Nvq рівень 3: використання щоденникових систем (призначення, типи тощо)

Ознайомтесь із використанням систем щоденників у діловому адмініструванні, включаючи види щоденників, інформацію, яку слід включити, та способи безпечного зберігання записів.

Фото Віктора Талашука на Unsplash

Вступ до цього підрозділу

Це необов’язковий підрозділ групи В на рівні 2 із загальною сумою 3 кредити. Після закінчення цього модуля кандидат буде добре знати призначення систем щоденників, як ними користуватися та чому. Вони знатимуть, яка інформація потрібна для ведення щоденника і чому, і вони будуть знати, як чітко та точно робити записи в щоденнику та чому.

Кандидати знатимуть мету змін, а також визначатимуть їх пріоритети та повідомляти, а також розуміти необхідність їх передавати. Кандидати також знатимуть, як повідомляти та вирішувати будь-які проблеми у щоденникових записах та як їх надійно зберігати, оскільки вони можуть містити конфіденційну та конфіденційну інформацію. Висвітлюється також спільний доступ до щоденників, включаючи рівні обміну, які права має кожна людина на щоденник та як тримати конфіденційні та приватні зустрічі подалі від усіх користувачів.

Я також включив особисту заяву.

1.1 Яка мета використання системи щоденників?

Час дуже важливий, і його можна використовувати дуже ефективно, підтримуючи систему щоденників. Отже, ефективне планування та організація власного часу та інших людей є однією з найважливіших видів діяльності, з якою ви можете взяти участь.

Щоденник - це один з основних джерел в офісі, без якого ніхто з нас не знав би, де нам бути або що нам робити в даний момент часу.

Щоденник може вестися вручну або в електронному вигляді.

1.2 Опишіть різні типи щоденникових систем.

Системи щоденників можна розділити на два типи:

Ручні системи

Найпоширеніший тип ручної системи щоденників, що використовується в офісах

це переплетена книга, в якій записані зустрічі.

Це можуть бути:

• Один день на сторінку
• Два дні на сторінку
• Один тиждень для перегляду
• Два тижні для перегляду

Вибираючи найбільш підходящий тип ручного щоденника для використання, вам потрібно буде врахувати, скільки записів ви можете зробити за один день.

Альтернативою пов’язаній книзі є розсипчаста система, часто відома як менеджер часу. Це має ту перевагу, що розділ щоденника є постійним. Нові сторінки просто додаються з роками, тому немає необхідності отримувати новий щоденник наприкінці кожного року.

Інша, зовсім інша, ручна система - це планувальник стін. Зазвичай це багатошарові діаграми, котрі мають простір на день, що охоплює цілий рік.

Електронні системи

Електронні щоденники можна вести на персональному комп’ютері, ноутбуці, долоні або електронному органайзері. Вони мають ряд переваг перед ручними системами:

• Висвітлення потенційного конфлікту між призначеннями
• Вхід у регулярні події лише один раз
• Використовується менше паперу.
• Захист паролем.
• Доступний багаторазовий доступ.
• На екрані нагадування про зустрічі.
• Сумісність з базами даних.
• Електронний контакт.

Важливо перевірити наслідки змін, внесених до записів.

123rf.com

1.3 Чому слід отримувати відповідну інформацію про запитувані щоденникові записи та зміни?

Запити на зміни можуть здатися відносно незначними, але можуть мати суттєвий ефект, який може мати серйозні наслідки. Відкладення зустрічі може призвести до того, що особа, яка бере участь у зборах, запізнилася або навіть не змогла бути присутнім на інших зустрічах, призначених пізніше дня. Отже, важливо перевірити наслідки, які матиме запитувана зміна, перш ніж погодитися на неї.

Необхідно отримати всю відповідну інформацію, оскільки ви повинні переконатись, що кожен, хто бере участь у зборах чи будь-якому домовленості, має зручність і має бути надано всі деталі, щоб у будь-який час не було помилок.

2.1 Яка інформація потрібна, щоб робити щоденникові записи?

Така інформація, як час, тривалість, дата, місце проведення, учасники, стілець, відвідувачі повинні робити щоденникові записи.

2.2 / 3 Чому ви повинні розставляти пріоритети в запитах і як це робити?

Важливо, щоб ви визначили пріоритетом дії, які вам потрібно вжити одночасно, якщо ви отримаєте кілька запитів або зміни домовленостей. Очевидно, що зміни, мабуть, найкраще розглядати в хронологічному порядку. Також перед тим, як запити чи зміни будуть підтверджені, слід зв’язатися з усіма, хто бере участь у зустрічі, і переконатися, що це зручно для всіх. Змінами, які впливають на зустрічі в день, коли ви отримаєте зміни, потрібно буде розглянути, перш ніж змінити зустрічі чи зустрічі в майбутньому.

Приклад програмного забезпечення щоденника.

2.4 Чому ви повинні намагатися збалансувати потреби всіх, хто бере участь?

Кожній особі, яка бере участь у призначенні або зустрічі, слід приділяти достатньо часу для планування, подорожей та інших потреб, щоб зустріч пройшла безперешкодно і без будь-яких проблем. Щоб зустріч була успішною, усі залучені повинні бути присутніми та забезпечити достатній час для підготовки.

2.5 Чому слід повідомляти про зміни тим, хто постраждав?

Про зміни слід повідомляти вчасно, і якщо ви відповідаєте за щоденники інших людей, життєво важливо повідомити про них будь-які зміни вчасно, щоб дати їм можливість підготуватися до будь-яких зустрічей чи подорожей. Важливо також залишити достатньо часу протягом дня, щоб вони могли займатися рутинними справами, а також достатній час у дорозі між зустрічами, якщо це необхідно.

