Диплом Nvq: програмне забезпечення для обробки текстів у бізнесі та адміністрації або воно

deli-stationery.org

Після того, як ви визначили інформацію, необхідну для документа, застосували всі стилі та форматування та дійшли до бажаного стилю та макета, вам потрібно допрацювати документ для презентації або для друку та розповсюдження. Вам потрібно знати, як використовувати різні техніки та інструменти, доступні для доопрацювання документа для презентації

Підготовка до диплому 2 або 3 рівня

Інформація, написана тут, написана на основі підрозділу програмного забезпечення для обробки текстів для кандидатів, які прагнуть отримати диплом 2-го або 3-го рівня з бізнесу та адміністрування або ІТ. Очікується, що кандидати мають навички обробки текстів на середньому рівні, якщо вони користуються ІТ.

Оцінювання більшості частин цього підрозділу (що охоплює всі розділи ) проводиться шляхом призначення завдань, спостереження та опитування та перегляду раніше створених кандидатом документів.

У цьому розділі ми розглянемо, як використовувати програму обробки текстів або програму для форматування документа для презентації, друку або розповсюдження. Потрібно переконатись, що документ виглядає значущим, має змістовний зміст та відповідає стандартам, встановленим організацією. Також перед завершенням перевірте форматування, перевірку орфографії, перевірку граматики та інші макети.

Використовуйте програмні засоби обробки текстів для ефективного форматування та подання документів для задоволення вимог

Я додав скріншоти та якомога більше інструкцій для зручності розуміння. Скріншоти зроблені з Microsoft Word 2003.

3.1 Визначте, як слід форматувати документ, щоб полегшити його значення

Документ повинен бути читабельним і виглядати змістовно з чітким макетом, форматом, структурою та стилями. Для цього потрібно відформатувати документ таким, яким він є, і виглядає значущим, а форматування - одна з основних речей, які потрібні документу. Хороше форматування дає чіткий контур кожному, хто переглядає документ.

Формат, абзац, маркери, налаштування сторінки, друк, попередній перегляд друку: Word 2003

Найкращі практики форматування

Під час форматування переконайтеся, що ви встановили поля для бажаного стандарту, використовуєте правильні позиції вкладки, використовуєте верхній та нижній колонтитули та виноски, де це необхідно. Застосовуйте стилі, де це можливо, наприклад стиль заголовка, стиль абзацу, стилі символів та переконайтеся, що інтервали між рядками та абзацами є прийнятними. Текст має бути обґрунтованим відповідно до потреб та стандартів документа.

Виберіть відповідний шрифт, розміри та колір шрифту. Наприклад, не використовуйте стильні та вишукані шрифти у професійному документі. Найкраще використовуйте жирний шрифт, курсив, підкреслення ( за потреби ), де це необхідно. Ви можете виділити важливий текст, використовувати маркери та нумерацію, щоб чітко перерахувати пункти для зручності читання.

Використовуйте таблиці, графіки та діаграми разом із графіками, де це можливо, щоб пояснити поняття, порівняти малюнки та точно продемонструвати певну інформацію. Межі, затінення та фони не є обов’язковими, але вони можуть покращити зовнішній вигляд документа та викликати бажання читати.

Вирівняйте текст залежно від типу документа. Наприклад, газетні статті подаються колонками, а не абзацами.

Ще одним важливим фактором, який слід враховувати, є те, чи використовуєте ви шаблон, чи створили власний шаблон, чи створюєте документ з нуля, вам потрібно розробити документ за призначенням.

Наприклад, рахунок-фактура повинен виглядати як рахунок-фактура з правильним макетом, стандартами та інформацією, лист повинен виглядати як лист із інформацією, розміщеною у правильному форматі та стандарті, письмова стаття або журнал повинен відповідати стандартам журналу і так далі.

3.2 Виберіть та використовуйте відповідні методи для форматування символів та абзаців

Ми щойно розглянули, чому форматування важливо і які фактори потрібно враховувати чи пам’ятати під час форматування документа. Після того, як ви дізнаєтеся про призначення документа, макет і структуру, візуальну уяву про остаточний вигляд документа та про те, яке форматування документа потрібно, вам потрібно буде скористатися відповідними методами, доступними для форматування документа. символи та абзаци документа.

