Зміст:
Будь то фарбування будівель, дахів, бетону чи будь-який з безлічі проектів ремонту та заміни, всі вони починаються з одного місця - процесу торгів. Це може здатися геркулесовим починанням, але ось кілька підказок, які допоможуть у виконанні цього завдання.
Перш ніж розпочинати збір заявок, першою метою є прийняття рішення про обсяг роботи, яку потрібно виконати. Чи вимагає витрат ремонт чи заміна? Це весь компонент або просто розділ? Чи можна виконувати роботу поетапно? Який графік роботи потрібно виконати? Як тільки ці рішення будуть прийняті, наступним пунктом є складання специфікаційного аркуша або форми, де перераховані точні подробиці того, що асоціація повинна зробити для проекту. (Хоча низка проектів буде досить простою, асоціації, можливо, доведеться залучити додаткову допомогу для заповнення специфікаційного листа.) Це не лише охопить те, що потрібно виконати, але також допоможе зберегти подібні заявки, якщо ні точно, що стосується роботи та матеріалів.
Саме на цьому етапі готується запрошення до участі в тендері. Це детальний лист, надісланий продавцям із проханням запропонувати роботу, яку потрібно виконати. Найкраще надіслати його якомога більшій кількості постачальників, щоб отримати хороший результат щодо середнього діапазону ринку, а також відсіяти крайнощі на кожному кінці спектру. Також існує ймовірність того, що низка компаній може не відповісти, тому, роблячи велику кількість з них, асоціація не залишатиме короткі варіанти. Підрядниками, на яких слід орієнтуватися, є ті, хто робить більше комерційних проектів, оскільки вони зможуть краще виконувати свої зобов'язання.
Що повинно бути включено до запрошення до участі у тендері:
- Специфікаційний лист повинен додаватися до листа як окрема форма.
- Обсяг робіт повинен бути виписаний у листі.
- Рівні страхування Workman's Comp, які асоціація шукає, щоб нести їх.
- Запит на підтвердження будь-яких ліцензій, які повинен мати підрядник. Зверніться до округу та штату, щоб з’ясувати, що обов’язково.
- Гарантія виконання, якщо це необхідно. Хоча це не загальна вимога, перевіряйте свої документи, перш ніж потрібно було перевірити, чи це необхідно.
Після надходження заявок слідкуйте за конкретними деталями. Перевірте гарантії як на робочу силу, так і на матеріали. Якщо тривалість життя витрат становить 20 років, гарантія на один рік буде недостатньою. Перегляньте, чи будуть якісь субпідрядники, з якими буде працювати постачальник. Зверніться до них, щоб переконатися, що їх гарантії та праця достатні. Переконайтеся, що всі специфікації охоплені заявкою. Якщо додається щось зайве, запитайте, чому, і не бійтеся отримати другу думку. Найважливіше - переглянути умови оплати. Ці умови повинні наполягати на асоціації:
- Авансові депозити не повинні перевищувати 5-10%. Справа продавця та управління грошима не є тягарем асоціації. Рада несе фінансову відповідальність за розумне управління коштами власників будинків.
- Завжди зберігайте 10—15% від оплати за всі етапи, доки робота не пройде перевірку на задоволення ради та, якщо залучено, керівництва. Це дозволить заощадити кошти, які допоможуть асоціації, якщо підрядник піде, а для завершення проекту потрібно залучити ще одного, а також виправити попередні роботи.
- Здійснюйте платежі лише після заповнення списку перфораторів. Оплата за повідомленням підрядника про те, що фаза або весь проект завершено, не дає їм мотивації після того, як виправити все, що виявилося неякісним.
Нарешті, перед підписанням договору знайдіть час, щоб адвокати асоціації вивчили його. Автор будь-якого договору складе його на свою користь. Адвокат, який добре розбирається в перегляді договору, зможе звернути увагу ради правління, які можуть бути проблематичними для громади. Так, це коштуватиме грошей. Але кілька сотень доларів юридичній фірмі могли б заощадити асоціації десять, якщо не сотні тисяч доларів пізніше.
© 2018 Крістен Вілмс