Правила та поради щодо правильного етикету електронної пошти

Знімок екрана вхідних повідомлень із корисними порадами.

Поглиблюючись у цифрову епоху, ми з’ясовуємо, що все ще існують правила етикету, яких нам потрібно дотримуватися. Світ електронної пошти також має певні правила етикету. Щоразу, коли ви надсилаєте електронне повідомлення, ви також надсилаєте повідомлення про себе. Люди зроблять про вас висновки, знають вас чи ні, виходячи з вашого написання.

Якщо ви будете дотримуватися цих шести правил електронного етикету, ви зробите все можливе. Ви можете бути впевнені, що справите позитивне враження. Ці правила застосовуються особливо на робочому місці.

Правило етикету електронної пошти №1: Переконайтеся, що формат повідомлення є професійним

Надсилаючи електронне повідомлення, використовуйте відповідний привіт. Ви можете звернутися до людини по імені або навіть включити "привіт".
Використовуйте гендерно нейтральну мову.
Якщо ви вперше комусь надсилаєте електронний лист і не знаєте, хто це людина, скористайтеся адресою: “Шановний пане чи пані”.
Закінчіть електронне повідомлення відповідним закінченням, таким як спасибі, щиро, з повагою та іншими подібними словами.
Додайте електронний підпис із вашим ім’ям, титулом та адресою електронної пошти та / або іншими способами спілкування, такими як номери телефонів, веб-сайти тощо.

Правило етикету електронної пошти №2: Нехай ваше повідомлення буде коротким

Включіть тему, щоб люди знали, про що йдеться в повідомленні, і могли визначати актуальність електронного листа. Якщо ви не поміщаєте тему в рядок теми, одержувач може насторожитися і не перевірити повідомлення.
Текст повідомлення повинен бути коротким - негайно переходьте до суті. Кілька речень повинні бути всім, що вам потрібно.
Ваш текст повинен містити короткі речення.
Напишіть короткі абзаци та використовуйте пробіли. Тобто пишіть для Інтернету.

На жаль… Не мав наміру надіслати це

Правило етикету електронної пошти №3: використовуйте професійну мову

Повідомлення електронною поштою менш офіційні, ніж написання листів, але не дозволяйте собі бути недбалим.
Перевірте правильність граматики, пунктуації та орфографії. Ніщо не підриває Вашу довіру так, як повідомлення, чревате помилками.
Уникайте надмірного використання смайликів. Якщо ви вставите занадто багато, ви можете скомпрометувати свій професіоналізм. Деякі стверджують, що використання смайликів загалом є непрофесійним.
Подумайте над формулюванням у вашому повідомленні. Іноді буває важко передати тон вашого значення в письмовій формі. Уникайте сарказму, оскільки ваш читач може легко сприйняти це як образу.
Уникайте написання емоційно заряджених повідомлень. Якщо ви перебуваєте в емоційному стані, почекайте, поки ви перейдете в більш спокійний стан душі, перш ніж намагатися щось писати.
Використання ALL CAPS означає, що ви кричите на когось. Це теж важко читати.

Модифікований принцип "KISS". Менше значить більше.

C. Калхун

Правило етикету електронною поштою №4: відсутність небажаних повідомлень

Надсилання небажаної електронної пошти дратує людей і може запропонувати їм заблокувати вас.
Не вкладайте непотрібні файли. Люди страждають від вкладень невідомих відправників, і це справедливо: вони можуть містити віруси.
Уникайте надсилання "вперед". Ці повідомлення безособові, і часто люди видаляють їх перед читанням.
Вигадливі шрифти та фони можуть бути важкими для читання та відволікати читача. Ваша аудиторія може сприймати вас і менш серйозно. Хто хоче, щоб її називали Кучерявою Ки Сью - і це не посилання на її волосся.

Правило етикету електронної пошти №5: Електронна пошта не є приватною

Ви все ще можете робити повідомлення особистими, але пам’ятайте, що ваше повідомлення можуть побачити інші очі.
Будь-яке повідомлення, яке ви надсилаєте комусь, може пересилатися.
Використовуйте функцію “CC” (копіювати) лише в тому випадку, якщо цій стороні потрібно знати інформацію, яка є під рукою. Інакше ви захарастите чиюсь вхідну скриньку.
Функція "BCC" (сліпа копія) хороша для масових розсилок, оскільки одержувачам не доведеться прокручувати безліч адрес електронної пошти. Якщо ви таємно залучаєте когось до розмови, пам’ятайте, електронна пошта НЕ є приватною.
Переконайтеся, що надіслане вами особисте повідомлення насправді надходить тому, кого ви плануєте. Багато електронних листів було надіслано неправильній стороні на шкоду відправника.
Якщо ви шукаєте роботу, ні, НЕ використовуйте електронну адресу вашого поточного роботодавця для ведення цього виду бізнесу. Ваш майбутній роботодавець лише припустить, що ви зробите це ще раз - але їм.
Оскільки електронна пошта не захищена, припустимо, що ваш роботодавець контролює всі вхідні та вихідні повідомлення.

Правило етикету електронної пошти №6: Оперативно реагуйте на вхідні повідомлення

Ви збережете свій імідж професіоналізму, якщо швидко відповісте на повідомлення.
Відповідайте на питання, які хтось задавав вам у електронному листі. Іноді люди надсилають інформацію, яка не має значення, забуваючи відповісти на вихідне запитання.
Хороший спосіб дратувати читача - це якщо ви використовуєте квитанції про доставку / читання. Іноді одержувач не може читати такі повідомлення та / або не зможе читати через програми фільтрації електронної пошти. Уникайте цієї функції.