6 Ефективні поради щодо управління часом для працівників та власників бізнесу

Ви вважаєте, що у вас занадто багато речей, щоб керувати всіма одночасно?

Фото Роберта Бая на Unsplash

1. Проаналізуйте ситуацію

Заповнюючи свій графік заходами і постійно зайнявшись, не обов’язково означає, що ви ефективно керуєте своїм часом. Постійне пересування на високій швидкості має свої недоліки, не в останню чергу серед яких є стрес.

Реальність така, що ми не можемо реально контролювати чи управляти часом як таким. Що ми можемо управляти - це ми самі. Уповільнення необхідне для того, щоб зробити всю картину.

Задайте собі питання: чи це найпродуктивніше використання мого часу? Чи є розумніший спосіб досягти того, що мені потрібно зробити сьогодні, не витрачаючи стільки часу?

Сама зайнятість може бути проблемою. Бувають випадки, коли зайнятість стає ухильним підходом - засобом уникнення інших важливих питань у житті.

Отже, повернення до роздумів, замість постійного затягування у діяльність, може заощадити час і зробити самі зусилля більш ефективними та вигідними.

Наявність чіткого бачення є критично важливою

Фото You X Ventures на Unsplash

2. Чітко зрозумійте, яка ваша роль

Навіть на звичайному робочому місці проблеми, пов'язані з поганим управлінням часом, можуть призвести до ситуації управління кризовими ситуаціями, коли початкові ролі та обов'язки працівника затьмарюються, і він виявляє, що витрачає весь свій час на те, чого не було в оригінальній посадовій інструкції.

Ось чому вкрай важливо чітко визначити, що потрібно досягти та яка ваша роль та відповідальність. Якщо ви не знаєте, куди рухаєтесь, будь-яка дорога приведе вас туди. Потрібно мати стандарт, який можна постійно використовувати як орієнтир для свого прогресу.

Якщо ви працевлаштовані, можливо, вам доведеться провести зустріч із вашим прямим керівником, щоб зрозуміти, де лежать ваші пріоритети. Відкриття цієї дискусії може бути корисним і іншими способами. Це може допомогти реорганізувати ваш графік, щоб уникнути вигорання, та полегшити делегування додаткових завдань іншим членам команди.

Майте на увазі, що внаслідок мінливого характеру ділового світу пріоритети можуть змінюватися та відповідальність разом з ними. Особливо це стосується тих, хто працює самостійно. Організуйте своє управління часом таким чином, щоб враховувати такі зміни.

Захистіть свій час

3. Бережіть свій графік

Час - найцінніший актив у вас. Більшість інших речей у житті можна замінити, а час - ні. Ви вже ніколи не повернете років свого життя, які вже були витрачені. Те саме стосується кожної секунди, яка тикає зараз.

Тому не лише необхідно, але й обов’язково ретельно стежити за своїм часом. Зберігайте список дій, і після того, як ви визначите свої пріоритетні завдання та виділите безперешкодний час для їх виконання, подбайте, щоб не було втручань.

Сюди входять такі заходи, як активація голосової пошти, вимкнення сповіщень електронною поштою, обмеження вхідних дзвінків, використання віртуальних зустрічей замість активних, вимагання зустрічей у календарі, використання знаків "Не турбувати".

Наприклад, якщо ви запланували зустріч, яка триватиме 15 хвилин, переконайтесь, що всі учасники дотримуються обмеження часу та дотримуються відповідної теми. Для будь-яких сторонніх питань, які не можуть бути вирішені протягом встановленого вами часового проміжку, можна створити окрему домовленість.

Окрім вищесказаного, постійно розглядайте способи звільнення часу. Це зробить вас ефективнішими. Усі кілька хвилин, збережені від кожного заняття, об’єднавши їх у кінці дня, можуть суттєво змінити ситуацію.

4. Використовуйте правило 80/20

Чим більше зростає бізнес, тим більше відповідальності і тим більша необхідність мати ефективне управління часом.

Те, що, можливо, розпочалося як операція з однією особою, може швидко стати настільки масовим із такими неймовірними вимогами, що справа вийде з-під контролю, якщо не буде встановлено належне управління.

Типові обов'язки, до яких вам потрібно буде підготуватися заздалегідь, включають створення та управління бізнес-стратегіями, нагляд за працівниками, жонглювання рахунками, пошук більше можливостей для бізнесу.

Тому важливо знайти ефективний спосіб подбати про всі завдання і все одно мати своє життя. Як бізнесмен, ви можете настільки зайнятись наполегливою роботою, щоб дотриматися термінів, що не можете визначити, які пріоритети є і що насправді краде ваш час, момент за моментом.

Згідно з правилом 80/20, 80% результатів отримується за рахунок 20% часу та сил, що вкладаються. Це правило підкреслює важливість встановлення пріоритетів на час, який є найбільш продуктивним. Визначте конкретні завдання, які найбільше впливають на ваш бізнес, і виділіть час для роботи над ними щодня.

