Як правильно автоматизувати ділову телефонну систему

Телефонна портьє

Зображення надано FreeDigitalPhotos.net

Цей посібник стосується будь-якого типу автоматизованої ділової телефонної системи. Це вам знадобиться після того, як ваша система вже встановлена з усіма підключеннями до проводки та телефону.

Я дам вам інформацію, необхідну для програмування вашого автоматизованого оператора для ефективної роботи з вашими абонентами.

Правильна конфігурація має вирішальне значення для створення чудового першого враження про ваш бізнес.

У службовій телефонній системі є три частини:

Основним компонентом є УАТС, яка виступає за « P rivate Б ранчо Е х змін .» Жива людина повинна відповідати та направляти вхідні дзвінки, якщо система не включає пункт "2" нижче.
Автоматизований оператор надає меню опцій, які абоненти можуть використовувати для переадресації дзвінків, не потребуючи прямої реєстрації.
Нарешті, компонент голосової пошти дозволить абонентам залишати повідомлення для персоналу.

Переваги автоматизованої телефонної системи

Ділові дзвінки можуть перешкоджати концентрації уваги працівника і давати їм додатковий обов'язок приймати повідомлення для інших працівників. Автоматизована телефонна система дозволяє персоналу бути більш продуктивним, але лише якщо вона запрограмована для правильної маршрутизації абонентів.

Абоненти можуть автоматично перенаправлятися на певні телефони в офісі. У багатьох випадках персонал може навіть переадресовувати свою внутрішню лінію до зовнішніх місць або мобільних телефонів.

З включеною голосовою поштою система прийматиме повідомлення для зайнятого персоналу. Кожна людина може записати своє привітання, яке звучить для абонента, якщо він не відповідає.

Автоматизований оператор може також дозволити абонентам слухати записану інформацію, не чекаючи, поки жива людина відповість на звичайні запитання. Це чудово для надання робочого часу, напрямків до вашого офісу, переліку пропозицій про роботу та відповідей на будь-які інші поширені запитання.

Як проходять кілька абонентів на одному номері?

Якщо у вас лише одна телефонна лінія, то лише один абонент зможе пройти. Другий абонент отримає сигнал зайнятості, оскільки ваша телефонна компанія не може доставити другий дзвінок.

Якщо ви не хочете, щоб ваші абоненти отримували зайняті сигнали, вам потрібна окрема телефонна лінія для кожного одночасного абонента.

Вам потрібна відповідна кількість телефонних ліній, щоб підтримувати обсяг дзвінків, який ви очікуєте, а ваша телефонна система повинна підтримувати додаткові лінії.

Наприклад, якщо у вас десять внутрішніх номерів, і п’ять людей зазвичай одночасно беруть участь у зовнішніх телефонних дзвінках, вам знадобиться п’ять телефонних ліній від вашої телефонної компанії. Якщо використовуються всі п'ять ліній, то наступний абонент отримає сигнал зайнятості.

Фактичний спосіб доставки вхідних дзвінків є функцією телефонної компанії. Кожен абонент набирає той самий номер - ваш основний номер компанії. Телефонна компанія надає функцію, яка називається послугою перекладу . Якщо перший рядок зайнятий, наступний абонент переходить на наступний доступний рядок.

Зайнятих сигналів можна уникнути, якщо достатньо телефонних ліній, щоб доставити всі можливі одночасні дзвінки.

Як змусити ділову телефонну систему правильно обробляти своїх абонентів

При програмуванні параметрів меню важливо врахувати логічне розміщення підрозділів та персоналу у вашій компанії. Добре впорядковане меню телефону допоможе абонентам швидко пройти.

Ви захочете направити свого абонента в правильному напрямку, не плутаючи вибір. Меню, яке легко слідувати, є надзвичайно важливим, з опціями для конкретних підрозділів, персоналу чи іншої інформації.

Як ви ставитеся до планування відповідної структури вашого меню? Подумайте, про що телефонує більшість ваших абонентів і що їм потрібно від вас. Також подумайте, наскільки добре ваші клієнти знають вашу компанію.

Чи регулярно вони контактують з конкретним персоналом?
Чи знають вони номери номерів?
Чи знають вони прізвище вашого персоналу?
Або вони просто нечітко уявляють, до якого відділу їм потрібно дійти?

Знаючи це, ви можете розробити меню телефону, щоб задовольнити потреби ваших клієнтів.

