Як це - бути менеджером проекту: день у житті

Розглядаючи кар’єру менеджера проекту? Читати далі…

Canva.com

У будь-якій кар’єрі те, що може здатися цікавим та гламурним для сторонніх людей, часто може бути складним та стресовим аспектом роботи. Вибір правильної кар’єри важливий, тому вам потрібно провести дослідження. Погляд за межі глянцевих сторінок набору персоналу та знайомство з повсякденними реаліями роботи може допомогти вам прийняти більш обґрунтоване рішення про те, чи підходить вам така кар’єра.

У цій статті я зібрав власний досвід та досвід інших менеджерів проектів, щоб дати вам уявлення про те, як виглядає звичайний день. Прочитайте і подивіться, чи це кар’єра, якою ви могли б уявити собі насолоду.

Звичайно, насправді кожен день як керівник проекту сильно відрізняється, але для цілей цієї статті я структурував деякі типові заходи в середньому 9-5 днів.

8:00: Почніть роботу. Перевірте електронні листи.

Читач з орлиними очима вже помітив суперечність у моїй статті. У вступному абзаці я згадав, що дам вам типовий день 9–5, а зараз я натомість розпочав день о 8 ранку.

Це перша реальність керівника проекту: день дуже рідко буває 9-5.

Управління проектами - це складна кар’єра. Це особливо актуально, коли ви перебуваєте у критичній точці проекту. Проекти настільки нерозривно пов’язані з часовими шкалами, що коли ситуація стає жорсткою, немає часу зупинятися і робити паузи. Насправді це означає, що під час напружених періодів ви можете працювати довгі години, щоб підтримати свою команду, виконати свої завдання та забезпечити дотримання своїх термінів.

Щоб впоратись із такою вимогливою роботою, багато менеджерів проектів почнуть роботу до ранкової спешки телефонних дзвінків та зустрічей, щоб вони встигли наздогнати електронні листи. Нерідкі випадки, коли керівник проекту починає роботу о 7 або 8 ранку. І звичайно, спільна велика поштова скринька електронної пошти. Ви повинні бути достатньо організованими, щоб мати змогу добре керувати папкою "Вхідні" та відповідати на важливі електронні листи.

9:00: конференц-дзвінок

Конференц-дзвінки взяли участь у зустрічах як найпоширеніший спосіб спілкування у проектах. Чому? Тому що зараз у багатьох проектах є віддалені команди. Коли ви працюєте з людьми, які проживають у багатьох місцях, час на поїздки на зустрічі стає нереальним. І завдяки таким передовим технологіям телефонна або відеоконференція може бути настільки ж ефективною. (Ну, це не завжди правда. Для розваги я посилаюсь на відео нижче, яке дає унікальний погляд на те, як би виглядав конференц-дзвінок у реальному житті. Якщо ви коли-небудь відчували конференц-дзвінок, цей вас точно розсмішить.)

Як керівник проекту, ви часто будете відповідальним за проведення конференц-дзвінків, і, можливо, вам доведеться виступати представником бізнесу в інших дзвінках, пов’язаних з вашим проектом. Часто заплановані телефонні дзвінки, щоб дати команді регулярну можливість поспілкуватися, як вони ведуть проект, та обговорити будь-які проблеми, які вони можуть мати.

Конференц-дзвінок у реальному житті

10:00: Огляд питань конференції / проекту

Отже, припустимо, що конференц-дзвінок о 9 ранку триває годину. Це досить типово для великого проекту. Як менеджер проекту, ви закінчите конференц-дзвінок набором нотаток, які ви робили протягом усього часу. Можливо, ваша команда повідомила вас про завершену роботу, незавершену роботу та основні проблеми проекту. Ймовірність того, що вам потрібно буде виконати термінову або напівтермінову роботу після того, як ви вийдете з конференц-дзвінка, щоб вирішити щойно порушені проблеми.

