Робота з людьми в діловому середовищі: диплом nvq

Сертифікат NVQ: робота з іншими людьми

Це необов’язковий підрозділ групи В на третьому рівні із загальною кількістю чотирьох кредитів. Після завершення цього підрозділу кандидат буде розуміти, як підтримувати загальну місію та мету організації, як працювати в команді для досягнення цілей і завдань, спілкуватися в команді, вирішувати проблеми та розбіжності, вміти працювати в команді для досягнення цілей і завдань, вирішення проблем у команді та вміння ділитися відгуками про цілі в команді. Вони також розумітимуть внесок членів команди та мету зворотного зв'язку при роботі в команді.

Я також написав особисту заяву про те, як давати та отримувати відгуки, які, на мою думку, мали б значення для цього підрозділу. Будь ласка, перегляньте посилання нижче!

Надання та отримання зворотного зв'язку - особиста заява.

Ще одна відповідна особиста заява для цього підрозділу.

1.1 Поясніть, як працює ваша організація.

Моя організація є роботодавцем з рівними можливостями. Моя організація враховує цінності, переконання, погляди та поведінку, якими поділяються всі співробітники, і працює з сусідніми організаціями.

1.2 Яка місія та мета вашої організації?

Місія моєї організації - служити людям з повагою до економічного, соціального та екологічного добробуту громади.

1.3 Як ваша організація працює з іншими організаціями?

Моя організація є однією з _______________________ ( видалена з метою конфіденційності ). Як така, моя організація тісно співпрацює з іншими організаціями та враховує цінності, етику та переконання працівників та людей. Він вносить внутрішні корективи, щоб адаптувати та інтегрувати ці цінності, етику та переконання.

1.4 Які ваші основні обов'язки? Як вони відповідають структурі вашої організації? Поясніть, як ваші обов’язки сприяють вашій організації

Мої основні обов'язки адміністратора групи - сприяти безперебійному виконанню різних адміністративних процедур в офісі. Я також виконую певні адміністративні обов'язки у відомствах, допомагаючи своєму керівнику населеного пункту та керівнику служби. Я маю справу з обробкою замовлень на купівлю всіх ____________, тим самим уникаючи будь-яких прострочених платежів або прострочених рахунків. Я готую, представляю та розповсюджую запити комісії щодо пакетів допомоги, що полегшує команди підтримки бізнесу та фінансів при виконанні своїх обов’язків та гарантує, що клієнти отримують своє фінансування вчасно. Я також допомагаю своїй команді та своєму старшому в виконанні інших адміністративних обов'язків, серед яких ІТ відіграють дуже важливу роль.

Я також допомагаю набирати текст, надсилати поштою, архівувати, зберігати, управляти даними, організовувати зустрічі та вести протоколи.

Я покриваю прийом для чайних та обідніх перерв, приймаю дзвінки від клієнтів та підключаю їх до потрібного відділу.

1.5 Опишіть політику, процедури, системи та цінності вашої організації, які відповідають вашій ролі.

Стратегія

Розробка стратегії - це загальний процес встановлення того, де ми перебуваємо зараз, де хочемо бути і як ми туди дійдемо.

Я дотримуюсь різних стратегій, щоб керувати термінами, часом та стресом щодня у своєму робочому житті.

Політика

Розробка політики вимагає чіткої позиції щодо функції, послуги чи питання, щоб забезпечити структуру або набір принципів, що визначають рішення, дії та підходи до цих питань.

Як працівник цієї організації, я прагну дотримуватися політики та процедур своєї організації.

План

План викладає метод просування від поточної ситуації до одного або декількох бажаних результатів.

У своїй повсякденній роботі я планую все з метою SMART.

Процедура

Процедура встановлює ряд пов'язаних кроків для виконання конкретного завдання або здійснення певної діяльності. Етапи - це точний опис того, що, коли, хто, чому і як виконує якась конкретна діяльність

Я дотримуюсь організаційних процедур у всьому, що я роблю на роботі.

Я вважаю, що хороша стратегія та розробка політики є ключовим фактором для покращення послуг та результатів для місцевого населення. Вимоги до обмежених ресурсів Ради є значними. Отже, важливо, щоб мені було ясно, де я і роботодавець хочемо бути, і як зосередити ресурси для досягнення бачення та стратегічних цілей та покращення результатів для місцевого населення.

1.6 Коли доречно шукати рекомендацій у інших, коли ви не впевнені в цілях, політиці, системних процедурах та цінностях?

