"Робота в діловому середовищі": особиста заява (бізнес-і адміністративний іспит nvq)

Мета та переваги поваги та підтримки інших людей на роботі

Приналежність до команди змушує мене відчувати себе частиною чогось більшого, ніж я. У командно-орієнтованому середовищі я розумію місію та цілі своєї організації, сприяю загальному успіху організації, працюючи зі своїми колегами-членами. Я міг би мати певну службову функцію і належати до певного відділу, але навіть поза цим я працюватиму з іншими, щоб сприяти загальним цілям та успіху організації.

Щоб працювати в команді або в організації, мені потрібно навчитися поважати інших людей на роботі та підтримувати інших людей на роботі. Мені потрібно знати, чим займається організація, якою є структура організації та чому побудована кожна команда та відділ, що вона робить та як вона робить свій внесок. Кожна команда та особа повинні розуміти, де їх робота вписується в загальний контекст організації.

Коли робота виконується з командними зусиллями, а не окремими людьми, які сидять наодинці, виконуючи завдання, організація може процвітати, оскільки робота буде виконана вчасно та за бюджетом. Для того, щоб побудувати хорошу командну роботу, члени команди повинні спілкуватися між собою та підтримувати один одного. Цей зв’язок вчить нас ділитися робочими цілями та цілями плану, а також допомагає кожному розвиватися як особистість. Працюючи в команді, ми можемо визначити слабкі та сильні сторони один одного. Це призводить до надання та отримання зворотного зв’язку для покращення роботи.

Я працюю в різноманітному робочому середовищі, і я стикаюся з різними людьми з різними особистостями та з різних культур. Як організація та команда, я повинен поважати та цінувати кожного, незалежно від раси, звичаїв, переконань, зовнішнього вигляду тощо. Коли різні люди працюють разом, вони об’єднують різні навички, таланти та досвід. Це допомагає команді та організації виконувати зусилля, наскільки це можливо.

Перш ніж когось засуджувати, я маю стати на їхнє місце, щоб чітко зрозуміти, як почувається ця людина. Таким чином я буду дивитись на речі з точки зору цієї людини. Я завжди думаю про те, як би я почувався, якби опинився в ситуації цієї людини. Мені потрібно поважати їхні потреби, їхні культурні цінності та расові відмінності, коли розбираю будь-які незгоди. Таким чином я змушую людину почуватися важливою і показую їй, що я піклуюся, і я поруч, щоб підтримати її всіляко, наскільки можу. Я змушую їх почуватись цінованими, слухаючи їх та підтримуючи їх симпатії та інтереси, ціную їхні потреби та поважаю конфіденційність інформації там, де цього вимагає ситуація.

Я також багато чому вчусь у людей, коли працюю в різноманітних умовах. Я вимагаю спостереження та керівництва, коли мені потрібна підтримка. Я також розумію важливість побудови стосунків на роботі з колегами та начальством та використовую інших людей як джерело натхнення.

Збереження безпеки та конфіденційності на роботі

Інформаційна безпека означає захист інформації та інформаційних систем від несанкціонованого доступу, використання, розкриття, порушення, модифікації або знищення. Інформаційна безпека стосується конфіденційності, цілісності та доступності даних незалежно від того, є вони в електронній, друкованій чи інших формах.

Конфіденційність важлива з різних причин. Дані, що стосуються найму та управління працівниками, є автоматично конфіденційними. Окрім цього, в моїй організації ми маємо справу з величезною кількістю конфіденційних даних для наших клієнтів. Усі вони зберігаються в кабінетах та серверах організації. Якщо дані потрапляють у чужі руки, цією інформацією можна скористатися для зловживання, дискримінації та інших порушень.

Кожна організація повинна бути обережною щодо того, як вони обробляють та поважають дані, що проходять через їхні руки.

Нижче наведені законодавчі вимоги та найкраща практика:

• Закон про захист даних 1998 року (призначений для захисту збору, зберігання та використання персональних даних.)

