Посібник з основної термінології фонду оплати праці

Нещодавно я влаштувався працювати у глобальну кадрову компанію у їх відділі обслуговування клієнтів і пройшов 10-тижневий навчальний курс з оплати праці. Це був новий напрямок бізнесу, якому я ніколи раніше не піддавався. Під час мого навчання я вивчив основи фонду оплати праці.

Ця стаття висвітлить термінологію фонду оплати праці та її податків, що корисно при спробі навчитися виконувати необхідні обов'язки.

Спочатку почнемо з визначення фонду оплати праці, яке є:

Надсилання заробітної плати працівникам, або чеком, або прямим депозитом.
Ведення обліку ставок заробітної плати працівників, утримання податків, відрахувань, оплаченого відпустки тощо.
Облік загального заробітку кожного працівника у фінансовому році.

Валова оплата проти чистої оплати

Яка різниця між валовою та нетто-зарплатою. Насправді це досить просто.

Повна оплата

Ця сума включає загальну заробітну плату працівника, розраховану до того, як щось вивезти (наприклад, податки, відрахування тощо). Як ви розраховуєте валову заробітну плату або за найманих, і за погодинних працівників?

Щогодини: Норма оплати праці, помножена на відпрацьовані години, дорівнює загальній валовій оплаті праці.
Зарплата: Встановлена сума заробітної плати працівника за цей період оплати праці дорівнює загальній валовій оплаті праці.

Чиста оплата

Ця сума включає валову заробітну плату працівника або її загальну суму за мінусом усіх утримань та відрахувань. Чиста заробітна плата дорівнює тому, що працівникові виплачується за рахунок заробітної плати або прямого депозиту.

Перевірити вимоги до мінімальної заробітної плати як на штаті, так і на федеральному рівні

Зверніться до свого Державного департаменту праці або Міністерства праці США, щоб дізнатись, що передбачено законом щодо мінімальної заробітної плати у вашому штаті. У випадку, коли до вашого працівника застосовуються як федеральні, так і державні вимоги щодо мінімальної заробітної плати, ви зобов’язані виплатити працівникові вищу ставку двох мінімальних заробітних плат.

Таблиці часу

Потрібно застосовувати метод для відстеження часу кожного працівника на час, коли він заходить на роботу та виходить з нього, на обід та будь-який особистий вільний час, взятий протягом робочого дня. Це особливо важливо для щогодинних працівників, оскільки їх відпрацьований час використовується для обчислення їх регулярної заробітної плати, а також будь-якої надурочної роботи. Існує два загальноприйняті методи збирання часу працівника:

Перфокарти вручну : це картка, яка ідентифікує працівника і використовується для ручного пробивання в машину, яка наносить на карту мітку часу. Пізніше особа, яка нараховує заробітну плату, вручну вводить цей час у свою систему.
Електронне відстеження часу: магнітна картка або штамп для великого пальця можна використовувати для спонукання машини до електронного запису часу для працівника. Ніхто не повинен вручну вводити цей час, оскільки він фіксується під час натискання годинника працівника.

Незалежно від того, який метод використовується, мета полягає в тому, щоб точно фіксувати час працівника, щоб вони отримали оплату за правильну кількість відпрацьованих годин.

Регулярні години проти надурочних робіт

Яка різниця між звичайними робочими годинами та понаднормовими роботами?

Звичайна ставка: це звичайна норма заробітної плати працівника або пряма заробітна плата. Це нормальна норма їх оплати, наприклад, 12 доларів на годину. Ця сума помножується на перші 40 відпрацьованих годин.
Понаднормові роботи: якщо працівник працює понад 40 годин, їм додатково оплачують надурочні роботи. Це їх звичайна ставка заробітної плати, яка вказана як час плюс половина їх звичайної ставки заробітної плати, яка вказана як "з половиною". Ви помножуєте цю кількість на години відпрацьованих годин, щоб отримати їх норму понаднормових робіт.

У наведеному вище прикладі, якщо звичайна ставка працівника становить 12 доларів на годину, то їх понаднормова норма становить 18 доларів на годину (12 доларів + 6 доларів = 18 доларів). Ви також можете розрахувати надурочний час працівника таким чином: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) або ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Як розраховується надурочний час, якщо працівник працював 42 години?

