Угода з клієнтами в письмовій або електронній формі - частина 2

Вступ:

Спілкування за допомогою письма та в електронному вигляді часто вимагає використання обладнання. Для успішного спілкування кандидат повинен знати, як ефективно експлуатувати залучене обладнання. Коли передбачувана затримка реагування на комунікації, клієнт повинен бути в курсі ситуації та прогресу.

Електронні та письмові зв’язки можуть бути ризикованими, якщо документи не потрапляють до рук потрібної людини. Потрібно подбати про те, щоб забезпечити безпечну доставку вищезазначених засобів зв'язку.

Це одиниця рівня 3 із кредитною вартістю 6. Ця одиниця була розділена на дві частини для зручності розуміння та для того, щоб не набивати занадто багато інформації в одному хабі.

Щоб прочитати першу частину цього пристрою, перейдіть за посиланням нижче:

Робота з клієнтами в письмовій або електронній формі - Частина 1

123rf.com

4.6 Поясніть, як експлуатувати обладнання, що використовується для виробництва та надсилання письмових чи електронних комунікацій.

Письмові та електронні комунікації можуть здійснюватися різними способами, а різне обладнання використовується для різних типів комунікацій. Для того, щоб ефективно відправляти та отримувати ці повідомлення, потрібно знати, як ними управляти.

Для письмового спілкування потрібно мати навички письма, а також використовувати правильну ручку, папір та олівці, що підходять для цього спілкування. Якщо зв’язок буде роздруковано та надіслано, потрібно знати, як користуватися принтером. В електронному спілкуванні ми використовуємо комп’ютер або факс. Отже, людина, яка спілкується, повинна знати, як керувати комп’ютером, ноутбуком та факсом. Матеріали, надіслані факсом, можуть бути написані від руки або надруковані, і, можливо, потрібно знати, як керувати факсом, комп’ютером та принтером.

Для виготовлення документів нам потрібно

• Комп’ютер з клавіатурою, мишею та монітором або ноутбук або ручка та папір
• Принтер

Щоб надіслати нам потрібні документи

• Факс
• Комп’ютер з клавіатурою, мишею та монітором чи ноутбуком
• Конверти та марки

Керування комп’ютером:

• Потрібен комп’ютер або центральний процесор з клавіатурою, монітором та мишею та приєднаним принтером.
• Комп’ютер повинен мати операційну систему, яка в нашій організації є Windows XP.
• Перед увімкненням комп’ютера потрібно переконатися, що шнури живлення ідеально закріплені на задній панелі процесора, відеокабелі на моніторі та шнури до розетки, а також, що миша та клавіатура підключені у відповідних місцях. порти.
• Після цієї перевірки кнопка живлення вмикається в центральному процесорі.
• Машина запитає ім’я користувача та пароль для входу в систему. Це буде відрізнятися для кожної організації в залежності від того, як налаштовані комп’ютери.
• Можуть існувати додаткові входи для специфічних систем чи програмного забезпечення компанії для використання ресурсів та програмного забезпечення, доступу до жорстких дисків тощо.
• Слід знати, як користуватися програмним забезпеченням для обробки текстів, програмами Microsoft та іншими програмами, які організація використовує для створення документів.

Підготувавши документ, слід знати, як прикріпити його до електронної пошти та надіслати за допомогою служб електронної пошти, що надаються організацією, наприклад, Microsoft Outlook або роздрукувати, якщо потрібно надіслати поштою, залежно від методу, який буде використаний для надіслати повідомлення.

Іноді документ може надсилати зашифрованим на флеш-накопичувачі, компакт-диски або DVD-диски. У таких ситуаціях потрібно знати, як скопіювати файли на флешку та зашифрувати їх, а якщо записати їх на компакт-дисках або DVD-дисках, потрібно знати, як користуватися програмним забезпеченням для запису та запису.

wikihow.com

Експлуатація факсу:

Факси-апарати в основному використовуються, коли немає можливості надсилати документи електронною поштою або коли організації вважають, що електронна пошта не захищена для цього конкретного типу документів, або документи можуть надійти поштою через кілька днів. Щоб надсилати документи факсом, потрібно знати, як керувати факсом. Для роботи факсимільного апарата вам потрібен номер факсу, номер факсу одержувача, картридж або стрічка або тонер, залежно від моделі факсу, необхідних документів, які потрібно надсилати разом із титульним аркушем та чистими документами, якщо ви отримуєте факс.

Вам потрібно налаштувати та налаштувати факс, перш ніж його можна буде використовувати. Спочатку живлення та телефонну лінію потрібно підключити та ввімкнути живлення. Телефонна лінія повинна підходити до правильної розетки, дотримуючись інструкції з експлуатації. Переконайтеся, що є сигнал набору номера. У більшості організацій є спеціальний номер телефону для факсу, отже факс можна встановити на автоматичну відповідь. Переконайтеся, що завантажено тонер / картридж / стрічка та що в лотку для паперу завжди є необхідна кількість паперу для отримання факсу.

