Nvq рівень 3: робота в діловому середовищі

Робота в діловому середовищі є обов’язковою одиницею групи А, яка має три кредити, для здобуття в Англії, Уельсі та Північній Ірландії диплому національної професійної кваліфікації рівня 3 у галузі бізнесу та адміністрування. Цей модуль допомагає кандидату глибоко зрозуміти міжособистісну динаміку, безпеку на робочому місці, ефективність, стійкість та безпеку.

У цій статті буде розглянуто кожен із результатів модуля, пояснено, що вони означають, і як їх досягти. Це допоможе вам зрозуміти, що, як правило, очікують писати кандидати. Залежно від вашої конкретної роботи, вам доведеться змінити те, що тут написано, для власної роботи та організації під час підготовки власного портфоліо.

Як користуватися цією сторінкою

Ця стаття охоплює розділ 303 для дипломного курсу NVQ рівня 3 з бізнесу та адміністрування, який охоплює елементи спілкування на робочому місці.

Цей посібник є інформативним і призначений для проведення вас через процес складання власного портфоліо. Не копіюйте тут нічого безпосередньо для свого файлу, оскільки файл повинен бути адаптований до особливостей вашої роботи та організації. Копіювання мови з цієї статті безпосередньо не лише нечесно, але й послаблює ваш файл.

Результат 1: Зрозуміти мету та переваги поваги та підтримки інших людей на роботі

1.1 Поясніть мету підтримки інших людей на роботі

Командна робота сприяє загальному успіху організації. Як приватна особа ви повинні розглянути, як ваші дії допомагають або перешкоджають досягненню цілей вашої команди. Так само ваша команда виконує роль відділу або загальних цілей компанії. Особи в команді повинні підтримувати одне одного і сприймати роботу один одного як власну.

Командна робота має багато переваг:

• Це може бути більш корисно, ніж індивідуальна робота, оскільки успіх ділиться та посилюється серед групи.
• Коли члени команди підтримують один одного, все робиться швидше.
• Якщо ви боретеся з індивідуальним завданням, ви можете звернутися за допомогою до колеги і навпаки.
• Почуття спільної відповідальності спонукатиме людей серйозно ставитися до своїх завдань, щоб не підводити своїх колег.

1.2 Поясніть мету допомоги іншим людям працювати ефективно та ефективно

Допомога іншим людям на роботі покращує продуктивність праці, внутрішні офісні стосунки та моральний стан. Більше того, допоміжні та спільні робочі місця є більш ефективними, оскільки спільна робота пришвидшує вирішення проблем та забезпечує дотримання термінів.

Робота з іншими людьми допомагає вам:

• Спілкуйтеся ефективніше і навчіться поважати інших.
• Поділіться робочими цілями, завданнями, пріоритетами та обов'язками.
• Працюйте таким чином, щоб найкраще використовувати ваші конкретні здібності, дозволяючи членам команди спеціалізуватися на своїх особистих сильних сторонах.
• Вирішуйте проблеми швидше та ефективніше.
• Забезпечте роботу вчасно і в рамках бюджету.
• Отримуйте та надайте відгуки, допомагаючи всім членам команди вдосконалюватися.

Цей елемент також вимагає, щоб ви зрозуміли мету співпраці з іншими організаціями, такими як інша компанія чи інший відділ вашої компанії. Співпраця з іншими організаціями допомагає вам:

• Зрозумійте різні трудові етики та цінності та способи адаптації до різних очікувань.
• Вивчіть нові стратегії вирішення проблем, подібних до вашої власної.
• Ознайомтеся з новими послугами або технологіями.
• Діліться інформацією та шукайте поради.

1.3 Поясніть, що означає різноманітність і чому це слід оцінювати

Оцінка різноманітності в діловому середовищі означає повагу до колег незалежно від їх раси, статі, спадщини, звичаїв, переконань, сексуальності, зовнішнього вигляду, психічних чи фізичних можливостей тощо.

