Nvq рівень 3: спілкуйтеся в діловому середовищі

Цей блок охоплює відповідне спілкування в діловому середовищі.

Фото Антени на Unsplash

Спілкування в діловому середовищі - це група А, три кредити, обов’язкова одиниця для отримання державного диплому професійної кваліфікації 3-го рівня з бізнесу та адміністрування, що пропонується в Англії, Уельсі та Північній Ірландії. Цей модуль допомагає кандидату глибоко зрозуміти мету спілкування. Кандидати також дізнаються, як спілкуватися як усно, так і письмово, як шукати та використовувати зворотній зв'язок (та його важливість) та як розвивати навички спілкування для наступних рівнів.

У цій статті буде розглянуто кожен результат модуля, пояснено, що вони означають, та обговорено, як їх досягти. Це допоможе вам зрозуміти, що кандидати зазвичай пишуть. Залежно від вашої конкретної роботи, вам доведеться змінити те, що тут написано, для власної роботи та організації під час підготовки власного портфоліо.

Як користуватися цією статтею

Ця стаття висвітлює результати 1 та 2 підрозділу 304 для диплома NVQ рівня 3 у галузі бізнесу та адміністрування, який охоплює елементи спілкування на робочому місці.

Він є суто інформативним і призначений для проведення вас через процес складання власного портфоліо. Не копіюйте тут нічого безпосередньо для свого файлу, оскільки файл повинен бути адаптований до особливостей вашої роботи та організації. Копіювання мови з цієї статті безпосередньо не лише нечесно, але й послаблює ваш файл.

Результат 1: Зрозумійте мету планування спілкування

1.1 Поясніть переваги знання мети спілкування

Спілкування відноситься до передачі ідей або змісту між окремими людьми, групами або особами та групами. Спілкування складається з:

• Джерело: особа чи люди, які створюють повідомлення.
• Повідомлення: зміст спілкування.
• Середній: як передається спілкування (електронною поштою, телефоном, особисто і т.д.).
• Одержувач : аудиторія або особа, з якою спілкуються. Навички отримання включають ефективне слухання та читання.

У діловому середовищі ми спілкуємось, вислуховуючи проблеми одне одного та спільно вирішуючи щоденні проблеми.

1.2 Поясніть причини знання аудиторії, кому представлено спілкування

Якщо ви розумієте свою аудиторію, ви можете ефективніше спілкуватися та переконувати її.

Щоб ваше повідомлення було добре сприйняте, вам слід дізнатись, чого очікує ваша аудиторія, який настрій у них і на які запитання вони можуть хотіти, щоб ви відповіли.

1.3 Поясніть мету пізнання передбачуваних результатів комунікацій

Розуміння "передбачуваного результату" спілкування означає розуміння як власного повідомлення, так і того, як аудиторія може його прийняти.

Аудиторією можуть бути:

• Одинокий колега по роботі
• Кілька людей на зустрічі
• Кімната, повна людей

Спілкуючись, ви повинні знати, чи намагаєтесь ви:

• Передайте інформацію
• Переконати
• Розважати

Ефективність вашого спілкування залежить від того, наскільки добре ви розумієте, як ваша мета поєднується з позицією та очікуваннями вашої аудиторії.

1.4 Опишіть різні способи спілкування та коли їх використовувати

Спілкування можна класифікувати як: вербальне або невербальне, офіційне чи неформальне.

Словесний

• Вербальне спілкування є найважливішим, найпоширенішим та найефективнішим видом спілкування. Говорячи безпосередньо та слухаючи, допомагає нам зрозуміти емоційні потреби один одного.
• Ефективне вербальне спілкування пов’язане з тим, наскільки добре ви слухаєте інших, як із тим, як ви з ними розмовляєте.

Невербальна

• Невербальне спілкування означає письмо, але також стосується мови жестів, міміки та жестів. Невербальне спілкування є менш ефективним, ніж вербальне спілкування - завжди краще бути прямим, але для вас все-таки важливо взяти до уваги невербальні сигнали.
• Невербальне спілкування може посилити вербальне спілкування. Мова тіла та міміка, як правило, чесні і можуть допомогти передати щирість.
• Деякі люди, включаючи, але не обмежуючись, тих, хто погано чує, в основному використовують невербальне спілкування у формі мови жестів, жестів та міміки.