40 годин X 12 $ = 480 $ звичайної оплати

2 години X 18 $ = 36 доларів понаднормово

Разом = (480 дол. США регулярно + 36 дол. Понаднормово) = 516 дол. США брутто

Утримання податків

Повні працівники: Для працівників, які не вважаються найманими працівниками, роботодавець утримує податки зі своїх зарплат за федеральними, штатними та місцевими податками на прибуток. Податкові утримання кожного працівника визначаються по-різному, виходячи з його W-4, який вони виконали під час найму. Роботодавці повинні переконатися, що вони утримують правильну суму федерального, медичного та соціального забезпечення для кожного працівника.
Працівники, які працюють за контрактом: Ці працівники несуть відповідальність за сплату власних податків на прибуток наприкінці року, оскільки роботодавець не утримує податки з їх оплати.

Нові форми найму

Існує кілька форм, які працівник повинен заповнити під час найму. Ці форми включають W-4 для утримання федерального податку на прибуток, державну форму утримання податку на прибуток та форму I-9 для отримання права на працевлаштування.

Форма заявки на роботу: Інформація в заяві про роботу може бути використана для введення у вашу систему оплати праці щодо імені, адреси працівника, контактної інформації тощо. Цю інформацію можна перевірити, наприклад про попередніх роботодавців та / або освіту.
W4 Федеральна форма утримання податку на прибуток : ця форма містить інформацію про сімейний стан працівника, кількість утриманців та обрані ними додаткові суми утримання.
Форма утримання державного податку на прибуток: спочатку потрібно зареєструватися в державному департаменті податкових органів як роботодавець у цій державі. Вони повідомить вам, у яких формах та скільки податку потрібно утримати для працівника.
Форма I-9 - ця форма призначена для перевірки прийнятності на роботу та вимагає, щоб новий наймач надавав доказ відповідності, який може складатися зі свідоцтва про народження або зеленої картки. Роботодавець перевірить цю інформацію, але її не потрібно надсилати до державного органу.

Інші важливі речі, які слід знати

Електронна перевірка: Роботодавець може використовувати систему електронної перевірки, щоб перевірити свій I-9 та порівняти його з федеральними базами даних, щоб переконатись, що працівник має право працювати в США.
Державна система повідомлень про зайнятість: Роботодавці повинні зареєструвати своїх працівників у державі, що дозволяє державі збирати інформацію та виплати, такі як запори (наприклад, аліменти на дітей, запобіжне право тощо) від цих працівників.

Існує низка форм, які ви повинні заповнити як як працівник, так і як роботодавець, щоб ваш фонд оплати праці та податки працювали безперебійно.

phasinphoto

Періоди оплати

Це періодичний період, протягом якого працівникам виплачують зарплату. Це може бути тижневий, двотижневий, півмісячний або місячний проміжок часу. Знання розміру заробітної плати за період на рік є важливим для підрахунку, скільки працівники повинні отримувати за кожен період оплати праці.

Щотижня: 52 періоди виплат / рік
Раз на два тижні: 26 періодів виплат / рік
Напівмісяця: 24 періоди виплат / рік
Щомісяця: 12 періодів виплат / рік

Вимоги до фонду оплати праці на квартал та рік

Наступні форми можна використовувати для подання податків роботодавців до IRS або вашого державного агентства:

Форма 941 (щоквартально): Ця форма IRS узагальнює виплату заробітної плати та використовується роботодавцями незалежно від того, звільнені вони від податку чи ні. Щокварталу роботодавець повідомляє про суму утриманих федеральних податків із заробітної плати, податків на соціальне страхування, податків на медичну допомогу та будь-яких інших відповідних платежів та / або утримань.
Форма 940 (річна): Ця форма IRS використовується роботодавцями для звітування про виплату заробітної плати та федеральних податків з безробіття, які були нараховані на заробітну плату, що підпадає під дію FUTA, протягом усього року.
Державні податки з безробіття: Більшість роботодавців платять як федеральний, так і державний податки з безробіття.
Форма W-2: Надайте вашим працівникам W-2 до закінчення терміну. Вам потрібно буде подати форми W-2 до Адміністрації соціального страхування шляхом електронної реєстрації та / або заповнення фактичних форм.