• Закон про права людини 1998 року

• Загальний закон конфіденційності

Конфіденційність - це обов’язок кожного. Персонал завжди повинен вільно обговорювати зі своїми старшими або керівниками, що це означає щодня під час роботи з будь-якими матеріалами. Також усі співробітники повинні знати, які правила існують для будь-якої галузі, в якій вони перебувають, і знати процес на своєму робочому місці для вирішення підозрюваних ризиків та порушень.

Захист ділового середовища

Працюючи в організації, бізнесі чи будь-якому робочому середовищі, дуже важливо дотримуватися процедур безпеки, охорони та законодавства. Кожна організація має свою конфіденційну інформацію, і слід подбати про захист цих документів від громадськості, інакше це призведе до згубних наслідків. Власність має бути захищена замками, які може відкрити лише уповноважений персонал. У нашій організації ми маємо надійні замки, які можуть відкрити лише співробітники організації, використовуючи їх карту проведення. Кімнати менеджерів забезпечені цифровими замками. Вся конфіденційна інформація та файли зберігаються у шафах, до яких доступні лише співробітники.

Основні двері для входу в офіси захищені замками, які можна відкрити, провівши картою. Також, керуючи організацією, усі співробітники дотримуються всіх законодавчих вимог щодо використання конфіденційної інформації та захисту даних клієнтів. Також підписуються контракти на будь-які послуги, які надаються та шукаються, із зазначенням усіх законних потреб та результатів, якщо товар чи послуга незадовільні.

Працівники, які працюють в організації, повинні мати при собі особисте посвідчення особи, де вказано їх ім’я, посаду та назву організації, а також їх фотографію. Також усі працівники повинні переконатись, що невстановлені, несанкціоновані або непрацівники не потрапляють у будівлю без причини. Будь-які відвідувачі, які заходять у будівлю, повинні підписати реєстр на стійці реєстрації та вийти з системи, коли вони залишають приміщення. Облік усіх активів - офісного обладнання, меблів та будь-яких предметів, що належать організації, ведеться в кожному офісі, а також виробів та моделей. Кожне обладнання забезпечене унікальними кодами, які наносяться на обладнання разом із назвою організації та номером телефону. Усі предмети, які (як-от ноутбуки) не використовуються або є конфіденційними, надійно заблоковані.

Будь-які предмети, позичені працівниками, такі як ноутбуки, проектори тощо, підписуються на позику та повернення. Цінні речі працівників повинні весь час надійно замикатися. Слід подбати про те, щоб уникнути крадіжок в офісі поза робочим часом, тому завжди переконайтесь, що всі цінності та конфіденційна інформація надійно закриті. Про будь-які предмети, яких не вистачає або ви вважаєте зниклими, потрібно повідомити менеджеру офісу. Також ви повинні повідомити поліцію про крадіжки та підозрілу діяльність та вжити необхідних юридичних заходів.

Не слід просто утилізувати конфіденційні документи. Перед утилізацією їх потрібно подрібнити.

Інциденти, що стосуються конфіденційності

Що стосується конфіденційності та безпеки щодо моєї роботи та файлів, з якими я маю справу, я докладаю максимальної обережності щодо обробки ситуацій та документів. Я закриваю всю конфіденційну інформацію та документи, що стосуються працівників та клієнтів, у замкненому кабінеті. Також конфіденційні файли, які зберігаються на жорсткому диску, захищені паролем, тому кожен, хто має доступ до спільного диска, не відкриває документи. Це було результатом проблеми, з якою я зіткнувся минулого року. _________________ (вилучено з метою конфіденційності) зберігаються на спільному диску, до якого мають доступ інші колеги. Я не зберігав їх у папці «Мої документи», яка є особистою, оскільки мій менеджер також потребував доступу до цих файлів. Я виявив, що колега намагався відкрити документи з папки, де знаходились усі _____________ (видалено з метою конфіденційності) були врятовані. Після цього інциденту я обговорив зі своїм менеджером питання про те, що сталося, як це вплинуло на організацію, конфіденційність деталей інших співробітників, і пояснив їй, як це вплине на всіх інших членів команди. Потім мій менеджер запитав, що можна зробити, я запропонував захистити паролем усі конфіденційні файли. З тих пір усі конфіденційні файли, незалежно від того, де вони збережені, були захищені паролем, а пароль надавався лише відповідній особі, яка має дозвіл на відкриття файлів.