Доречно шукати керівництва у інших, коли я не впевнений у цілях, політиці, системних процедурах та цінностях, оскільки таким чином я уникаю помилок та можливості відхилення від відповідності цілям організації.

2.1 Які цілі та переваги роботи з іншими людьми для досягнення узгоджених цілей і завдань?

Ефективна команда - це набагато більше, ніж група людей, які зібрані для досягнення мети.

Мета та переваги роботи з іншими людьми для досягнення узгоджених цілей та завдань полягають у наступному:

Командне будівництво

Створення команд - це процес, який вимагає декількох етапів розробки, щоб уникнути неприємностей та невдач.

Бачення

Командам потрібно витратити певний час на вивчення та розуміння своєї мети та бачення. Потім їм потрібно встановити цілі та завдання, щоб вони могли зосереджуватися на своїх цілях.

Управління конфліктом

Конфлікт - неминучий наслідок роботи з іншими людьми. Різні думки, цінності та стилі можуть призвести до розбіжностей у колективі, але всі розбіжності слід уважно розглядати. Цей догляд допоможе команді ефективно працювати.

Ролі та структура

Кожен член команди працює і думає по-різному. Ці відмінності, зібрані в команді, можуть максимізувати ефективність роботи команди, якщо потрібні люди працюють у потрібній ролі.

Розвиток команди та членів

Незалежно від того, яку роль людина відіграє в команді або які завдання їй доручено, майже завжди є місце для особистого вдосконалення. Коли люди в команді працюють з високою працездатністю, команда сама процвітає.

Розуміння та співпраця

У успішній команді всі члени працюють в одному напрямку до спільної мети.

Коли пріоритети та цілі відрізняються або розходяться з необхідними, всередині команди з’являється непотрібний стрес та напруга. Співпраця та спільна мета є важливими для успіху команди

2.2 Наведіть приклади того, коли ви працювали з іншими для досягнення позитивних результатів.

Бували випадки, коли команда отримувала терміни, і ми з менеджером об’єднувались, щоб закінчити роботу в потрібний час. Це траплялося кілька разів, і кінцеві результати були фантастичними. Загальна продуктивність нашої команди щоразу надзвичайно покращувалася.

2.3 Яка мета та користь обміну робочими цілями та планами під час роботи з іншими?

Як правило, ми працюємо над тією ж метою для успіху бізнесу. У рамках бізнесу ми всі маємо свої власні завдання та цілі, яких потрібно досягти. Якщо ми всі усвідомлюємо цілі один одного, тоді ми можемо запропонувати підтримку. Колективна робота означає, що всі ми працюємо в одному напрямку, але ми можемо зробити це лише тоді, коли знаємо, чого можна очікувати одне від одного і куди ми прямуємо

Працюючи з іншими, я розвину краще розуміння того, як працювати з іншими людьми для досягнення спільних цілей. Я навчусь:

з’ясувати, що потрібно зробити;
обговорити і вирішити, хто буде виконувати яке завдання, і чітко зрозуміти, що всі роблять;
визначитися з термінами та ресурсами, щоб своєчасно виконувати мої завдання;
зібратися та поговорити про те, як я прогресую - що пройшло добре, а що ні;
домовитись з іншими щодо шляхів, які я міг би покращити;
знайти способи спільної роботи, які працюють;
підтримка моїх товаришів по команді;
приймати різні ролі;
мати справу зі складними ситуаціями та стосунками;
знати, куди звернутися за допомогою.

Працюючи з іншими, я можу використовувати навички всієї своєї групи, щоб успішно виконати роботу. Я зможу поділитися своїми навичками та вивчити нові способи роботи від інших людей. Я також зможу поділитися та отримати нові ідеї.

2.4 Опишіть дві ситуації, в яких інші члени команди потребували підтримки.

Я пам’ятаю двічі, коли мені доводилося виконувати обов'язки в іншій галузі: один раз, коли член команди був три місяці, і один раз, коли адміністратора взагалі не було більше місяця. Це допомогло мені зрозуміти, наскільки я здатний і як я можу впоратися з роботою і подвоїти майже подвоєний обсяг роботи.

Також було кілька випадків, коли я навчав нових адміністративних працівників у різних областях. Я залишаюся доступним для підтримки та консультування по телефону, особисто чи електронною поштою.

2.5 Опишіть принаймні двічі, коли ви надавали підтримку. Опишіть, як вам допомогли.