Текст підказки для інтервалу між рядками

Щоб змінити налаштування шрифту, виберіть текст, для якого потрібно змінити налаштування, клацніть Формат - Шрифт

1/5

Форматування символів

Символи можна форматувати, змінюючи розмір символів ( розмір шрифту ), змінюючи тип символу ( стиль шрифту ), додаючи кольори до символів для покращення документа, використовуючи прості інструменти, такі як жирний шрифт, курсив та підкреслення, щоб виділити важливі частини або ділянки документа ( щоб полегшити читання узагальнених висновків ), існує також варіант виділення, щоб виділити певну область або слова чи частини документа, які потребують більшої уваги тощо.

Окрім цього, коли ви використовуєте нижній та нижній індекси ( частіше вони використовуються в областях, де є формули або інші математичні розрахунки ), вам потрібно використовувати інструмент нижчого та верхнього індексу на панелі інструментів форматування. Є також символи, які ви можете використовувати в областях, де вам потрібно вставити символ.

Перейдіть до Вставити -> Символ -> Виберіть символ, який ви хочете відобразити.

Комбінації клавіш

Вивчення клавіш швидкого доступу до цих простих інструментів може стати в нагоді. Вам не потрібно продовжувати натискати на панелі інструментів, щоб застосувати форматування, але ви можете застосувати їх швидше, натискаючи клавіші на клавіатурі.

Наприклад, у вас є вибрана область тексту або символи, які повинні виглядати жирним шрифтом. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати потрібний текст і натиснути Ctrl + B. Ctrl + B - це комбінація клавіш для напівжирного жиру.

Подібним чином Ctrl + I для курсиву, Ctrl + U для підкреслення тощо.

Їх теж легко запам’ятати. Наприклад, Ctrl + перша буква дії, наприклад Ctrl + B для напівжирного шрифту, де B позначає жирний шрифт, Ctrl + I для курсиву, де I позначається курсивом тощо. Також є меню Формат, що має більше опцій застосовувати форматування до шрифтів та абзаців.

Форматування абзаців

Наступним аспектом форматування після форматування символів є форматування абзаців. Текст в абзаці потрібно вирівняти, і у вас є три варіанти; вирівняти ліворуч, вирівняти праворуч і по центру.

Здебільшого документи вирівнюються за лівим краєм, оскільки це допомагає легко читати. Скрізь, де є список елементів, відформатуйте їх за допомогою маркерів або нумерації, оскільки це надасть документу акуратний та стандартний вигляд. У випадку з електронними документами, маркування та нумерація допоможуть програмному забезпеченню розпізнати їх як список.

Абзаци та міжрядкові інтервали: Word 2003

Міжрядковий інтервал

Наступне форматування - це міжрядковий інтервал, що дуже важливо. Існують стандарти для різних документів. За замовчуванням у Word 2003 міжрядковий інтервал становить десь від 1 до 1,5. Якщо вам потрібно змінити міжрядковий інтервал, ви можете це зробити, скориставшись інструментом "Міжрядковий інтервал" на панелі інструментів форматування.

Межі та затінення для сторінок і таблиць можна застосувати за допомогою опції "Облямівки та затінення" в меню "Формат".

Контроль за вдовою / сиротою

Лівінгста

Контроль за вдовами та сиротами за абзацами

Далі йде контроль за вдовами та сиротами, який потрібно налаштувати на абзаци. Наприклад, якщо у нас є абзац із трьома рядками, якщо останній рядок абзацу розділений на наступну сторінку ( вдова ), це не буде виглядати добре, і це також ускладнює читання. Також наявність одного слова в останньому рядку абзацу ( сирота ) може зробити документ дивним. Щоб уникнути цього, ви можете використовувати елемент керування вдовою / сиротою в області форматування абзацу.

Вкладки та відступи

Вкладки та відступи - це ще один набір інструментів, які використовуються для форматування абзаців.

Існує чотири типи відступів; Відступ ліворуч, відступ праворуч, відступ першого рядка та відступ висячий. Лівий та правий відступи визначають простір для абзацу між полями пробілу. Відступ першого рядка використовується для відступу першого рядка абзацу, а висячий відступ допомагає відступати рядкам, що слідують за першим рядком абзацу, особливо застосовується при маркуванні чи нумерації.