У сучасному робочому світі нам усім доводиться працювати з людьми, які відрізняються від нас за своїм походженням чи переконанням. Ви не тільки повинні терпіти такі розбіжності, але й розуміти, як вони збагачують організацію.

Різноманітні робочі місця:

• Ознайомте людей з різними системами цінностей, трудовою етикою та типами особистості та вивчіть нові шляхи підходу до проблем.
• Містять різноманітні погляди та думки, що змушує кожного вдосконалювати та модифікувати власні позиції, беручи до уваги точки зору інших людей.
• Шукайте креативні рішення проблем, беручи участь у різноманітних аспектах.

1.4 Опишіть переваги різноманітності для організації

Успіх організації залежить від її здатності прийняти різноманітність та усвідомити вигоди.

Переваги різноманітності робочих місць:

• Ви отримуєте різноманітні рішення проблем у сфері обслуговування, пошуку та розподілу ресурсів.
• Співробітники з різним колом приносять різноманітні таланти, досвід та перспективи.

Дослідження показують, що різноманітність не просто добре з точки зору людських відносин, але може додати реальну цінність бізнесу та сприяти суті.

1.5 Поясніть, як поводитися з іншими людьми, чутливо до їхніх потреб

Це досить просто: поводьтеся з іншими так, як ви хотіли б, щоб з вами поводились, якби ви потрапили в їх ситуацію. Доброзичливе ставлення до колег означає:

• Бути співчутливим і ставитись до того, як хтось почувається.
• Слухаючи уважно і уважно.
• Запитувати, що потрібно людям, і намагатися задовольнити ці потреби.

Спробуйте уявити себе у взутті іншої людини і уявіть, як би ви почувалися, якби ви були ними. Роблячи це, ти, як правило, можеш зрозуміти, як з цією людиною хотіли б поводитися. Якщо ви сумніваєтесь, будьте якомога ласкавішими та ввічливішими.

Незалежно від того, що ви робите, деякі люди будуть дратувати, засмучувати чи підлити, і вам доведеться дізнатися, як з ними боротися. Розглянемо наступне:

• Перш ніж засудити когось, спробуйте дати йому перевагу сумніву. Можливо, ти винен, а може, в особистому житті у них щось відбувається, що змушує їх діяти на роботі.
• Намагайся частіше говорити з ними і дивитись, як вони реагують. Можливо, вам просто доведеться ближче познайомитись.
• Якщо все інше не вдається, прийміть позицію віддаленої терпимості і продовжуйте виявляти людині ту повагу, яку ви хотіли б отримати.

1.6 Поясніть, як поводитися з іншими людьми таким чином, щоб поважати їхні здібності, передумови, цінності, звичаї та вірування

Щоб функціонувати на роботі та в особистому житті, потрібно постійно враховувати думку та почуття людей.

Для цього потрібно:

• Зрозумійте погляди інших людей і звідки вони беруться. Задайте їм запитання про те, чому вони бачать те, що вони роблять.
• Будьте чуйними та дипломатичними. Подумайте, перш ніж говорити, і запитайте себе, чи те, що ви збираєтесь сказати, когось образить.
• Ставтеся до кожного з гідністю та повагою.
• Візьміть до уваги соціальні та культурні особливості інших людей як спосіб їх кращого розуміння та більш тактовної поведінки.
• Слухайте інших під час розбіжностей.

У різних людей будуть різні цінності та пріоритети, і вам слід бути уважними щодо того, як ваша мова та поведінка на робочому місці поважають цю різноманітність.

1.7 Опишіть способи, якими можна вчитися у інших на роботі

Навчання в інших є дуже важливим у бізнесі. У кожного свої сильні та слабкі сторони, навички та таланти. Різні люди дотримуються різних стратегій для вирішення складних проблем. Ви повинні скористатися кожною можливістю, щоб навчитися у співробітників, щоб удосконалити свої навички та вивчити нові.