• Неформальне спілкування - це очна взаємодія, яка трапляється випадково протягом дня. Вони можуть бути пов’язані з роботою чи ні, словесні чи невербальні.
• Деякі приклади: це чат про щось, що не пов’язане з роботою в обідній кімнаті, швидкий електронний лист із запитом про стан проекту або липка записка з проханням про імпровізовану зустріч, щоб назвати декілька.

Офіційне спілкування

• Деякі типи спілкування відповідають офіційним очікуванням або протоколу, певним чином записуються або плануються та репетируються заздалегідь.
• Прикладом офіційного словесного спілкування може бути презентація за сценарієм. Невербальне офіційне спілкування включає письмові статті, такі як річні звіти, умови найму та контракти.

Результат 2: зрозуміти, як спілкуватися письмово

2.1 Визначте відповідні джерела інформації, які можуть бути використані при підготовці письмового спілкування

Джерела інформації можна класифікувати як первинні або вторинні.

Первинне джерело

• Першоджерело створюється під час події. Інформація такого типу збирається особою, яка безпосередньо контактує з інцидентом чи подією.
• Цими джерелами можуть бути щоденники, листи, газети, судові протоколи, інтерв’ю, опитування тощо.
• Першоджерела, як правило, є чистими та найближчими до самих подій.

Вторинне джерело

• Цей тип інформації фільтрується через когось, кого вилучили з основної події.
• Ці джерела можуть бути інтерпретовані або проаналізовані в літературі першоджерела, включаючи книги, інтерпретаційні документи або розповідь сторонніх про подію.
• Зазвичай вторинні джерела інтерпретують подію і можуть бути створені після неї.

2.2 Опишіть принципи спілкування для використання електронних форм письмового спілкування в діловому середовищі

Електронне спілкування стосується електронної пошти, факсів або будь-якого письмового повідомлення, що передається та зберігається в електронному вигляді.

• Ефективне електронне спілкування передбачає певний рівень технічного володіння. Ви повинні бути достатньо вмілими для передачі інформації через телекомунікаційні технології та знати, як користуватися необхідним програмним забезпеченням.
• Вибираючи електронні комунікації для обміну інформацією, вам слід добре подумати і вирішити, який найкращий та найефективніший спосіб спілкування.
• В офісному середовищі ви повинні вміти інтерпретувати інформацію з електронних джерел і мати гарні навички перефразування.

2.3 Поясніть різні стилі та тони мови та ситуації, коли їх можна використовувати для письмового спілкування

Розмовна, випадкова та офіційна письмова форма - це різні стилі зі своїми очікуваннями та результатами. Стиль написання, який ви використовуєте, залежить від ваших намірів, середовища та аудиторії.

• Випадкова мова буває неформальною та розмовною. Це те, як ви пишете в дружніх текстових повідомленнях або чатах. Швидше за все, ви розумно використовуєте випадкову мову лише на роботі, особливо з начальством. Випадкова мова - це спосіб спілкування з однолітками.
• Розмовна мова схожа і стосується мови, якою ми користуємося для спілкування з родиною та близькими друзями. Розмовна мова включає сленг та діалект.
• Офіційна мова використовується у ділових комунікаціях, і використовується тоді, коли ви хочете стати професійним та авторитетним. Це також залежить від слів і тону, який ви використовуєте. Під час офіційного письма ваша мова повинна мати належний синтаксис, словниковий запас та граматику.

2.4 Поясніть причини вибору та використання мови, яка відповідає меті письмового спілкування

Спілкування - це процес обміну інформацією, ідеями, думками, почуттями та емоціями за допомогою мови, сигналів, письма чи поведінки. Мова, якою ми користуємось, повинна бути зрозумілою, точною та тактовною.

Кожен тип повідомлення - скарги, хвилини та скарги, щоб назвати декілька - вимагає різних рівнів такту.

• Зокрема, коли пишеш щось критичне, завжди намагайся звернутися до організації чи групи загалом, а не робити це особистим.
• Почніть з позитивних очок перед негативними, щоб приймач не став відразу в обороні.
• Поясніть факти прямо, замість того, щоб використовувати нечіткий або непрямий вислів.
• Під час письма уникайте використання жирних або великих літер. Це виявляється ворожим у письмовому спілкуванні.