Вкладки використовуються для керування розміщенням тексту в документі. Вони вирівнюють текст по різних місцях вкладки. Ви можете встановити вкладки в діалоговому вікні "Вкладки".

Окрім цього, переконайтеся, що у вас є правильна орфографія, граматика та пунктуація в документі. Перевірте навіть незначні помилки, наприклад, переконайтеся, що всі речення починаються з великої літери і закінчуються крапкою. Помилки можуть відображатися на стандартах організації та мати серйозний ефект.

Клавіші швидкого доступу до загальних символів

Добре також знати комбінації клавіш для символів, які ви використовуєте досить часто. Наприклад

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Просте форматування може створити величезну різницю в загальній презентації та стилістиці документа.

3.3 Виберіть і використовуйте відповідні сторінки та макети розділів для презентації та друку документів

Тепер, коли документ готовий із усіма необхідними та відповідними форматуванням та стилями, вам потрібно знати, як вибрати сторінки та розділи для презентації чи друку. Залежно від типу документів, вам доведеться додавати стовпці до всього документа або його частини. Можливо, доведеться вставляти розриви сторінок і розриви стовпців у певні місця документа. Вам потрібно буде стежити за розміром поля, номерами сторінок, а також найголовніше включати колонтитули та колонтитули залежно від документа та його вимог.

Щоб встановити поля та орієнтацію сторінки, натисніть Файл - Налаштування сторінки

1/11

Поля

Існують стандартні розміри полів для всіх документів, а саме слово постачається із налаштуваннями за замовчуванням. Якщо вам потрібно змінити налаштування, вам доведеться перейти до

Файл -> Налаштування сторінки -> Поля -> Тут вам потрібно буде встановити розмір поля для вашого документа. Ви також можете змінити орієнтацію для різних сторінок, оскільки в деяких випадках таблиці або діаграми або інші статистичні подання повинні бути задокументовані в альбомному макеті.

Стовпці

Щоб додати стовпці до документа, натисніть

Формат -> Стовпці -> Виберіть кількість стовпців, а також виберіть, чи цілий документ або з цього моменту і натисніть кнопку ОК.

Ви також можете встановити ширину стовпців вручну. Для того, щоб застосувати стовпці до певного розділу в документі, виберіть цей конкретний розділ, а потім застосуйте стовпці. Розбиття стовпців можна додати, щоб розбити стовпець у певній точці та перенести текст у наступний стовпець.

Перевірте, чи вирівняні зображення та інші графічні зображення у правильних місцях, а також переконайтеся, що вони вирівняні з текстом у документі.

Розриви сторінок, колонтитули

Розриви сторінок можна додати до областей, де ви хочете, щоб текст або вміст документа розбивались і переходили на наступну сторінку.

Вставте верхній і нижній колонтитули для текстів, які повинні відображатися вгорі та внизу всіх сторінок документа. Деякі документи можуть вимагати виноски для посилання. У цих випадках вставте до документів нотні примітки. Номери сторінок - важлива частина документа, що має кілька сторінок.

Як використання документа керує макетом

Налаштовуючи макет документа, потрібно визначитися з форматом та макетом, залежно від того, як документ буде використовуватися.

Наприклад, якщо документ буде надруковано, його слід відформатувати для друку на папері стандартного розміру. Якщо документ буде опублікований у статтях, то макет та форматування повинні відповідати цьому. Документи, які будуть опубліковані на веб-сторінці, повинні бути відформатовані відповідно до різних дисплеїв, змінять розмір та роздільну здатність документа, а отже, прості формати та макети рекомендуються для веб-публікації.

Також потрібно враховувати розмір документа та зображення в документі, оскільки якщо розмір занадто великий, веб-сторінка завантажиться. Тому потрібно подбати про зміну розміру зображень без великих втрат у якості.

