Структура розподілу робіт (wbs) та список активності для успіху проекту

WBS та список активності: Чи є різниця?

Багато менеджерів проектів не знають різниці між структурою розподілу робіт (СРП) та Списком діяльності. У невеликих проектах різниця не має великого значення. Але, оскільки справа ускладнюється, дуже важливо зрозуміти різницю та зробити хорошу роботу, створюючи кожну з них.

WBS та список активності: в чому різниця?

Багато менеджерів проектів використовують терміни Структура розподілу робіт (СРБ) та Список діяльності як взаємозамінні. Це нормально для невеликих простих проектів. Але це може спричинити нам багато неприємностей, оскільки ми стаємо відповідальними за великі та складніші проекти, особливо за участю команд зі спеціальними навичками або використання субпідрядників.

Ось заплутаний спосіб сказати це:

• WBS - це список того, що ми робимо.
• Список діяльності - це список того, що ми робимо.

Подумайте так, і вони звучать майже однаково… і ти прямуєш до неприємностей.

Тож давайте подумаємо про це по-іншому.

• WBS - це перелік компонентів результату.
• Список діяльності - це перелік видів діяльності, якими ми будемо займатись протягом проекту.

Зараз вони звучать зовсім інакше. Нам потрібні обидва, і правильний порядок такий: Спершу створіть структуру розбивки на роботу, а друге - перелік діяльності.

Наскільки важливо відокремлювати WBS від списку діяльності?

Одного разу я виправив проект на 10 мільйонів доларів, який вже витратив 600 000 доларів і шев півроку нікуди. Вони не склали окремого списку діяльності зі своєї WBS, і всі робили неправильну роботу. Я працював із командою всього два тижні, і ми все виправили. Як тільки члени команди обмірковували власну роботу та складали власні Списки діяльності, все стало зрозумілим та чітким, і проект повернувся в потрібне русло.

Подумайте про меню вечері…

Уявіть, що ви кейтерінг, і складаєте перелік предметів, які подаватимуть на заздалегідь обід без особливих замовлень. У вас може бути такий список:

• Біск з морепродуктів
• Салат Цезар
• Куряча марсала
• Соте змішані овочі
• Макарони
• Тірамісу

Прекрасно! І те, що ви бачите вище, - це структура розподілу робіт (WBS) цієї вечері. Список видів діяльності матиме такий вигляд:

• план покупок - в які магазини сходити і що купувати в кожному магазині
• рецепти кожного елемента, з інструкціями щодо приготування
• робота з покриттям, подачею та прибиранням після цього

WBS перелічує елементи; список діяльності описує процеси.

Коли ми робимо WBS та список активності?

Створення Структури розподілу робіт та Переліку діяльності є переломним моментом у плануванні проекту. WBS створюється як найтонша деталізація визначеного обсягу проекту після поступової розробки. Це завершує нашу роботу з планування обсягу та готує нас до планування всіх інших восьми областей управління проектами, включаючи час. І першим кроком у детальній оцінці часу та витрат є створення Переліку діяльності. Список діяльності повинен бути підготовлений, щоб ми могли створити нашу діаграму PERT.

Хороший WBS полегшує перехід від планування обсягу до планування часу. Коли ми чітко знаємо, що робимо, легко спланувати, як це будемо робити.

Хто складає WBS та Список діяльності?

Між WBS та Списком діяльності спостерігається велика зміна в тому, хто працює над проектом. Створення WBS вимагає великої кількості споживачів. Спілкування з клієнтами здійснює або координує керівник проекту. А робота з побудови WBS виконується насамперед менеджером проекту або дизайнерами, які знають, як визначити вимоги замовника.

На відміну від цього, список видів діяльності найкраще готувати фактично працівникам, які виконуватимуть роботу. Якщо вони описують, як вони виконуватимуть власну роботу, то Перелік заходів є більш точним. Що ще більш важливо, керуючись керівником проекту, команда може знайти дуже ефективні способи швидкої роботи та запобігання проблемам. Команди, які планують власну роботу та самостійно управляють, створюють чудові речі за низьку ціну. Коли члени команди готують перелік заходів, вони стають високомотивованими та цілеспрямованими, тому проект на шляху до успіху.

У будівництві WBS виготовляється архітектором або архітектором у його команді. Потім генеральний підрядник перевірить та модифікує WBS і, працюючи з фактичними майстрами будівництва, розробить Перелік робіт.

