За галочкою: що насправді може зробити для вас внутрішній аудит?

Дізнайтеся, як зробити внутрішній аудит по-справжньому корисним для вашої компанії, а не просто позначити поле.

Канва

Внутрішній аудит з неправильних причин

Оскільки внутрішній аудит тепер стає вимогою, підприємства іноді наймають аудиторських працівників виключно для того, щоб мати змогу поставити галочку біля цього пункту, не маючи додаткової ідеї, що з ними робити.

Багато аудиторів виявляють, що вони просто відтворюють зовнішні аудити, і хоча це може допомогти, коли зовнішні аудитори приїжджають у гості, це не надає багато корисної інформації для бізнесу.

Внутрішній аудит повинен бути конструктивною вправою, призначеною для визначення того, наскільки система управління відповідає власним процедурам та практиці. Внутрішній аудит також може визначити вдосконалення бізнес-процесів та допомогти у внутрішньому спілкуванні.

Що таке внутрішній аудит?

Незважаючи на те, що внутрішній аудит зазвичай проводять працівники компанії, спостерігається зростання кількості зовнішніх спеціалістів, які наймаються з єдиною метою аудиту. Подібно до того, як ви передаєте свої юридичні або фінансові ролі на аутсорсинг, ви також можете передавати аудиторські ролі.

Ваш внутрішній аудит є найважливішим з усіх аудитів. Це дозволяє бізнесу поглянути на власні системи, процедури та заходи, щоб вирішити, чи підходять вони для бізнесу та чи насправді їх виконує персонал.

Він надає керівництву інформацію про те, чи виконуються їхні стандарти якості, чи є система настільки ефективною та ефективною, як би мала бути, і чи потрібні вдосконалення.

Крім того, вони можуть забезпечити лінію спілкування по всій компанії та бути чудовим мотиватором.

Для чого використовується внутрішній аудит?

Критерієм внутрішнього аудиту, як правило, є власна політика, процедури та робочі інструкції бізнесу.

Ви не прагнете проводити аудит безпосередньо за певним зовнішнім стандартом під час внутрішнього аудиту, в основному дублюючи те, що робив би сторонній аудитор; натомість ви гарантуєте, що ваші власні політики та процедури використовуються правильно у повсякденних завданнях.

За умови, що внутрішні документи компанії були розроблені відповідно до всіх зовнішніх вимог відповідності та посилаються на відповідні стандарти, ваші зовнішні вимоги повинні бути охоплені. Однак розуміння стандартів та вимог допомагає створити основу щодо того, що повинна містити документація.

Аудитів боятися не потрібно

Більшість стандартів і кодексів вимагають перевірок. Аудит слід розглядати як вигоду для компанії, а не як клопотання чи примус.

Аудит використовується для збору інформації, яка потім переглядається та надається звіт. У цьому звіті часто обговорюється необхідність вдосконалення або коригувальних дій.

Але аудит - це не полювання на відьом, щоб звинуватити когось із співробітників або певну сферу бізнесу. Аудити повинні проводитися позитивно та прозоро. Ваш аудитор повинен змусити вас та ваш персонал почуватися спокійно та впевнено щодо аудиту, а не боятися.

Аудитору потрібно співпрацювати з вами, щоб переконатися, що аудит працює для вас, залишаючись незалежним та об’єктивним щодо будь-якої інформації, яку вони знайшли.

Що може зробити хороший аудит

Підтвердьте, чи дотримуються задокументовані процедури
Надайте точну інформацію про ефективність поточних процедур
Сприяти розробці планів постійного вдосконалення
Визначте, де потрібні зміни до процедур
Поліпшити обізнаність та розуміння вимог процесу
Допоможіть мінімізувати ризик
Поліпшити безпеку на робочому місці
Поліпшити внутрішнє спілкування
Підтвердити позитивні практики роботи
Надайте інформацію, яка допоможе збільшити продажі вашої продукції чи послуг
Дозволяйте приймати більш обгрунтовані рішення, щоб допомогти своєму бізнесу розвиватися

Графіки та сфери внутрішнього аудиту

Оскільки ми встановили, що ви не хочете просто ставити галочку, а ви насправді хочете ефективно використовувати свої внутрішні аудити, ваш графік аудиту повинен базуватися на оцінках ризику, які ви заповнили.

Які сфери вашого бізнесу демонструють, що їм на даний момент потрібна додаткова увага?
У яких сферах ви хотіли б отримати більше інформації про те, як вони справді працюють?

Перегляд ваших ресурсів

Вам також потрібно переглянути доступні ресурси при встановленні графіка аудиту.

Скільки перевірок ви можете реально виконати за рік?
Скільки ви повинні робити?
Чи можете ви виконати достатньо аудитів, щоб ви почувались комфортно, що відповідаєте своїм зовнішнім вимогам, а також знаходили інформацію, яка вам насправді потрібна?

Сфера аудиту

Подібно до того, як вам потрібно визначити пріоритети при створенні річного графіка аудиту, це також велика роль у розробці обсягу аудитів. Сфера дії визначає, що насправді буде розглянуто під час індивідуального аудиту. Враховуючи потенційний розмір областей та процесів, що підлягають аудиту, критично важливо знати, де найбільше потрібна ваша увага.

Створюючи графіки аудиту та обсяги аудиту, потрібно враховувати наступне:

Нещодавно завершені оцінки ризиків
Інформація, що стосується можливого фінансового, товарного та товарного впливу
Якість внутрішнього контролю: Чи настільки вони сильні, наскільки ви вважаєте, що мали б бути? Чи використовуються вони?
Будь-які скарги клієнтів, що надійшли
Ступінь змін або стабільність: Чи відбулася значна зміна персоналу? Чи однакові співробітники працювали у відділі з його початку?
Результати останнього аудиторського завдання та будь-які перелічені коригувальні дії: Чи всі вони застосовувались?
Обговорення з персоналом усіх рівнів про будь-які сфери, які, на їхню думку, потребують уваги
Чи потрібні якісь спеціальні навички чи знання для завершення аудиту?

Це ваш аудит

Зрештою - незалежно від того, хто проводить внутрішній аудит, внутрішній персонал чи зовнішні підрядники - це ваш аудит, і ви повинні знати, яку інформацію ви хочете переглянути.

Аудит може бути як простим, так і складним, як вам подобається. І пам’ятайте, ви єдиний, хто насправді знає, яка інформація для вас цінна.

Якщо ви хочете з’ясувати, чому одна сфера вашого бізнесу завжди здається кращою за інші, або який найпопулярніший день у вихідних вихідні дні, внутрішній аудит може допомогти вам це з’ясувати.