П’ять елементів ефективного порядку денного

Розкрийте 5 важливих аспектів ефективного порядку денного.

Канва

П’ять основних елементів ефективної програми

Якби я сказав вам, що є одна проста річ, яку ви можете зробити, щоб збільшити відвідуваність і участь у своїх засіданнях, ви б це перескочили, правда? Ну, будьте готові стрибнути, тому що є одне, що ви можете реалізувати одразу, що зробить ваші засідання більш ефективними та продуктивними: Створіть порядок денний з цими п’ятьма основними елементами, і продуктивність ваших зустрічей різко зросте.

Створення та розповсюдження порядку денного

Як і більшість із вас, я завалений паперами, і іноді відчуваю, що мені потрібно оголосити війну на білому папері та надрукувати на будь-якому іншому кольорі, щоб я міг знайти те, що шукаю, коли шукаю. З огляду на це, порядок денний не є місцем, щоб економити. Ми можемо перекласти більшу частину своєї продукції на електронний формат та електронні читачі, але коли мова йде про порядок денний, створення та розповсюдження друкованої копії на засіданнях є настільки важливим, що я завжди роблю додаткові копії для розповсюдження під час особистої зустрічі та -надіслати копію лише порядку денного при зустрічі в Інтернеті.

Подумайте про порядок денний, як про дорожню карту, яку ви використовували б при плануванні поїздки - компоненти однакові, і ви повинні знати таку інформацію:

Хто їде з вами, коли і о котрій годині ви їдете і звідки?
Чому ви їдете?
Куди ви йдете, які орієнтири чи етапи ви будете використовувати для вимірювання прогресу вперед?
Скільки часу у вас є, щоб дістатися?
Що станеться, якщо ти вдаришся про вибоїну і матимеш квартиру?

Кожне з цих запитань стосується важливого елементу при створенні ефективної програми. Давайте розглянемо кожен елемент.

Основний елемент 1: Заголовок порядку денного

Основна мета заголовка - швидко визначити наступне:

Організація, організація чи комітет, який проводить збори
Назва органу, що скликає; це рада, консультативна група, комітет
Яку дату та час планується розпочати та закінчити зустріч
Місце проведення зборів

Хоча було б легко припустити, що якщо люди приходять на зустріч, вони повинні знати місце і час, однак ця інформація в заголовку починає служити основою для наступних кількох елементів, а також створює організаційний архів, щоб проголосити, що засідання справді відбулося у відповідну дату, час та місце - знявши тягар з усіх учасників, щоб вони мали пам’ятати або намагатися згадати, коли саме вони вирішили щось зробити під час допиту.

Зразок заголовка може виглядати так:

Місцева асоціація по догляду за дітьми

Щомісячне засідання ради директорів

15 квітня 2014 р. 1:00 - 2:00

Публічна бібліотека

Я вважаю за краще центрувати мої заголовки порядку денного, але виправдання зліва (де всі слова вишикуються з лівим полем) теж працює. Який би варіант ви не вибрали, використовуйте однаковий формат для кожної зустрічі цього типу. Послідовність починається з порядку денного.

Учасники вашої зустрічі оцінять життєво важливу інформацію про збори в одному місці, в порядку денному, тому їм не доведеться шукати ту серветку або папірець, де вони зробили запис про наступну зустріч. Існує також рівень довіри, який передає заголовок, він є всеосяжним, інформативним та офіційним, і починає закладати основи того, що ця зустріч буде сприйнята серйозно і не буде марною тратою часу.

Мене часто запитують, хто повинен скласти порядок денний і надіслати його, і що відповідь - це зовсім інша стаття, але короткий відгук полягає в тому, що особа, яка відповідає за скликання зборів, повинна взяти на себе ініціативу зібрати п’ять елементів, обговорених у цій статті. статті. Хтось інший може бути делегований або доручений фактично ввести або розіслати документ, але зміст порядку денного повинен знаходитись в руках особи, відповідальної за сприяння зустрічі.

