Етикет офісної електронної пошти для менеджерів

Надсилати електронний лист працівникові з дому пізно ввечері слід лише в надзвичайних ситуаціях. Більшу частину часу вам краще спати на ньому і складати електронні листи на роботі наступного дня, коли ваші думки ясні.

Що краще: електронна пошта чи особисте спілкування?

Менеджери часто покладаються на електронну пошту, щоб швидко донести важливу інформацію до свого персоналу. Але якщо їх не використовувати з розумом, менеджери, які занадто покладаються на електронну пошту, коли вони повинні вести очні розмови зі своїми працівниками, можуть нанести більше шкоди, ніж користі. Дотримуйтесь цих простих порад, щоб уникнути поширених підводних каменів, які підривають ваш авторитет та відчужують ваш персонал.

7 типових помилок електронної пошти, які роблять менеджери

У більшості офісів електронна пошта є домінуючим методом для міжвідомчого зв’язку, коли очні зустрічі неможливі. Тим не менш, є деякі ситуації, коли використання електронної пошти між керівником та підлеглим недоречно.

Ось кілька типових помилок електронної пошти, яких слід уникати, якщо ви хочете зберегти добрі стосунки зі своїми працівниками.

Ви ховаєтесь за комп’ютером, щоб уникнути конфлікту на роботі?

Microsoft Office

1. Не використовуйте електронну пошту як спосіб уникнути когось.

Ніколи не використовуйте електронну пошту для притягнення до дисциплінарної відповідальності, перевірки ефективності та інших делікатних питань. Повідомлення поганих новин електронною поштою підриває ваш авторитет як лідера. Ви хочете, щоб персонал знав, що на вас можна покластися для особистого вирішення складних питань. Надайте своїм співробітникам повагу, яку вони заслуговують, навіть коли ви дисциплінуєте їх, і проводьте очну зустріч.

Як менеджер, якщо ви отримуєте заплутане повідомлення електронної пошти від свого підлеглого, замість того, щоб реагувати, надсилаючи інший електронний лист, підніміть телефон або домофон і попросіть свого підлеглого пояснити його електронне повідомлення особисто. Якщо обмін повідомленнями електронною поштою не відповідає вашим цілям комунікації, ви як менеджер несете відповідальність зупинити цикл кругових електронних листів і почати чітко спілкуватися.

Перш ніж надіслати електронний лист своєму колезі за два парти, запитайте себе, чи буде більш доречною особиста розмова.

2. Не недооцінюйте постійність електронної пошти.

Не забувайте, що все, що ви пишете в електронному листі, стає постійним записом вашого спілкування разом із позначкою дати та часу. Все, що ви напишете в електронному листі, може бути використано в суді для позовів про незаконне звільнення. Електронну пошту набагато легше викопувати, роздруковувати та / або пересилати за межі офісу, ніж традиційні паперові пам’ятки.

Якщо ви засмучені, зробіть перерву та заспокойтесь, перш ніж надіслати електронний лист співробітнику. Після того, як розгніваний електронний лист надіслано, його неможливо повернути назад, тому ретельно підбирайте слова.

3. Не використовуйте пасивну агресивну мову в електронному листі.

Якщо ви відчуваєте сильну реакцію на електронну пошту, телефонний дзвінок чи обговорення на нещодавній зустрічі, посидьте зі своїми почуттями кілька хвилин. Тоді вирішіть, чи написання та надсилання електронного листа є найбільш підходящою відповіддю. (Коли емоції заряджаються, зазвичай це не так.)

Коли вам потрібно відповісти на важку ситуацію електронною поштою, стежте за тембом, який ви використовуєте. Ставтеся до своїх електронних повідомлень так, як до пам’ятки. Уникайте палаючої, пасивно-агресивної мови та сарказму будь-якою ціною, якщо ви не хочете сильно деморалізувати свій персонал і створити непереборні комунікативні бар'єри далі по дорозі.