Ось кілька способів, яким ви можете навчитися у інших на роботі:

• Зверніть увагу на те, як ваші колеги діють і реагують у складних ситуаціях.
• Попросіть демонстрації, коли хочете навчитися щось робити.
• Попросіть керівництва, коли ви боретеся або не впевнені, як рухатися вперед.
• Спробуйте познайомитися з новими людьми на роботі, яких ви можете навчити нових навичок.
• Запитайте думки колег щодо вашої роботи та попросіть їх поради щодо кар’єри.
• Мережа як в офісі, так і поза ним.
• Будуйте позитивні стосунки з колегами та начальством.
• Використовуйте людей із високими досягненнями як джерело натхнення.

Результат 2: Зрозумійте, як підтримувати безпеку та конфіденційність на роботі, та вирішуйте проблеми

2.1 Окресліть мету та переваги забезпечення безпеки та конфіденційності на роботі

• Захист інформації та даних означає захист цифрових матеріалів та конфіденційних документів від несанкціонованого доступу. Комп’ютерні системи, де зберігаються дані, повинні бути захищені. Інформаційна безпека включає як законодавчі вимоги щодо конфіденційності, так і специфічні для бізнесу стандарти.
• Мережі захищені як технологіями, так і людьми, які ними користуються. Знайте, яка інформація на вашому робочому місці є конфіденційною та хто може мати до неї доступ. Ніколи не передавайте інформацію комусь, хто не повинен мати доступу.

• Дані, що стосуються найму, компенсації та управління працівниками, є дуже конфіденційними та конфіденційними. У чужих руках така інформація може бути використана для шахрайства або викрадення особистих даних.
• Конфіденційність є ознакою професіоналізму. Співробітники не повинні розголошувати інформацію про організацію або колег без дозволу.

2.2 Викладіть вимоги щодо безпеки та конфіденційності в організації

Конфіденційність та захист інформації - важливі функції будь-якої організації. Витік інформації може призвести до юридичних проблем або втрати доходу.

Вимоги щодо безпеки та конфіденційності:

• Вся інформація повинна бути в справжньому та оригінальному вигляді, а не докторована чи нечесно модифікована будь-яким чином.
• Організація повинна бути готова надати доступ до систем, які зберігають, обробляють та доставляють інформацію потрібним людям у потрібний час.

Усі компанії повинні мати власну політику та процедури щодо безпеки та конфіденційності, і всі працівники повинні дотримуватися цієї політики та процедур. Закон про захист даних, Закон про права людини та Закони про права споживачів охоплюють питання конфіденційності та інформації на робочому місці.

2.3 Викладіть законодавчі вимоги щодо безпеки та конфіденційності відповідно до вимог

Кожна організація повинна бути обережною щодо того, як вони обробляють свої дані.

Інформація про дані, що надходить у і з компанії, може мати будь-яку з таких форм:

• Електронні листи
• Листи та повідомлення
• Паперові файли
• Документація курсу
• Словесні розмови
• Пам'яті та диски
• Комп’ютерні файли
• Сміття та сміття

Наступне можна вважати конфіденційним матеріалом, оскільки він містить особисті дані особи:

• Резюме та резюме
• Фінансова інформація клієнтів та персоналу
• Інформація про стан здоров’я
• Особиста інформація, отримана в результаті словесної розмови
• Присвоєння імені користувачам послуг під час навчання

Ви повинні знати протокол своєї організації щодо роботи з чутливим матеріалом. Деякі загальні рекомендації:

• Завдяки тимчасовому офісному персоналу, клієнтам та відвідувачам, що є найважливішим для їх бізнесу, і переконайтесь, що тимчасовий персонал знає політику компанії щодо конфіденційності.
• Подумайте, перш ніж виносити інформацію з офісу, включаючи комп’ютери, накопичувачі та паперові документи.
• Якщо інформацію потрібно оприлюднити, розкрийте лише те, що вкрай необхідно, і не більше того.
• Забезпечити безпечне розпорядження даними та документами.
• Повідомте старшого персоналу, якщо у вас є якісь занепокоєння щодо безпеки чи конфіденційності

Наступне законодавство стосується захисту даних та конфіденційності:

• Закон про захист даних 1998 року
• Закон про права людини 1998 року
• Загальний закон конфіденційності

2.4 Опишіть процедури вирішення проблем, пов’язаних із безпекою та конфіденційністю в організації

Кожен працівник повинен бути ознайомлений з правилами та правилами своєї організації. Якщо ви виявите, що у вашому офісі відбувається щось, що може становити ризик або порушення, вам потрібно повідомити відповідний відділ або начальника.