2.5 Опишіть шляхи організації, структурування та подання письмової інформації, щоб вона відповідала потребам різних аудиторій

Організовуючи, структуруючи та представляючи письмову інформацію, майте на увазі наступне:

• Роблячи презентацію, заздалегідь підготуйте всі необхідні документи. Вони можуть включати презентації PowerPoint (або подібне програмне забезпечення для слайд-шоу), роздатковий матеріал або сценарій для себе.
• Зберігайте документи у правильному порядку, щоб зв’язок протікав без плутанини та помилок. Перевірте замовлення заздалегідь.
• Під час презентації чітко визначайте свої цілі. Надайте вступ про те, що ви збираєтеся представити, ваші мотиви виступу, чому присутні присутні та чому тема важлива.
• Подайте свою роботу поетапно, чітко використовуючи відповідні посилання, де це необхідно.
• Зрештою, завершіть, пояснивши, як було досягнуто всіх ваших цілей.
• Знайдіть час, щоб відповісти на запитання.

2.6 Опишіть способи перевірки точності змісту письмової інформації

Будь-яке письмове повідомлення повинно бути точним, професійно відформатованим та не містити орфографічних чи граматичних помилок. Перевірте наступне, перш ніж документ буде остаточно оформлений для надсилання одержувачам.

Контрольні пункти на точність

• Неточності можуть зашкодити вашій репутації та репутації вашої організації. Залежно від проблеми наслідки можуть варіюватися від сором'язливих до згубних.
• Подробиці, що підлягають подвійній перевірці, включають: дати, імена, статистичні дані, події та цитати.
• Якщо ви ні в чому не впевнені, обов’язково зверніться до когось обізнаного чи досвідченого.

Перевірте орфографію та граматику

• Більшість текстових процесорів та електронних систем мають вбудовані засоби перевірки правопису. Однак скористайтеся своїм судженням, оскільки вони не завжди є точними, особливо коли йдеться про імена людей чи галузевий жаргон.
• Завжди читайте документ двічі самостійно перед завершенням.
• Нехай хтось інший прочитає та відредагує документ для вас. Нова пара очей помітить помилки, які ви пропустили.

Використовуйте шаблон

• Багато організацій мають власні стилі для різних документів. Всі вони будуть доступні як шаблони, в які ви можете легко вводити інформацію.
• Якщо у повідомленні немає встановленого шаблону, слід дослідити правильний стиль залежно від потреб вашої організації чи відділу. Попросіть своїх колег або знайдіть схожі документи, щоб зрозуміти правильний стиль.

2.7 Поясніть мету точного використання граматики, пунктуації та орфографії

• Правильна граматика, пунктуація та орфографія забезпечують читачеві легкий час під час читання вашого спілкування, роблячи спілкування більш ефективним.
• Коли в документі є фактичні помилки, читачі, як правило, недовіряють цілому. Сприйнята ненадійність може негативно позначитися на вашій репутації, а отже, і на вашому статусі в організації.

2.8 Поясніть, що означає простою англійською мовою, і чому вона використовується

Звичайна англійська - це мова, яка підкреслює чіткість та уникає технічної мови чи жаргону. Це особливо важливо під час спілкування з людьми, які не належать до вашої професії, яким потрібна технічна мова, перекладена на щось легше для розуміння.

Звичайна англійська:

• Може використовуватися для спілкування з ким завгодно, незалежно від його навичок читання чи знань.
• Чітке та пряме, без нічого прихованого, без зайвих слів чи ідей.
• Без технічного жаргону чи сленгу.

2.9 Поясніть мету коректури та перевірки письмових робіт

Вам слід вичитувати всі письмові роботи. Для цього є кілька причин:

• Граматично правильне написання добре відображає ваш професіоналізм і вибагливість, а також рівень вашої організації. Інші будуть судити про вас, виходячи з того, наскільки шліфовано виглядає ваша письмова робота.
• Добре написана проза займає менше часу для вашого читача, ніж текст з помилками, що робить письмове спілкування більш ефективним.

Усі письмові роботи, від електронних листів до протоколів засідань до офіційних звітів, повинні бути виправлені на наявність помилок.

2.10 Поясніть мету визнання важливої ​​роботи та невідкладної роботи

У нашій повсякденній роботі ми маємо поєднання завдань, важливих, термінових та низькопріоритетних. Всі завдання мають терміни, які потрібно дотримуватися. Однак важливість і терміновість - це дві різні речі. Деякі завдання можуть бути обома, але визнаючи, які саме