Поради щодо ведення діловодства щодо податкового сезону

Ці поради допоможуть вам пройти податковий сезон без звичайного болю.

Ольга Делоуренс

Кінець року напружений і часто напружений. Врешті-решт, у нас є два свята, які вимагають часу, грошей та підготовки. Крім того, на 31 грудня ^вул, це зі старим і з новим. О, я не кажу про прибирання ваших шаф чи сараю. Ні, я говорю про фінансові записи, файли, квитанції та отримання ваших качок підряд, щоб їх подарувати дядькові Сему.

Сміливо, правда?

Ну, це не повинно бути. Дотримуйтесь цих порад, і прибирання в кінці року - це легкий вітер. Так само збираємо ваші записи під час підготовки до подання щорічної податкової декларації.

Ці поради покликані полегшити життя тим з нас, хто працює вдома підприємцями чи приватними підприємцями. Господь знає, що ми достатньо зайняті, як це є, то чому б не впорядкувати ваші записи? Це дозволить заощадити час і тонни стресу. Довірся мені!

Тримайте файли поточного року під рукою

Фото Шауни Л. Боулінг

Впорядкуйте свої фізичні файли

Багато з нас все ще воліють отримувати рахунки поштою та оплачувати чеком. Виділіть шухляду на столі або портативну файлову систему для розміщення квитанцій про поточний рік. Складіть папку для кожного кредитора та позначте її на вкладці поточним роком. Також непогано мати папку для медичних витрат, оскільки ця інформація буде запропонована у вашій податковій декларації.

Також складіть папку поточного року для своїх ділових витрат, якщо це можливо. Занесіть усі квитанції в папку після запису витрат. Якщо квитанції збігаються з випискою з банку або кредитної картки, зробіть копію, щоб залишити її у папці вашого бізнесу. (Більше про запис витрат, пов’язаних з бізнесом, далі в цій публікації).

Якщо у вас є система подання документів, таких як свідоцтва про шлюб, страхові поліси, гарантії, права власності на транспортні засоби, податкові декларації тощо, (а ви повинні!) Кінець року - час його очистити. Перегляньте кожну папку та видаліть у кошик все те, що закінчилось чи більше не стосується ваших домогосподарств.

Ви хочете тримати банківські виписки, оплачені рахунки тощо. Зберігайте їх у шафі разом із файлами, які ви зберігаєте довго. Податкова служба має лише три роки, щоб перевірити повернення, тому все, що було старше цього, ви можете надіслати до тринадцяти файлів, включаючи всі резервні копії.

Подрібніть усі документи, що можна викинути, і додайте їх у свою компостну купу або використовуйте як розпалювальний камінь.

Тепер, коли ви вже організували свої фізичні файли, настав час створити систему ведення діловодства, яку ви будете регулярно підтримувати. Ось тут бере на себе підтримка здорового глузду.

Електронні таблиці - ваші друзі

Зараз, не ходіть, щоб на мене наїжджали всі бовтани. Навіть якби у мене не було бухгалтерського досвіду, я все одно використовував би їх. Вони є найпростішим способом ведення записів і доступною інформацією з першого погляду. Навчитися вставляти формули в Excel не складно. І не потрібно запускати стрічку (на калькуляторі), коли настає час оподаткування, це величезна економія часу.

Для тих, хто не знайомий з Excel, ось базовий підручник, який допоможе вам налаштувати формули електронної таблиці та форматування:

Як скопіювати та вставити в Excel

Завжди пам’ятайте про очищення всіх даних, за винятком формул. Таким чином обчислення будуть виконуватися автоматично під час додавання нових даних.

Як ви бачите на фотографії нижче, я очистив усі дані, але формули все ще там чекають, щоб піти на роботу до мене!

Рекомендовані електронні таблиці для відстеження ділової активності

У мене є кілька електронних таблиць, які я підтримував для свого бізнесу і досі веду для своєї особистої податкової декларації. Нижче наведено те, що я рекомендую полегшити вашу роботу, коли настане час оподаткування. Цей тип ведення документації також добре допомагає вам у будь-який час, коли вам потрібно надати фінансову інформацію суб’єкту господарювання, який його запитує. Натисканням кнопки ви можете вкласти ці електронні таблиці або перетворити їх у PDF-файли та надіслати їх електронною поштою запитуючим особам

Відстежуйте свої заробітки за замовником

Фото Шауни Л. Боулінг

Заробіток фрілансера

Відкрийте нову книгу та назвіть її "Заробіток-фрілансер" або як завгодно. Просто переконайтеся, що це щось запам’ятається, коли вам потрібно буде це шукати.