Для записів добре встановити сторінку підтвердження для факсу, яка повідомить вам, чи успішно надіслано повідомлення, чи були помилки. Це допомагає під час надсилання конфіденційних та важливих або юридичних документів. Але якщо ви просто використовуєте факс для простих питань, ви можете вимкнути цю функцію, щоб заощадити папір.

Іншим корисним налаштуванням є опція заголовка, яка включатиме рядок у верхній частині документа, щоб вказати, звідки береться факс, а також дату, час та номер факсу. Це буде дуже корисно для ідентифікації даних відправника, а також для спілкування з відправником за допомогою факсу, якщо це необхідно.

Надсилаючи факс, переконайтесь, що живлення ввімкнено, і завжди надсилайте обкладинку для факсу із зазначенням деталей надісланих документів, хто його надсилає та з якою метою він надсилається. Це зробить речі дуже зрозумілими та легкими. Помістіть документи у правильний лоток у правильному положенні та наберіть номер, на який потрібно надіслати факс. Натисніть кнопку надсилання і дочекайтеся сканування всіх паперів та передачі факсу. Після завершення процесу факс надрукує звіт про підтвердження, залежно від налаштувань.

Якщо апарат налаштовано належним чином, лоток для паперу завантажено, а картридж або тонер готові, отримання факсу дуже простий процес. Якщо факс налаштований на автоматичне отримання факсів, коли факс продзвонить, апарат автоматично отримає факс і роздрукує його. Налаштування факсу для автоматичної відповіді дуже корисно, щоб ви не пропустили важливі документи, які надходять у будь-який час доби.

Керування принтером:

Для того, щоб ви могли надсилати набраний документ поштою або факсом, вам потрібно спочатку роздрукувати їх. Для друку документів потрібен принтер, приєднаний до комп'ютера або до мережі, до якої підключений комп'ютер. Дуже схожий на факс, потрібно переконатися, що принтер підключено до мережі та ввімкнено живлення. Залежно від типу принтера, струменевого або лазерного струменя, принтери матимуть чорнильний картридж або тонер-картридж. Переконайтеся, що картриджне відділення завантажене чорнилом або тонером. Залежно від типу принтера, у вас можуть бути різні лотки для різних типів паперу та різних розмірів паперу. Переконайтесь, що лотки для паперу завантажені. Виконайте на принтері деякі початкові налаштування якості друку, двостороннього друку тощо.

Для того, щоб надрукувати документ, скористайтеся меню файлу на створеному документі та виберіть параметр друку. Поле, що з’явиться, матиме параметри або кнопку властивостей для встановлення параметрів друку. Кольорові відбитки можна робити там, де це необхідно, на кольоровому принтері. Двосторонній друк можна зробити, щоб заощадити папір.

Хоча все це обладнання використовується щодня в офісному середовищі, обов’язково вимикайте комп’ютери та принтери щодня, щоб заощадити енергію. Це також допомагає довгий термін служби обладнання.

4.7 Поясніть важливість інформування вашого клієнта, якщо існує ймовірність затримки у відповіді на повідомлення.

Догляд за клієнтами є дуже важливим елементом у кожній організації. Контакти і стосунки з клієнтами дуже важливі і повинні підтримуватися постійно, щоб організація могла працювати безперебійно. Інформування клієнтів - дуже важливе завдання та частина обслуговування клієнтів. Це допоможе уникнути такої кількості проблем, непорозумінь і розчарувань і допоможе зміцнити стосунки з клієнтами більшу частину часу. Клієнти будуть раді почути про проблему від компанії чи організації, а не з’ясувати її самостійно. Тож активний підхід набагато кращий, ніж реактивний.

Наприклад (з точки зору моєї роботи), якщо ви знаєте, що виникла проблема і в отриманих рефералах є список очікування, ви можете зателефонувати клієнтам, щоб повідомити їх про затримку та причину, чому затримка сталася і також дайте їм часові рамки, протягом яких буде відсортовано випуск. Ви також можете надіслати лист із зазначенням причин затримки та часу дії. Якщо цього не зробити, клієнти зателефонують знову, і коли вони отримають негативну відповідь, розчаруються або шукатимуть інших організацій чи компаній.

Обмін інформацією із замовниками про затримки послуг чи будь-які затримки у відповіді на комунікації чи послуги повідомляє клієнтам, що компанія піклувалася про них. Це також заважатиме споживачам дзвонити в турботу про клієнтів і хвилюватися чи засмучуватися. Це допоможе зміцнити стосунки з клієнтами. Завжди ставіть себе в позицію клієнта і думайте, чого б ви очікували. Те саме та не тільки доведеться надавати клієнтам.

