Пісний офіс: офіс 5s

5S Office, Lean Office

Впровадження 5S Office або Lean Office може створити величезні переваги для вашого бізнесу. 5S застосовується як в офісі, так і на заводському поверсі.

Організація робочого місця важлива незалежно від робочого місця.

Занадто багато людей думають, що інструменти Lean Manufacturing, такі як 5S, призначені лише для вашого виробничого процесу, але вони застосовні до будь-якого процесу, а ваш офіс - це ще один процес. Офіс бере інформацію, працює над нею і перетворює її в іншу форму інформації, це нічим не відрізняється від будь-якої іншої форми виробництва. Цей щадний процес для вашого офісу може покращити ваш час виконання та багато інших сфер.

Ви часто виявляєте, що більша частина ваших затримок та проблем походить від ваших офісних процесів, ніж від ваших цехів. Як часто працівники вашої виробництва скаржаться на те, що отримують попередження лише за кілька днів із часу виконання шести тижнів, який дав клієнт?

5S для офісу

Етапи роботи офісу 5S:

• Сейрі / Сортувати
• Сейтон / Набір по порядку
• Seiso / Shine & Check
• Сейкецу / Стандартизувати
• Шицуке / Сустін

5S - це зробити робоче місце більш ефективним, усунувши всю зайву метушню, виклавши решту предметів ергономічно та безпечно, а також підтримуючи та постійно вдосконалюючи ці зміни.

5S видаляє офісні відходи

Ефективний Lean Office 5S

LeanMan

5S для видалення офісних відходів

LeanMan

5S в Lean Office

У наступних розділах буде описано кожен із етапів роботи офісу 5S та способи їх застосування в офісному середовищі. Це найкраще зробити за допомогою експерта, щоб забезпечити навчання персоналу з 5S та мотивувати та навчати їх у процесі.

Переваги ощадливого виробництва, особливо 5S, можуть дивувати, не рідко отримати підвищення ефективності до 30%, впроваджуючи 5S як частину ощадливого виробництва. Головною метою будь-якої реалізації 5S є видалення відходів із ваших процесів, ці відходи являють собою сім відходів нежирного виробництва.

Сортування в офісі 5S

5S Seiri в офісі

LeanMan

5S Seiri / Сортувати в Lean Office

Перший крок 5S настільки ж застосовний, якщо не більше, від того, що я бачив в офісі. Часто на партах сидять старі документи, файли, каталоги, обладнання, старовинні зразки та безліч інших безладів, захованих у шафах і за ними, і взагалі займають місце і заважають нам.

Будьте тверді у тому, що ви видаляєте; якщо це не потрібно, сміття це. Занадто багато людей зберігають речі, зберігаючи старі каталоги лише тому, що вони одного разу можуть стати в нагоді, але як часто вони це роблять? Не дуже часто!

Дотримуйтесь того самого процесу, що і для будь-якого іншого впровадження 5S у ваші виробничі процеси. Викиньте очевидне сміття, покладіть невідомі предмети в зону карантину, позначте все, що неможливо легко видалити, якщо вони не потрібні або не функціонують. (Так, ви можете тримати рослину в горщику, але тримати її подалі від роботи!)

Після того, як ви усунете очевидну метушню, перегляньте елементи, що перебувають під карантином, і домовтесь про їх розподіл у команді, якщо це щось потрібно, поставте його туди, де це потрібно, якщо його можна заархівувати, зробіть це тощо для кожного предмета.

Office 5S пішов не так

5S Seiton / Set для замовлення для Lean Office

Це момент, коли багато людей розв’язуються і в деяких випадках заходять занадто далеко. Ми не прагнемо маркувати кожен діркопробивач і степлер, а на партах наклеюють маленькі квадратики, які визначають місце їхнього розташування для кожного члена офісу, хоча це може бути розумним кроком для столу біля ксерокса, якщо люди завжди шукають степлер тут!