Друк

Якщо вам потрібно роздрукувати документ, можна надрукувати документ різними способами. Відповідно до потреб, ви можете надрукувати підбірку сторінок або частину сторінки, тобто лише вибраний текст, або весь документ. Ви можете друкувати односторонні або двосторонні документи. Діалогове вікно друку має всі параметри та налаштування, які потрібно зробити або зробити перед друком документа. Також документи, які потрібно надрукувати, не повинні мати анімованого або мерехтливого тексту, оскільки це не буде належним чином друкуватися на документі.

Швидкий контрольний список

Деякі моменти, які слід пам’ятати:

• Переконайтеся, що виділені, жирний шрифт, курсив, підкреслення, маркери та нумерація використовуються там, де це необхідно
• Переконайтеся, що вимкнено форматування коментарів та виявлення
• Використовуйте стилі для форматування
• Переконайтеся, що зображення підписані та позначені.
• Переконайтеся, що таблиці правильно вирівняні та правильно відформатовані та позначені
• Перевірте, чи працюють посилання або URL-адреси, якщо такі є.
• Погляньте на документ у попередньому перегляді друку, щоб побачити, чи виглядає він задовільно.
• Збережіть документ із значущим ім’ям файлу, яке не має місця або спеціальних символів.
• Перевірте наявність властивостей документа, таких як автор, заголовок, мова тощо, а також перевірте зміст.

Завжди потрібно переконатися перед друком, якщо друк необхідний, оскільки економія паперу може врятувати навколишнє середовище.

Друк, списки та основне форматування: Word 2003

3.4 Опишіть будь-які проблеми з якістю документів

Більшість проблем, які виникають, пов’язані з проблемами якості, такі:

• Форматування документа не на місці під час друку - коли ви форматуєте документ і не застосовуєте потрібне форматування чи стилі належним чином, тоді документ може виглядати бідно з помилковими даними та низькою якістю з текстом, зображеннями, предметами та символами поза місце.
• Проблеми з вирівнюванням та розміщенням таблиць, діаграм та графіків - під час розміщення таблиць та властивостей налаштування потрібно переконатися, що ви зробите необхідні налаштування того, як ви хочете, щоб таблиця виглядала, і як ви хочете форматувати вміст у таблиці. В іншому випадку вихідний або підсумковий документ не матиме якості. Те саме стосується діаграм та графіків, які ви розміщуєте на документах
• Посилання або URL-адреси не працюють - коли ви вставляєте або додаєте посилання або URL-адреси в документ, переконайтесь, що ви ввели його у правильному форматі та що посилання знаходиться в робочому стані. Посилання може бути для довідки або довідки, і якщо воно не працює, це робить документ неповним і може спричинити розлад користувача.

• Орфографічні, пунктуаційні та граматичні помилки, погане форматування та використання стилів - ці помилки, якщо їх не виправити, можуть відбитися на якості організації та її працівників.
• Зміст документа недостатній або не відповідає стандартам - Завжди переконайтесь, що ви використовуєте в документі високоякісну та стандартну інформацію, щоб читач задовольнявся тим, що очікував.
• Інформація в документі неправильна, а якість вмісту низька - дані в документі мають містити помилки, а вся інформація повинна бути останньою та оновленою. Неякісна та неправильна інформація в документі не приверне читачів, а також призведе до маркування документа.
• Забагато жирних шрифтів та виділень, що робить документ непрофесійним. Використовуйте жирний шрифт та виділення в тексті лише там, де це доречно та необхідно. Занадто багато виділеного та жирного тексту може бути важко прочитати, і документ може виглядати захаращеним

• Кольори не однакові в оригіналі та друкованому документі - це проблема, з якою стикається більшість із нас під час друку документів. Якщо кольори погані, потрібно перевірити налаштування принтера та використовувати якісні чорнило та сумісні чорнило, призначені саме для цього принтера та паперу. Якість паперу також може впливати на кольори.
• Зображення розмиті або спотворені, якість зображень низька, розмір зображення різний, вирівнювання викривлене - ці помилки пов’язані з форматуванням та налаштуваннями стилю та налаштуваннями вирівнювання в документі. Якщо всі налаштування не містять помилок і під час створення та форматування документа дотримуються правильних процедур, таких типів помилок можна уникнути.
• Час - Помилки в документі під час створення документа змусять пройти всі налаштування, форматування та інші проблеми в документі, тим самим забираючи багато часу. Отже, щоб заощадити час, потрібно докласти максимум зусиль і створити якісні документи, що перевіряють кожну частину та крок, створюючи сам документ.