Сьогодні в галузі комп’ютерного програмування ми часто маємо програмістів-аналітиків, які займаються як розробкою, так і розробкою додатків. У цьому випадку особа, яка виконує роботу, не змінюється. Але роль все-таки змінюється. Якщо ви виконуєте такий тип роботи - і я роблю це - непогано уявити, як ви змінюєте капелюхи. Надіньте один капелюх, щоб слухати клієнтів і займайтеся дизайном, а інший капелюх, щоб бути наодинці і планувати діяльність своєї роботи.

Моя утиліта

Набір допоміжних полиць, який я побудував за допомогою WBS та одного зі списків діяльності в цій статті.

Сід Кемп

Тематичне дослідження: побудова комунального полиці

Це тематичне дослідження повинно зробити різницю між структурою розподілу робіт (СПР) та переліком видів діяльності повністю зрозумілим.

Я побудував набір допоміжних полиць у своїй пральні. На одній стіні є три полички, кожна довжиною 3 фути. Ось WBS:

Структура розподілу робіт на комунальних полицях

3 дерев'яні полички, 3 'x 8 "x 3/4"

6 підкосів, довжиною 9 ", дві для утримання кожної полиці.

2 регульовані настінні кріплення для утримування підкосів

6 гвинтів для закріплення полиць на стіні

6 анкерів для утримування гвинтів у стіні

Фотографія зліва показує вам, як виглядають полиці, до речі.

Три можливі списки діяльності для одного проекту

Щоб показати вам, наскільки список активностей відрізняється від WBS, я збираюся створити три різні списки діяльності, кожен з яких використовує один і той же WBS для створення одного і того ж набору полиць:

• Список «зроби сам» (зроби сам) може зробити хтось, хто має столярні навички.
• Любитель ремонту будинку робить це сам, але не займається столярними роботами.
• Найняти професійне рішення виглядає зовсім інакше!

Список занять №1: Підхід «зроби сам» («зроби сам»)

1. Придбайте анкери, гвинти, настінні кріплення та розкоси.
2. Придбайте дві дошки стелажів із сосни розміром 8 'x 8 "x 3/4" і пляму горіхового горіха
3. Виріжте три 3 'полички з дощок.
4. Забарвіть дошки і дайте їм висохнути.
5. Виміряйте місця на стіні для настінних кріплень.
6. Позначте місця отворів для гвинтів.
7. Перевірте розташування отворів для гвинтів рівнем.
8. Просвердлите 6 отворів і вставте 6 анкерів у стіни.
9. Встановіть 2 регульовані настінні кріплення за допомогою 6 гвинтів, гвинти встановлені вільно.
10. Затягніть усі гвинти.
11. Прикріпіть брекети до настінних кріплень.
12. Перевірте брекети рівнем.
13. Поставте полички на брекети.
14. Прибирати.

Список занять №2: Підхід до домашнього ремонту для любителів

1. Купуйте всі предмети зі списку справ, включаючи попередньо вирізані, заздалегідь забруднені полички.
2. Виміряйте місця на стіні для настінних кріплень.
3. Позначте місця отворів для гвинтів.
4. Перевірте розташування отворів для гвинтів рівнем.
5. Просвердлите 6 отворів і вставте 6 анкерів у стіни.
6. Встановіть 2 регульовані настінні кріплення за допомогою 6 гвинтів, гвинти встановлені вільно.
7. Затягніть усі гвинти.
8. Прикріпіть брекети до настінних кріплень.
9. Перевірте брекети рівнем.
10. Поставте полички на брекети.
11. Прибирати.

Список занять №3: Найміть професійне рішення

1. Купуйте всі предмети зі списку справ, включаючи попередньо вирізані, заздалегідь забруднені полички.
2. Найняйте різноробочого, щоб встановити полички та прибрати за собою.
3. Плати різноробочому.

Три різні списки діяльності для одного WBS

Як каже стара приказка, існує не один спосіб зняти шкіру з кота. Ви бачите вище три різних способи здійснення одного і того ж проекту; три різні списки видів діяльності. І ви можете бачити, що у кожного з них буде інший графік і різний бюджет.

WBS та список активності

Нехай ваш WBS і ваш список активності залишаться чіткими

Отже, урок такий: Тримайте свій WBS та свій список активності окремо, і тримайте їх прямо.

У невеликому проекті, особливо якщо ви виконуєте всю роботу, ви можете запустити їх разом.

Але для проекту з командою або проекту, де можуть бути різні підходи, які варто розглянути, спершу зробіть WBS, а потім складіть список заходів. І якщо ви можете, попросіть команду скласти власний список активності.