Сенс всередині кабінету полягає в тому, щоб враховувати процес та потік через офіс, а не типові частини нерухомості, які є у кожної людини. Поміркуйте, яка інформація надходить в офіс і куди. Чи є у вас лотки, організовані на кожному столі? Чи розподіляється робота в систему голубів? Хоча все впорядковано, подумайте, як вони будуть надходити до людини, яка їх потребує. Пам’ятайте, що ми хочемо наблизити речі до місця, де вони потрібні.

Враховуйте розташування оргтехніки. ксерокс застряг у дальньому кутку, куди всі мають до нього пройтись? Це папір для машини в протилежному куті через брак місця. Чи зберігається тонер у коморі, оскільки занадто дорого залишати його лежати? Хто збирається взяти його додому? Донесіть його до найкращого місця для тих, хто цього потребує.

Подивіться на офісні принтери: чи є у кожного, чи ви подобаєтесь більшості сучасних офісів із кількома мережевими принтерами? Чи знаходяться вони в потрібному місці, і чи витратні матеріали для них поруч, щоб відмовитись від прогулянок?

Переконайтеся, що картотеки правильно організовані та розташовані там, де це необхідно, а не всі зберігаються поспіль на протилежній стороні кабінету. Знайдіть брошури та каталоги там, де користуються люди, а не в бібліотеці, до якої вони повинні ходити.

Файли кольорових кодів тощо для певних сфер роботи, наприклад, зробити усі файли замовлень замовників червоними, файли постачальників блакитними тощо. Це дозволить відразу зрозуміти, що є і де воно належить.

Розглянемо віртуальний кабінет та “шафи” там. Скільки ваших людей насправді знають, як упорядкувати документи на своїх комп’ютерах? Скільки разів ви щось просили, а потім чекали, поки хтось шукатиме їх каталоги, шукаючи документ, не знаючи, куди він його поклав? Як часто ви це робили самі?

Офісне відео 5S

5S Seiso / Shine and Check in Lean Office

Як і у виробничій зоні, ретельно прибирайте місце і зберігайте його таким, розподіліть обов’язки та точно визначайте, що потрібно робити.

Відео Lean Office

5S Seiketsu / Стандартизація в Lean Office

Тут мало що відрізняється від цеху магазину: розробляйте та проводьте аудит на офісному або індивідуальному рівні. Проводити змагання також, так само, як і для виробничих площ. Використовуйте фотографії тощо. Після цих ревізій мені завжди давали фотографію мого письмового столу, оскільки моя завжди була найбільш неохайною! Можливо, мені слід спробувати практикувати те, що я проповідую.

5S Office

5S Shitsuke / Sustain в Lean Office

Часто найважче в офісі, як це відбувається на заводі, - це вдосконалення 5S, яке ми зробили, і введення їх у нашу повсякденну рутину. Дуже часто ми не вдаємося на цьому кроці, і внесені нами зміни та створені вдосконалення повільно починають зникати, поки ми не втрачаємо отримані переваги.

Дуже важливо, щоб усі попередні кроки повторювались і виконувались, щоб переконатись, що ви не втратите переваг своєї роботи. Переконайтесь, що нові співробітники навчені принципам бережливого виробництва та 5S, і повністю розуміють, як вони можуть сприяти функціонуванню компанії в цілому.

Навчання для 5S Office

Подібно до того, як ви впровадили б 5S на заводських поверхах, вам потрібно буде залучити консультанта або тренера, який допоможе вам застосувати цей інструмент ощадливого виробництва. Залучення сторонньої допомоги забезпечить серйозне ставлення до проекту, а зовнішні тренери матимуть цінний досвід щодо того, що можна зробити, щоб зробити плани вашого офісу більш ефективними та приємними для роботи вашого персоналу.

Вибір і найм тренера для впровадження офісу 5S - це майже той самий процес, який ви пройшли б, наймаючи тренера для своїх виробничих районів.

Вам потрібен 5S у вашому офісі?

© 2010 Тоні