Отже, на даний момент дня ви, швидше за все, будете робити кілька речей:

1. Оновлення проектної документації, наприклад, плану проекту, щоб відобразити все, що вам щойно сказали у селекторній конференції
2. Виконайте деякі початкові роботи для вирішення будь-яких нагальних проблем, про які ви були повідомлені, наприклад, якщо постачальник запізнюється з доставкою, ви можете перевірити вплив, який це матиме на ваш проект, зателефонувати постачальнику або посилити проблему.
3. Інші електронні листи / телефонні дзвінки / обговорення, ймовірно, відбудуться і можуть зайняти величезну кількість вашого ранку. Менеджер проектів зазвичай отримує безперервний потік електронних листів, питань та телефонних дзвінків протягом дня, тож у вас будуть нові речі, з якими ви маєте справу, навіть якщо ви зайняті вирішенням уже наявних проблем.

11:00: Планування проекту / Більше дзвінків

Отже, виходячи з вашої попередньої зустрічі, ви, мабуть, виявили, що ваш план проекту зараз потребує оновлення. Однак не варто очікувати багато часу, щоб це зробити. Вас, ймовірно, перебиватимуть нові дзвінки та електронні листи. Тим не менш, ти все одно починаєш планувати.

11:30: Зустріч спеціалістів

Для цього заголовка я використовував загальний термін „нарада спеціалістів”, але насправді це може бути будь-яка зустріч, пов’язана з певною темою вашого проекту. Наприклад, якщо ви менеджер ІТ-проектів, це може бути огляд програмного забезпечення.

Однак тут слід сказати, що зустрічі займають значну частину вашого дня. І не забувайте, хороший менеджер проектів витратить час на обидві сторони наради, щоб переконатися, що вони отримали максимум від часу. Вони можуть попередньо зіставляти довідковий матеріал або читати довідкову інформацію, а згодом вони можуть писати та розповсюджувати нотатки, зроблені під час зустрічі.

12:30: Обід

Тому я не хочу малювати надто похмуру картину, коли мова заходить про те, наскільки насиченим може бути життя керівника проекту. Тож о 12:30 ось зупинка для обіду. Хороша ідея, як би не була напружена ваша робота, завжди брати тайм-аут в середині дня. Ви побачите, що у вас більше енергії на полудень, і ви можете краще зосередитися.

13:00: Презентація керівникам

Від мене, як керівника проекту, доведеться робити багато презентацій. Ви можете виявити, що ваш гучний проект уважно спостерігається вашим менеджером, керівниками чи спонсорами проекту, і вони можуть попросити вас регулярно представляти їм оновлення.

Звичайно, звичайна презентація - це не лише годинна зустріч поза робочим тижнем. Потрібен час, щоб скласти деталі, які керівники вищої ланки очікують побачити в презентації, і можливо, вам доведеться надіслати подальшу інформацію після завершення наради, щоб допомогти відповісти на будь-які їхні запитання чи проблеми. Бути кваліфікованим у отриманні великої кількості важливих даних і перетворенні їх у чітку, пряму презентацію дуже важливо, якщо ви хочете добре виконати свою роботу.

14:00: Написання звітів

Менеджери проектів витрачають значну кількість часу на документацію, оскільки існує багато інформації, яку потрібно зберігати та регулярно оновлювати щодо проекту. Окрім презентацій для керівників, вам, можливо, доведеться регулярно надавати письмові звіти широкій аудиторії або замовнику. Наявність твердих навичок письма дуже важлива, оскільки ви хочете, щоб ваші звіти виглядали професійно та щоб їх було легко читати та розуміти.

15:00: Зв’яжіться з командою

Ваша основна робота як менеджера проекту - підтримувати контроль над проектом, і не слід недооцінювати, наскільки швидко проект може почати ковзати. Єдиний спосіб запобігти цьому - міцні стосунки зі своєю командою та регулярне спілкування з ними. Важливо, щоб ваша команда почувалась достатньо комфортно з вами, щоб вони могли поговорити з вами через будь-які проблеми, які виникають у них, що може спричинити проблеми для вашого проекту, тому хороші навички міжособистісного спілкування є обов’язковими.