Додайте своє ім’я, назву компанії, назву книги та рік, до якого вона належить. (Дивіться фото).

У моїй книзі про заробіток на фрілансі я додав аркуші, що стосуються мого бізнесу. Вони такі:

1. Заробіток 2015 року
2. Витрати 2015 року
3. Пробіг 2015 рік
4. Накладні витрати 2015р

Примітка: Я закрив свій фріланс у 2015 році, але інформація, яку я надаю в цій статті, вічнозелена.

На вкладці Заробіток я назвав стовпці таким чином:

• Стовпець A - Назва проекту
• Стовпець B - дата виставлення рахунку
• Стовпець C - номер рахунку-фактури
• Стовпці D через M - кожен присвоюється джерелу доходу (клієнту)
• Стовпець N — Проміжні підсумки (загальна кількість усіх чисел у рядку)
• Стовпець O - загальний (це насправді зайве)
• Стовпець P - дата сплати
• Колонка Q - Менше комісій (іноді PayPal оцінює комісію для не перевірених платників)
• Стовпець R - сплачена сума (чиста виплачена мені)
• Стовпець S - залишок (несплачений залишок)
• Стовпець T - щомісячний підсумок (для цього потрібна окрема формула, яка варіюється залежно від того, скільки рядків записів я маю за місяць)

Внизу таблиці у мене є формули для кожного стовпця. Це дозволяє швидко зрозуміти, скільки я заробив від кожного клієнта. Це стане в нагоді, коли ви переглядаєте базу клієнтів. Це також корисно в кінці року; ви знаєте, від яких клієнтів очікувати 1099 (все, що перевищує 600 доларів).

Тоді є формула, яка працює навколо, щоб дати мені загальний підсумок. Він повинен погоджуватися із підсумками у стовпцях Q, R, S та T. Це називається "доказом". Якщо підсумки не перевіряють, у вас десь з’явилася помилка.

На цьому етапі я хотів би втрутитися. Якщо хтось із моїх читачів перевантажений налаштуванням електронних таблиць, я з радістю зроблю це для вас. Тоді все, що вам потрібно буде зробити, - це впускати інформацію, коли вона виникає. Зателефонуйте мені електронною поштою через сторінку профілю Bravewarrior (див. Розділ "Пошта фанатів").

Відстежуйте свої ділові витрати

Фото Шауни Л. Боулінг

Витрати

Далі ми перейдемо до робочого аркуша витрат. Тут ви будете відстежувати всі витрати, пов’язані з вашим бізнесом. Я налаштував це трохи інакше. Перші три стовпці - Дата, Одержувач платежу та Сума, відповідно. Четвертий стовпець залишається порожнім, щоб побачити загальний підсумок, не переходячи до останнього стовпця. Чому я встановив це саме так, ви побачите, коли побачите стовпці, які я назвав. Не забудьте включити всі податкові операційні витрати, що підлягають оподаткуванню, інакше відомі як вартість ведення бізнесу (за винятком накладних витрат - ми розглянемо це пізніше).

Ось що ви повинні включити у свою електронну таблицю

• Канцелярські товари - папір, чорнило, тонер, ручки, олівці тощо.
• Програмне забезпечення
• Апаратне забезпечення - ЕЛТ, монітори, ноутбуки, динаміки, принтери тощо.
• Навчання - будь-які семінари, які ви відвідуєте, або онлайн-тренінги, за які ви платите плату
• Ремонт та обслуговування (R & M) обладнання —ремонт комп’ютерів тощо.
• Реклама / маркетинг - це не включає пробіг, а фактичні витрати на те, щоб висвітлити своє ім’я. Це можуть бути наклейки на ваш автомобіль, візитні картки, витрати на друк тощо.
• Ліцензії / податки - ваша професійна ліцензія та збори за реєстрацію вашої фірми мають тут право. У цій колонці я також перелічую щорічні доменні імена та плату за веб-сайт.
• Страхування - якщо у вас є окреме страхування лише для вашого бізнесу, наприклад, професійна відповідальність
• Оплата конкурсу
• Комісії (інші) - це банківські збори, платежі PayPal та будь-які інші збори, які ви поглинаєте, щоб бути сплаченими.
• Поштова оплата
• Розваги - якщо ви ведете клієнта на обід або вечерю, обов’язково напишіть ім’я клієнта та те, що обговорювалось у квитанції, інакше ви не можете списати його.
• Подорожі — знову це не включає пробіг; це окремий розрахунок. Це включатиме вартість авіаквитків, проживання в готелях, оренду автомобілів тощо, якщо вони пов’язані з бізнесом.

