Чому важливо оновити посадові інструкції

Важливо регулярно оновлювати посадові інструкції, щоб дати справжнє відображення виконуваної роботи.

Автор

Посадові інструкції є ефективними інструментами для роботодавців на робочому місці. Як підсумок завдань та обов’язків, покладених на посаду, посадові інструкції можуть стати в нагоді роботодавцю з різних причин: для набору нових працівників, для завершення оцінки результатів роботи, для розслідування скарг на робочому місці та для розуміння суттєвого функції роботи, оскільки вони стосуються ADA.

Регулярно оновлювані та точні посадові інструкції можуть бути особливо важливими для розподілу обов'язків, оскільки вони пов'язані з досягненням цілей та завдань організації. Вони є дуже корисними інструментами, які допомагають керівникам та працівникам, які виконують роботу.

Для правильного створення посадової інструкції необхідно включити кілька елементів роботи.

Автор

Що таке опис роботи?

Корисно знати визначення посадової інструкції, щоб зрозуміти їх роль на робочому місці. Посадові інструкції створюються після проведення аналізу роботи. Цей аналіз розглядає основні функції роботи та які мінімальні вимоги необхідні для успішного виконання призначених функцій. Перелік специфікацій або "опис" - це те, що стає описом роботи. Система навчання SHRM (Модуль 2, Планування робочої сили та зайнятості 2006 р.) Визначає опис роботи як узагальнення важливих особливостей роботи, включаючи:

Люди Товариства з управління людськими ресурсами (SHRM) визнають важливість точного зображення робочих місць за допомогою ефективних посадових інструкцій на робочому місці. Для отримання додаткової інформації про посадові інструкції та інші питання щодо людських ресурсів можна відвідати веб-сайт SHRM, www.shrm.org.

На всіх робочих місцях, включаючи тимчасові, повинні бути оновлені посадові інструкції, щоб забезпечити точне зображення роботи.

Автор

Чому менеджерам слід регулярно оновлювати опис вакансій?

Керівникам часто доручається переглянути та змінити посадові інструкції, щоб переконатися, що вони належним чином описують роботу. Є кілька причин для оновлення посадових інструкцій. Розглянемо наступне:

1. Набір та найм

Коли на робочому місці з’являється вакансія, керівник повинен вжити заходів для пошуку заміни для заповнення порожнечі. Одним з перших кроків у процесі підбору персоналу є витяг останньої посадової інструкції для перегляду мінімальних вимог та основних функцій роботи, яку потрібно заповнити.

Оскільки на цілі та завдання впливають зміни в загальних стратегічних планах організації, керівники виявлять, що посадові інструкції часом більше не відображають справді роботу, яку потрібно заповнити. Зміна пріоритетів через обмеженість персоналу та / або зміни на робочому місці в організаційній структурі часто спричиняє зміну того, що насправді потрібно виконати роботою. Після оновлення посадової інструкції з урахуванням роботи, яку потрібно виконати, роботодавець буде готовий опублікувати вакансію для подання заявників.

Крім того, деякі роботодавці розміщують опис роботи на своєму веб-сайті для ознайомлення із заявниками до заповнення онлайн-заявки на роботу. Коли особи, які шукають роботу, мають доступ до посадової інструкції, вони можуть краще зрозуміти, чи відповідають їхні навички навичкам роботи. Багато втраченого часу може уникнути як роботодавець, так і працівник, коли посадова інструкція розміщується або надається шукачам роботи, зацікавленим у розміщеній роботі.

2. Орієнтація на нового працівника

Нові працівники повинні отримати копію своєї посадової інструкції у перший день роботи. Наприклад, під час орієнтації на нового працівника нові працівники отримують багато документів про політику роботодавця, інформацію про зарплату, виплати здоров’ю та / або інші пільги, що надаються штатним працівникам. Одночасно вони отримують таку інформацію, вони також можуть отримати копію своєї посадової інструкції.

Знову ж таки, цю посадову інструкцію слід оновити, щоб дати новому працівникові точний опис роботи, яку вони прийняли на роботу. Новий працівник легко розчарується новою роботою, коли робота, на яку він / вона вважала, що претендує, значно відрізняється від тієї, що була розміщена на веб-сайті. Роботодавці можуть втратити хороших працівників, які вирішили не залишатися з новим роботодавцем з цієї причини.

Також бажано, щоб працівник підписав посадову інструкцію, щоб підписану копію можна було помістити до картотеки персоналу. Підписана копія просто вказуватиме на те, що особа отримала копію посадової інструкції, яка відображає роботу, яку вона / вона була найнята для виконання.