Технічне обслуговування обладнання

В офісі ми завжди маємо справу з принтерами та факсимільними апаратами та файлами, які потребують переробки. Порожні картриджі з тонером та стрічки факсу можуть спричинити небезпечні наслідки дії хімічних речовин. Це стосується питань охорони праці. Тож вони потрапляють у зону, де небезпечні відходи залишаються для утилізації, а колекторська компанія збирає їх щомісяця. Також усі коробки та кришки, в які надходять тонери, картриджі та канцелярські приналежності, утилізуються у відповідних скипах, щоб уникнути проблем із охороною праці.

Я також переконуюсь, що все обладнання, як-от принтер, факс та комп’ютери, у справному робочому стані. Якщо виникають будь-які ІТ-проблеми, я телефоную до дзвінка в службу ІТ-служби та переслідую будь-які затримки із зазначенням контрольного номера справи.

Додаток: "Дані звітності"

Ця конкретна відповідь нижче була додана тут, оскільки надходили запити від двох кандидатів. Це жодним чином не пов’язано з особистим твердженням вище.

Лівінгста

Опишіть способи подання даних таким чином

а) Він відповідає узгодженим цілям та завданням

б) є ​​точним і вільним від упереджень

Дані - це група інформації, яка використовується для різних цілей, таких як аналіз, оцінки та отримання певних результатів чи висновків. Звітування про дані - це процес, при якому дані витягуються із джерела або з багатьох джерел, а потім перетворюються у формат, який можна використовувати з цією метою. Зазвичай вони подаються у вигляді звіту в таблицях, діаграмах, статистичних даних, графіках, на розподільних аркушах тощо. Ці дані можуть бути використані для прийняття важливих рішень в організації або із зовнішніми організаціями. Отже, звіт про дані повинен бути виготовлений таким чином, щоб він відповідав цілям та завданням вимоги, а також повинен бути точним та вільним від упереджень, оскільки якість даних дуже важлива.

Способами подання даних, щоб вони відповідали узгодженим цілям і завданням, є:

• Завжди переконайтеся, що дані, які ви збираєте, відповідають цілям звіту, який ви збираєтесь підготувати.
• Перевірте, чи відповідає звіт у узгодженому стилі та форматі та що його можуть легко зрозуміти залучені люди.
• Перевірте, чи є вимога детальний звіт чи узагальнений, і підготуйте звіт відповідно.
• Зберігайте мову якомога простішою, якщо звіт буде розповсюджений серед широкої аудиторії; знову ж таки це залежить від мети звіту та того, що ви намагаєтесь досягти або повідомити.
• Переконайтесь, що звіт має узгоджену / прийнятну структуру та що зміст відповідає цілям та завданням організації. Коротше кажучи, він повинен мати логічну структуру, чіткі ідеї та бути добре організованим.
• Розмістіть дані чітко та акуратно в різних розділах із примітками чи поясненнями, де це необхідно.
• У звіті найкраще не називати і не називати людей.
• Висновок повинен бути чітким з результатами вашого дослідження або аналізу.
• Включіть рекомендації, якщо такі є.
• Завжди добре на початку підсумувати, про що йдеться у звіті, його мету та що обговорюється. Ви також можете вказати причину створення цього звіту. Ви можете згадати його обмеження, якщо такі є, і запропонувати напрямки вдосконалення.

Способи подання даних, щоб вони були точними та вільними від упереджень, є:

• Ніколи не робіть жодних припущень щодо даних або висновків, оскільки це може становити загрозу для функціонування організації.
• Перевірте граматичність, орфографію та точність цифр, оскільки ці звіти відображають якість організації. Якщо є якісь обчислення, перевірте їх, чи немає помилок. Завжди найкраще проводити це через іншу особу або двох для перегляду, щоб уникнути будь-яких граматичних чи числових помилок.
• Не майте жодної повторюваної або неактуальної інформації.
• Вам потрібно бути дуже конкретними у своєму звіті, використовуючи точні, чіткі слова та цифри, щоб у звіті не було упереджень.