Якщо у вас багато людей телефонують із поширеними запитаннями або вам потрібна інформація про вашу продукцію, включіть такий параметр, як « Натисніть 5, щоб отримати інформацію про наші віджети ».

Якщо ваші клієнти знають вашого персоналу по імені, корисно запропонувати каталог набору за іменем. Абоненту пропонується набрати прізвище на клавіатурі телефону.

Пам'ятайте, що якщо хтось залишає вашу компанію або ви наймаєте інших, вам потрібно постійно оновлювати телефонний каталог.

В якості міри безпеки, щоб переконатися, що ви не втрачаєте абонентів, корисно завжди давати абоненту можливість дістатися до оператора, натиснувши нуль. Ваш оператор може бути вашим адміністратором або будь-ким, хто може допомогти абонентам, які потребують вказівок.

Натискання опцій меню абонента, що телефонує

Зображення Піта Лінфорта з Pixabay

Етикет автоматизованої ділової телефонної системи

Це хороша ділова практика, щоб максимально полегшити вашим абонентам доступ до відповідної людини, яка допоможе їм. Наступні моменти мають вирішальне значення.

Надайте корисні варіанти меню

У меню прийнято розміщувати відділи та призначати розширення для персоналу. У деяких випадках вам може знадобитися включити людей у меню, щоб ваш абонент почув: "Для Саллі Джонс натисніть 1, для Джона Сміта натисніть 2 тощо".

Зверніть увагу, що ви даєте своєму абонентові уявлення про розмір вашої компанії в цьому випадку. Ви можете цього уникнути за допомогою функції "Набір за іменем" і, зробивши це одним із варіантів меню.

Надайте абонентам, які швидко телефонують, з нульовим варіантом

Багато людей поспішають, а деякі не мають терпіння вислухати все меню. Ви не хочете втратити цих потенційних клієнтів, і ви точно не хочете їх розчаровувати. Багато разів ці абоненти хочуть натиснути нуль для негайної уваги реальної людини. Тому доцільно зателефонувати користувачеві, який може допомогти або направити дзвінок, з нульовим варіантом меню.

Не змішуйте ділові та особисті привітання

Інша важлива річ - не поєднувати ділові та особисті привітання. Коли ваші співробітники переадресовують свої внутрішні номери на мобільні або домашні телефони, вони можуть не хотіти, щоб абоненти чули їх вихідне привітальне повідомлення, якщо вони не відповідають на перенесений дзвінок.

Перевірка дзвінків може бути використана для блокування особистого привітання пункту призначення, тому абонент чує лише професійне привітання, надане під розширенням. Якщо голосова пошта стільникового телефону відповідає, абонент не буде підключений. Натомість абонента буде прийнято назад і передано до голосової пошти бізнес-системи з відповідним привітанням, пов’язаним із бізнесом.

Скринінг дзвінків

Замість того, щоб підключитися при відповіді, він спочатку відтворює ім’я абонента одержувачу. Потім вони можуть натиснути клавішу, щоб прийняти дзвінок. Якщо голосова пошта відповість, вона не поверне звуковий сигнал клавіші, тому телефонна система прийме абонента назад, як я тільки що пояснив вище.

Обробка дзвінків, коли персонал недоступний

Ваш персонал може бути не завжди доступним для прийому дзвінків. Але необхідно подбати про своїх клієнтів, коли вони телефонують.

Отже, коли дзвінок залишається без відповіді, швидке перенаправлення абонента на відповідну скриньку голосової пошти з інструкціями у привітанні допоможе запевнити вашого абонента в тому, що про нього буде негайно доглянуто.

Коли вашому персоналу потрібна конфіденційність для виконання відповідних завдань, їх розширення можна встановити в режим "Не турбувати", щоб важливі абоненти не просто чули дзвінок або потрапляли до " в'язниці голосової пошти ".

Натомість, коли розширення встановлено як "Не турбувати", воно буде відтворювати альтернативне привітання, яке користувач поштової скриньки встановив для обробки абонентів, коли вони недоступні. Це привітання відоме як "Недоступне привітання". Він надає вказівки вашому абонентові, наприклад, який номер телефону набрати для негайного обслуговування іншим працівником.

Той факт, що користувач поштової скриньки може записати як звичайне привітання, так і недоступне привітання, полегшує перехід у режим "Не турбувати" (або недоступний режим) і назад, без необхідності записувати нове привітання.