Перший випадок, який я пам’ятаю, - це коли я допоміг своєму керівнику служб порівняти дані щодо панелі. Йому довелося піти на зустріч із помічником директора. Я зібрав дані за рік за дві години і представив йому їх у чіткому форматі (по місяцях), щоб представити їх перед засіданням.

Другий випадок - це коли я допомагав своєму старшому в процесі очищення даних. Ця співпраця допомогла нашій команді покращити загальну ефективність роботи.

2.6 Поясніть мету та переваги узгодження заходів якості в колективі.

Заходи щодо якості узгоджуються командою, щоб підтримувати високі стандарти організації. Потім цей процес відобразиться на іміджі компанії.

Кожен член команди працює по-різному. Коли команда встановлює стандарти якості та цілі, всі члени команди повинні працювати над досягненням цього результату. Члени команди будуть постійно спілкуватися, щоб знати, що відбувається і що потрібно зробити, щоб закінчити роботу. Цей процес допомагає уникнути повторення будь-яких завдань та витрати ресурсів.

3.1 Опишіть часи, коли важливо було спілкуватися з людьми у вашій команді.

Однією з ситуацій, коли я повинен ефективно спілкуватися зі своєю командою, є всякий раз, коли зустрічі переплановані, дати тренувань скасовані або місця проведення зборів або тренувань змінюються. Щоб уникнути ускладнень, я не можу зволікати з передачею цієї інформації.

Бували також випадки, коли мені доводилося повідомляти інформацію колективу та цілому відділу. Я переконався, що деталі були точними та без помилок, оскільки це може вплинути на безперебійну роботу організації.

3.3 Які переваги ефективного спілкування в команді?

Основою хорошої ділової команди є регулярне та повноцінне спілкування. Плутанина і конфлікт виникають, коли спілкування погане. Команда також повинна бути відкритою і чесною, щоб бути успішною командою.

Переваги ефективного спілкування:

Продуктивність

Продуктивність багато в чому залежить від спілкування. Правильно та ефективно спілкуючись, можна уникнути плутанини, яка допоможе людям досягти своїх цілей.

Задоволеності клієнтів

Щастя клієнта є пріоритетом. Спілкування з клієнтами змусить їх почуватись поважними та цінованими.

Повага

Як команда, ми завжди повинні бути готові спілкуватися чесно і відкрито та слухати одне одного. Кожного члена слід цінувати та поважати, оскільки кожен має цінні навички та таланти. Якщо їх скласти, ці кроки допоможуть створити ефективну команду.

Визначте спектр методів комунікації.

Словесний

Вербальне спілкування - це все, що говориться безпосередньо. Цей тип включає заяви, зустрічі, презентації та відгуки, і це найкращий спосіб для команд зрозуміти один одного і бути зрозумілим.

Невербальна

Невербальне спілкування може працювати найкраще, коли потрібно збирати ідеї та вклади, однак особисті зустрічі неможливі. Цей тип спілкування економить ресурси, час та фінанси. Однак невербальне спілкування може спричинити плутанину та нерозуміння, якщо воно не узгоджується із вербальним спілкуванням.

Презентація

Менш поширеним типом командного спілкування є презентація. Легко донести точку до кількох людей одночасно. Цей тип найкращий, коли процеси та процедури потрібно пояснити групі або коли менша група в команді співпрацює для створення звіту для більшої групи.

Дебати

Дебати - це здорова форма командного спілкування, яка спонукає членів до незгоди та оскарження норм. Це допомагає людям висловити свої ідеї та проблеми. Цей тип найкращий, коли членам команди потрібно дослідити нові ідеї та мозковий штурм. Дебати дають час на висловлювання, відгуки та здорові зміни.

Зворотній зв'язок

Зворотній зв’язок допомагає членам команди отримувати конструктивну інформацію та допомагає людям та команді вдосконалюватися.

4.1 Яка мета та користь визнання сил інших?

Визнання людей у тому, що вони "просто" роблять свою роботу, має дві великі переваги:

1. Їм нагадують, або, можливо, вперше бачать, що їхня робота має значення і що результати їхніх дій допомагають вирішити проблему, заощадити гроші та виконати зобов’язання.

2. Їм нагадують, що у них є вибір у тому, що вони роблять, і що коли вони вирішать бути корисними, їх роботодавець, клієнти, колеги та постачальники це цінують.

4.2 Яка мета та переваги поваги до осіб, які працюють у команді?

Кожна людина потребує і заслуговує на повагу. Є деякі конкретні переваги виявлення належної поваги на робочому місці. Одне з них полягає в тому, що працівники починають сприймати свої помилки в правильному розумінні і прагнуть їх виправити. Працівники, які відчувають повагу, прагнуть до добробуту та успіху організації.