Коли ви отримуєте запит від клієнта, він очікує, чи буде виконаний його запит. Вони можуть навіть задатися питанням, чи їх прохання дійшло до вас. Отже, на початковому етапі добре підтвердити отримання та повідомити клієнта про те, що ви отримали запит і будете розглядати його або працювати над ним. Якщо це запит, для вирішення якого знадобиться деякий час, повідомте клієнта про прогрес. Це допоможе замовнику залишатись у спокої, знаючи, що робота триває і що за ними доглядають.

Коли проблема вирішена, переконайтеся, що ви телефонуєте клієнтові та інформуєте, а не чекаєте, поки клієнт зателефонує вам для отримання інформації. Це допоможе клієнтові зберегти мир і стати продуктивним, інакше, на думку замовника, проблеми все ще існують невирішеними.

Інформування клієнтів покращує задоволеність клієнтів. Незалежно від того, хороша це чи погана новина, їх потрібно повідомити, щоб вони знали, що про них пам’ятають, а не ігнорують.

viseven.com

4.8 Поясніть ризики, пов'язані з конфіденційністю письмових або електронних повідомлень.

Усі форми зв'язку не є повністю захищеними. У всіх формах спілкування є лазівки та недоліки.

Ризики, пов'язані з конфіденційністю письмового спілкування:

Будь-яка форма письмового спілкування буде збережена у друкованому вигляді або надіслана через поштові служби. Спілкування може містити конфіденційну інформацію, яку несанкціоновані люди не мають права читати та розглядати.

Ризики, пов'язані з конфіденційністю електронного спілкування:

До електронних форм зв'язку належать телефони, мобільні телефони, факсимільні апарати та електронна пошта.

• Телефони: Зв'язок, що відбувається через стаціонарний телефон, не є повністю захищеним, оскільки бувають випадки, коли телефонні лінії прослуховуються. Як частина процесу та процедур, телефонні компанії можуть відстежувати телефонні дзвінки, роблячи це знову серйозною проблемою щодо конфіденційності. Також є рядки, які можуть мати кілька розширень, де бесіду однієї людини можуть підслуховувати інші люди, отже, порушуючи конфіденційність.

• Мобільні телефони: мобільний телефонний зв’язок використовує радіохвилі, які можна легко перехопити. Будь-які повідомлення, отримані мобільними телефонами, якщо телефон не заблокований паролем, може побачити кожен, якщо потрапить до рук не тих людей. Також смартфони мають простіші варіанти налаштування електронної пошти та інших функціональних можливостей. Якщо вони не захищені паролем, ці функції смартфона можуть спричинити серйозні проблеми з конфіденційністю, якщо вони надсилають інформацію в руки людей, які не мають дозволу на доступ до цієї інформації.

• Факси: Незважаючи на те, що факси є надійним способом надсилання та отримання інформації, потрібно бути дуже обережним, надсилаючи інформацію факсом. Якщо ви вводите неправильний номер під час надсилання факсу, навіть якщо одна цифра неправильна, конфіденційні дані можуть потрапити в руки не тим людям, навіть у суперечливій стороні в юридичній справі. Тому потрібно ще раз перевірити номер, на який вони надсилають факс, перш ніж натиснути кнопку надсилання або передачі. У кінці приймача також може бути несанкціонований доступ до факсів. Тому завжди добре перевірити у приймача, чи правильний час надіслати факс, і чи отримувач отримав документи на руках. Навіть у вашому власному офісі факси-апарати повинні зберігатися там, де доступ до них має лише уповноважений персонал, оскільки в іншому випадку отримані конфіденційні документи можуть отримати не ті люди.

• Електронні листи: Як і при передачі факсу, потрібно бути дуже обережним, спілкуючись електронною поштою. Потрібно переконатися, що ви правильно ввели адресу електронної пошти, і переконайтесь, що вона правильна, інакше електронні листи можуть потрапити в скриньку неправильного одержувача. Є й інші загрози, пов’язані зі спілкуванням за допомогою електронної пошти. Електронні листи та їх вкладення можуть читати та переглядати системні адміністратори та хакери. Отже, надсилаючи конфіденційну та конфіденційну інформацію, слід уникати використання загальнодоступних мереж та використовувати зашифровані методи.

Загалом, завжди добре повідомляти клієнтів або будь-яких одержувачів повідомлень про те, що письмові та електронні комунікації пов'язані з ризиками, а особисті зустрічі є найкращим методом.

Наша організація застосувала заходи для підтримки безпеки даних при використанні комп’ютерних технологій.

Електронні листи

Щоб прочитати першу частину цього пристрою, перейдіть за посиланням нижче:

Угода з замовником у письмовій або електронній формі - Частина 1

Я сподіваюся, що інформація в цьому центрі вам знадобилася. Це суто для довідкових цілей. Якщо у вас є запитання або ви хочете поділитися своїм досвідом, будь ласка, зробіть це в розділі коментарів нижче.

Всього найкращого!