Пропозиція про розподіл роботи, яку ваш роботодавець не може відмовити

Нам усім потрібно більше часу. У сучасному світі просто не вистачає часу, щоб виконати все, що нам потрібно і чого хочемо. На жаль, часто найважливіші для нас речі залишаються на шляху. Робота - це найчастіше те, що витрачає більшу частину нашого часу та енергії. Балансу життя важко досягти. Однак існують шляхи вирішення цього питання; способи, за допомогою яких ви можете зменшити вплив роботи на все життя - не покидаючи роботу повністю. Одним з них є розподіл роботи.

Розподіл роботи - це те, коли двоє працівників розподіляють обов’язки однієї штатної посади. Для цього не потрібно міняти роботу; Ваша поточна посада часто може бути перероблена на позицію розподілу роботи. Це питання того, як ви пропонуєте це своєму роботодавцю. Перш ніж піднімати з ними питання, потрібно бути добре підготовленим. Ця стаття показує вам, як охопити всі основи, щоб ви могли впевнено отримати свою посаду на посаді.

План розподілу роботи покращить ваш баланс життя

Ваша робота піддається співпраці?

По-перше, вам потрібно вирішити, чи дійсно розподіл роботи є життєздатним у вашій посаді. Ви повинні передати свою справу своєму роботодавцю, тому вона повинна бути надійною. Ви повинні врахувати наступне:

• Чи може робота логічно розділитися на завдання, час або замовника?
• Якщо робота спільна, чи можна ефективно обробляти контакти з клієнтами та колегами?
• Чи може бути достатня безперервність між двома працівниками, які діляться роботою?

Якщо всі ці критерії можуть бути виконані, тоді ваша позиція може поділитися.

Наближення до роботодавця

Випадковий чат із вашим начальником - це не спосіб створити для себе посаду, що ділиться вакансіями. Це ділова міркування, і як така, вона вимагає належної пропозиції. Вам потрібно заздалегідь все продумати і скласти цільову пропозицію, яка переконає вашого роботодавця прийняти цю ідею.

Ваша пропозиція повинна містити таке:

• Переваги розподілу роботи для вашого роботодавця: вони повинні знати, що це для них.
• Детальна інформація про посаду як про посаду, яка ділиться роботою: покажіть їм, як роботу можна розділити. Вони повинні знати, що всі обов'язки та обов'язки роботи будуть охоплені.
• Запропонований графік роботи: вони повинні знати, що це все одно буде "штатна" посада.
• Як буде оброблятися розподіл роботи: Важливо, щоб ваш роботодавець бачив, як співробітники будуть працювати разом, і щоб ця домовленість не мала негативного впливу на відділ або компанію.
• Будь-яка інша інформація, яка може розвіяти потенційні занепокоєння: Ваш роботодавець матиме занепокоєння (звичайно, якщо ця концепція для них нова); вам потрібно включити якомога більше деталей про домовленість у своїй пропозиції, щоб вони почувались у безпеці та позитивно ставились до цього.

Тепер ми проходимо кожну з цих областей.

Переваги спільного використання роботи для вашого роботодавця

Якщо розподіл роботи є новим для вашого роботодавця, ви, ймовірно, спричините певний дискомфорт. Вони можуть бути стурбовані тим, що ця концепція негативно позначиться на їхньому бізнесі і що вона вимагатиме багато роботи з їх боку. Що вам потрібно зробити, це пом'якшити їх страхи. Ви повинні показати їм, що це насправді буде корисно для компанії і що перехід є легким.

Отже, їх переваги:

• Посадовці можуть обмінюватись часом, а це означає, що вони можуть покривати час відпусток та будь-які неявки. Департамент не буде боротися із меншою кількістю співробітників.
• Спільне використання роботи означає, що компанія має доступ до більшої кількості навичок. Не всі мають однакові таланти та досвід, і, незважаючи на те, що співробітники виконують одну і ту ж роботу, вони можуть вносити атрибути, які служать відділу іншими способами.
• Фактично це може зменшити роботу керівника. Посадовці повинні забезпечити, щоб їх робота була правильно спланована та запланована між ними, що вимагає меншого нагляду.
• Планування та навантаження можуть бути більш ефективними. Коли навантаження велике, час роботи пайовиків може перекриватися. Тоді в більш спокійні періоди може бути розрив.