Якщо 80% відсотків ваших ділових результатів припадає на 20% часу та зусиль, які ви докладаєте, то це той відсоток, на якому вам слід зосередити більшу частину своєї уваги.

Багато власників бізнесу вагаються, коли справа доходить до аутсорсингу та делегування завдань, тому що вони вважають, що це лише сприяє збільшенню бази витрат.

Але коли бізнес розширюється, і вам пора наймати людей, які працюють на вас, навчіть їх на 20% і доручіть їм ці завдання. Таким чином, бізнес зможе заробити достатньо для покриття витрат на найм нових робітників. Повторення себе таким чином зробить операції більш ефективними та вигідними.

Відстежуйте, як ви проводите час

5. Аудитуйте себе

Виділіть один тиждень, протягом якого ви будете вести детальний облік своєї діяльності та кількості часу, витраченого на кожну діяльність. Чим докладніше ви будете, тим точнішим буде аналіз.

Найкращий спосіб підійти до цього - розбити день на 15- або 30-хвилинні фрагменти, а потім записати, що ви робите за ці часові інтервали. Ця вправа допоможе вам розрахувати кожну секунду.

Табелі обліку робочого часу необхідні не лише корпораціям. Вони корисні для бізнесу на всіх рівнях, включаючи фрілансерів та індивідуальних підприємців. Ви можете вибрати ведення щоденного табеля обліку робочого часу на комп’ютері або паперу.

Крім того, ви можете просто мати блокнот або щоденник, який ви берете з собою всюди, і встановити нагадування, щоб допомогти вам продовжувати вести належний журнал свого часу.

Як тільки ви почнете перевіряти себе таким чином, вам знадобиться дисципліна, щоб підтримувати її. Мета цієї вправи - мати запис, який можна проаналізувати. Ведення постійного журналу своєї діяльності та витраченого часу допоможе вам визначити, куди йде ваш час, і позбутися марнотрат.

До таких втрат часу належать непотрібні зустрічі, виконання роботи, яку повинні виконувати інші, перебої з телефоном або електронною поштою, дублювання завдань, діяльність з низьким пріоритетом, гасіння пожеж, неправильне планування та дезорганізація.

Ви зможете визначити, що є непродуктивним, руйнівним та непотрібним у ваш типовий день. Все, що безпосередньо не сприяє виконанню ваших ролей та обов’язків або не підтримує його, є червоним прапором.

Цей процес також дозволить вам визначити виробничу діяльність, щоб ви могли визначити, чи відведений для них час дійсно доречний. Ви зможете мати чітке уявлення про те, скільки інвестується в 20% видів діяльності, які приносять 80% результатів у вашому житті та бізнесі.

6. Вжити допоміжних заходів

Планувати заздалегідь

Сплануйте свій день, тиждень і місяць заздалегідь. Ваше планування повинно враховувати коротко-, середньо- та довгострокові цілі. Відсутність структурованого методу управління часом призводить до труднощів, включаючи відсутність термінів, незбалансовані ділові та особисті зобов'язання та тиск з боку інших.

Це призводить до погіршення стану. На результати діяльності негативно впливає, і замість того, щоб бути прибутковими, діяльність стає обтяжливою. З іншого боку, планування наперед і застосування належних принципів управління часом послідовно робить їх звичними. Вони починають текти природним шляхом як частина вашого повсякденного життя.

Спілкуватися

Залучайте зацікавлені сторони до рішень, які ви приймаєте. Спілкуйтеся зі своїми колегами, менеджерами, постачальниками, іншими командами та клієнтами, які зацікавлені у ваших інтересах і на які вплинуть ваші зміни.

Поділіться цією інформацією з членами вашого домогосподарства, щоб вони могли підтримати вас і дати вам простір, необхідний вам для продовження.

Розставте свої завдання

Почніть із вихідних завдань, перш ніж вирішувати вхідні завдання. Надішліть важливе спілкування, яке потрібно на перший день. Після того, як це зникне з дороги, влаштуйтеся, щоб мати справу з вхідною поштою.

Виробіть звичку починати з накладених обов’язків, перш ніж працювати над новими. Видаліть відставання, перш ніж приступати до нових завдань.

Автоматизуйте, де це можливо

Максимально автоматизуйте свої щоденні завдання. Наприклад, якщо для вашої роботи потрібно багато читати та друкувати, ви можете скористатися безкоштовними програмами «Текст у мовлення» та «Мова в текст», щоб заощадити час.

Відпочиньте достатньо

Не забувайте робити короткі перерви між завданнями. Це запобіжить накопиченню стресу на душі та тілі. Якщо ви матимете достатньо часу, щоб відпочити та освіжитися, це зробить вас більш продуктивними, а розум більш пильним.