3. Розміщення ADA

Для того, щоб визначити, чи можна забезпечити розумне пристосування для працівника або претендента на роботу з інвалідністю, організація повинна переглянути посадову інструкцію роботи. Суди, швидше за все, будуть негативно ставитись до роботодавця, який складає посадову інструкцію після того, як працівник подає запит на проживання. Розміщення приміщень може здійснюватися лише тоді, коли для цієї роботи існує оновлений опис роботи.

4. Скарги працівників

Співробітники, які приїжджають до відділу кадрів або безпосереднього керівника, щоб скаржитися на певний аспект своєї роботи, часто отримують користь від перегляду їх посадових інструкцій. В посадовій інструкції перелічено основну функцію роботи, яка часто вступає в суперечки для працівника, який вважає, що його просять виконувати обов'язки, які значно виходять за межі їх посадової інструкції.

У той час як у багатьох роботодавців в описі роботи є перелік "усіх інших обов'язків, призначених", керівники не повинні встановлювати завдання працівникам на роботу, яка є далеко за межами їх посадової інструкції. Така мова включена для надання певної гнучкості роботодавцю, коли може бути якась робота, яка є тимчасовою або виходить за рамки звичайних обов'язків. Коли працівники регулярно отримують ці завдання, з часом виявляється незадоволений чи незадоволений працівник, який відчуває, що до них не ставляться справедливо.

5. Питання компенсації

Компенсаційні фахівці оцінюють посадові інструкції, щоб визначити заробітну плату, яка повинна виплачуватися за виконання роботи. Визначення заробітної плати за роботу є ще однією важливою причиною того, що посадові інструкції є точними та актуальними. Оскільки не рідко відбуваються суттєві зміни на робочому місці, керівництво повинно переглядати та / або оновлювати посадові інструкції щороку або за потреби.

Крім того, працівники можуть кинути виклик роботодавцям, якщо вони відчувають, що їм недоплачують за роботу, яка не входить в їх посадову інструкцію, яку вони регулярно виконують. Це питання може бути особливо складним, якщо існує політика, яка передбачає мову профспілкових контрактів, яка диктує, як працівник повинен отримувати оплату за додаткову виконану роботу.

6. Збори EEOC

Коли роботодавець отримує звинувачення в дискримінації від працівника або колишнього працівника через систему скарг Комісії з рівних можливостей зайнятості (EEOC), керівництву доручається розслідувати претензію та надати письмову відповідь на деталі звинувачення. Часто надана документація включатиме посадові інструкції. Ця посадова інструкція, яка отримується з картотеки персоналу працівника або з посади, дасть хороший опис обов’язків та вимог роботи слідчому EEOC.

7. Оцінка результативності

Коли керівники готуються до завершення оцінки роботи працівника, корисно переглянути посадову інструкцію посади, щоб заповнити різні рейтингові фактори у формі оцінки. Він забезпечить структуру, за якою можна оцінити результати діяльності, оскільки вона стосується різних завдань та відповідальності роботи.

Важливим є точний опис вакансій

Посадові інструкції повинні бути точними, щоб відповідати потребам тих обов'язків на робочому місці, перелічених вище. Незважаючи на те, що вони не повинні бути настільки детальними щодо точної кількості виконуваних завдань або всіх можливих сценаріїв, з якими працівник може зіткнутися на своїй роботі, вони повинні включати загальний обсяг і рівень роботи, яку потрібно виконати.

Супервайзери повинні регулярно переглядати посадові інструкції, щоб переконатись, що вони добре уявляють свої посадові обов'язки. Така зайнятість, як плинність праці, скарги працівників та інші питання працівників, часто висувають цю проблему на перший план для керівництва.

Зробіть опис вакансій пріоритетом на робочому місці

Посадові інструкції - це важливі документи, які слід зберігати на робочому місці. Як уже згадувалося вище, посадові інструкції можуть бути використані в багатьох роботах з людських ресурсів, які проводяться або регулярно, або в менш частих заходах (збори EEOC, щорічні оцінки ефективності тощо). Інформація, що міститься у файлі, використовується як засіб ведення діловодства.

Як і будь-який інший документ, посадова інструкція повинна зберігатися у файлі на моменти, коли вони повинні бути використані з певною метою на робочому місці. Коли їх важливість не визнається і їх не використовують ефективно для відображення роботи, яку вони зображують, перед роботодавцями покладаються різні непотрібні проблеми.