Це все дуже привабливо, але тепер роботодавець може захотіти знати, що їм робити. Тут ви виконуєте для них більшу частину роботи, починаючи з:

Позиція як позиція розподілу роботи

Коли ви вирішили запросити програму розподілу робочих місць, вам потрібно представити своєму роботодавцю, як вона буде працювати. Вони повинні знати, що робота буде виконана і виконана, а також, якщо не краще, ніж раніше. Ось як ви починаєте змінювати свою поточну посаду на позицію розподілу роботи.

Для початку перелічіть усі обов'язки та відповідальність вашої посади. Будьте якомога ретельніші. Використовуйте більше, ніж лише офіційну посадову інструкцію; включати всі інші роботи та функції, які ви виконуєте щодня. Не повинно з’являтися нічого, що не було враховано; крім того, ця вправа показує, скільки ви вносите.

Потім для кожного елемента у цьому списку зверніть увагу, чи має він бути:

• Спільна відповідальність: Наприклад, обидва співробітники відповідають за щоденне оновлення бази даних.
• Конкретна відповідальність: Іншими словами, цим буде займатись лише один із працівників.
• Розділена відповідальність: Наприклад, один працівник дзвонить 20 клієнтам на тиждень, а інший працівник телефонує 15 клієнтів на тиждень.

Тепер згрупуйте завдання разом, щоб сформувати дві «посадові інструкції». Роблячи це, пам’ятайте про наступне:

• Згрупуйте завдання, які логічно поєднуються.
• Якщо у вас вже є потенційний партнер для розподілу роботи, подумайте про індивідуальні навички та уподобання, розподіляючи робочі функції.
• Поміркуйте, скільки часу триває кожне завдання, щоб воно відповідало розподілу часу працівника. (Час і функції роботи можуть бути розподілені рівномірно або нерівномірно відповідно до вимог роботи та потреб працівників.)

Тепер у вас є специфікація вашої посади як варіанту, який можна розподілити.

Визначення графіка роботи

Існує багато способів складання робочого графіка для співробітників. Його можна налаштувати відповідно до працівників та компанії. Важливими факторами, які слід враховувати, є:

• Обов'язки роботи та вимоги до ефективного виконання.
• Періоди передачі або спілкування між учасниками роботи.
• Інтеграція у відділ та кабінет.

Найпоширеніший графік роботи співробітників по роботі в різні дні робочого тижня. Наприклад:

Один співробітник працює в понеділок та вівторок разом з ранками в середу; тоді як інші працюють у середу вдень, четвер і п’ятницю. Якщо співробітникам потрібен значний час накладання, іноді вони обидва працюють, наприклад, цілий день у середу. Або, можливо, вони вимагають лише 30-хвилинного періоду передачі.

Розподіл роботи може бути не рівномірним; один партнер міг працювати в понеділок і вівторок, а інший - з середи по п’ятницю.

Ви також можете врахувати: один працює у понеділок та середу, тоді як інший працює у вівторок та четвер, а потім працює по черзі в п’ятницю. Або обидва працюють п’ятиденний тиждень, один працює вранці, а другий - у другій половині дня.

Подивіться, що, на вашу думку, найкраще підійде для співробітників, посади та вашого роботодавця.

Як працює розподіл роботи

У вас є два схеми роботи та запропонований графік, але є й інші питання, які ви повинні розглянути та підготувати. Це запитання вашого роботодавця, і якщо ви готові, це полегшить їм оцінку вашої пропозиції (і відповідь «так»):

• Як ви та ваш партнер будете під наглядом?
• Чи будете ви спілкуватися з офісом у вихідні дні? Якщо так, то як (електронна пошта, телефон тощо)?
• Як буде працювати з обладнанням та офісними приміщеннями? Якщо вам щось потрібно вдома, хто за це платить?
• Якими будуть процедури передачі?
• Як ви забезпечите, щоб не було дублювання зусиль чи помилок?
• Як буде розроблено план роботи для вас двох?
• Як будуть оброблятися оцінки ефективності, цілі та можливості просування по службі?
• Чи постраждає решта відділу?
• Як будуть вирішуватися щоденні питання?
• Наскільки гнучким ти будеш? (Що стосується змін на робочому місці, зустрічей, запланованих у вихідні дні, надзвичайних ситуацій в офісі тощо, встановіть це з самого початку, щоб не було помилок.)
• Як ви будете спілкуватися зі своїм партнером, клієнтами, колегами та керівником?
• Як працюватимуть компенсації та пільги? Заробітна плата, як правило, пропорційна, але використання виплат може потребувати певного розгляду.