Інші, кого стосуються зміни, також матимуть інші зустрічі в щоденниках. Важливо, щоб у вас не склалося враження, що зміни вносяться або несерйозно, або навпаки, тому що з’явилося щось більш важливе.

Системи електронних щоденників можуть автоматично повідомляти про зміни тим, хто бере участь, чиї системи пов’язані з вашою, але вам потрібно буде зв’язатися з усіма іншими, кого це стосується. Залежно від часу, це може бути зроблено телефоном, електронною поштою, факсом, листом або усно.

Приклад ручного щоденника.

getentrepreneurial.com

2.6 Чому ви повинні постійно оновлювати систему щоденників?

Постійне оновлення щоденника, коли були узгоджені зміни, надзвичайно важливо. Ви повинні переконатися, що видалили всі скасовані зустрічі. Приїжджати на зустріч прикро і соромно, лише повідомляючи, що її відмінили, а також марну трату часу.

Щоденник, який не повністю оновлюється, матиме різну плутанину. Це призведе до того, що люди втратять впевненість і стануть марною тратою часу.

Можуть виникати питання безпеки та конфіденційності, що стосуються передачі поправок до домовленостей. Можуть відбуватися переговори, які можуть вплинути на майбутнє організації. Якщо вам це відомо в результаті організації зустрічей, важливо не надавати цю інформацію доступною.

Ефективність роботи всієї організації може залежати від правильного утримання щоденникових систем, що використовуються. Хоча на перший погляд це може здатися дуже незначною роллю, було б дуже складно, якби кожен співробітник повинен був пам'ятати, які призначення вони мали і де вони мали бути в будь-який момент.

2.7 Опишіть різні типи проблем, які можуть виникнути при надходженні нових запитів, та способи їх вирішення.

Нові запити щодо щоденникової системи можуть бути зроблені на зустріч чи зустріч, на бронювання номера або на зміну існуючого бронювання. Запити залежать від ролей, до яких бере участь власник щоденника. Коли надходять запити, запитувач може переглядати систему щоденників, щоб знайти доступні слоти чи вільний час, і це може бути тому, що вони не мають доступу до необхідної інформації. Коли надходить новий запит, можуть виникнути такі проблеми

• Наслідки для існуючих запитів - вони можуть базуватися на таких факторах, як накладання та дублювання
• Перекриття кількох запитів - потрібно подбати про те, щоб запити не перекривались, оскільки вони можуть створити хаос і перешкодити людям відвідувати збори чи зустрічі.
• Повторення або подвійне бронювання - типова помилка, яка виникає, коли щоденник обробляється кількома людьми, а спілкування погане
• Не передача запитів або зміна запитів - погане спілкування дає збій у роботі всієї системи
• Не підтвердження запитів - запити повинні бути підтверджені, інакше ви не будете впевнені, чи надійде запит. Іноді це призводить до того, що слоти залишаються вільними, і люди, які цього потребують, чекають
• Не реєструючи запити - це відображатиметься вакантним, коли насправді є запит
• Пріоритетність запитів - запит на перепланування запитів, коли надходять деякі запити з високим пріоритетом / надзвичайною ситуацією / терміновістю
• Оновлення запитів - щоб уникнути недовіри та дезінформації
• Захист даних
• Безпека

Рішення

Рішення цих проблем:

• Маючи глибокі знання про щоденникові системи, як ними користуватися, як планувати та координувати запити, уникаючи дублювання та перекриття
• Знання про отримання відповідної інформації про запит та типи необхідної інформації
• Встановлення пріоритетів запитів відповідно до потреб та терміновості, запис їх у правильному форматі, а також надання доступу необхідному персоналу
• Ще одним важливим аспектом є спілкування, який, якщо його не використовувати, призведе до невдалого функціонування організації
• Оновлення дозволяє уникнути розчарувань та помилок різними способами
• Дотримуйтесь політик та процедур організацій, що стосуються захисту та безпеки даних.
• Використовуючи зареєстровану файлову систему, щоб ніхто не міг отримати доступ до файлів, не ввійшовши в систему

Спільний доступ до календаря

2.8 Поясніть мету дотримання процедур безпеки та конфіденційності при використанні системи щоденників.

Щоденник можна використовувати для різних цілей. Один записує особисті або конфіденційні зустрічі, зустрічі, обговорення та іншу інформацію у своєму щоденнику. Також можуть бути записи, пов’язані з конфіденційною інформацією інших людей, які є конфіденційними та особистими. Отже, кожен запис у щоденнику повинен мати такі налаштування, як "приватний" для приватної інформації, і переконуватися, що лише відповідні люди бачать будь-які зроблені записи, інакше буде порушення конфіденційності. Ми не хочемо, щоб хтось бачив нашу або чужу конфіденційну інформацію. Прикладами є призначення охорони праці, офіційний огляд, дисциплінарна нарада, зустріч з реабілітації чи охорони тощо… Отже, доступ людей до інформації повинен підтримуватися та контролюватися.

Якщо справа стосується питань безпеки, якщо календар або щоденник не були захищені, будь-хто матиме доступ до інформації в щоденнику, і він може навіть редагувати або видаляти важливу інформацію. Коли людям надається доступ до календарів, вони отримують певні рівні дозволів при розгляді прав доступу та прав редагування. Також щоденник повинен бути відкритим лише для людей, які потребують цієї конкретної інформації, і закритий від усіх інших.

Отже, щоб організація чи підрозділ могли нормально функціонувати та функціонувати, необхідно дотримуватися процедур конфіденційності та процедур безпеки.

Удачі вам у навчанні

Сподіваюся, це тобі корисно. Будь ласка, не соромтеся залишати свої коментарі чи відгуки. Якщо у вас є якісь запитання або вам потрібна допомога та порада, будь ласка, зв'яжіться зі мною. Дякую.