Основний елемент 2: мета зустрічі

Метою зустрічі є відповідь на запитання: «Чому ми збираємось? Що ми сподіваємось досягти? "

Вкажіть на самому початку порядку денного мету призначення цієї зустрічі. Відповідаючи на запитання «чому ми збираємось? Що ми сподіваємось досягти? " на початку порядку денного допомагає привернути увагу групи і зосередити її, особливо якщо ситуація починає виходити з-під контролю. Якщо зустріч є регулярною щомісячною нарадою, напишіть це в порядку денному, якщо ви збираєтеся для обговорення події, питання чи теми - перелічіть ці особливості. І, нарешті, якщо у вашій організації є заява про місію, обов’язково перелічіть заяву про місію в цьому місці порядку денного, щоб ви залишались зосередженими.

Якщо мета зустрічі записана в порядку денному, це дозволяє ведучому та всім учасникам перефокусувати розмову, яка перейшла на іншу тему. Це чудова звичка читати мету наради та заяву про місію до початку наради, як підтвердження того, що ви серйозно ставитеся до того, що плануєте здійснити, і що план є. Учасники не будуть бездумно обговорювати або пліткувати, або обмінюватися непов’язаними історіями, якщо у них є цілеспрямованість або якщо щось рухається в цьому напрямку, це просто завдання перефокусувати розмову навколо цілі, яка порушується.

З точки зору організаційного архіву, перерахування мети наради створює процес письмової документації для огляду того, над чим ви працювали, що дійсно корисно при плануванні подібного заходу, або намагання згадати, коли ви щось робили. Перелік цілей вашої зустрічі також допомагає вам оцінити ваші досягнення та прогресувати прогрес на зустрічі.

Зразок заяви про мету для порядку денного зборів:

Мета: Зустрітися, щоб спланувати тренінг з керівництва

Написати мету зустрічі так само просто, як відповісти на запитання: "Чому ми збираємось?" Якщо на це запитання немає відповіді або відповідь «не знаю», тоді не плануйте зустрічі або скасовуйте її, якщо це повторювана зустріч. Час занадто цінний, щоб зустрічатися заради нарад.

Основний елемент 3: Основний порядок денний (План роботи наради)

Це основне завдання наради, що потрібно виконати під час наради, перерахувавши спочатку найбільш чутливі до часу, а потім наступні найбільш суперечливі або трудомісткі, а потім менш чутливі та слабкі ефекти та закінчуючи папером стоянка для машин.

У наступному елементі (№4) я збираюся поговорити про те, скільки часу приділяти кожній із цих сфер, тому не панікуйте, коли ви бачите трудомісткі проблеми вгорі порядку денного - немає виправдання тому, що не проходження напруженого порядку денного за одну годину. Мало того, що одна година - це кількість часу, який люди зазвичай можуть пожертвувати або витратити на одну групу, але наша тривалість уваги може впоратись із стільки. Ефективні зустрічі з високопродуктивними результатами за одну годину не лише можливі, а й нормальні за одну годину, якщо використовувати всі ці елементи.

Найбільша відповідальність ведучого при проведенні ефективної та ефективної зустрічі з використанням цих елементів полягає у збиранні змісту для порядку денного наради, а потім у визначенні пріоритетів різних частин. Це можна зробити різними способами, мій улюблений - розіслати оголошення про зустріч не більше ніж за 2 тижні до наради всім, хто відповідає за участь, і попросити їх про зворотний зв’язок щодо всього, що вони хотіли б обговорити до цілі або мали будь-яку інформацію з минулих зустрічей, про яку вони хотіли б оновити групу.

Корисна порада - Оголошення про зустріч включає всю інформацію з основних елементів №1 та №2, заголовок та ціль.

Якщо вам відомі теми, про які буде повідомлятися, або у вас є деякі стандартні звіти, які потрібні чи бажані для вашої групи, додайте кожен із цих пунктів до порядку денного, а також будь-які пункти з останньої зустрічі, які не були вирішені. Я використовую паперову стоянку для таких типів питань.

Корисна порада для проведення успішних зустрічей - вам не потрібно вирішувати кожну проблему порядку денного, просто починайте обговорення, і коли вам залишиться кілька хвилин від відведеного часу, запропонуйте переглянути ті сфери, які залишаються невирішеними або суперечать. на наступній зустрічі, і щоб люди проводили дослідження або обмірковували стратегії та варіанти для просування проблеми. Це спрацює лише в тому випадку, якщо ви навмисно розмістите проблему на стоянці, а потім поставите її як пріоритет на наступній зустрічі та фактично переглянете тему. Навіть якщо тема все ще залишається спірною або трудомісткою, коли ви зустрінетеся знову, її потрібно переглянути, якщо ви скажете, що вона буде переглянута, навіть якщо вона поставить її назад на стоянку, або призначити зустріч, присвячену вирішення однієї теми чи проблеми.