Процедури вирішення проблем, що стосуються безпеки та конфіденційності в організації, є:

• Визначте потенційні проблеми.
• Визначте потенційну втрату через проблему.
• Визначте можливі профілактичні заходи.

Результат 3: Зрозумійте, як оцінювати, управляти та контролювати ризик на робочому місці

3.1 Опишіть джерела ризику в організації, включаючи охорону праці

Джерела ризику включають:

• Аварії
• Ковзає і падає
• Пожежа, включаючи електричні проблеми
• Важкий підйом
• Злом та крадіжка
• Розкриття приватних та обмежених комп’ютерних даних
• Несанкціоноване використання Інтернету

Пам’ятайте про ці ризики та знайте, кому у вашій організації слід повідомляти.

3.2 Поясніть, як оцінювати та контролювати ризики в організації

• Виявляти та оцінювати потенційні ризики, забезпечуючи наявність перевірених політик та процедур для їх ефективного управління.
• Враховуючи, що аварії можуть і траплятимуться, підготуйте план боротьби з ними, тим самим уникаючи, щоб вони стали великими проблемами.

3.3 Опишіть шляхи мінімізації ризику в організації

Аварії та інші проблеми можуть і траплятимуться. Завдяки гнучким конструкціям та органам управління ви зможете мінімізувати ризик більшої катастрофи. Крім того, будьте в курсі процедур безпеки та обслуговування офісу, що може мінімізувати ризик нещасних випадків на роботі.

Результат 4: Зрозумійте мету мінімізації відходів у діловому середовищі та процедури, яких слід дотримуватися

4.1 Опишіть мету та переваги мінімізації відходів на робочому місці

Зберігайте відходи до мінімуму на робочому місці.

• Ефективно використовуйте час.
• Розумно розподіляйте канцелярське приладдя та стримуйте крадіжки.
• Економте енергію, включаючи світло, комп’ютери та інші прилади, коли вони не використовуються.
• Утилізуйте папір та інші відходи, що переробляються.

Виконання цих кроків дозволить зберегти порядок на робочих місцях та заощадить гроші організацій.

4.2 Опишіть основні причини відходів, які можуть виникнути в діловому середовищі

• Виходячи з кімнати чи офісу, переконайтесь, що світло не вимкнено.
• Мінімізуйте паперові відходи та надмірне використання одноразового канцелярського приладдя. Роздрукуйте документи лише тоді, коли це необхідно, і спробуйте перейти на безпаперову цифрову роботу.

4.3 Опишіть шляхи мінімізації відходів, включаючи використання технологій та інших процедур

• Підтримуйте факси, принтери та копіювальні апарати у справному стані, щоб папір та час не витрачалися даремно, якщо вони порвуться. Замовляйте якісний папір, який є рекомендованою вагою для офісних машин.
• Змініть налаштування факсу та копірувальних апаратів, щоб вони не друкували сторінку підтвердження чи інший сторонній папір.
• Попросіть працівників періодично підмітати свої столи, щоб не знайти зайві ручки, липкі наклейки та інші витратні матеріали.
• Замовляйте лише обмежену кількість витратних матеріалів на короткий період.
• Порадьте працівникам не брати приладдя додому.
• Не робіть надмірних копій.
• Організуйте витратні матеріали та видаліть застарілі.

4.4 Поясніть мету та переваги переробки

Переробка - це процес, за допомогою якого відходи переробляються на товари, що придатні для використання.

