Приклади написання ділових листів англійською мовою

Як написати лист чи електронну пошту англійською мовою.

Стівен Філліпс через Unsplash

Ділові листи англійською мовою

Писати англійські ділові листи - не найлегше завдання, особливо для іноземців. Тут ви дізнаєтесь, як це зробити правильно. Спочатку я проведу вас через кожен крок із прикладами речень.

Деякі основні поради: використання мови

Під час написання англійського ділового листа дуже важливо використовувати правильну мову. Залишайтеся ввічливими у будь-який час. Напевно, краще бути трохи консервативним, особливо якщо ви з Нідерландів (дуже прямолінійно) і пишете англійцям чи американцям. Важливо також сформулювати короткі та чіткі речення.

Формат ділового листа англійською мовою

Структура або формат англійського ділового листа досить простий. У першому абзаці ви згадуєте причину, через яку пишете. Там ви також можете представитись. У наступних абзацах ви пишете про те, про що писали б у першому абзаці. В останньому абзаці ви підсумовуєте сказане вами заключним реченням. (Докладніше про це нижче).

Поширені пунктуаційні та орфографічні помилки, яких слід уникати

• Опускаючи або кладучи апостроф (') в сутичках, як НЕ буде і не може .
• Вживання слова може і не може . Краще сказати міг чи не міг .
• Ставіть кому перед, а не після, коли ви починаєте нове речення у реченні.

Як звернутися до ділового листа

Як написати зворотну адресу

У листі адреса повинна бути вгорі ліворуч. Деякі компанії та організації воліють розміщувати назву та логотип компанії зверху посередині. Коли ви вирішите це зробити, дата повинна бути праворуч.

Для фізичної особи:

• Ім'я: Білл Гейтс
• Номер та назва вулиці: Гарненька вулиця, 33
• Поштовий індекс і місто: DD 108 Лондон
• Країна: Великобританія

Якщо ви хочете, ви також можете додати адресу електронної пошти, веб-сайт або номер телефону. Замість особистого імені ви також можете вказати назву вашої компанії чи організації.

Як написати адресу одержувача

• Ім'я: пан Марк Еванс (завжди використовуйте правильну назву людини - докладніше нижче)
• Номер та назва вулиці: 33 Main Street
• Поштовий індекс і місто: LK 203 Брайтон
• Штат: Східний Сассекс
• Країна: Великобританія

Дата: Приклади

Дата настає відразу після адреси адресата. У назвах міст немає потреби. Просто дати буде достатньо. Перша буква назви кожного місяця завжди є великою.

• Англійський лист: 17 вересня 2012 р
• Американський лист: 17 вересня 2012 р

Відкриття ділового листа

В англійському діловому листі важливо використовувати правильні заголовки для звернення до одержувача. Ви повинні пам’ятати, що до одружених жінок звертаються з пані, а до незаміжніх - міс. Ви також можете використовувати пані, коли не впевнені в цьому. Більше того, в британській англійській мові немає крапки після пана чи пані, але в американській англійській є.

Потенційні звання: пан, доктор, пані, міс, пані

Також пам’ятайте, що академічні звання не обов’язково відповідають званням у вашій країні походження.

Привітання: приклади

Привітання в англійському діловому листі майже завжди звучить як "Шановний". Коли ви знаєте ім’я одержувача, вам слід використовувати його повне ім’я.

Приклади привітань

• Шановний містере Блек,
• Шановний професоре Блек,
• Шановний докторе Блек,
• Шановний Дональде Блек,
• Шановна пані Блек,

Якщо ви не знаєте імені одержувача:

• Шановний пане / пані!

Якщо це невідома особа, ви можете використовувати такі привітання:

• Дорогий клієнт,
• Шановний жителю,
• Любі друзі,
• Шановний студент,

Вступні речення: Приклади

• Дякуємо за Ваш лист стосовно…
• Ми пишемо у відповідь на…,
• Посилаючись на ваш лист від 20 грудня, ми…
• У відповідь на ваш лист від…, ми
• Я пишу, щоб запитати про…,

Заключні речення: Приклади

У заключному абзаці ви закінчуєте заключним заключним реченням. Зазвичай ви використовуєте це для повторення найважливішого моменту або для складання планів для зустрічі знову. Також чітко пояснити, які дії Ви робите, окрім від одержувача.

• Якщо у вас є додаткові запити, будь ласка, не соромтеся звертатися до нас,
• Ми сподіваємось на побудову міцних ділових відносин у майбутньому,
• Ми з нетерпінням чекаємо на зустріч 4 листопада,
• Ще раз, ми надзвичайно шкодуємо, що зайняли стільки вашого часу,
• Ще раз просимо вибачення за незручності,
• Ще раз, дякую за вашу увагу та ваш цінний час,
• Ми з цікавістю чекаємо на вашу відповідь,
• Ми з нетерпінням чекаємо від вас,
• Ми будемо раді бачити Вас,

Підпис

Коли ви знаєте ім’я одержувача:

• Щиро Ваш,
• З повагою,

Або, якщо ви не знаєте імені:

• Щиро Ваш,

Тоді,

• Твій підпис
• Ваше ім'я (+ назва)
• (необов’язково) Ваша посада

Ось ця інформація голландською мовою.

Шукаєте неформальні листи? Про це читайте в моїй статті Як писати неформальні листи англійською мовою з прикладами.