Переконайтеся, що ви показуєте, що розподіл робіт працюватиме безперебійно, легко та ефективно.

Висвітлення проблем роботодавців

Незважаючи на те, що ви показали, що розподіл роботи можливий і навіть корисний для вашої посади, роботодавці все одно можуть турбуватися. Це питання, які ви повинні розглянути, а потім також включити інформацію до вашої пропозиції про розподіл роботи.

Розподіл роботи вимагає роботи в команді. Пайовики повинні працювати разом, щоб досягти найкращого результату та виконати роботу так, ніби це одна людина на штатній посаді. Вам потрібно продемонструвати, що ви володієте хорошими навичками спілкування. Зробіть це, наводячи приклади у своїй роботі, де ви вийшли на перший план у цій галузі.

Ваш роботодавець може бути стурбований тим, чи зможете ви виконувати обов'язки щодо розподілу роботи. Вам потрібно включити всі свої навички, досягнення, внески у компанію тощо, подібно до резюме. Покажіть, що у вас є те, що потрібно.

А як щодо пошуку партнера? Це, безумовно, може здатися роботодавцем роботою. Ви повинні пред'явити план. Вам найкраще брати участь у виборі, оскільки вам двом потрібно добре співпрацювати - плюс це полегшує зусилля вашого роботодавця. Можливо, ви вже когось пам’ятаєте, інакше зв’яжіться з агентствами з працевлаштування та видайте s.

Пропозиція про розподіл роботи

Тепер, коли у вас є вся інформація, ідеї, можливості, вам потрібно вкласти її в добре написану пропозицію. Це будуть основні розділи:

• Вступ, що пояснює, про що йдеться у вашій пропозиції.
• Частина, що пояснює переваги для вашого роботодавця.
• Огляд вашої поточної посади, а потім детальний опис того, як її можна розділити на дві роботи.
• Запропонований вами графік роботи.
• Подробиці того, як працюватиме розподіл роботи.
• Інформація для покриття будь-яких інших запитів.
• Висновок.

Складання всеохоплюючої пропозиції щодо розподілу роботи є ключем до прийняття вашої пропозиції.

Попередження заперечень

Розмовляючи зі своїм роботодавцем, ви хочете бути готовими до будь-яких заперечень чи занепокоєнь, які вони можуть мати стосовно пропозиції щодо розподілу роботи. Для цього:

• Проведіть попереднє дослідження компанії: подивіться, як позиція розподілу робочих місць може відповідати цінностям компанії чи навколишньому середовищу. Поширеною та простою відповіддю на ваш запит є те, що розподіл роботи ніколи раніше не проводився у компанії або що це не є політикою. Вам потрібно показати, як цей новий підхід може вписатися - і добре вписатися.
• Познайомтеся зі своїм начальником: зрозумійте, де він чи вона можуть поставити під сумнів цю пропозицію. Опрацюйте кілька аргументованих відповідей.

Поговорити з роботодавцем щодо цієї пропозиції - це все одно, що йти на співбесіду, тому вам слід бути готовими.

Висновок

Це все може здатися великою роботою, але це необхідно, якщо ви серйозно ставитеся до роботи на спільній роботі. Це пропозиція для бізнесу, і як така, вона повинна бути продуманою та переконливою.

Компанії дуже легко сказати «ні» або зробити якесь заперечення, яке відключає ваші шанси. Якщо ви готові до більшої частини цього і покажете, що розподіл роботи справді є життєздатним варіантом і таким, що може принести велику користь компанії, ваші шанси отримати бажане високі.