор може мати існуючі шаблони для таких документів, як факс, лист або веб-сторінка. Отже, якщо ви будете створювати будь-який документ, який відповідає наявним шаблонам, ви можете продовжувати використовувати наявний заздалегідь розроблений шаблон. В інших випадках вам доведеться створити власний шаблон для типу документа, який ви будете створювати.

Також більшість шаблонів постачаються із заздалегідь розробленими шрифтами, колірною схемою, форматуванням тощо, але ви завжди можете змінити їх відповідно до своїх потреб та цілей.

Якщо ви створюєте кілька документів одного типу та формату, або якщо ви будете створювати певний документ знову і знову в майбутньому, вам слід зберегти формати як шаблон, щоб ви могли підтримувати цей стандарт під час створення документів і в майбутньому також заощадите час.

Деякі приклади ефективного застосування форматування та вибору шаблонів до документа - це використання кількох стовпців для статей новин, використання портрета А4 для бланка та для листів, альбомний режим для таблиць тощо. Вам потрібно створити чіткі документи, які створити вплив на читача. Тому завжди використовуйте найкращі функції, доступні в процесорі Word, для створення вражаючих документів.

Метою використання шаблонів є створення ефективного дизайну документа. Дизайн документів стосується не лише зовнішнього вигляду, а й способу подання інформації. Важлива інформація в документі повинна виділятися. Тому важливий ретельний підбір вмісту, макетів, кольорів, тем, шрифтів, стилів, таблиць, виносок, зображень, діаграм тощо.

Будь-яку інформацію, таку як дата, ваша адреса та контактна інформація, номери сторінок, можна зберегти в шаблоні для подальшого використання та уникнути їх повторного введення.

1.4 Визначте, коли і як поєднувати та об’єднувати інформацію з іншого програмного забезпечення чи інших документів

Створення документа - це не завжди створення нового та введення нової інформації, яка у вас є в руках. Іноді вам доведеться поєднувати та об'єднувати інформацію з інших документів та програмного забезпечення. Наприклад, можливо, вам доведеться переглядати інформацію з розповсюдженого аркуша Excel або зв’язувати документ із документом PDF, а іноді ви створили б кілька окремих документів у текстовому процесорі, і, можливо, вам доведеться пов’язати або об’єднати їх усі разом в один єдиний документ.

Наприклад, для того, щоб об’єднати кілька документів із текстом в один документ, потрібно спочатку створити порожній документ і встановити макет сторінки, подібний до документів, які збираються об’єднати. Ви також можете відкрити один із комбінованих документів, клацнути «Зберегти як» та зберегти його як новий документ з іншою назвою, а потім стерти його вміст, тим самим зберігаючи макет.

Клацніть Вставити - Файл

Щоб вставити таблицю, клацніть Таблиця - Вставити - Таблиця

Збираючи інформацію, кандидат повинен проаналізувати та вирішити, яка інформація потрібна, і чи є зібрана інформація надійною та точною.

Таблиці - хороший варіант розбити інформацію на прописані місця. Це забезпечує акуратний візуальний вигляд та полегшує сканування та порівняння даних у документі. Щоб вставити таблицю в документ Word, вам потрібно зайти в меню таблиці, клацнути вставку та клацнути таблицю. Ви можете редагувати таблицю з кількістю рядків і стовпців, кольором заливки, рамками та затіненнями та іншими функціями відповідно до ваших вимог.

1.7 Ефективно зберігайте та отримуйте файли документів та шаблонів відповідно до місцевих вказівок та умов, де це можливо

Щойно документ буде створений, кандидат повинен мати можливість зберегти його там, де його можна легко отримати для подальшого використання та довідки. Тепер документ, створений за допомогою будь-якого текстового процесора, можна зберегти в одному з багатьох доступних форматів, але не всі текстові процесори підтримуватимуть усі типи файлів. Наприклад, коли ви натискаєте Файл -> Зберегти як -> Ви отримаєте діалогове вікно із запитом про місце збереження документа, а також формат, у якому потрібно зберегти документ.

Щоб зберегти файл у необхідному форматі, Файл - Зберегти як

Якщо документ буде розповсюджений серед людей або організацій, які не використовуватимуть Microsoft word, найкраще зберегти документ у форматі.rtf (Rich Text Format). Найкраще зберігати документ у якомога простішому форматі, щоб уникнути помилок під час спроби відкрити документ в інших текстових процесорах. Хороша ідея та розуміння питань сумісності файлів будуть дуже корисними. Існують різні формати, такі як документ Word, шаблон документа Word, формат простого тексту, формат форматированого тексту, формат веб-сторінки тощо. Якщо всі, хто буде отримувати доступ до документа, будуть використовувати Microsoft word, тоді найкраще зберегти документ.doc формат.

Іменування документа - ще один дуже важливий аспект. Завжди використовуйте значущі імена, щоб вам було легше визначити цей документ для подальшого пошуку. Кандидати також повинні мати гарну ідею збереження документів у різних інших форматах, тобто змінити формат документів на HTML або RTF тощо, якщо потрібно, використовуючи опцію збереження як у меню Файл. Ви також повинні знати, де зберігати документ, щоб полегшити пошук. Переконайтеся, що в іменах документів немає місця спеціальних символів. Краще мати резервну копію всіх документів на випадок, якщо трапиться проблема із сервером, проблема зберігання чи несправність обладнання.

Потрібно пам’ятати, чи дотримувались вони всіх правил та рекомендацій організації під час створення документа. Обов’язково перевірте, чи існують внутрішні стилі, формати чи шаблони, і якщо так, виконуйте їх. Кожна організація має правила та рекомендації щодо підготовки, структурування, іменування та зберігання документів. Існують правила, яких потрібно дотримуватися під час отримання та спільного використання документів. Завжди пам’ятайте про те, що ви економите і де ви економите. Найкраще зберігати пов’язані документи разом і дотримуватися послідовного методу іменування файлів і папок.

Існує також опція "Пошук" для пошуку документа на випадок, якщо ви забули, де зберігали або зберігали документ. Також слово відображає список останніх документів, звідки ви можете забрати документ, якщо нещодавно його зберегли.

Будь ласка, відгук:

Сподіваюся, у вас є знання та розуміння

• Різні типи інформації, які нам потрібні для створення документа
• Прийоми, які потрібно використовувати для введення інформації
• Використання стилів та шаблонів
• Як об’єднати або об’єднати документи
• Різні інструменти редагування
• Як ефективно зберігати та отримувати документи.

Я сподіваюся, що цей розділ допоможе вам. Будь ласка, перейдіть за посиланнями нижче для розділів 2 та 3.

Розділ 2 - Створення та модифікація макета та структур для текстових документів (Програмне забезпечення для обробки текстів, Питання 2.1 - 2.4)

Розділ 3 - Використовуйте програмні засоби обробки текстів для форматування та подання документів ефективно для задоволення вимог (Програмне забезпечення для обробки текстів, запитання 3.1 - 3.6)