Пам’ятайте, вам потрібно стежити за всіма повідомленнями. Тому ваш персонал повинен регулярно перевіряти свої скриньки голосової пошти або ввімкнути метод сповіщення про повідомлення.

Як підключити віддалених працівників через телефонну систему

Якщо у вас є мобільна робоча сила, наймається персонал, що працює на дому, або є супутникові офіси, ви повинні зв’язати всіх своїх працівників в єдину телефонну систему, щоб вони були доступні вашим абонентам.

Деякі телефонні системи дозволяють програмувати розширення для переадресації дзвінків на зовнішні номери. Якщо у вас є така функція, створіть розширення для всього віддаленого персоналу, який повинен бути доступним.

Правильне використання розширених мобільних телефонів

Якщо ваш віддалений персонал знаходиться не в певних місцях, ви можете запрограмувати розширення телефонної системи для маршрутизації дзвінків на їх мобільні телефони. Абонент, який набрав їх внутрішній номер, буде підключений через стільниковий телефон, навіть не знаючи, що він фізично не в офісі.

Однак, можливо, ви захочете врахувати, що пропущені дзвінки, залишені в голосовій пошті, не можуть бути своєчасно отримані та повернуті. Рішення полягає в тому, щоб вимкнути перевірку дзвінків і дозволити всім дзвінкам потрапляти в голосову пошту свого мобільного телефону, якщо відповіді немає.

Перевага полягає в тому, що їм не доведеться перевіряти наявність повідомлень у двох місцях. Їм просто потрібно перевірити мобільний телефон, який, ймовірно, має сигнал очікування повідомлення, який вказує на пропущений дзвінок.

Зауважте, що абонент почує особисте привітання на мобільному телефоні, якщо відповіді немає. Отже, привітання має стосуватися бізнесу, якщо використовується цей метод, якщо ваша система не може обійти це привітання, як я вже обговорював раніше.

Правильне планування справить велике враження на ваших абонентів, коли їм буде легко зв’язатися з відповідним персоналом для досягнення запланованих цілей. Це вигідно і вам, і вашим клієнтам.

Віддалений працівник, відповідаючи на телефон

Зображення Gref_exe з Pixabay

Виконання телефонної системи, яка відповідає вашим потребам

Ви захочете розглянути гнучкість використання та те, як ваші абоненти зможуть отримати максимальну користь від вашого автоматизованого меню автоматичного обслуговування.

Вам слід вирішити, які функції використовувати і як їх правильно впровадити. Ви не хочете використовувати функцію вашої телефонної компанії, яка заважає роботі телефонної системи.

Ось короткий опис деяких загальних функцій та способи їх інтеграції:

Голосова пошта

Якщо хтось із вашого персоналу зайнятий телефоном, його голосова пошта прийме повідомлення. Кожне розширення телефону має мати власну скриньку голосової пошти із власним особистим привітанням.

Дуже важливо відключити послугу голосової пошти від вашої телефонної компанії, коли ви використовуєте функцію голосової пошти у своїй телефонній системі.

Переадресація дзвінків

Якщо у вас є персонал у віддалених місцях, можливо, ви захочете дозволити абонентам, які набрали свій внутрішній номер, переносити їх на мобільні телефони.

Хороша телефонна система повинна мати можливість обробляти різні типи функцій передачі, які надає ваша телефонна компанія, такі як тристоронні дзвінки або передача та випуск, що є функцією, відомою як Centrex.

Якщо у вас немає можливості переказувати з вашою телефонною компанією, то гідна телефонна система все одно повинна мати можливість переадресовувати абонентів на інший номер, виправляючи дзвінки через дві телефонні лінії.

Нарешті, перевірте, чи телефонна система справляє перше враження

Нарешті, коли ви налаштували свою автоматизовану систему і завершили програмування, зателефонуйте на свій номер телефону і прослухайте привітання вашої компанії. Перевірте всі опції в меню, щоб переконатися, що все працює так, як ви задумали.

Ви не хочете, щоб ваші абоненти стикалися з чимось дивним. Ви можете зловити це і виправити, перш ніж ваші абоненти знайдуть щось не те, що дратує їх.

Пам’ятайте, ваша телефонна система - це перше, що відчувають ваші клієнти та клієнти, коли вони вам телефонують. Тож справляйте відмінне перше враження.