• Офіси повинні мати запроваджену програму утилізації, за допомогою якої папір, пластик, скло та метал можна переробляти, а не викидати, а працівників слід заохочувати переробляти якомога більше сміття.
• Коли це можливо, офіси повинні купувати канцелярське приладдя, таке як паперові вироби, виготовлене з вторинних матеріалів, що перероблені після споживання.
• Повторно використовуйте або переробляйте канцелярське приладдя, коли це можливо, наприклад, повторним використанням друкованих документів як паперу для подряпин.

Переробка:

• Зменшує тверді відходи, тим самим зберігаючи природні ресурси, такі як дерева.
• Допомагає зменшити глобальне потепління та забруднення.
• Зменшує розмір звалищ.
• Допомагає заощадити гроші.

4.5 Опишіть організаційні процедури переробки матеріалів та їх призначення

Для вашої організації важливо переробляти як зменшення впливу на навколишнє середовище, так і подавати хороший приклад працівникам. Кожен офіс матиме власні процедури та правила щодо переробки, які повинні бути доступні через менеджера вашого офісу, довідник працівника або вивіски навколо офісу.

4.6 Опишіть способи зменшення відходів шляхом регулярного технічного обслуговування обладнання

• У всіх машин є термін, протягом якого вони повинні бути обслуговувані та сертифіковані для використання. Коли ці перевірки проводяться регулярно, машини працюють довше, економлячи гроші для організації.
• Доглянуті машини також споживають менше енергії.

Результат 5: Зрозумійте процедури утилізації небезпечних матеріалів

5.1 Поясніть призначення процедур переробки та утилізації небезпечних матеріалів

• Якщо ви працюєте в медичному або науковому закладі або в промисловому середовищі, ви можете часто контактувати з небезпечними відходами.
• Якщо ви не працюєте в такому місці, можливо, вам все одно доведеться мати справу з матеріалами, які можуть поранити або заразити вас або ваших колег. Наприклад, екстрені процедури надання першої допомоги повинні включати протокол безпечного поводження з кров’ю або блювотою.

Точна процедура буде залежати від офісу до офісу і буде залежати від того, з якими типами ризиків ви, найімовірніше, зіткнетесь.

5.2 Опишіть процедури переробки та утилізації небезпечних матеріалів для організації

• Знати належні ємності для будь-яких видів небезпечних відходів, таких як голки, бинти чи хімічні відходи.
• У деяких ситуаціях вам може знадобитися повідомити про надзвичайні ситуації призначеному спеціалісту або зв’язатися з аварійною службою.

Результат 6: Зрозумійте шляхи підтримки стійкості в організації

6.1 Поясніть переваги організації, що підвищує ефективність та мінімізує відходи з часом

Належна екологічна практика може зменшити витрати компанії за рахунок зменшення використання нових матеріалів, енергії, води та упаковки.

• Для економії енергії вимикайте машини та світло вночі.
• Переходьте на енергоефективні прилади та лампочки, коли це можливо. Шукайте машини з маркуванням Energy Star.
• Економте воду, інвестуючи у водопровідні водопроводи, усуваючи витоки та заохочуючи працівників до економії води.
• Якщо ви пакуєте товари, мінімізуйте кількість паперу та пінополістиролу.

6.2 Опишіть шляхи постійного вдосконалення методів роботи та використання технологій для досягнення максимальної ефективності та мінімальних відходів

• По можливості перейдіть з паперового на цифровий зв'язок, наприклад електронну пошту чи текстові повідомлення.
• Для документів розгляньте можливість використання хмарного сховища замість того, щоб роздруковувати файли. Це буде залежати від політики вашого офісу щодо хмарного зберігання та цифрової безпеки (не всі конфіденційні документи можуть зберігатися на будь-якій платформі хмарного сховища).
• Друкуйте лише остаточну версію документа та редагуйте написання на текстовому процесорі.

6.3 Окресліть способи вибору джерел матеріалів та обладнання, які найкраще співвідносяться із ціною

Ефективність та довговічність допомагають зменшити споживання енергії, витрати на запасні частини та ремонт, тим самим заощаджуючи гроші для організації.