Приклад електронної таблиці бухгалтерії для малого бізнесу

Якщо у вас є бізнес, ви не можете ігнорувати бухгалтерію

Якщо у вас є власний малий бізнес, ведення належних записів є обов’язковим. Насправді це може бути навіть вимогою до реєстрації або ліцензування. Ви повинні мати можливість у будь-який момент побачити, прибуткова ваша справа чи ні. У податковий час ще важливіше вести належні ділові записи протягом року, інакше ви можете опинитися в гарячій воді у податкових органах.

Налаштуйте прості електронні таблиці для обліку доходів та обліку витрат. Якщо у вас з’явилася звичка вводити елементи в електронні таблиці в день, коли вони трапляються, незабаром ви виявите, що у вас з’явилася нова звичка, і у вас будуть хороші ділові записи для завантаження. Подальша дискусія розглядається як орієнтир, а приклади базуються на тому, хто управляє малим бізнесом, що займається послугами - в даному випадку написанням та редагуванням - у себе вдома, а хто не має працівників.

Які записи мені потрібно вести?

Вимоги різняться залежно від юрисдикції, тому завжди доцільно звертатися до уряду штату чи провінції, а також до Федерального податкового органу, щоб переконатись, що ви розумієте, що вам потрібно робити з точки зору ведення бухгалтерії.

Взагалі кажучи, для ІП річний баланс не потрібен, а ведення електронних таблиць достатньо. Ви, мабуть, виявите, що як власник бізнесу існують закони, які змушують вас вести свою ділову документацію протягом декількох років. Можливо, вам також доведеться отримати “номер підприємства” в податковому органі для подання податків, що застосовуються до бізнесу.

Що стосується ведення вашої документації з метою оподаткування, ви завжди повинні переконатися, що зберігаєте докази для резервного копіювання кожного запису у своїх електронних таблицях. Це називається аудиторським шляхом. Цей аудиторський слід включає такі предмети, як рахунки-фактури за ваші послуги та квитанції за ваші покупки. Якщо ви взагалі використовуєте свою машину для свого бізнесу, вам потрібно записати пробіг, здійснений для комерційного використання, вартість бензину, вартість ліцензії та ремонт / обслуговування. Слід також відстежувати рахунки за телефон та інші комунальні послуги, включаючи вашого інтернет-провайдера. Прості електронні таблиці, які ви можете налаштувати за допомогою такого програмного забезпечення, як Microsoft Excel, допоможуть вам бути в курсі всього цього.

Записи про доходи

Існує лише кілька простих кроків, необхідних для створення електронної таблиці, щоб реєструвати дохід, який приносить ваш малий бізнес. Ви дійсно можете вникнути у багато деталей, якщо хочете, але просте, як правило, краще, і це не дозволить вам сприймати бухгалтерію як звичну роботу.

В основному, все, що вам потрібно зробити, це записати свої джерела доходу. Якщо дохід отримується з рахунку-фактури, який ви видали клієнту за надання послуги, зверніть увагу на особливості. Ваш аудиторський слід або “доказ” для цих операцій може включати виписки PayPal, банківські виписки та рахунки-фактури, які ви створили для своїх клієнтів.

Заголовки стовпців можуть містити все, що вам подобається, але як мінімум повинні містити дату транзакції або рахунку-фактури, ім'я клієнта, опис послуг, які ви надавали, номер рахунку-фактури з продажу (щоб ви могли перехресні посилання та надати аудиторський слід), а також будь-які застосовані податки.

Ви також можете створювати формули в різних клітинках, щоб продовжувати працювати загальні підсумки, або якщо ви дуже вправні в електронних таблицях, ви можете робити такі речі, як посилання на інші аркуші. Наведений нижче зразок наведено для ілюстрації простих записів про доходи.

Дохід від клієнтів, що показує номер рахунку-фактури

Грінлампладі (Кайлі Біссон)

Записи витрат

Як і у випадку з обліком доходів, простота на витратах допоможе зробити це все відносно швидко та легко. Запишіть усі законні витрати, які ви зазнаєте у своєму бізнесі, на дату їх виникнення. Спробуйте використовувати дескриптори або типи витрат, як ті, що використовуються податковими органами, оскільки це дійсно допоможе вам, коли прийде час сплачувати податки. Деякі приклади включають:

Реклама
Бізнес - використання домашніх витрат
Поставки
Телефон та комунальні послуги

Знову ж таки, заголовки стовпців можуть містити все, що вам подобається, але, як мінімум, повинні містити дату операції, тип операції, назву постачальника, витрачену суму та будь-які застосовані податки. Зберігайте всі квитанції та рахунки як доказ. Ви можете ще раз створити формули в комірках, щоб продовжувати виконувати підсумки різних типів витрат. Проста електронна таблиця витрат наведена нижче.

Витрати за видами податків

Завантажте програму для відстеження витрат

Існує також багато програм, які ви можете завантажити на свій пристрій Android або iOS, що дозволить вам відстежувати бізнес-витрати.

Більшість цих програм досить легко інтегруються до таких пакетів, як QuickBooks та Excel, а також дають вам спокій, що всі ваші витрати враховані. Деякі програми навіть дозволяють надсилати рахунки клієнтам електронною поштою - це велика економія часу для будь-якого малого бізнесу.

Зберігайте звички електронних таблиць бухгалтерії

Тепер почніть звикати щодня витрачати час на свої бухгалтерські таблиці. Незабаром ви зрозумієте, що це не потребує часу, якщо ви продовжуєте це робити, і в податковий час ви будете так раді, що зробили.

Скільки часу потрібно для формування звички?

Насправді для вироблення нової звички потрібно щонайменше 2 місяці. Але не впадайте у відчай! Кілька хвилин на день - це все, що потрібно, щоб додати кілька записів у свою електронну таблицю.