Що включати до щотижневого звіту про стан проекту

Вступ

Писати щотижневі оновлення статусу проекту може здаватися важкою роботою, але це важливий інструмент, який допомагає керівникам проектів тримати проект на ходу. Щотижневі звіти про статус проекту постійно інформують керівництво та проектну команду про стан проекту, дають вам форум для виступу перед усіма ризиками та проблемами, а також інший спосіб продовжувати просувати важливі дати перед усіма, щоб забезпечити, щоб люди залишалися зосередженими на них. Ця стаття описує найважливіші елементи, які ви повинні включати до кожного щотижневого звіту про стан проекту.

Простий зелений, жовтий або червоний індикатор світлофора може дуже швидко розповісти про стан проекту.

Державний департамент США

Стан стоп-сигналу

Стан світлового сигналу - зелений, жовтий або червоний індикатор. Зелений вказує на те, що проект виконується за графіком, і проблем немає. Жовтий означає, що виникають ризики, які, якщо їх не вирішити, матимуть певний вплив ні на графік проекту, ні на бюджет проекту. Червоний вказує на те, що проект зазнає значних проблем, і впливу на обсяг, терміни чи бюджет не уникнути. Після звернення до проекту, який перебуває у червоному статусі, вам доведеться повторно встановити базовий рівень проекту, і тоді ви зможете вивести його з режиму червоного світлофора.

Оновлення статусу

Розділ оновлення статусу - це короткий виписаний підсумок, який вказує, де зараз знаходиться проект. В ідеалі це повинно обмежитися кількома реченнями, які потрапляють у високі ноти. Як правило, це визначатиме те, де знаходиться команда щодо досягнення наступного етапу проекту. Як варіант, якщо проект в даний час зазнає серйозних невдач, це гарне місце, щоб закликати це, щоб воно потрапило на радари вищого керівництва. Крім того, якщо ваш проект має кілька етапів, включайте коротке оновлення статусу, пов’язане зі статусом кожної фази або ключової частини проекту.

Включення основних етапів проекту та пов’язаних з ними дат дає можливість всім працівникам високого рівня перевіряти наявність проекту на шляху.

Новини проекту прискорювача

Графічний етап

Етапи - це важливі дати, які критично важливо досягти проектній команді під час розробки проекту. Наприклад, етапом може бути демонстрація того, над чим ви працюєте для інвесторів або ключових зацікавлених сторін, або очікувана дата завершення. Вам потрібно назвати дати важливих подій у щотижневому звіті про стан проекту, щоб переконатись, що ключові зацікавлені сторони проекту та команда проекту не втрачають їх із виду.

Політ і майбутня робота

Включіть у своє щотижневе оновлення статусу проекту розділ, який підсумовує те, над чим зараз працюють члени проектної групи та яку роботу вони продовжать після цього. Ви повинні мати змогу отримати цю інформацію з комбінації графіка проекту та структури розподілу робіт. Це також допомагає контролювати менеджера проекту, оскільки змушує зв’язувати базу з усіма, щоб перевірити, над чим вони працюють і над якими завданнями будуть рухатися далі. Це також надає членам команди проектів ще один шлях висувати будь-які проблеми, з якими вони стикаються, або ризики, які вже на горизонті.

Ризики та проблеми

Останні, але все ще критичні розділи, які потрібно включити до щотижневого звіту про стан проекту, стосуються ризиків та проблем. У цьому розділі, що стосується ризиків, потрібно чітко вказати всі потенційні ризики для проекту, який ви бачите на горизонті, і план, який ви повинні пом'якшити, якщо вони стануть проблемами. Це не точна наука, і неможливо бути готовим до всього, але ви хочете переконатися, що ви визначили все, що можете, і що ви приблизно уявляєте, як би ви керували цим, якщо це стане проблема. У розділі випуску повинні бути перелічені всі проблеми, які наразі виникають у проекті, та дії, що вживаються для їх вирішення.