Ви хочете, щоб загальна кількість запущених вниз по кожному стовпчику (по вертикалі) переходила до сукупності рядків (по горизонталі).

Вкладка "Пробіг" досить пряма. В основному це виглядає так:

Запишіть свій пробіг

Фото Шауни Л. Боулінг

Коли ви їдете на мережевий захід, пошту, магазин канцелярських товарів, щоб зустрітися з клієнтом або розважити клієнта на місці, ваш пробіг може бути вирахуваний. Податкова служба щороку публікує інший тариф. Ваше податкове програмне забезпечення або бухгалтер проведуть правильний розрахунок, як тільки ви надасте загальний пробіг. Плата за паркування та плата за проїзд також підлягають франшизі, тому обов’язково зберігайте квитанції та реєструйте їх. Зазвичай я тримаю окрему колонку в таблиці пробігу, щоб відстежувати стоянку та плату за дорогу (наприклад, див. Аркуш медичних витрат далі в цій публікації).

Примітка: Якщо ви використовуєте транспортний засіб лише в робочих цілях, ви можете включити бензин та масло, ремонт та технічне обслуговування автомобіля до області експлуатаційних витрат. Однак ви не можете списати пробіг, якщо це ваш шлях. Крім того, ви повинні амортизувати транспортний засіб (залежно від його віку), якщо це справді службовий транспортний засіб.

Накладні витрати

Перехід до накладних витрат:

Якщо ви працюєте вдома і маєте спеціальний офіс (я перетворив свою третю спальню на офіс), ви можете відняти частину своїх накладних витрат. Розрахунки базуються на квадратних метрах вашого офісу, розділених на загальну площу вашого будинку. Ваше податкове програмне забезпечення буде обчислювати на основі квадратних метрів, які ви надаєте.

Це елементи, які ви повинні записувати щомісяця

• Іпотечний платіж - якщо ваші платежі включають податки та страхування, вам доведеться порушити принцип, коли подаватимете податки. Просто відніміть номери страхування та податку на майно із загальної суми платежу за рік, щоб отримати правильну розбивку.
• Електричний
• Газ - для охолодження та обігріву будинку / води
• Вода
• Домашні ремонти - це стосується лише ремонтів, що стосуються всього будинку, таких як повторна сантехнічна конструкція, повторна електропроводка тощо.
• Стільниковий телефон - якщо ви використовуєте його для бізнесу.
• Телефон - якщо у вас є спеціальна телефонна лінія, включіть це у таблицю витрат, а не тут.
• Інтернет - це особливо стосується письменників. Будь-який самозайнятий фахівець, який використовує Інтернет для ведення бізнесу, повинен включати цю вартість.

Відстежуйте свої накладні витрати

Фото Шауни Л. Боулінг

Прості електронні таблиці для всіх платників податків

Для всіх платників податків, які визначають відрахування, бажано вести таблиці для своїх медичних / стоматологічних витрат та благодійних внесків. Відстежуйте свій пробіг для обох категорій, оскільки він зараховується до ваших власних витрат і підлягає вирахуванню.

Ваша медична / стоматологічна електронна таблиця - це дуже простий макет, як ви побачите нижче:

Відстежуйте свої медичні витрати, включаючи пробіг

Фото Шауни Л. Боулінг

Ваші премії можуть бути вирахувані, як і рецепти, відвідування лікарів, перебування в лікарнях, лабораторні роботи, амбулаторне лікування тощо. Якщо ваш лікар призначив план схуднення або членство в спортзалі для лікування конкретного захворювання, включаючи ожиріння, вони можуть бути вирахувані як Ну. Зверніть увагу, що ключове слово тут прописане. Ваш лікар, згадуючи про те, що ви повинні схуднути, не відповідає вимогам приймати цю відрахування.

Для