Виявлення поваги на робочому місці допомагає організації діяти в унісон. Томас Джефферсон сказав: " Ми вважаємо ці істини само собою зрозумілими, що всі люди створені рівними; що їх Творець наділяє невід'ємними і невід'ємними правами; серед них є Життя, Свобода і пошук Щастя… "

5.1 Поясніть типи проблем та розбіжностей, які можуть виникнути під час роботи з іншими. Наведіть приклади.

Види проблем та розбіжностей, які можуть виникнути під час роботи з іншими:

Розбіжності в думках: Іноді ці розбіжності нелегко вирішити, особливо якщо жодна відповідь не правильна.
Некомпетентність: це ще одна проблема, яку важко вирішити. Некомпетентна людина може не усвідомлювати, що вони не ефективні. Часто може допомогти додаткове навчання.
Нечесність: Це дає людині погану репутацію
Розбіжності щодо навантажень.
Проблеми / розбіжності щодо обідніх перерв, щорічної відпустки, відпусток тощо.
Різниця стосовно стилю роботи.

Часто розбіжності виникають внаслідок не уваги до власної справи. Найкраще дотримуватися правил вашої роботи.

5.2 Наведіть два приклади проблем та розбіжностей, які можуть виникнути під час роботи з іншими. Включіть способи вирішення проблеми.

Найкращий спосіб вирішити будь-яку проблему чи розбіжності - це піти на компроміси, бути максимально гнучкими та шукати посередницького керівництва.

Люди повинні нести відповідальність за те, що вони говорять, або написавши та підписавши звинувачувальні заяви, або замовчуючи рот.

Проблеми можна подолати, призначивши ролі різним членам та вирішивши проблему. Очні обговорення, що стосуються процедур управління та розгляду скарг, також можуть допомогти вирішити проблеми на роботі.

6.1 Поясніть, чому важливо давати та отримувати відгуки. Наведіть приклади того, коли ви зробили це.

Конструктивний зворотний зв’язок важливий, оскільки він допомагає працівникам виконувати свою роботу ефективніше. Це також допомагає команді та організації виконувати свою роботу.

Для ефективного зворотного зв’язку спробуйте зробити це позитивним процесом та досвідом.

Це має бути своєчасно. Чим ближче до події я розглядаю проблему, тим краще.
Зворотній зв’язок повинен регулярно даватися.
Я повинен підготувати свої коментарі перед тим, як залишити відгук.
Я повинен бути конкретним, розповідати людині, що саме йому потрібно вдосконалити.
Завжди знаходите безпечне та приватне місце, щоб залишити відгук,
Відгуки повинні бути обмежені конкретними проблемами, а не кількома.
Будьте дуже обережні, включаючи позитивні відгуки. Це допомагає людині почуватися впевнено та мотивовано вдосконалюватися.
Обов’язково повідомте людину, що потрібно зробити, щоб покращити ситуацію, і дайте корисні пропозиції.
Відгуки надаються для покращення продуктивності, тому обов’язково слідкуйте за ними.

Ефективне отримання зворотного зв’язку

Дуже схоже на надання зворотного зв'язку, дуже важливо також отримувати відгук. Ніхто не ідеальний!

Ми повинні подбати про те, щоб просити про зворотний зв’язок з членами нашої команди та менеджером, оскільки ми завжди не бачимо своїх помилок. Я завжди прошу відгуку у свого менеджера під час мого нагляду.
Отримуючи відгук, зберігайте спокій і слухайте. Це для вашого власного блага!
Якщо ви чогось не розумієте, будьте спокійні і попросіть того, хто дає відгук, переформулюйте це для вас.
Отримуючи відгуки, запитуйте приклади та пропозиції, щоб уникнути непорозумінь.
Після сеансу зворотного зв’язку сядьте і розміркуйте.

6.2 Як ви використовуєте зворотній зв'язок для вдосконалення індивідуальної роботи та команди як цілого?

Відгуки можуть бути використані кількома способами. Це допомагає вам усвідомити та визначити, як члени команди та інших підрозділів вважають, що ви можете вдосконалюватися. Критичний відгук корисний. Може бути корисним звернутися за відгуком до кількох інших людей з цього самого питання, щоб перевірити, чи всі почуваються однаково.

Команда може використовувати зворотній зв'язок, щоб представити загальні способи спільної роботи для досягнення цілей.