3.5 Перевірка документів, що відповідають потребам, використання ІТ-засобів та внесення необхідних виправлень

Перед тим, як друкувати або розповсюджувати документ, потрібно ретельно перевірити документ, чи відповідає він потребам аудиторії та організації чи з якою метою він був створений. Ми вже бачили, яких кроків потрібно вжити, а чого слід уникати, щоб документ виглядав добре з високоякісним вмістом. Вам потрібно використовувати інструменти, доступні в програмному забезпеченні для обробки текстів, яким ви користуєтесь, щоб переконатися, що документ відповідає потребам і вимогам.

Перевірка орфографії та граматики

Лівінгста

Перевірка орфографії та перевірка граматики - це дуже корисний інструмент, однак текстовий процесор не завжди може виділяти всі помилки, і тому доцільно проводити ручну перевірку правопису та перевірку граматики.

Перевірте на неправильне використання великих літер, розділових знаків, граматики та інших пов’язаних з цим помилок. Перевірте помилки кілька разів і попросіть інших людей також вичитувати, оскільки багато помилок важко побачити тому, хто створив документ. Ви можете відкласти документ на кілька днів, а потім перевірити наявність помилок, коли перебуваєте в іншій думці. Це допоможе вам легко виявити помилки.

Також є багато слів, які звучать однаково, але мають різне написання та значення. Потрібно бути дуже обережним, оскільки читачі тоді не зрозуміють, що ви мали на увазі. Завжди використовуйте правильне написання. Помилки можуть призвести до неправильного спілкування та мати величезний вплив на організацію та її бізнес. Читання документа вголос також виявить помилки, яких ви не виявили, читаючи лише візуально.

Числа та обчислення - Перевірте, чи цифри, що використовуються в документі, мають правильну кількість знаків після коми і що цифри є точними. Переконайтесь, що розрахунки правильні та не містять помилок, оскільки неправильні цифри можуть ввести в оману та мати згубні результати. Документ, який ви створюєте, може бути одним із найважливіших документів, пов’язаних із основною діловою інформацією компанії, тому завжди потрібно бути обережним

Мова та словник - Мова, що використовується, повинна бути професійною. Слід уникати сленгів та неформальної лексики. Деякі слова пишуться по-різному в американській та британській англійській мові, і, отже, налаштування мови та налаштувань словника буде дуже корисно.

Точність та послідовність - Вам потрібно прочитати документ, щоб перевірити, чи достатньо наданої інформації, чи вона чітка та чи потребує вдосконалення. Це допоможе читачеві зрозуміти, яке повідомлення ви намагаєтесь передати.

Шрифт та розмір шрифту - використовувані шрифти та розміри шрифтів повинні бути стандартними. Переконайтеся, що ви не використовуєте стильні або прикольні шрифти для професійних документів. Розмір не повинен бути ні замалим, ні занадто великим, але бути стандартним. Кольори шрифтів теж повинні бути стандартними.

Дефіс - Завжди використовуйте маркери та цифри для списків, а не дефіси. Це дозволить форматно відформатувати документ із відповідними відступами та вкладками. Використання маркерів та цифр також повідомляє програмне забезпечення допоміжних технологій, що це список.

Розмітка сторінки та поля - дотримуйтесь стандартних значень та орієнтації полів та макетів. Переконайтеся, що у верхньому, нижньому та нижньому колонтитулах немає помилок та правильно їх вирівняно.

Розриви рядків, розбиття сторінок, розриви стовпців та абзаців - це корисні інструменти для форматування документа з акуратним виглядом. Використовуйте ці інструменти, де це необхідно, щоб уникнути вдів та сиріт.

Таблиці, зображення та інша графіка - Переконайтесь, що всі налаштування для цих об’єктів правильні та правильно вирівняні з іншими символами та текстом документа. Додаючи зображення та графіку в документи, вам потрібно перевірити налаштування тексту в зображеннях та об’єктах та навколо них.