Тепер складемо основний порядок денний (план роботи наради):

Якщо група є тією, яка повинна дотримуватися Правил порядку Робертса або деяких інших організаційних принципів, кожен із цих компонентів повинен бути включений до порядку денного. Приклади цих пунктів можуть включати: Заклик до замовлення, Поіменний дзвінок, Затвердження порядку денного, Зачитування протоколів попереднього засідання, Затвердження протоколів попереднього засідання, Звіт Президента, Звіти персоналу, Новий бізнес, Старий бізнес, Дата наступного засідання, Перерва.

Можуть бути й інші необхідні елементи до основного порядку денного, тому обов’язково підтвердьте будь-які норми, що стосуються вашої конкретної групи, перш ніж вносити якісь суттєві зміни, однак, я збираюся включити більшість із цих елементів, лише в трохи іншому порядку і додати кілька елементів. Для мене ідеальний орган порядку денного включає такі пункти в такому порядку:

Дзвінок на замовлення (2 хвилини)
- Скликання зустрічі на замовлення, у запланований час та прочитання мети зустрічі
Ласкаво просимо та вступ (5 хвилин)
- Кожен заявляє своє ім’я, роль на зборах та щось інше, що стосується їх відповідальності в організації чи на зустрічі
Прибирання (5 хвилин)
- Перегляньте формат та правила роботи наради
- Підтвердьте дату та час наступної зустрічі перед тим, як потрапити на суть зустрічі
Перегляд порядку денного (2 хвилини)
- Запитайте, чи хтось має що додати
Затвердження протоколу попереднього засідання (3 хвилини)
- Переконайтеся, що протокол засідання розповсюджений, переглянутий та попросіть внести зміни чи виправлення
- Затвердьте за необхідністю або за диктуванням правління, перед яким ви відповідаєте
Звіт Президента (5 хвилин)
- Використовуйте цей час, щоб усі були сконцентровані та зосереджені на вирішенні завдання, і таким чином можна поділитися тим, що у нас є багато роботи, або є одна особлива річ, з якою потрібно діяти, запросити нових членів до комітету тощо. Кілька хвилин, які ведучий займає, щоб задати тон, тим плавніше триватиме зустріч - цей розділ повинен зайняти лише кілька хвилин.
Звіт персоналу (5 хвилин)
- Це область, в якій я бачу, що багато засідань псуються, якщо є співробітники, яким потрібно звітувати перед групою, працюйте з цим персоналом, щоб повідомляти лише інформацію, яка є критично важливою для вирішення завдань під час цієї наради.
- Усі звіти персоналу, які розглядають діяльність організації, повинні бути написані та розповсюджені до наради.
- Ефективний звіт персоналу не повинен перевищувати 5 хвилин, якщо вони повідомляють про проблему чи тему, яка обговорюється під час наради, тоді вони повинні повідомляти цю інформацію протягом цього часу (новий або старий бізнес).
- Якщо у вас немає персоналу, то це не проблема, однак, те саме відбувається, коли комітети звітують, і я наступним чином звертаюся до відповідного звіту комітету.
Звіти постійного комітету, тобто, фінанси, персонал тощо (2 доповіді за 5 хвилин - 10)
- Звіти постійного комітету можуть бути загрозою ефективного існування засідання, тому пам’ятайте про ці стратегії, включаючи звіт постійного комітету до порядку денного:
- Більшість звітів постійних комісій можуть бути представлені в письмовій формі та в ідеалі заздалегідь, якщо звіти не можуть бути розповсюджені раніше дати засідання, тоді вони мають бути зібрані в пакеті з усіма іншими речами, які будуть розповсюджені протягом цього зустрічі.
- Якщо посилається на звіт, особа, яка звітує, повинна виділити лише елементи, щодо яких група повинна діяти на цьому засіданні, а якщо робить усний звіт - єдиними елементами, про які слід звітувати, є ті, за якими група буде діяти (вирішення питання) під час цієї зустрічі.
- Якщо комітет має нову інформацію, щоб звітувати про щось нове для групи - її слід включити до Нового бізнесу, однак на неї можна посилатися під час звіту комітету, наприклад, „ми будемо рекомендувати новий спосіб оплати під час нової справи”. але це обсяг звітування - якщо люди хочуть знати більше, їм слід засідати у цьому комітеті.