Щоб уникнути використання пасивної агресивної мови у вашій електронній пошті та покращити сприйнятливість після відправлення вашого повідомлення, чітко, якомога позитивніше, чітко заявіть про свої почуття одразу на початку повідомлення. Ефективні менеджери знають, що позитивне підкріплення так само важливо, як і конструктивна критика. Але якщо це позитивне підкріплення занадто розпливчасте або поховане внизу повідомлення електронної пошти, ваш співробітник може його не «почути».

4. Не включайте (CC) занадто багато людей.

Не залучайте інших людей до розмови по електронній пошті, без попереднього запитування дозволу у початкових учасників. Якщо ви ведете розмову по електронній пошті з іншим співробітником, але десь у поточній темі, ви думаєте, що, можливо, доведеться залучити іншу людину, перш ніж просто робити їх, повідомте про це людині, з якою ви спілкувались ви надсилаєте повідомлення. Обов’язково поясніть, чому ви хочете запросити цю особу, яка брала участь в обговоренні, і чітко поясніть, що ви маєте намір сказати. Наприклад, ви можете написати щось на зразок: "Я справді думаю, що Джейн могла б допомогти нам знайти деякі рішення проблеми Х. Вона працює у відділі XYZ вже 10 років, і я хотів би отримати її розуміння.Чи можу я переслати їй копію цього ланцюжка електронної пошти та попросити її ABC ? "

5. Обережно використовуйте ОЦК.

Функція BCC (глуха копія) повинна використовуватися для збереження конфіденційності адрес електронної пошти інших людей у груповому електронному листі. Його не слід використовувати для таємного надсилання приватної розмови електронною поштою комусь іншому без відома іншої сторони. Якщо у вас немає обґрунтованої причини (тобто безпека когось загрожує, якщо ви не надсилаєте повідомлення BCC), через те, що ви не прозорі щодо того, куди ви надсилаєте повідомлення, використання функції BCC дещо нагадує шепотіння за спиною когось на роботі. Це неввічливо і непрофесійно. А в деяких випадках пересилання або копіювання повідомлення ненавмисним одержувачам може ввести вас у юридичний безлад.

6. Не забувайте бути справедливими.

Ефективні менеджери завжди прагнуть бути справедливими: якщо ви менеджер, який піклується про те, щоб мати стосунки зі своїми працівниками чесно, співчутливо і в той же час твердо, ви побачите, що обмін повідомленнями електронною поштою не завжди є найкращим способом досягти своїх співробітників.

Лі Якокка має цю пораду щодо надання зворотного зв'язку іншим:

Це слушна та своєчасна порада щодо спілкування з працівниками електронною поштою.

7. Слідкуйте за своєю мовою.

Якщо ви хочете бути ефективним керівником та комунікатором, пильно стежте за мовою, якою ви користуєтесь, надсилаючи повідомлення своїм співробітникам. Є кілька фраз, які можуть підірвати ваше повідомлення та витратити час читача. Фрази були розміщені в зручній інфографіці, розміщеній на Inc.com: 21 речення, якого ви ніколи не повинні містити в електронному листі.

"Чи можу я запитати?" Просто вперед і задайте питання. Не вводьте передмовою, просячи дозволу зробити запит. Якщо ви використовуєте фразу "Чи можу я задати вам питання?" як спосіб підняти делікатну тему, то це ознака того, що ваше запитання занадто особисте для електронної пошти. Якщо вам потрібно задати особисте запитання, робіть це віч-на-віч; не електронною поштою, коли ваш одержувач може мати законні занепокоєння щодо що може трапитися з їхньою відповіддю, яку він отримує по електронній пошті.
"Це може не стосуватися вас?" Чому ви надсилаєте його мені, читач може здивуватися.
"Чи має це сенс?" Якщо ви не впевнені, що те, що ви написали в електронному листі для співробітників, буде зрозуміле, це ознака того, що вам потрібно переписати свою електронну пошту, поки ви не будете впевнені, що те, що ви говорите, є чітким і прямим.