Макет друку - Після того, як все перевірено та виправлено, перегляньте документ у формі макета друку. Це покаже вам, як саме виглядатиме документ під час друку. Ви також можете налаштувати макет друку, папір для друку тощо у діалоговому вікні друку. Якщо документ виглядає не задовільно, вам доведеться повернутися назад і змінити налаштування, поки документ не стане помилковим і правильно відформатований.

3.6 Відповідати належним чином на проблеми якості та документи, щоб результати відповідали потребам

Як тільки всі перевірки будуть зроблені, і ви відчуєте, що документ готовий до друку, розповсюдження чи публікації, ви можете продовжувати це робити. Іноді трапляються ситуації, коли аудиторія або користувач відчували б, що інший стиль, структура чи макет були б кращими. У таких ситуаціях ви можете отримувати запити та відгуки із запитаннями, чи можна це покращити чи змінити.

Навчання на основі зворотного зв’язку

Завжди сприймайте відгуки позитивно і вчіться на них. Потрібно пам’ятати, що вони створюють документ для аудиторії, і він повинен подобатись аудиторії, а не вам, тому всі ці фактори потрібно враховувати при створенні документа.

Коли виникають проблеми з якістю, слухайте їх і дійте відповідно. Потрібно діяти належним чином і відповідати на проблеми належним чином. Користувач або аудиторія можуть просто захотіти іншої структури чи стилю, лише тому, що їм зручно користуватися чи читати. Їм можуть знадобитися розміри зображень, щоб бути різними, оскільки іноді величезні зображення або їх орієнтація можуть відволікати увагу.

Що стосується цифр, то для точності деякі користувачі можуть вимагати більше двох знаків після коми. Іноді можуть бути незначні помилки в розрахунках. Тож ви дізнаєтесь про свою аудиторію, коли отримаєте відгук, і знаєте, як уникнути цих помилок у майбутньому для цієї аудиторії, або знаєте, який макет використовувати для різної аудиторії.

Коли документи не вдається відкрити

Ще однією поширеною проблемою, з якою ми всі стикаємось у своїй щоденній комерційній діяльності, є відсутність документів. Це пов’язано з проблемами сумісності або конфліктом із програмним забезпеченням, в якому документ був створений або документ відкривається. У таких ситуаціях найкраще зв’язатися з приймачем, пройти разом із ним програмне забезпечення, яке вони використовують, запитати, які помилки з’являються, і вирішити проблему.

Ви можете перетворити документ в інший сумісний формат і надіслати його знову, або якщо одержувач зможе це зробити, ви можете провести їх через цей процес. Я повторюю цей пункт тут; намагайтеся зберігати документи завжди в максимально простому форматі.

Поясніть, а не сперечайтеся

Зберігайте спокій і дійте відповідно до запиту. Бувають випадки, коли ви використовували певний стиль чи структуру, формат чи орієнтацію з певної причини чи мети. Ви можете пояснити це користувачеві ( не сперечатися ) і подивитися, чи розуміє він факт і готовий прийняти. Все це нарешті створить документ, який буде відповідати стандартам і відповідатиме всім вимогам щодо якості за призначенням.

Завжди пам’ятайте, що якість є важливою, оскільки вона забезпечує потенціал бізнесу!

Підсумок цього блоку

Сподіваюся, ви добре знаєте та розумієте

• Як використовувати програму обробки текстів або програмне забезпечення для форматування документа для презентації, друку або розповсюдження.
• Як переконатись, що документ виглядає значущим, має змістовний зміст та відповідає стандартам, встановленим організацією.
• Перевірка форматування, перевірка правопису, перевірка граматики та інші макети перед завершенням.

Сподіваюся, це тобі корисно. Якщо ви хочете переглянути попередні розділи цього підрозділу, перейдіть за посиланнями нижче:

Розділ 1 - Точно вводити та поєднувати текст та іншу інформацію в текстових документах (програмне забезпечення для обробки текстів, запитання 1.1 - 1.7)

Розділ 2 - Створення та модифікація макета та структур для текстових документів (Програмне забезпечення для обробки текстів, Питання 2.1 - 2.4)

Будь ласка, не соромтеся залишати свої коментарі та відгуки. Якщо у вас є запитання, будь ласка, не соромтеся запитувати. Всього найкращого!

Поділіться своїми відгуками