- Більшості постійних комісій слід виділити 5 хвилин для звітування, а якщо звіту немає, крім письмового, (зокрема, якщо вони не мають нічого нового для звітування, щодо якого ваша група повинна діяти), це нормально.
- Для ефективних і продуктивних зустрічей розважайте лише справи, щодо яких група має потребу діяти чи приймати рішення. Оновлення та інформаційна довідка можуть бути представлені в письмовій формі заздалегідь, або розподілені на засіданні для ознайомлення до наступного засідання.
Старий бізнес (з автостоянки на попередніх зустрічах) (2 акції @ 5 хвилин - 10)
- Обмежені в часі обговорення, звітування та дії щодо бізнесу, які не були вирішені на попередніх засіданнях.
- Будьте впевнені, що ви, як координатор зборів, знаєте все, що буде розглянуто протягом цього часу, і чи це буде інформація чи дії (необхідне голосування чи рішення).
- Будьте готові поставити цю проблему на стоянці, якщо після відведеного часу очевидно, що група ще не готова діяти.
- Як правило, коли проблема виходить на автостоянку більше 4-х зустрічей, і / або навколо проблеми виникають значні емоції чи енергія, або вона є досить складною - я призначу зустріч, щоб розпочати роботу саме через це проблема. Якщо громада реагує на нагальну проблему, яка має деякі з раніше згаданих компонентів, тоді буде корисною спеціальна, спеціальна зустріч.
- На кожен пункт порядку денного в рамках нового бізнесу слід виділяти не більше 10 хвилин.
Новий бізнес (2 дії за 5 хвилин - 10 хвилин)
- Новий бізнес - це будь-який пункт або проблема, що виникає у комітету, персоналу або групи, що вимагає дії або рішення зібраної групи.
- Найефективніший метод ведення нового бізнесу - це сортування тих предметів, які спочатку будуть вирішені найбільш складними та трудомісткими, і обмеження часу введення
- Суть нового бізнесу полягає в тому, щоб представити тему, з’ясувати, яка інформація або ресурси будуть потрібні для просування вперед, а потім надати необхідну інформацію до наступної зустрічі, де ця проблема тепер з’явиться як «Старий бізнес».
- Я, як правило, приділяю максимум 10 хвилин новому предмету справи, якщо група, що випускає проблему, не готує групу заздалегідь, щоб усі прийшли на зустріч готовими до дії.
Автостоянка (3 хв.)
- Ця сфера порядку денного стосується питань, які потребують подальшого розпізнавання, ресурсів чи інформації, поки вони не з’являться на наступному засіданні як «Старий бізнес».
- Саме за цим пунктом порядку денного критично важливо, щоб кожен мав письмову копію, він міг заповнити пропуски в зоні стоянки та використовувати його, щоб робити примітки про те, що їм потрібно для прийняття рішення з певної теми чи питання.
- У цей часовий інтервал ви домовитесь, де, коли і як діяти з кожним предметом)

Це складові ефективного плану роботи наради, інакше відомого як порядок денний. Важливою особливістю кожного, хто має власну письмову копію, є те, що він може контролювати, наскільки далеко в подорожі всі перебувають у поїздці. Кожен пункт порядку денного можна перевірити, як тільки він буде завершений, і віха просто настає. Говорячи про тикання…

Годинники, таймери, дзвони та розмовні палички допомагають ведучому забезпечити, щоб зустріч протікала, починалася і закінчувалася вчасно

Кеті Штуцман

Основний елемент 4: розподіліть час, утримайте час і поставте запитання

Розподіл і дотримання часу, включаючи початок і закінчення вчасно, є простим питанням поваги. Своєчасні зустрічі демонструють, що час учасника цінний. Виділіть максимальну кількість часу для кожного пункту порядку денного та дотримуйтесь його. Хоча деякі люди можуть не почуватись комфортно, коли «задають питання», це один з найбільш важливих елементів продуктивної зустрічі.