Протягом цього часу ви можете попередньо наздоганяти окремих членів команди по телефону або особисто, або ви можете визначити пріоритетом певних членів команди, якщо зараз ви маєте справу з певною проблемою у своєму проекті.

16:00: оновлення бюджету

Важливим є контроль за фінансуваннями проектів. На початку будь-якого проекту вам потрібно буде скласти бюджет, щоб оцінити, що ви збираєтеся витратити і коли. Щоб підтримувати пильний контроль за своїм проектом, вам потрібно буде регулярно переглядати бюджет та перевіряти його відповідно до фактичних показників витрат. Відмінне розуміння цифр дуже важливо для керівника проекту.

16:30: Фінансова нарада

Якщо ви витрачаєте бюджет на проект, ви цілком можете опинитися на зустрічі з фінансовою командою, щоб переглянути ваші витрати. Або ваша організація може просто хотіти регулярного фінансового огляду вашого проекту, щоб перевірити, чи він працює. Однак те, що ви напевно знайдете в будь-якому проекті, це те, що вас часто попросять відвідувати зустрічі з внутрішніми підрозділами, які мають інтерес чи частку у вашому проекті.

17:00: Термінова телефонна конференція

Це рідкісний день, коли на проекті все працює гладко. Можливо, вам часто доводиться змінювати свій ретельно спланований графік для подолання зростаючої кризи проекту. Наприклад, можливо, вам доведеться запланувати запізнілий конференц-дзвінок, щоб наздогнати третю сторону щодо проблеми, яка була порушена з вами того ранку. Пам'ятайте також, що якщо ви маєте справу з командами в різних часових поясах, вам, швидше за все, доведеться планувати дзвінки рано вранці або пізно ввечері. Одна з багатьох причин, чому робота з управління проектами рідко буває 9-5.

17:30: Відповідь на електронні листи

Електронна пошта все ще є важливим інструментом спілкування для будь-якого бізнесу, і хоча протягом дня у вас було 10 чи 20 хвилин у непарних точках для читання та відповіді на електронні листи, ви, мабуть, виявите, що ваша папка вхідних швидко зростає, оскільки день минув. Тож ви можете часто виявити, що в кінці робочого дня ви стискаєте додаткові 30 хвилин, щоб просто наздогнати електронні листи та поповнити решту списку справ, перш ніж ви будете готові залишити роботу.

18:00: Перегляд списку справ на завтра

Отже, о 18:00 ви можете відчути, що досягли певного прогресу у своїй роботі, і готові залишити офіс. Однак, щоб спробувати дати собі фору в дуже напружений день, який ви запланували завтра, ви можете просто витратити 10 хвилин, переглядаючи свій список справ. Звичайно, список справ є важливим інструментом для кожного менеджера проекту, оскільки він допоможе вам керувати своїм часом та жонглювати дуже складним графіком.

Висновок: Немає двох однакових проектів / організацій

Якщо вас здивує будь-який із цих моментів, пам’ятайте, що це просто керівництво, і насправді всі проекти різні, і те, як ви керуєте своїм часом, буде іншим. Крім того, всі організації різні. Деякі можуть мати культури, які очікують, що ви будете працювати довгий час і приймати мінімальний обід; інші можуть мати зовсім інший підхід і можуть активно заохочувати працівників робити належні перерви, скорочувати навантаження та працювати розумні години. Яким би проектом ви не керували, з цього прикладу ви можете взяти один урок: здатність залишатися організованою, пильною та ефективною надзвичайно важлива для менеджера проекту. Хороший розпорядок часу істотно впливає на можливість утримувати складні вимоги та непередбачуваність, пов'язані з наглядом за проектом.