Оскільки це так важливо, мені подобається веселитися з цим і мати світову репутацію своїх своєчасних зустрічей, ви можете прочитати, що я поважаю людей, з якими я зустрічаюся. Отже, ось кілька цікавих способів вчасно провести зустріч:

Використовуйте таймер і встановлюйте його на початку кожного звіту,
Починати і закінчувати вчасно, незважаючи ні на що. Якщо там не всі, не кружляйте навколо, щоб повторити все, що вони пропустили, це їх відповідальність. Оскільки нарада наближається до часу, який потрібно зробити, і, як видається, ще багато чого потрібно зробити, опитуйте групу, щоб перевірити, чи є що-небудь, ЩО ПОТРІБАЄ дії до закінчення, і перенесіть її на початок дискусії - все інше може надішліть письмову форму звіту або зачекайте до наступної зустрічі.
У мене є дуже великий дзвін, який я приношу і ставлю за головний стіл - я, як відомо, дзвоню в нього, щоб рухатись разом або скликати групи, які розділилися на менші групи для подальшого обговорення, і раз у раз я натрапляю на когось який просто не хоче припиняти розмову і ввічливо подзвонить, щоб знову скликати групу.
Викладайте доповіді та завдання для читання заздалегідь, щоб час не використовувався для читання та підготовки наради.
Домовляйтеся з іншими, яким заплановано повідомити про час, який їм потрібен, якщо хтось інший вказав, що їм потрібно більше часу.
Якщо є одне питання, на яке насправді потрібно набагато більше часу, заплануйте окрему зустріч, щоб заглибитися у складніші проблеми та доповісти про це пізніше групі.
Використовуйте розмовні палички або мікрофони, щоб дати можливість кожному говорити.

Розвиток репутації для початку та закінчення вчасно, а також контроль за часом, запланованим для початку роботи, гарантуватиме, що люди відвідуватимуть та братимуть участь у зустрічах, які ви проводите. Це один з найпростіших способів сказати: "Я поважаю вас, ваш час і ваш внесок у цю зустріч".

Основний елемент 5: Відповідь на нагальні та критичні питання, що виникають

Неминуче критична надзвичайна ситуація виникне під час наради, і планування цього в порядку денному надзвичайно важливо для досягнення ефективної та продуктивної наради. Або хтось, хто є "експертом", хоче засвідчити свої знання, або пристрасно закликати до чогось поза темою, або з часом. Гнучкий фасилітатор використовуватиме автостоянку, де «паркуватиме» суперечливе, емоційне чи складне питання. Усі програми, які я створюю, мають функцію паркування.

Незалежно від серйозності проблеми, все може бути припарковано, навіть якщо це тимчасово, доти, поки зустріч не закінчиться, або поки не буде організована нова спеціальна зустріч. Той факт, що є місце для паркування складних питань, створює дозвіл для будь-якого учасника визначити, що тема чи проблема збираються піти з часом і потребуватимуть подальшої уваги на іншій зустрічі.

Вірність паркінгу буде настільки ж хорошою, як і увага, приділяється вигнанню цих питань з ділянки та проведенню іншої більш доцільної або своєчасної зустрічі, тому, щоб переконатись, що це ефективний інструмент, його потрібно використовувати, він використовується добре, і його слід використовувати послідовно - тоді це буде ефективною стратегією для продуктивних зустрічей.

Якщо ви сприяєте зустрічам або є учасником зустрічей, ці 5 важливих елементів для складання чудової дорожньої карти допоможуть вам пройти до вашого кінцевого пункту призначення; зустріч, де всі почуваються цінованими, почутими та зацікавленими. Це можливо спочатку розробляючи порядок денний, а також розподіляючи його, а потім дотримуючись перелічених тут елементів; результати будуть швидкими, і незабаром ви побачите збільшення відвідуваності та участі. Якщо ви раптом опинилися в середині «спеціальної» зустрічі, зупиніть групу і швидко складіть порядок денний, щоб він не став пліткарством, якщо, звичайно, це сесія мозкових штурмів; і це вже інша стаття.

Як завжди, я з нетерпінням чекаю від вас відгуків про стратегії, які ви виявили корисними та значущими для створення зв’язків між людьми.

Хороший порядок денний допоможе вам як дорожня карта досягнення успіху, підвищення продуктивності та ефективності